요약
프로그램 관리자는 “결정이 필요하다”는 시점과 “결정을 내릴 적임자들이 한자리에 모인다”는 시점 사이의 시간을 단축함으로써, 부서 간 의사결정 과정에서 발생하는 일정 지연을 줄입니다.
팀들은 정보를 분석하고, 권고안을 작성하며, 결과물을 산출하고, 기술적 의문점을 이전보다 더 빠르게 해결할 수 있습니다. 하지만 보안, 재무, 법무, IT, 공급업체, 경영진이 모두 관여하는 의사결정 과정은 여전히 모든 관계자의 일정 상황에 따라 진행 속도가 좌우될 수 있습니다.
실행 속도가 빨라짐에 따라, 조정 과정이 새로운 병목 현상이 될 수 있습니다.
저는 컨설팅 분야에서 약 30년을 근무해 왔으며, 그 중에는 업무 흐름, 경영진, 고객, 공급업체 및 의사결정권자들을 조율하는 일이 업무의 일부였던 대규모 변혁 프로그램을 수행하고 주도한 경험도 포함됩니다. 경력 초기에는 ERP 릴리스 매니저로 일한 적이 있어, 결정이 필요한 사안이 있는데도 적절한 인원을 모으기가 어려울 때 어떤 상황이 벌어지는지 직접 경험해 본 바 있습니다.
오늘은 CalendarBridge, 이곳에서는 이 문제를 다른 관점에서 접근하고 있습니다. CalendarBridge 는 개인과 조직이 캘린더, 계정, 기업 간에 업무를 원활하게 조율할 수 있도록 지원하며, 저는 대규모 프로젝트에서 목격했던 것과 동일한 불편함을 겪고 있는 고객 및 잠재 고객들로부터 정기적으로 의견을 듣고 있습니다.
CalendarBridge 가 이 부분에서 유용한 관점을 제시하는 이유 중 하나는, 캘린더가 프로그램 계획과 실제 약속이 만나는 지점에 위치하기 때문입니다. 거버넌스 모델은 누가 결정을 내려야 하는지 알려줄 수 있습니다. 반면 캘린더는 그 사람들이 실제로 모여 결정을 내릴 수 있는지 여부를 알려줍니다.
프로그램 관리자들에게 있어 중요한 기회는, 모든 회의를 단순히 일정을 다시 잡는 과정으로 취급하는 대신, 중요한 의사결정과 관련된 협업 방식을 재설계하는 데 있습니다.
조정은 중요 경로의 일부가 될 수 있다
월요일에 보안 문제를 발견한 변혁 팀을 생각해 보자. 화요일이 되자 기술 팀과 공급업체는 문제를 파악하고 해결 방안에 합의했다. 법무팀의 검토가 필요하며, 임원 후원자의 승인도 받아야 한다. 모든 관계자가 일정을 조율해 모일 수 있는 첫 회의 일정은 금요일이다.
분석에는 하루가 걸렸다. 결정이 내려지기를 기다리는 데는 그보다 3일이 더 걸렸다. AI가 문제를 분석하고 권고안을 마련하는 데 필요한 시간을 단축함에 따라, 그 3일은 점점 더 무시하기 어려워지고 있다.
대규모 프로그램의 경우, 일정 관리가 단순히 행정적 부담에 그치는 것은 아닙니다. 이는 중요 경로의 일부가 될 수도 있습니다.
문제를 이해하고 해결하는 데 필요한 시간과, 필요한 권한과 전문 지식을 갖춘 사람들이 그 해결책을 실행에 옮기기를 기다리는 데 소요되는 시간을 구분하는 것이 중요합니다.
반복적으로 발생하는 결정에 대비해 미리 경로를 설정해 둡니다.
프로그램 관리자는 문제가 발생하기 전에 이러한 지연 중 일부를 해소할 수 있습니다.
대부분의 프로그램은 이미 운영위원회에 대해 이러한 방식을 따르고 있습니다. 위원 구성, 권한, 운영 주기는 사전에 정해져 있습니다. 이러한 사고방식은 예기치 않게 발생하는 의사결정에도 적용될 수 있습니다.
예를 들어, 심각한 보안 문제의 경우 다음과 같이 정의합니다.
- 어떤 역할이 참여해야 합니까?
- 결정 권한을 가진 사람은 누구인가
- 누가 대리인으로 활동할 수 있나요?
- 그룹이 얼마나 빨리 모일 필요가 있는지
이번 주 마일스톤을 위협하는 종속 요소는 다음 달 업무에 영향을 미치는 설계상의 문제와 같은 방식으로 처리되어서는 안 됩니다. 그렇다고 해서 정례 회의를 더 늘려야 한다는 뜻은 아닙니다. 제 경험상, 대규모 프로그램에서는 이미 그런 회의가 넘쳐나기 때문입니다.
정기적으로 열리는 변혁 팀 회의의 경우, PMO는 사전에 일정 수립 절차를 정해둘 수 있습니다. 긴급한 의사 결정에도 이와 유사한 신속한 절차가 필요하지만, 가능한 모든 문제를 또 다른 정례 회의로 만들지는 않아야 합니다.
더 나은 방법은 실제 의사결정 상황이 발생했을 때 적합한 인재들을 한자리에 모을 수 있는 신속한 절차를 마련해 두는 것입니다.
현대적인 프로그램 거버넌스는 누가 의사결정을 내리는지뿐만 아니라, 해당 의사결정권자들을 얼마나 신속하게 그 자리에 배치할 수 있는지에 대해서도 답해야 합니다.
기업 간 프로그램으로 인해 가용성을 신뢰하기가 더 어려워진다
바로 이 지점에서, 프로그램 차트상에서는 단순해 보이는 것이 실제로는 훨씬 더 복잡해지는 것입니다.
대규모 변혁 프로젝트에는 고객사의 비즈니스 및 IT 팀은 물론, 시스템 통합업체, 사이버 보안 기업, 클라우드 제공업체, 데이터 파트너, 전문 컨설턴트, 소프트웨어 공급업체 등이 참여할 수 있습니다. 이 과정에서 기업명과 약어가 난무해 금세 ‘알파벳 수프’처럼 복잡해질 수 있습니다.
하지만 특정 전환 관련 문제를 해결하려면 해당 조직 중 4~5곳의 담당자들이 같은 의사결정 회의에 참석해야 할 수도 있습니다.
모두가 동일한 프로그램 성과를 달성하기 위해 노력하고 있습니다. 각자의 캘린더는 서로 완전히 별개의 Microsoft 365 또는 Google 환경에 저장되어 있을 수 있습니다.
총리가 볼 수 있는 일정표에서는 오후 2시에 누군가가 비어 있는 것처럼 보일 수 있지만, 다른 업무 일정이나 고객 일정에는 이미 회의가 잡혀 있을 수 있습니다. 첫 번째로 제안된 시간은 무산됩니다. 또 다른 이메일 주고받기가 시작됩니다. 결정은 점점 더 미뤄집니다.
이는 ‘ CalendarBridge ’에서 우리가 배운 중요한 교훈입니다. 가용성은 그 사람의 실제 약속을 반영할 때만 의미가 있습니다.
CalendarBridge 를 사용하는 한 고객은 세 개의 사업장에서 업무를 보고 있습니다. 그의 캘린더가 연동되기 전에는, 각 회사의 비서들이 그가 실제로 언제 시간이 비어 있는지 파악하기 위해서만도 서로 조율을 해야 했습니다. 그의 일정이 해당 캘린더들에 모두 반영되자, 각 비서는 더 포괄적인 정보를 바탕으로 일정을 잡을 수 있게 되었습니다.
CalendarBridge 이 기능은 승인된 캘린더를 동기화함으로써 해당 문제를 해결합니다. 한 캘린더에 회의가 잡혀 있어 다른 캘린더에서 해당 시간대에 일정이 없는 것으로 표시되어야 할 경우, 해당 시간은 다른 캘린더에서도 ‘예약됨’으로 표시됩니다. 일정 관리 기능은 여전히 Outlook이나 Google에서 작동합니다. 별도로 확인해야 할 새로운 캘린더는 없습니다.
중요한 변화는 다음과 같은 기본적인 질문에 대해 더 정확한 답을 얻는 것입니다:
이 사람들은 도대체 언제 만나게 될까요?
개인 정보를 노출하지 않으면서도 협업을 진행할 수 있을 만큼 충분한 정보를 공유한다
회사 간 정보 공유는 개인정보 보호 문제도 야기합니다.
컨설턴트는 다른 고객과의 미팅 일정을 밝히지 않으면서도 2:00에 시간이 없다는 사실을 프로그램에 알려야 할 수도 있습니다.
규제 준수가 특히 중요한 의료 및 항공 분야에서 활동하는 한 ‘ CalendarBridge ’ 고객은 이를 다음과 같이 간단히 설명했습니다:
“그들은 내가 바쁜지, 아니면 시간이 있는지 알기만 하면 돼요.”
대개 일정 수립 과정에는 그것만으로도 충분합니다.
CalendarBridge 기본이 되는 회의 세부 정보를 복사하지 않으면서도 일정의 충돌을 반영할 수 있습니다. 목표는 기업들이 캘린더를 통합하거나 별도로 관리해야 할 정보를 노출할 필요 없이, 업무 조율을 위한 충분한 일정 공유가 이루어지도록 하는 것입니다.
이는 특히 인수, 통합 및 기타 기업 간 협력 프로젝트와 같이 , Microsoft 365나 Google 환경이 여전히 분리되어 있음에도 불구하고 구성원들이 즉시 협업을 시작해야 하는 상황에서 특히 유용할 수 있습니다.
이 프로그램은 시스템이 하나의 팀으로 기능하기 훨씬 전부터, 프로그램 자체가 하나의 팀처럼 운영되어야 할 수도 있다.
PM이 결정을 내린 후의 조율 과정을 자동화합니다.
정확한 가용성 정보는 스케줄링 시도 실패 횟수를 줄여주지만, 조정 작업 자체를 없애주지는 않습니다.
5명 중 여전히 명백한 참가 가능 여부가 확인되지 않은 사람이 있을 수 있고, 누군가가 거절할 수도 있으며, CalendarBridge 에서 확인할 수 없는 이해 상충이 있는 외부 참가자가 있을 수도 있습니다.
프로젝트 매니저가 누가 회의에 참석해야 하는지, 결정이 필요한 시점은 언제인지, 그리고 중요한 제약 조건이 무엇인지 결정하면, ‘ CalendarBridge ’ AI 일정 관리 도우미가 일상적인 협의 과정의 상당 부분을 처리해 줄 수 있습니다.
대규모 프로그램을 관리하던 시절, 저는 이런 종류의 조정 업무를 가리켜 종종 “고양이 떼를 몰기”라는 표현을 사용하곤 했습니다. 답변을 받아내려고 애쓰고, 일정을 재확인하고, 대안을 제시하며, 문제가 또 다른 지연을 초래하기 전에 적절한 의사결정권자들을 한자리에 모으려고 노력하는 일들이 바로 그것입니다.
요청은 다음과 같을 수 있습니다:
수요일 오후까지 이 게시글에 참여하신 모든 분과 30분간 회의를 조율해 주시기 바랍니다. 화요일 오전은 피하시기 바랍니다.
사용이 승인된 캘린더의 경우, 비서는 확인된 일정 정보를 바탕으로 작업을 진행하고, 시간을 제안하며, 참가자들과 소통하고, 후속 조치를 취하며, 계획이 변경될 경우 일정을 조정하고, 그룹의 합의가 이루어지면 초대장을 발송할 수 있습니다.
외부 참가자의 캘린더가 연동되어 있지 않더라도, 비서가 갑자기 그 캘린더에 접근할 수 있게 되는 것은 아닙니다. 대신 이메일을 통해 해당 참가자와 일정을 조율할 수 있습니다.
그 경계는 중요합니다. 기술은 조직의 통제 체계를 우회하지 않고, 승인받은 범위 내에서만 협업 업무를 수행할 수 있습니다.
더 큰 장점은 프로그램 관리자가 더 이상 모든 일정 조율 과정에 직접 관여할 필요가 없다는 점입니다.
쿼터백이 AI가 내서는 안 되는 결정에 집중할 수 있도록 하라
AI로의 업무 이관에는 분명한 한계가 있다.
CalendarBridge 수요일까지는 공통된 일정이 없다는 것을 판단할 수 있습니다. 경영진 후원자의 고객 미팅이 프로그램 에스컬레이션보다 덜 중요하다고 판단해서는 안 됩니다.
바로 그 부분에서 프로그램 매니저, 즉 ‘쿼터백’이라 불리는 인물이 가치를 더합니다.
총리는 대체안을 활용해야 할까? 다른 일정을 조정해야 할까? 참석자 명단을 축소해야 할까? 상급자에게 보고해야 할까? 이러한 결정에는 상황 파악, 권한, 그리고 판단력이 필요하다.
CalendarBridge 에서 우리가 명확히 지키고자 하는 원칙은, 자동화가 조율 업무를 없애는 것이어야 하며, 우선순위 결정에 더 이상 사람의 개입이 필요하지 않은 척해서는 안 된다는 점입니다.
일정 조정 과정에서 발생하는 마찰은 더 큰 프로그램상의 문제를 드러낼 수 있다
일정을 이토록 면밀히 다루다 보니, PMO가 주목해야 할 점이 다시금 확고해졌습니다. 바로 조정상의 문제가 상태 보고서에 명확하게 드러나기 전에 일정에서 먼저 드러날 수 있다는 사실입니다.
만약 어떤 임원이 신속하게 처리될 수 없는 결정 과정에 반복적으로 관여한다고 가정해 보자. 각 지연에는 그럴듯한 이유가 있을 수 있다. 그 임원은 화요일에 출장을 갔었고, 수요일은 일정이 꽉 차 있었으며, 금요일에야 비로소 시간이 났다.
하지만 같은 사람이 열 가지 서로 다른 결정을 미루고 있다면, 프로그램 자체에 일정 관리 문제가 있는 것은 아닐 수도 있습니다. 한 사람에게 의사결정 권한이 지나치게 집중되어 있을 가능성이 있습니다.
보안, 법무, 재무, 아키텍처 또는 그 밖의 공유 기능 분야에서도 이와 유사한 양상이 나타날 수 있습니다.
CalendarBridge 경영진의 역량을 더 늘릴 수는 없으며, 일정 관리 자동화만으로는 거버넌스상의 병목 현상을 해결할 수 없다. 하지만 시의적절한 의사결정을 위해 동일한 이해관계자들을 한자리에 모으는 데 반복적으로 어려움을 겪는 것은 유용한 운영상의 증거가 된다.
PMO는 의사결정을 위임하거나, 승인 기준을 설정하거나, 대리인을 지정하거나, 전용 의사결정 기간을 확보하는 방식으로 대응할 수 있습니다.
때로는 캘린더 마찰 현상이 프로그램 설계 자체에 대해 무언가를 시사하기도 합니다.
의결이 대기하는 데 소요되는 시간을 측정합니다.
이를 통해 PMO가 고려해야 할 마지막 한 가지 실천 방법이 떠오릅니다. 바로 문제 해결에 소요된 시간과 해결책을 실행에 옮기기 위해 기다리는 시간을 구분하는 것입니다.
두 가지 의사 결정 사항이 모두 7일 동안 검토 중이었다고 가정해 봅시다. 하나는 6일간의 분석이 필요했고, 다른 하나는 이틀 만에 권고안이 마련되었으나, 이후 5일 동안 관련 담당자들이 모여 회의를 할 수 있을 때까지 기다려야 했습니다.
그것들은 서로 매우 다른 프로그램 문제들입니다.
두 번째의 경우, 유용한 측정 기준은 다음과 같습니다:
결정 준비 완료 → 결정 완료
같은 이해관계자들의 결정을 반복적으로 기다려야 하는 경우, 예정된 일정을 지키지 못하는 긴급 회의, 그리고 일정을 잡기 위해 여러 번 시도해야 하는 사내 회의 등을 주의 깊게 살펴보세요.
꼭 또 다른 복잡한 대시보드가 될 필요는 없습니다.
그 목적은 더 빠른 실행으로 절약될 것으로 예상되었던 시간이 실제로는 어디에서 조율 과정에 소요되고 있는지 파악하는 데 있습니다.
업무 진행 속도에 맞춰 의사결정을 내릴 수 있도록 하라
AI는 팀이 분석, 기획, 실행에 소요되는 시간을 단축시키고 있습니다. 개인의 업무 속도가 빨라진다고 해서 프로그램 개발 속도가 자동으로 빨라지는 것은 아닙니다. 여전히 누군가는 업무 흐름을 연결하고, 적절한 인력을 한데 모으며, 의사결정이 이루어지도록 해야 합니다.
CalendarBridge 의 관점은 다음과 같은 구체적인 맥락에서 비롯됩니다. 바로 캘린더는 사람들의 실제 약속과 조직이 기대하는 업무 방식이 서로 맞부딪치는 공간이기 때문입니다.
프로그램 계획은 어떤 일이 이루어져야 하는지를 알려줍니다. 일정을 살펴보면, 그 일을 수행하는 데 필요한 사람들이 실제로 이를 수행할 역량을 갖추고 있는지 여부를 알 수 있는 경우가 많습니다.
프로그램 관리자는 의사결정 경로를 사전에 정의하고, 회사 간 가용성을 더욱 안정적으로 확보하며, 일상적인 조정 업무는 AI에 맡기고 우선순위 결정과 예외 상황 처리에는 인간의 판단력을 활용함으로써 이러한 마찰을 줄일 수 있습니다.
CalendarBridge 이 프로그램은 직접 결정을 내리지 않습니다. 다만, 결정할 준비가 된 사항과 그 결정을 내려야 하는 사람들 사이의 거리를 좁히는 데 도움을 줍니다.
AI 덕분에 업무 속도가 빨라짐에 따라, 다음 과제는 의사결정 과정이 그 속도를 따라갈 수 있도록 하는 것입니다.
