Samenvatting
Programmamangers beperken vertragingen in de planning bij functieoverschrijdende beslissingen door de tijd tussen „we hebben een beslissing nodig“ en „de juiste mensen zijn bij elkaar om die te nemen“ te verkorten.
Teams kunnen informatie analyseren, aanbevelingen opstellen, resultaten opleveren en technische vragen sneller dan voorheen oplossen. Maar een besluit waarbij de afdelingen Beveiliging, Financiën, Juridische Zaken, IT, een leverancier en een leidinggevende betrokken zijn, verloopt nog steeds in het tempo dat wordt bepaald door ieders agenda’s.
Naarmate de uitvoering sneller verloopt, kan coördinatie het nieuwe knelpunt worden.
Ik heb ongeveer 30 jaar in de consultancy gewerkt, onder meer aan grote transformatieprogramma’s die ik ook heb geleid; daarbij hoorde het coördineren van werkstromen, leidinggevenden, klanten, leveranciers en besluitvormers. Eerder in mijn loopbaan werkte ik als ERP-releasemanager, dus ik heb uit eerste hand ervaren wat er gebeurt als er een besluit moet worden genomen over een kwestie, maar het lastig is om de juiste mensen bij elkaar te brengen.
Vandaag geef ik advies over CalendarBridge, waar we dit probleem vanuit een andere invalshoek aanpakken. CalendarBridge helpt mensen en organisaties bij het afstemmen van agenda’s, accounts en bedrijven, en ik hoor regelmatig van klanten en prospects die te maken hebben met dezelfde wrijving die ik bij grote projecten zag.
Een van de redenen waarom CalendarBridge hier een nuttig perspectief biedt, is dat agenda’s het raakvlak vormen tussen programmaplannen en daadwerkelijke afspraken. Een bestuursmodel kan aangeven wie de beslissing moet nemen. De agenda’s laten zien of die mensen daadwerkelijk bij elkaar kunnen komen om die beslissing te nemen.
Voor programmamanagers ligt de kans in het herzien van de coördinatie rond belangrijke beslissingen, in plaats van elke vergadering te beschouwen als een nieuwe planningsronde.
Coördinatie kan onderdeel worden van het kritieke pad
Stel je een transformatieteam voor dat op maandag een beveiligingsprobleem ontdekt. Op dinsdag hebben het technische team en de leverancier het probleem in kaart gebracht en zijn ze het eens geworden over een aanbeveling. De juridische afdeling moet zich hierover uitspreken en een leidinggevende sponsor moet de wijziging goedkeuren. De eerste vergadering die iedereen kan inplannen, is vrijdag.
De analyse nam één dag in beslag. Het wachten op de beslissing duurde nog eens drie dagen. Nu AI de tijd die nodig is om het probleem te analyseren en het advies op te stellen verkort, worden die drie dagen steeds moeilijker te negeren.
Bij een groot project is het bijhouden van de planning niet altijd alleen maar administratieve rompslomp. Het kan onderdeel worden van het kritieke pad.
Het is nuttig om onderscheid te maken tussen de tijd die nodig is om een probleem te begrijpen en op te lossen, en de tijd die wordt besteed aan het wachten tot de mensen met de nodige bevoegdheden en expertise actie ondernemen op basis van de oplossing.
Zorg ervoor dat het pad al is voorbereid voor beslissingen die zich herhaaldelijk voordoen
Programmamangers kunnen een deel van die vertraging wegwerken voordat er een probleem ontstaat.
De meeste programma’s hanteren deze werkwijze al voor stuurgroepen. De samenstelling, bevoegdheden en frequentie liggen van tevoren vast. Dezelfde benadering kan worden toegepast op beslissingen die zich onverwacht voordoen.
Definieer bijvoorbeeld voor een ernstig beveiligingsprobleem:
- Welke functies moeten hieraan deelnemen?
- Wie heeft beslissingsbevoegdheid?
- Wie kan als plaatsvervanger optreden?
- Hoe snel de groep bijeen moet komen
Een afhankelijkheid die de mijlpaal van deze week in gevaar brengt, mag niet op dezelfde manier worden aangepakt als een ontwerpkwestie die van invloed is op het werk van volgende maand. Dit betekent niet dat er meer vaste vergaderingen moeten worden toegevoegd. Mijn ervaring is dat er bij grote programma’s al meer dan genoeg van zijn.
Voor terugkerende vergaderingen van het transformatieteam kan het PMO het planningstraject van tevoren vastleggen. Voor dringende beslissingen is een soortgelijk versneld traject nodig, maar zonder dat elk mogelijk probleem aanleiding geeft tot weer een nieuwe vaste vergadering.
De betere aanpak is om een snelle procedure in te voeren waarmee de juiste mensen bij elkaar kunnen worden gebracht zodra er een daadwerkelijke beslissing moet worden genomen.
Bij modern programmabeheer moet niet alleen worden beantwoord wie er beslist, maar ook hoe snel het programma ervoor kan zorgen dat die mensen in staat zijn om beslissingen te nemen.
Door bedrijfsoverschrijdende programma’s is het moeilijker om op de beschikbaarheid te vertrouwen
Dit is waar iets dat er op een programmaschema eenvoudig uitziet, in de praktijk een stuk ingewikkelder wordt.
Bij een ingrijpende transformatie kunnen de bedrijfs- en IT-teams van de klant, een systeemintegrator, een cyberbeveiligingsbedrijf, een cloudprovider, een datapartner, gespecialiseerde consultants en softwareleveranciers betrokken zijn. Al snel ontstaat er dan een wirwar van bedrijven en afkortingen.
Toch kan het voorkomen dat voor één overgangskwestie medewerkers van vier of vijf van die organisaties bij dezelfde besluitvormingsvergadering aanwezig moeten zijn.
Iedereen werkt aan hetzelfde programmadoel. Hun agenda’s kunnen zich in totaal verschillende Microsoft 365- of Google-omgevingen bevinden.
In de agenda die de projectmanager kan zien, kan iemand om 14.00 uur vrij lijken te zijn, terwijl er in een andere werk- of klantagenda al een vergadering staat ingepland. Het eerste voorgestelde tijdstip gaat niet door. Er volgt weer een nieuwe e-mailronde. De beslissing komt steeds verder op de lange baan.
Dat is een belangrijke les die we bij CalendarBridge hebben geleerd: beschikbaarheid heeft alleen zin als die een weerspiegeling is van iemands daadwerkelijke verplichtingen.
Een klant van ‘ CalendarBridge ’ is actief in drie verschillende bedrijven. Voordat zijn agenda’s met elkaar waren gekoppeld, moesten de assistenten in de verschillende bedrijven onderling afstemmen om erachter te komen wanneer hij daadwerkelijk beschikbaar was. Zodra zijn afspraken in al die agenda’s waren weergegeven, kon elke assistent bij het plannen uitgaan van een vollediger beeld.
CalendarBridge lost dat probleem op door goedgekeurde agenda’s gesynchroniseerd te houden. Als een vergadering in de ene agenda ervoor zorgt dat iemand elders niet beschikbaar is, kan die tijd ook in de andere agenda als ‘bezet’ worden weergegeven. De agenda blijft gewoon werken in Outlook of Google. Er hoeft geen nieuwe agenda te worden gecontroleerd.
De belangrijkste verandering is dat we een nauwkeuriger antwoord krijgen op een fundamentele vraag:
Wanneer kunnen deze mensen nu eigenlijk bij elkaar komen?
Deel voldoende informatie om af te stemmen zonder persoonlijke gegevens prijs te geven
De bedrijfsoverschrijdende beschikbaarheid roept ook een privacykwestie op.
Een consultant wil misschien dat het programma weet dat 14.00 uur niet beschikbaar is, zonder daarbij een andere afspraak met een klant prijs te geven.
Een klant van de ' CalendarBridge ' die werkzaam is in de gezondheidszorg en de luchtvaart – sectoren waarin naleving van regelgeving van groot belang is – vatte het als volgt samen:
“Ze hoeven alleen maar te weten of ik het druk heb of vrij ben.”
Vaak is dat alles wat er bij het planningsproces nodig is.
CalendarBridge kan het conflict weergeven zonder de onderliggende vergaderdetails te kopiëren. Het doel is voldoende gedeelde beschikbaarheid om het werk te coördineren, zonder dat bedrijven hun agenda’s hoeven samen te voegen of informatie hoeven vrij te geven die ze gescheiden zouden moeten houden.
Dit kan met name van pas komen bij overnames, integraties en andere bedrijfsoverschrijdende initiatieven waarbij mensen onmiddellijk moeten gaan samenwerken , ook al blijven hun Microsoft 365- of Google-omgevingen gescheiden.
Het programma moet mogelijk al lang voordat de systemen dat doen als één team functioneren.
Automatiseer de afstemming nadat de projectmanager het besluit heeft vastgesteld
Een nauwkeurige beschikbaarheid vermindert het aantal mislukte planningspogingen, maar neemt het coördinatiewerk niet volledig weg.
Het kan zijn dat vijf mensen nog steeds geen duidelijke mogelijkheid hebben, dat iemand afziet van deelname, of dat een externe deelnemer een belangenconflict heeft dat CalendarBridge niet kan zien.
Zodra de projectmanager heeft bepaald wie er moet vergaderen, wanneer er een besluit moet worden genomen en welke belangrijke beperkingen er gelden, kan de AI-planningsassistent van CalendarBridge een groot deel van het routinematige heen-en-weer-gepraat uit handen nemen.
In de jaren dat ik leiding gaf aan grote programma’s, gebruikte ik voor dit soort coördinatiewerk vaak de uitdrukking ‘katten hoeden’: antwoorden achterhalen, beschikbaarheid nogmaals controleren, alternatieven voorstellen en proberen de juiste besluitvormers bij elkaar te brengen voordat de kwestie weer voor vertraging zou zorgen.
Een verzoek zou bijvoorbeeld kunnen zijn:
Zorg ervoor dat je uiterlijk woensdagmiddag een vergadering van 30 minuten organiseert met iedereen die aan deze discussie deelneemt. Vermijd dinsdagochtend.
Voor agenda’s waarvoor hij toestemming heeft om deze te gebruiken, kan de assistent uitgaan van de bekende beschikbaarheid, tijdstippen voorstellen, communiceren met deelnemers, opvolgen, aanpassingen doorvoeren wanneer plannen veranderen en de uitnodiging versturen zodra de groep akkoord is.
Als de agenda van een externe deelnemer niet is gekoppeld, krijgt de assistent daar niet plotseling toegang toe. In plaats daarvan kan hij of zij via e-mail met die persoon afstemmen.
Die grens is van belang. Technologie kan de coördinatie uitvoeren waarvoor zij bevoegd is, zonder de organisatorische controles te omzeilen.
Het grootste voordeel is dat de programmamanager niet langer bij elke afstemming over de planning betrokken hoeft te zijn.
Zorg ervoor dat de quarterback zich concentreert op de beslissingen die de AI niet mag nemen
De overdracht aan AI kent een duidelijke grens.
CalendarBridge kan vaststellen dat er vóór woensdag geen geschikt tijdstip beschikbaar is. Het mag niet besluiten dat een klantafspraak van een uitvoerende sponsor minder belangrijk is dan de escalatie van het programma.
Dat is waar de programmamanager — ook wel de ‘quarterback’ genoemd — een toegevoegde waarde biedt.
Moet de premier de plaatsvervanger inzetten? Een andere afspraak verzetten? Het aantal deelnemers beperken? De zaak escaleren? Voor dergelijke beslissingen zijn context, bevoegdheid en inzicht nodig.
Een uitgangspunt dat we bij CalendarBridge duidelijk willen houden, is dat automatisering coördinatiewerk moet wegnemen, en niet de indruk mag wekken dat er voor het stellen van prioriteiten geen mens meer nodig is.
Problemen bij de planning kunnen wijzen op een groter probleem in het programma
Door zo nauw met agenda’s te werken, is iets nog eens duidelijk geworden waar PMO’s volgens ons op moeten letten: coördinatieproblemen kunnen al in agenda’s zichtbaar worden voordat ze duidelijk naar voren komen in een statusrapport.
Stel dat dezelfde leidinggevende herhaaldelijk opduikt bij beslissingen die niet snel kunnen worden genomen. Voor elke vertraging zou er een redelijke verklaring kunnen zijn. De leidinggevende was dinsdag op reis. Woensdag zat zijn agenda vol. Vrijdag was de eerstvolgende beschikbare dag.
Maar als diezelfde persoon tien verschillende beslissingen uitstelt, ligt het probleem misschien niet zozeer bij de planning van het programma. Het kan zijn dat er te veel beslissingsbevoegdheid bij één persoon ligt.
Hetzelfde patroon kan zich voordoen op het gebied van beveiliging, juridische zaken, financiën, architectuur of een andere gemeenschappelijke functie.
CalendarBridge Er kan geen extra uitvoerende capaciteit worden gecreëerd, en automatisering van de planning kan een knelpunt in het bestuur niet oplossen. Maar het feit dat het herhaaldelijk moeilijk is om dezelfde belanghebbenden bijeen te brengen voor tijdgevoelige beslissingen, is nuttig operationeel bewijs.
Het PMO kan hierop reageren door beslissingen te delegeren, goedkeuringsdrempels vast te stellen, plaatsvervangers aan te wijzen of speciale beslissingsperiodes in te ruimen.
Soms zegt de kalenderfrictie iets over de opzet van het programma zelf.
Meet de tijd die beslissingen in het wacht staan
Dat brengt ons bij een laatste werkwijze die PMO’s volgens mij in overweging zouden moeten nemen: maak een onderscheid tussen de tijd die wordt besteed aan het oplossen van een probleem en de tijd die wordt besteed aan het wachten voordat er actie wordt ondernomen op basis van de oplossing.
Stel je voor dat er twee beslissingen zijn die allebei al zeven dagen in behandeling zijn. Voor de ene was zes dagen analyse nodig. Voor de andere lag er al op de tweede dag een aanbeveling klaar, waarna er vijf dagen moest worden gewacht tot de juiste mensen bij elkaar konden komen.
Dat zijn heel verschillende programmaproblemen.
Voor de tweede is de relevante maat:
Beslissing klaar → beslissing genomen
Let op beslissingen die steeds weer op dezelfde belanghebbenden moeten wachten, spoedvergaderingen die niet binnen de verwachte tijdspanne plaatsvinden, en bedrijfsoverschrijdende vergaderingen die pas na meerdere pogingen kunnen worden ingepland.
Het hoeft geen zoveelste uitgebreide dashboard te worden.
Het doel is om vast te stellen op welke punten de coördinatie tijd kost die eigenlijk had moeten worden bespaard door een snellere uitvoering.
Zorg ervoor dat de besluitvorming gelijke tred houdt met het werk
AI zorgt ervoor dat teams minder tijd nodig hebben voor het analyseren, ontwikkelen en uitvoeren. Dat individueel werk sneller gaat, leidt niet automatisch tot snellere programma’s. Er moet nog steeds iemand zijn die de werkstromen met elkaar verbindt, de juiste mensen bij elkaar brengt en ervoor zorgt dat er beslissingen worden genomen.
Onze visie bij CalendarBridge komt voort uit een specifiek uitgangspunt: in agenda’s komen de daadwerkelijke verplichtingen van mensen samen met de manier waarop organisaties verwachten dat het werk verloopt.
Een programmaplan geeft aan wat er moet gebeuren. Uit de planning blijkt vaak of de mensen die nodig zijn om dit te realiseren, daar ook daadwerkelijk de capaciteit voor hebben.
Programmamanagers kunnen die wrijving verminderen door van tevoren besluitvormingstrajecten vast te leggen, de bedrijfsbrede beschikbaarheid betrouwbaarder te maken en meer routinematige coördinatietaken aan AI over te laten, terwijl menselijk inzicht behouden blijft voor prioriteiten en uitzonderingen.
CalendarBridge neemt geen beslissingen namens het programma. Het helpt de afstand te verkleinen tussen een beslissing die klaar is en de mensen die deze moeten nemen.
Nu AI het werk versnelt, is de volgende uitdaging ervoor te zorgen dat de besluitvorming gelijke tred kan houden.
Geen creditcard nodig
