Özet
Program yöneticileri, “bir karara ihtiyacımız var” ile “kararı vermek üzere doğru kişiler bir araya geldi” arasındaki süreyi kısaltarak, işlevler arası karar alma sürecindeki gecikmeleri azaltırlar.
Ekipler, bilgileri analiz edebilir, öneriler hazırlayabilir, çıktıları üretebilir ve teknik soruları eskisinden daha hızlı çözebilir. Ancak Güvenlik, Finans, Hukuk, BT, bir tedarikçi ve bir yöneticiyi içeren bir karar süreci, hâlâ tüm tarafların takvimlerine bağlı olarak ilerleyebilir.
Yürütme hızı arttıkça, koordinasyon yeni bir darboğaz haline gelebilir.
Danışmanlık alanında yaklaşık 30 yıl geçirdim; bu süre zarfında, iş akışlarını, üst düzey yöneticileri, müşterileri, tedarikçileri ve karar vericileri koordine etmenin işin bir parçası olduğu büyük dönüşüm programlarında çalıştım ve bu programlara liderlik ettim. Kariyerimin ilk yıllarında bir ERP sürüm yöneticisi olarak çalıştım; bu nedenle, bir konunun karar aşamasına geldiği halde doğru kişileri bir araya getirmenin zor olduğu durumlarda neler yaşandığını bizzat deneyimledim.
Bugün şunu tavsiye ediyorum CalendarBridge, burada bu sorunu başka bir açıdan ele alıyoruz. CalendarBridge , kişilerin ve kuruluşların takvimler, hesaplar ve şirketler arasında koordinasyon kurmasına yardımcı oluyor ve büyük projelerde gördüğüm aynı zorluklarla uğraşan müşterilerimizden ve potansiyel müşterilerimizden düzenli olarak geri bildirim alıyorum.
CalendarBridge ’in bu konuda yararlı bir bakış açısı sunmasının nedenlerinden biri, takvimlerin program planları ile fiili taahhütlerin kesiştiği noktada yer almasıdır. Bir yönetişim modeli, kararın kim tarafından alınması gerektiğini size söyleyebilir. Takvimler ise bu kişilerin karar vermek üzere gerçekten bir araya gelip gelemeyeceğini gösterir.
Program yöneticileri için buradaki fırsat, her toplantıyı yeni bir planlama çalışması olarak ele almak yerine, önemli kararlar etrafındaki koordinasyonu yeniden tasarlamaktır.
Koordinasyon, kritik yolun bir parçası haline gelebilir
Pazartesi günü bir güvenlik sorunu tespit eden bir dönüşüm ekibini düşünün. Salı gününe gelindiğinde, teknik ekip ve tedarikçi sorunu kavramış ve bir öneri üzerinde anlaşmaya varmışlardır. Hukuk departmanının görüşü alınması gerekiyor ve bir üst düzey yönetici de değişikliği onaylamalıdır. Herkesin bir araya gelebileceği ilk toplantı Cuma günü.
Analiz bir gün sürdü. Kararın açıklanmasını beklemek ise üç gün daha sürdü. Yapay zeka, sorunu analiz etmek ve öneri geliştirmek için gereken süreyi kısalttıkça, bu üç günü göz ardı etmek giderek zorlaşıyor.
Büyük çaplı bir programda, takvim takibi her zaman sadece idari bir yük değildir. Kritik yolun bir parçası haline gelebilir.
Burada yapılması gereken ayrım, bir sorunu anlamak ve çözmek için gereken süre ile, gerekli yetki ve uzmanlığa sahip kişilerin bu çözüme göre harekete geçmesini beklemek için harcanan süre arasındadır.
Tekrar tekrar alınacak kararlar için önceden bir yol belirleyin
Program yöneticileri, bir sorun ortaya çıkmadan önce bu gecikmenin bir kısmını ortadan kaldırabilirler.
Çoğu programda bu, yönlendirme komiteleri için zaten uygulanmaktadır. Üyeler, yetki alanı ve toplantı sıklığı önceden bellidir. Aynı yaklaşım, beklenmedik bir şekilde ortaya çıkan kararlar için de uygulanabilir.
Örneğin, ciddi bir güvenlik sorunu için şunu tanımlayın:
- Hangi roller katılmalıdır?
- Karar verme yetkisi kimde?
- Kim yedek üye olarak görev alabilir?
- Grubun ne kadar kısa sürede toplanması gerektiği
Bu haftaki kilometre taşını tehlikeye atan bir bağımlılık, gelecek ayki çalışmaları etkileyen bir tasarım sorununun izlediği yolu takip etmemelidir. Bu, daha fazla düzenli toplantı eklemek anlamına gelmez. Tecrübelerime göre, büyük programlarda zaten bu tür toplantılar bolca var.
Dönemsel dönüşüm ekibi toplantıları için PMO, toplantı takvimini önceden belirleyebilir. Acil kararlar için de benzer bir hızlı süreç gereklidir; ancak bu, her olası konuyu başka bir düzenli toplantıya dönüştürmemelidir.
En iyi yaklaşım, gerçek bir karar alınması gerektiğinde doğru kişileri bir araya getirmek için hızlı bir yol oluşturmaktır.
Modern program yönetimi, sadece kararları kimin verdiğini değil, aynı zamanda programın bu kişileri karar verme pozisyonuna ne kadar hızlı bir şekilde getirebileceğini de ele almalıdır.
Şirketler arası programlar, hizmetin kesintisizliğine güvenmeyi zorlaştırıyor
İşte burada, program tablosunda basit görünen bir şey, uygulamada çok daha karmaşık hale geliyor.
Büyük çaplı bir dönüşüm sürecine müşterinin iş ve BT ekipleri, bir sistem entegratörü, siber güvenlik şirketi, bulut hizmeti sağlayıcısı, veri ortağı, uzman danışmanlar ve yazılım satıcıları dahil olabilir. Bu süreç, çok kısa sürede şirketlerin ve kısaltmaların oluşturduğu karmaşık bir karışım haline gelebilir.
Oysa bir geçiş sürecindeki sorun, aynı karar toplantısında bu kuruluşlardan dördünün ya da beşinin temsilcilerinin bir araya gelmesini gerektirebilir.
Herkes aynı program hedefinin gerçekleştirilmesi için çalışıyor. Takvimleri, birbir inden tamamen ayrı Microsoft 365 veya Google ortamlarında bulunabilir.
Başbakan’ın görebileceği takvimde birisi saat 14.00’te boş görünebilirken, başka bir iş veya müşteri takviminde zaten bir toplantı yer alabilir. İlk önerilen zaman uygun olmaz. Yeni bir e-posta alışverişi başlar. Karar alınması daha da uzar.
CalendarBridge ’da öğrendiğimiz önemli bir ders şudur: Ulaşılabilirlik, ancak kişinin gerçek taahhütlerini yansıtıyorsa anlamlıdır.
CalendarBridge ’ın bir müşterisi üç farklı şirkette görev yapmaktadır. Takvimleri birbirine bağlanmadan önce, farklı şirketlerdeki asistanlar, onun ne zaman gerçekten müsait olduğunu anlamak için bile birbirleriyle koordinasyon sağlamak zorunda kalıyordu. Taahhütleri bu takvimlere yansıtılmaya başlandıktan sonra, her asistan daha kapsamlı bir genel bakışa sahip olarak randevu planlaması yapabilir hale geldi.
CalendarBridge Bu sorun, onaylanmış takvimlerin senkronize tutulmasıyla çözülür. Bir takvimdeki toplantı nedeniyle bir kişinin başka bir takvimde müsait olmaması durumunda, o zaman aralığı diğer takvimde de “meşgul” olarak görünür. Planlayıcı, Outlook veya Google’da çalışmaya devam eder. Kontrol edilmesi gereken yeni bir takvim yoktur.
Önemli olan değişiklik, temel bir soruya daha doğru bir yanıt elde etmektir:
Bu insanlar ne zaman gerçekten bir araya gelebilirler?
Özel bilgileri ifşa etmeden koordinasyon sağlayacak kadar bilgi paylaşın
Şirketler arası erişilebilirlik, aynı zamanda bir gizlilik sorununu da gündeme getiriyor.
Bir danışman, başka bir müşteri toplantısını açıklamadan saat 14:00’ün uygun olmadığını programa bildirmesi gerekebilir.
Uyumluluk açısından hassas sağlık ve havacılık sektörlerinde faaliyet gösteren bir CalendarBridge müşterisi bunu şu şekilde özetledi:
“Sadece benim meşgul mü yoksa boş mu olduğumu bilmeleri yeterli.”
Genellikle planlama sürecinde gereken tek şey budur.
CalendarBridge altta yatan toplantı ayrıntılarını kopyalamadan bu çakışmayı yansıtabilir. Amaç, şirketlerin takvimlerini birleştirmelerine veya ayrı tutmaları gereken bilgileri ifşa etmelerine gerek kalmadan, işi koordine etmeye yetecek kadar ortak bir uygunluk süresi sağlamaktır.
Bu durum, Microsoft 365 veya Google ortamları ayrı kalmasına rağmen çalışanların derhal birlikte çalışmaya başlaması gereken şirket satın almaları, entegrasyonlar ve diğer şirketler arası girişimlerde özellikle yararlı olabilir.
Programın, sistemleri bunu yapmaya başlamadan çok önce tek bir ekip olarak çalışması gerekebilir.
Proje Yöneticisi kararı belirledikten sonra koordinasyon sürecini otomatikleştirin
Doğru durum bilgisi, başarısız planlama denemelerinin sayısını azaltır, ancak koordinasyon işini ortadan kaldırmaz.
Beş kişinin hâlâ belirgin bir boşluğu olmayabilir, birisi reddedebilir ya d CalendarBridge ’ın göremeyeceği bir çıkar çatışması yaşayan dışarıdan bir katılımcı olabilir.
Proje Yöneticisi (PM), kimin kiminle görüşmesi gerektiğini, kararın ne zaman alınması gerektiğini ve olası önemli kısıtlamaları belirledikten sonra, CalendarBridge adresindeki AI Zamanlama Asistanı, rutin iletişim sürecinin büyük bir kısmını üstlenebilir.
Büyük programları yönettiğim yıllarda, bu tür koordinasyon işleri için sık sık “kedileri bir araya toplamak” ifadesini kullanırdım: yanıtları takip etmek, uygunluk durumunu yeniden kontrol etmek, alternatifler önermek ve sorun yeni bir gecikmeye yol açmadan önce doğru karar vericileri bir araya getirmeye çalışmak.
Bir istek şu şekilde olabilir:
Lütfen Çarşamba öğleden sonraya kadar bu başlıktaki herkesle 30 dakikalık bir toplantı ayarlayın. Salı sabahını kaçının.
Kullanma yetkisi verilen takvimler için, asistan bilinen uygunluk durumlarını temel alarak çalışabilir, zaman önerilerinde bulunabilir, katılımcılarla iletişim kurabilir, takip edebilir, planlarda değişiklik olduğunda ayarlamalar yapabilir ve grup mutabık kaldığında daveti gönderebilir.
Dışarıdan katılan bir kişinin takvimi bağlanmamışsa, asistan bu takvime aniden erişim hakkı kazanmaz. Bunun yerine, o kişiyle e-posta yoluyla koordinasyon sağlayabilir.
Bu sınır önemlidir. Teknoloji, kurumsal kontrolleri atlamadan, gerçekleştirmeye yetkili olduğu koordinasyonu yerine getirebilir.
Bunun en büyük avantajı, program yöneticisinin artık her zamanlama görüşmesine dahil olmak zorunda kalmamasıdır.
Oyun kurucunun dikkatini, yapay zekanın almaması gereken kararlara odaklamasını sağlayın
Yapay zekaya devretmenin açık bir sınırı vardır.
CalendarBridge Çarşamba gününden önce uygun bir zaman aralığı bulunmadığını tespit edebilir. Bir yönetici destekçisinin müşteri toplantısının, programın üst yönetime iletilmesinden daha az önemli olduğuna karar vermemelidir.
İşte tam da bu noktada program yöneticisi — diğer adıyla “oyun kurucu” — katma değer sağlar.
Başbakan yedek planı mı uygulamalı? Başka bir randevuyu ertelemeli mi? Katılımcı listesini daraltmalı mı? Konuyu üst mertebeye taşımalı mı? Bu kararlar, bağlam bilgisi, yetki ve sağduyu gerektirir.
CalendarBridge ’da net tutmaya çalıştığımız bir ilke şudur: Otomasyon, koordinasyon işlerini ortadan kaldırmalı; önceliklendirme sürecinde artık insana ihtiyaç kalmadığını iddia etmemelidir.
Zamanlama sorunları, daha büyük bir program sorununa işaret edebilir
Takvimler üzerinde bu kadar yakından çalışmak, PMO’ların dikkat etmesi gerektiğini düşündüğümüz bir hususu daha da netleştirdi: Koordinasyon sorunları, durum raporlarında net bir şekilde ortaya çıkmadan önce takvimlerde fark edilebilir hale gelebilir.
Aynı yöneticinin, hızlı bir şekilde sonuçlandırılması mümkün olmayan kararlarda defalarca yer aldığını varsayalım. Her gecikmenin makul bir açıklaması olabilir. Yönetici Salı günü seyahatteydi. Çarşamba günü programı doluydu. Cuma günü ise bir sonraki müsait zamandı.
Ancak aynı kişi on farklı kararı erteliyorsa, programda aslında bir zamanlama sorunu olmayabilir. Karar verme yetkisi tek bir kişide aşırı derecede yoğunlaşmış olabilir.
Aynı model, Güvenlik, Hukuk, Finans, Mimari veya başka bir ortak işlev alanında da görülebilir.
CalendarBridge Yönetim kapasitesini daha fazla artıramaz ve zamanlama otomasyonu, yönetişimdeki bir darboğazı ortadan kaldıramaz. Ancak, zaman açısından kritik kararlar için aynı paydaşları bir araya getirmekte tekrarlanan zorluklar, yararlı bir operasyonel kanıttır.
PMO, kararları devrederek, onay eşikleri belirleyerek, yedekler atayarak veya özel karar süreleri ayırarak bu duruma yanıt verebilir.
Bazen takvim çakışmaları, programın tasarımının kendisiyle ilgili bir şeyler ortaya koyar.
Kararların bekleme süresini ölçün
Bu da, PMO’ların dikkate alması gerektiğini düşündüğüm son bir uygulamaya götürüyor: Bir sorunu çözmek için harcanan zamanı, çözüme göre harekete geçmek için harcanan zamandan ayırmak.
İki kararın da yedi gündür görüşülmekte olduğunu düşünün. Birinin analiz edilmesi altı gün sürdü. Diğerinde ise ikinci gün öneri hazırlandı ve ardından doğru kişilerin bir araya gelmesini beklemek için beş gün harcandı.
Bunlar birbirinden çok farklı program sorunlarıdır.
İkincisi için, kullanışlı ölçü şudur:
Karar hazır → karar verildi
Aynı paydaşların kararlarını defalarca bekleyen durumlara, öngörülen zaman diliminde tamamlanamayan acil toplantılara ve planlanması için birkaç deneme gerektiren şirketler arası toplantılara dikkat edin.
Bunun, bir başka karmaşık kontrol paneli haline gelmesine gerek yok.
Buradaki amaç, daha hızlı yürütmenin zaman tasarrufu sağlaması beklenen alanlarda koordinasyonun ne kadar zaman harcadığını tespit etmektir.
Karar alma sürecinin işin hızına ayak uydurmasını sağlayın
Yapay zeka, ekiplerin analiz, oluşturma ve uygulama süreçleri için harcadıkları süreyi kısaltıyor. Bireysel çalışmaların hızlanması, programların otomatik olarak daha hızlı ortaya çıkması anlamına gelmez. Hâlâ birinin iş akışlarını birbirine bağlaması, doğru kişileri bir araya getirmesi ve kararların alınmasını sağlaması gerekiyor.
CalendarBridge ’daki bakış açımız belirli bir noktadan kaynaklanıyor: Takvimler, insanların gerçek taahhütlerinin, kuruluşların işlerin nasıl yürütülmesini bekledikleriyle kesiştiği yerdir.
Bir program planı, ne olması gerektiğini gösterir. Takvim ise, bunun gerçekleşmesi için gerekli olan kişilerin bunu gerçekten yapabilecek kapasiteye sahip olup olmadığını genellikle ortaya çıkarır.
Program yöneticileri, karar yollarını önceden belirleyerek, şirketler arası erişilebilirliği daha güvenilir hale getirerek ve rutin koordinasyon görevlerini yapay zekaya devrederek, öncelikler ve istisnalar konusunda ise insan muhakemesini koruyarak bu sürtüşmeyi azaltabilirler.
CalendarBridge Programın kararlarını o vermez. Bu, alınmaya hazır bir karar ile bu kararı vermesi gereken kişiler arasındaki mesafeyi kısaltmaya yardımcı olur.
Yapay zeka işleri hızlandırdıkça, bir sonraki zorluk karar alma sürecinin bu hızı yakalayabilmesini sağlamaktır.
