Inleiding
Een situatie die vaak voorkomt bij fusies en overnames (M&A) is dat sommige gebruikers, in ieder geval tijdelijk, accounts hebben bij meerdere Google Workspace- en/of Office 365-tenants. Deze gebruikers zitten min of meer in een eindeloze spiraal van gemiste en dubbel geboekte vergaderingen, tenzij ze beschikken over een betrouwbare samenwerkingsagenda die over de verschillende tenants heen werkt om hun agenda’s gesynchroniseerd te houden.
In dit artikel leert u hoe u de beschikbaarheid in agenda’s tussen verschillende tenants in realtime kunt synchroniseren, zodat iedereen kan zien wie wanneer beschikbaar is, zelfs als ze nog steeds onder verschillende Microsoft 365- of Google Workspace-domeinen werken.
Na een fusie of overname zullen sommige gebruikers accounts op beide domeinen nodig hebben, waardoor er twee agenda’s ontstaan die niet meer synchroon lopen.
Stel dat Acme, een bedrijf dat Office 365 gebruikt, Spacely Sprockets overneemt, een bedrijf dat Google Workspace gebruikt. Jane heeft nu zowel een e-mailadres op Jane@spacelysprockets.com als op Jane@acme.com. Uitnodigingen voor haar Acme.com-adres komen terecht in haar O365/Outlook-agenda, uitnodigingen voor haar spacelysprockets.com-adres komen terecht in haar Google-agenda. Jane bevindt zich nu in een agenda-hel om minstens drie redenen:
- Jane moet zowel haar Google- als haar O365-agenda controleren telkens wanneer ze een vergadering wil plannen.
- Gebruikers van Acme.com die de Outlook/Teams-planningsassistent raadplegen, hebben geen zicht op haar SpacelySprockets-agenda. Ze sturen voortdurend uitnodigingen voor vergaderingen op tijdstippen waarop ze al een vergadering in haar SpacelySprockets-agenda heeft staan.
- Gebruikers van SpacelySprockets.com die de Google-functie ‘Beschikbaarheid zoeken’ gebruiken, hebben geen inzicht in haar Acme-agenda. Ze sturen voortdurend uitnodigingen voor vergaderingen op tijdstippen waarop ze al een vergadering in haar Acme-agenda heeft staan.
Het gevolg is dat Jane voortdurend vergaderingen mist en dubbele afspraken krijgt.
Integreerde oplossingen zoals Google Calendar Interop bieden geen echte oplossing voor het probleem
Systeembeheerders proberen dit probleem van ‘dezelfde gebruiker in verschillende domeinen’ vaak op te lossen met ingewikkelde configuraties voor meerdere tenants, zoals voorgesteld door Microsoft en/of Google Calendar Interop. Het probleem met deze oplossingen (afgezien van het feit dat ze lastig in te stellen zijn) is dat ze ervan uitgaan dat het om verschillende gebruikers op de verschillende domeinen gaat. Jane wordt in feite als twee verschillende personen behandeld.
Jane@acme.com en Jane@spacelysprockets.com hebben nog steeds volledig afzonderlijke agenda’s. Jane moet nog steeds beide agenda’s controleren. En haar collega’s moeten eraan denken om beide agenda’s van Jane te controleren voordat ze een afspraak met haar maken (wat ze natuurlijk niet beseffen of vergeten te doen).
CalendarBridge tussen Google- en Microsoft-tenants
Dankzij een CalendarBridge tussen de agenda’s op jane@acme.com en jane@spacelysprockets.com geven beide agenda’s van Jane nu haar volledige planning weer. Haar collega’s met een e-mailadres van Acme.com zien in de Outlook/Teams-planningsassistent een realtime en nauwkeurig overzicht van haar beschikbaarheid. Op dezelfde manier zien haar collega's met e-mailadressen van SpacelySprockets.com haar exacte beschikbaarheid via de Google-functie 'Find a Time'. Jane kan zich nu concentreren op het realiseren van die 'synergieën' na de fusie, in plaats van zich voortdurend bezig te houden met agenda-problemen.
Kalenders synchroniseren tussen Google- en Microsoft-tenants met CalendarBridge
Als uw organisatie gebruikers heeft met agenda's in meerdere Google- en/of Microsoft-tenants, dan CalendarBridge de eenvoudige oplossing waar u en uw gebruikers naar op zoek waren.
“In tegenstelling tot andere oplossingen werkt CalendarBridge in realtime en is deze niet gebaseerd op een vooraf ingesteld polling-interval.”
Bij CalendarBridge hoeft CalendarBridge geen software op de apparaten van eindgebruikers te worden geïnstalleerd en is er geen ingewikkelde configuratie van uw O365- en/of Google-tenants nodig. Systeembeheerders hebben twee opties voor het beheer van hun organisatie. Met 'Gebruikers beheren' (bekijk het in actie) kunnen beheerders licenties toewijzen en gebruikers hun eigen synchronisatieverbindingen laten beheren. Met 'Synchronisaties beheren' (bekijk het in actie) kunnen beheerders synchronisatieverbindingen maken zonder dat gebruikers hier iets voor hoeven te doen.
“Met de functie voor het in één keer synchroniseren van agenda’sCalendarBridgeis het synchroniseren van honderden of zelfs duizenden agenda’s net zo eenvoudig als het invullen van een simpel spreadsheet.”
Praktijksituatie: agenda’s samenvoegen voor een directieteam
Tijdens een bedrijfsfusie is het waarborgen van een naadloze communicatie tussen leidinggevenden een van de grootste knelpunten. Stel je eens voor dat de CEO van bedrijf A en de CFO van bedrijf B samenwerkingsbijeenkomsten, bestuursvergaderingen en beleggersgesprekken coördineren, maar dat hun agenda’s in verschillende Microsoft 365-tenants staan. Zonder een synchronisatieoplossing leidt dit tot dubbele boekingen, onduidelijkheid over de beschikbaarheid en wrijving op het hoogste niveau.
CalendarBridge lost dit op door realtime, tweerichtingssynchronisatie van agenda's over tenantgrenzen heen mogelijk te maken, zodat zowel de leidinggevenden als hun assistenten de exacte beschikbaarheid kunnen zien, zelfs als elk bedrijf zijn eigen IT-omgeving behoudt. Geen domeinmigraties, geen wachten tot IT gebruikers heeft samengevoegd. Gewoon naadloos inzicht in agenda's vanaf dag één.
Laat ons u helpen uw fusie- en overnameproces te stroomlijnen
Neem contact met ons op als u meer wilt weten over synchronisatie tussen tenants voor organisaties. Als u een proof of concept wilt, laat dan gerust een aantal van uw gebruikers zich aanmelden voor de gratis proefperiode — we kunnen ze later altijd nog overzetten naar het account van de organisatie.
