Zusammenfassung
Programmmanager verringern Verzögerungen bei der Terminplanung im Zusammenhang mit funktionsübergreifenden Entscheidungen, indem sie die Zeitspanne zwischen dem Moment, in dem „eine Entscheidung getroffen werden muss“, und dem Moment, in dem „die richtigen Personen zusammenkommen, um diese Entscheidung zu treffen“, verkürzen.
Teams können Informationen analysieren, Empfehlungen ausarbeiten, Ergebnisse liefern und technische Fragen schneller als bisher klären. Doch eine Entscheidung, an der die Abteilungen Sicherheit, Finanzen, Recht, IT, ein Anbieter und eine Führungskraft beteiligt sind, kann sich nach wie vor nur so schnell entwickeln, wie es die Terminkalender aller Beteiligten zulassen.
Je schneller die Ausführung wird, desto eher kann die Koordination zum neuen Engpass werden.
Ich bin seit rund 30 Jahren in der Beratung tätig, unter anderem habe ich an großen Transformationsprogrammen mitgearbeitet und diese geleitet, wobei die Koordination von Arbeitsabläufen, Führungskräften, Kunden, Anbietern und Entscheidungsträgern Teil meiner Aufgabe war. Zu Beginn meiner Karriere arbeitete ich als ERP-Release-Manager, sodass ich aus erster Hand erfahren habe, was passiert, wenn eine Entscheidung zu einem Thema ansteht, es aber schwierig ist, die richtigen Personen zusammenzubringen.
Heute berate ich CalendarBridge, wo wir dieses Problem aus einem anderen Blickwinkel angehen. CalendarBridge hilft Menschen und Organisationen dabei, sich über Kalender, Konten und Unternehmen hinweg abzustimmen, und ich höre regelmäßig von Kunden und Interessenten, die mit denselben Schwierigkeiten zu kämpfen haben, die ich bei großen Projekten beobachtet habe.
Ein Grund, warum „ CalendarBridge “ hier eine nützliche Perspektive bietet, ist, dass Kalender genau dort ansetzen, wo sich Programmpläne und tatsächliche Verpflichtungen überschneiden. Ein Governance-Modell sagt Ihnen vielleicht, wer die Entscheidung treffen muss. Die Kalender zeigen Ihnen, ob diese Personen tatsächlich zusammenkommen können, um diese Entscheidung zu treffen.
Für Programmmanager besteht die Chance darin, die Koordination bei wichtigen Entscheidungen neu zu gestalten, anstatt jedes Meeting als eine neue Terminplanung zu betrachten.
Die Koordination kann Teil des kritischen Pfades werden
Stellen Sie sich ein Transformationsteam vor, das am Montag ein Sicherheitsproblem entdeckt. Am Dienstag haben das technische Team und der Anbieter das Problem erfasst und sich auf eine Empfehlung geeinigt. Die Rechtsabteilung muss sich dazu äußern, und ein verantwortlicher Entscheidungsträger muss die Änderung genehmigen. Der früheste Termin, den alle Beteiligten vereinbaren können, ist Freitag.
Die Analyse dauerte einen Tag. Das Warten auf die Entscheidung dauerte weitere drei Tage. Da KI den Zeitaufwand für die Analyse des Problems und die Ausarbeitung der Empfehlung verkürzt, lassen sich diese drei Tage immer schwerer ignorieren.
Bei einem großen Projekt ist die Einhaltung des Zeitplans nicht immer nur ein administrativer Aufwand. Sie kann Teil des kritischen Pfads werden.
Es ist sinnvoll, zwischen der Zeit, die benötigt wird, um ein Problem zu verstehen und zu lösen, und der Zeit zu unterscheiden, die man damit verbringt, darauf zu warten, dass die Personen mit der erforderlichen Befugnis und Fachkenntnis die Lösung umsetzen.
Schaffen Sie die Voraussetzungen für Entscheidungen, die wiederholt getroffen werden
Programmmanager können einen Teil dieser Verzögerung bereits im Vorfeld beseitigen, bevor ein Problem auftritt.
Die meisten Programme handhaben dies bereits bei Lenkungsausschüssen. Die Mitglieder, die Befugnisse und die Sitzungshäufigkeit stehen im Voraus fest. Der gleiche Ansatz lässt sich auch auf Entscheidungen anwenden, die unerwartet anfallen.
Definieren Sie beispielsweise für ein schwerwiegendes Sicherheitsproblem Folgendes:
- Welche Rollen müssen beteiligt sein?
- Wer hat Entscheidungsbefugnis?
- Wer kann als Stellvertreter fungieren?
- Wie schnell sich die Gruppe treffen muss
Eine Abhängigkeit, die den Meilenstein dieser Woche gefährdet, sollte nicht denselben Weg nehmen wie eine Designfrage, die sich auf die Arbeit im nächsten Monat auswirkt. Das bedeutet nicht, dass weitere regelmäßige Besprechungen angesetzt werden sollten. Meiner Erfahrung nach gibt es in großen Programmen ohnehin schon genug davon.
Für regelmäßig stattfindende Sitzungen des Transformationsteams kann das PMO den Ablaufplan im Voraus festlegen. Dringende Entscheidungen erfordern einen ähnlich zügigen Ablauf, ohne jedoch jedes mögliche Problem zu einer weiteren regelmäßigen Sitzung zu machen.
Der bessere Ansatz besteht darin, einen schnellen Weg zu schaffen, um die richtigen Personen zusammenzubringen, sobald eine konkrete Entscheidung ansteht.
Eine moderne Programmsteuerung sollte nicht nur die Frage beantworten, wer entscheidet, sondern auch, wie schnell das Programm diese Personen in die Lage versetzen kann, Entscheidungen zu treffen.
Unternehmensübergreifende Programme erschweren es, der Verfügbarkeit zu vertrauen
Hier zeigt sich, dass etwas, das auf einem Programmplan einfach aussieht, in der Praxis viel komplizierter wird.
An einer umfassenden Transformation könnten die Geschäfts- und IT-Teams des Kunden, ein Systemintegrator, ein Cybersicherheitsunternehmen, ein Cloud-Anbieter, ein Datenpartner, spezialisierte Berater und Softwareanbieter beteiligt sein. Das kann sehr schnell zu einem Wirrwarr aus Unternehmen und Abkürzungen werden.
Es kann jedoch vorkommen, dass bei einem Umstellungsproblem Vertreter aus vier oder fünf dieser Organisationen an derselben Entscheidungssitzung teilnehmen müssen.
Alle arbeiten auf dasselbe Programmziel hin. Ihre Kalender befinden sich möglicherweise in völlig getrennten Microsoft 365- oder Google-Umgebungen.
Im Kalender, den der Projektleiter einsehen kann, erscheint jemand um 14:00 Uhr als frei, während ein anderer Arbeits- oder Kundenkalender bereits einen Termin enthält. Der erste Terminvorschlag scheitert. Eine weitere E-Mail-Runde beginnt. Die Entscheidung rückt in weite Ferne.
Das ist eine wichtige Erkenntnis, die wir bei „ CalendarBridge “ gewonnen haben: Verfügbarkeit ist nur dann sinnvoll, wenn sie die tatsächlichen Verpflichtungen der betreffenden Person widerspiegelt.
Ein Kunde von „ CalendarBridge “ ist in drei Unternehmen tätig. Bevor seine Kalender miteinander verknüpft wurden, mussten sich die Assistenten in den verschiedenen Unternehmen untereinander abstimmen, um überhaupt herauszufinden, wann er tatsächlich Zeit hatte. Sobald seine Termine in allen Kalendern angezeigt wurden, konnte jeder Assistent seine Terminplanung auf der Grundlage eines umfassenderen Überblicks vornehmen.
CalendarBridge behebt dieses Problem, indem es die genehmigten Kalender synchronisiert. Sollte eine Besprechung in einem Kalender dazu führen, dass jemand in einem anderen Kalender nicht verfügbar ist, wird dieser Zeitraum auch im anderen Kalender als „beschäftigt“ angezeigt. Der Terminplaner funktioniert weiterhin in Outlook oder Google. Es muss kein neuer Kalender überprüft werden.
Die wesentliche Veränderung besteht darin, eine genauere Antwort auf eine grundlegende Frage zu erhalten:
Wann können sich diese Leute eigentlich treffen?
Teile genügend Informationen über deine Verfügbarkeit mit, um die Koordination zu ermöglichen, ohne dabei private Details preiszugeben
Die unternehmensübergreifende Verfügbarkeit wirft zudem Datenschutzfragen auf.
Ein Berater möchte dem Programm möglicherweise mitteilen, dass er um 14:00 Uhr keine Zeit hat, ohne dabei ein anderes Kundengespräch preiszugeben.
Ein Kunde von „ CalendarBridge “, der in den Compliance-sensiblen Bereichen Gesundheitswesen und Luftfahrt tätig ist, brachte es auf den Punkt:
„Sie müssen einfach nur wissen, ob ich beschäftigt bin oder Zeit habe.“
Das ist oft schon alles, was für den Planungsprozess erforderlich ist.
CalendarBridge kann den Konflikt widerspiegeln, ohne die zugrunde liegenden Besprechungsdetails zu kopieren. Das Ziel ist eine ausreichende gemeinsame Verfügbarkeit, um die Arbeit zu koordinieren, ohne dass Unternehmen ihre Kalender zusammenführen oder Informationen offenlegen müssen, die sie getrennt halten sollten.
Dies kann insbesondere bei Übernahmen, Integrationen und anderen unternehmensübergreifenden Initiativen nützlich sein , bei denen die Mitarbeiter sofort zusammenarbeiten müssen, obwohl ihre Microsoft 365- oder Google-Umgebungen weiterhin getrennt bleiben.
Das Programm muss möglicherweise schon lange bevor seine Systeme dies tun als ein Team agieren.
Die Koordination automatisieren, nachdem der Projektmanager die Entscheidung getroffen hat
Eine genaue Verfügbarkeitsangabe verringert zwar die Anzahl fehlgeschlagener Planungsversuche, macht den Koordinationsaufwand jedoch nicht überflüssig.
Möglicherweise haben fünf Personen noch keine offensichtliche Möglichkeit, jemand könnte ablehnen oder ein externer Teilnehmer könnte einen Konflikt haben, den CalendarBridge nicht erkennen kann.
Sobald der Projektmanager festgelegt hat, wer sich treffen muss, wann die Entscheidung getroffen werden muss und welche wichtigen Rahmenbedingungen zu beachten sind, kann der KI-Terminplanungsassistent von „ CalendarBridge “ einen Großteil des routinemäßigen Hin und Her übernehmen.
In den Jahren, in denen ich große Projekte geleitet habe, habe ich für diese Art von Koordinationsarbeit oft den Ausdruck „Katzen hüten“ verwendet: Antworten einholen, Verfügbarkeit erneut prüfen, Alternativen vorschlagen und versuchen, die richtigen Entscheidungsträger zusammenzubringen, bevor das Problem zu einer weiteren Verzögerung führte.
Eine Anfrage könnte beispielsweise lauten:
Bitte vereinbaren Sie bis Mittwochnachmittag einen Termin für ein 30-minütiges Treffen mit allen Teilnehmern dieses Threads. Vermeiden Sie dabei den Dienstagvormittag.
Für Kalender, deren Nutzung genehmigt ist, kann der Assistent auf der Grundlage bekannter Verfügbarkeiten arbeiten, Termine vorschlagen, mit den Teilnehmern kommunizieren, den Stand der Dinge verfolgen, Anpassungen vornehmen, wenn sich Pläne ändern, und die Einladung versenden, sobald sich die Gruppe darauf geeinigt hat.
Wenn der Kalender eines externen Teilnehmers nicht verknüpft ist, erhält der Assistent nicht plötzlich Zugriff darauf. Er kann sich stattdessen per E-Mail mit dieser Person abstimmen.
Diese Grenze ist entscheidend. Die Technologie kann die ihr zugewiesenen Koordinierungsaufgaben ausführen, ohne die organisatorischen Kontrollmechanismen zu umgehen.
Der größere Vorteil besteht darin, dass der Programmmanager nicht mehr in jeden einzelnen Austausch bezüglich der Terminplanung eingebunden sein muss.
Der Quarterback soll sich auf die Entscheidungen konzentrieren, die die KI nicht treffen sollte
Die Übertragung an die KI stößt an eine klare Grenze.
CalendarBridge kann feststellen, dass es vor Mittwoch keinen gemeinsamen Termin gibt. Es sollte nicht entscheiden, dass das Kundengespräch eines Executive Sponsors weniger wichtig ist als die Eskalation des Programms.
Genau hier liegt der Mehrwert des Programmmanagers – auch bekannt als „Quarterback “.
Sollte der Premierminister den Stellvertreter einsetzen? Einen anderen Termin verschieben? Die Teilnehmerliste kürzen? Die Angelegenheit eskalieren? Diese Entscheidungen erfordern Hintergrundwissen, Befugnisse und Urteilsvermögen.
Ein Grundsatz, den wir bei CalendarBridge klar zu halten versuchen, lautet: Automatisierung sollte Koordinationsarbeit überflüssig machen, nicht aber so tun, als ob die Festlegung von Prioritäten keinen Menschen mehr erfordern würde.
Reibungspunkte bei der Terminplanung können auf ein größeres Problem im Programm hinweisen
Die enge Arbeit mit Kalendern hat uns in einer Erkenntnis bestärkt, die PMOs unserer Meinung nach beachten sollten: Koordinationsprobleme können in Kalendern sichtbar werden, noch bevor sie in einem Statusbericht klar zum Ausdruck kommen.
Nehmen wir einmal an, derselbe Führungskraft taucht immer wieder bei Entscheidungen auf, die nicht schnell getroffen werden können. Für jede Verzögerung mag es eine plausible Erklärung geben. Die Führungskraft war am Dienstag auf Reisen. Der Mittwoch war bereits ausgebucht. Freitag war der nächste freie Termin.
Wenn jedoch ein und dieselbe Person zehn verschiedene Entscheidungen hinauszögert, liegt möglicherweise gar kein echtes Planungsproblem vor. Vielmehr könnte zu viel Entscheidungsbefugnis bei einer einzigen Person konzentriert sein.
Das gleiche Muster kann in den Bereichen Sicherheit, Recht, Finanzen, Architektur oder einer anderen Querschnittsfunktion auftreten.
CalendarBridge Es lassen sich keine zusätzlichen Führungskapazitäten schaffen, und die Automatisierung der Terminplanung kann einen Engpass in der Unternehmensführung nicht beheben. Doch die wiederholten Schwierigkeiten, dieselben Beteiligten für zeitkritische Entscheidungen zusammenzubringen, sind ein aussagekräftiger operativer Hinweis.
Das PMO kann darauf reagieren, indem es Entscheidungen delegiert, Genehmigungsschwellen festlegt, Stellvertreter benennt oder spezielle Entscheidungsfenster reserviert.
Manchmal sagt die Terminkonflikte etwas über die Gestaltung des Programms selbst aus.
Messen Sie die Zeit, die Entscheidungen in der Warteschlange verbringen
Das führt zu einer letzten Vorgehensweise, die PMOs meiner Meinung nach in Betracht ziehen sollten: Man sollte zwischen der Zeit, die für die Lösung eines Problems aufgewendet wird, und der Zeit, die man damit verbringt, auf die Umsetzung der Lösung zu warten, unterscheiden.
Stellen Sie sich vor, zwei Entscheidungen stehen seit sieben Tagen zur Entscheidung an. Die eine erforderte sechs Tage Analysezeit. Bei der anderen lag bereits am zweiten Tag eine Empfehlung vor, und anschließend wurden fünf Tage damit verbracht, auf die richtigen Gesprächspartner zu warten.
Das sind ganz unterschiedliche Programmierprobleme.
Für den zweiten Fall lautet die relevante Größe:
Entscheidungsvorbereitung abgeschlossen → Entscheidung getroffen
Achten Sie auf Entscheidungen, die immer wieder von denselben Beteiligten abhängig sind, auf dringende Sitzungen, deren voraussichtlicher Zeitrahmen nicht eingehalten wird, und auf unternehmensübergreifende Besprechungen, deren Terminierung mehrere Anläufe erfordert.
Es muss nicht unbedingt ein weiteres aufwendig gestaltetes Dashboard werden.
Ziel ist es, festzustellen, wo durch die Koordination Zeit verloren geht, die eigentlich durch eine schnellere Abwicklung eingespart werden sollte.
Die Entscheidungsfindung muss mit der Arbeit Schritt halten
KI verkürzt die Zeit, die Teams für die Analyse, die Konzeption und die Umsetzung benötigen. Eine schnellere individuelle Arbeit führt jedoch nicht automatisch zu schnelleren Programmen. Es muss immer noch jemand die Arbeitsabläufe miteinander verknüpfen, die richtigen Personen zusammenbringen und dafür sorgen, dass Entscheidungen getroffen werden.
Unsere Sichtweise bei CalendarBridge hat einen ganz bestimmten Hintergrund: In Kalendern prallen die tatsächlichen Verpflichtungen der Menschen auf die Erwartungen der Unternehmen hinsichtlich der Arbeitsabläufe.
Ein Programmplan gibt an, was geschehen soll. Der Zeitplan zeigt oft, ob die dafür erforderlichen Personen tatsächlich über die nötigen Kapazitäten verfügen, um dies umzusetzen.
Programmmanager können diese Reibungsverluste verringern, indem sie Entscheidungsprozesse im Voraus festlegen, die unternehmensübergreifende Verfügbarkeit zuverlässiger gestalten und routinemäßige Koordinationsaufgaben der KI überlassen, während sie das menschliche Urteilsvermögen für Prioritäten und Ausnahmen beibehalten.
CalendarBridge trifft nicht die Entscheidungen im Rahmen des Programms. Es trägt dazu bei, die Distanz zwischen einer bereits getroffenen Entscheidung und den Personen, die diese Entscheidung treffen müssen, zu verkürzen.
Da KI die Arbeit beschleunigt, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass die Entscheidungsfindung damit Schritt halten kann.
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