सारांश
प्रोग्राम मैनेजर, "हमें एक निर्णय की आवश्यकता है" और "इसे लेने के लिए सही लोग एक साथ हैं" के बीच के समय को कम करके, विभिन्न विभागों के बीच होने वाले निर्णयों में शेड्यूलिंग की देरी को कम करते हैं।
टीमें पहले की तुलना में अधिक तेज़ी से जानकारी का विश्लेषण कर सकती हैं, सिफारिशें तैयार कर सकती हैं, अपेक्षित परिणाम दे सकती हैं और तकनीकी प्रश्नों का समाधान कर सकती हैं। लेकिन सुरक्षा, वित्त, कानूनी, आईटी, विक्रेता और किसी कार्यकारी अधिकारी से जुड़े किसी भी निर्णय में अभी भी सभी के व्यस्त समय के अनुसार ही निर्णय लेने की प्रक्रिया चल सकती है।
जैसे-जैसे क्रियान्वयन की गति बढ़ती है, समन्वय एक नई बाधा बन सकता है।
मैंने परामर्श के क्षेत्र में लगभग 30 वर्ष बिताए हैं, जिसमें बड़े परिवर्तन कार्यक्रमों पर काम करना और उनका नेतृत्व करना शामिल है, जहाँ कार्यप्रवाहों, अधिकारियों, ग्राहकों, विक्रेताओं और निर्णयकर्ताओं के बीच समन्वय करना कार्य का हिस्सा था। अपने करियर के आरंभ में, मैंने एक ERP रिलीज़ मैनेजर के रूप में काम किया, इसलिए मुझे प्रत्यक्ष अनुभव है कि जब कोई समस्या निर्णय के लिए तैयार हो, लेकिन सही लोगों को जुटाना मुश्किल हो, तो क्या होता है।
आज मैं CalendarBridge सलाह देता हूं, जहां हम इस समस्या पर एक अलग दृष्टिकोण से काम करते हैं। CalendarBridge यह लोगों और संगठनों को कैलेंडर, खातों और कंपनियों के बीच समन्वय स्थापित करने में मदद करता है, और मुझे नियमित रूप से ग्राहकों और संभावित ग्राहकों से उसी तरह की समस्याओं के बारे में सुनने को मिलता है जो मैंने बड़े कार्यक्रमों में देखी थीं।
एक कारण CalendarBridge यहां एक उपयोगी दृष्टिकोण यह है कि कैलेंडर वहीं स्थित होते हैं जहां कार्यक्रम योजनाएं वास्तविक प्रतिबद्धताओं से मिलती हैं । एक शासन मॉडल आपको बता सकता है कि निर्णय किसे लेना है। कैलेंडर आपको बताते हैं कि क्या वे लोग वास्तव में मिलकर निर्णय ले सकते हैं।
कार्यक्रम प्रबंधकों के लिए अवसर यह है कि वे प्रत्येक बैठक को एक नए शेड्यूलिंग अभ्यास के रूप में मानने के बजाय महत्वपूर्ण निर्णयों के आसपास समन्वय को फिर से डिजाइन करें।
समन्वय महत्वपूर्ण मार्ग का हिस्सा बन सकता है।
मान लीजिए कि एक परिवर्तन टीम को सोमवार को एक सुरक्षा समस्या का पता चलता है। मंगलवार तक, तकनीकी टीम और विक्रेता समस्या को समझ लेते हैं और एक सुझाव पर सहमत हो जाते हैं। कानूनी टीम को भी इसमें अपनी राय देनी होगी, और एक कार्यकारी प्रायोजक को बदलाव को मंजूरी देनी होगी। सभी के लिए उपलब्ध पहली बैठक शुक्रवार को है।
विश्लेषण में एक दिन लगा। निर्णय की प्रतीक्षा में तीन दिन और लग गए। जैसे-जैसे एआई समस्या का विश्लेषण करने और अनुशंसा विकसित करने में लगने वाले समय को कम करता जा रहा है, उन तीन दिनों को नजरअंदाज करना मुश्किल होता जा रहा है।
किसी बड़े कार्यक्रम में, समय-सीमा का पालन करना हमेशा केवल प्रशासनिक बोझ नहीं होता। यह महत्वपूर्ण कार्यों का एक अभिन्न अंग बन सकता है।
समस्या को समझने और हल करने के लिए आवश्यक समय और आवश्यक अधिकार और विशेषज्ञता रखने वाले लोगों द्वारा उत्तर पर कार्रवाई करने की प्रतीक्षा में व्यतीत समय के बीच महत्वपूर्ण अंतर है।
बार-बार होने वाले निर्णयों के लिए मार्ग को पहले से ही निर्धारित कर लें।
समस्या उत्पन्न होने से पहले प्रोग्राम मैनेजर उस देरी को कुछ हद तक कम कर सकते हैं।
अधिकांश कार्यक्रम संचालन समितियों के लिए पहले से ही ऐसा करते हैं। सदस्यों, अधिकार और कार्य-प्रक्रिया की समय-सीमा पहले से ही ज्ञात होती है। यही सोच अप्रत्याशित रूप से सामने आने वाले निर्णयों पर भी लागू की जा सकती है।
उदाहरण के लिए, किसी गंभीर सुरक्षा समस्या के लिए, निम्नलिखित को परिभाषित करें:
- किन भूमिकाओं में भाग लेना आवश्यक है
- निर्णय लेने का अधिकार किसके पास है?
- कौन वैकल्पिक प्रतिनिधि के रूप में कार्य कर सकता है?
- समूह को कितनी जल्दी मिलने की आवश्यकता है
इस सप्ताह के लक्ष्य को प्रभावित करने वाली निर्भरता को अगले महीने के काम को प्रभावित करने वाले डिज़ाइन संबंधी प्रश्न के समान मार्ग पर नहीं चलना चाहिए। इसका अर्थ यह नहीं है कि नियमित बैठकों की संख्या बढ़ाई जाए। मेरे अनुभव में, बड़े कार्यक्रमों में पहले से ही पर्याप्त बैठकें होती हैं।
नियमित परिवर्तन-टीम बैठकों के लिए, पीएमओ पहले से ही समय-सारणी निर्धारित कर सकता है। तत्काल निर्णयों के लिए भी इसी तरह की त्वरित प्रक्रिया की आवश्यकता होती है, लेकिन हर संभावित मुद्दे को एक और नियमित बैठक में बदले बिना।
बेहतर तरीका यह है कि जब कोई वास्तविक निर्णय लेने की स्थिति आए, तो सही लोगों को एक साथ लाने के लिए एक त्वरित मार्ग बनाया जाए।
आधुनिक कार्यक्रम प्रशासन को न केवल यह तय करना चाहिए कि निर्णय कौन लेगा , बल्कि यह भी कि कार्यक्रम कितनी जल्दी उन लोगों को निर्णय लेने की स्थिति में ला सकता है ।
विभिन्न कंपनियों के बीच चलने वाले कार्यक्रमों के कारण उपलब्धता पर भरोसा करना कठिन हो जाता है।
यहीं पर कोई ऐसी चीज जो प्रोग्राम चार्ट पर सरल दिखती है, व्यवहार में कहीं अधिक जटिल हो जाती है।
किसी बड़े बदलाव में क्लाइंट की व्यावसायिक और आईटी टीमें, सिस्टम इंटीग्रेटर, साइबर सुरक्षा फर्म, क्लाउड प्रदाता, डेटा पार्टनर, विशेषज्ञ सलाहकार और सॉफ्टवेयर विक्रेता शामिल हो सकते हैं। यह कंपनियों और संक्षिप्त नामों का एक जटिल जाल बन सकता है।
फिर भी, किसी एक परिवर्तन संबंधी समस्या के लिए उन चार या पांच संगठनों के लोगों को एक ही निर्णय बैठक में शामिल होने की आवश्यकता हो सकती है ।
सभी लोग एक ही कार्यक्रम के लक्ष्य की दिशा में काम कर रहे हैं। उनके कैलेंडर पूरी तरह से अलग-अलग Microsoft 365 या Google वातावरण में हो सकते हैं।
ऐसा हो सकता है कि दोपहर 2:00 बजे किसी व्यक्ति का समय प्रधानमंत्री के कैलेंडर में खाली दिखे, जबकि किसी अन्य कार्यालय या क्लाइंट के कैलेंडर में पहले से ही मीटिंग तय हो। प्रस्तावित पहला समय विफल हो जाता है। ईमेल का एक और दौर शुरू होता है। निर्णय और भी आगे टलता चला जाता है।
यह एक महत्वपूर्ण सबक है जो हमने सीखा है। CalendarBridge उपलब्धता तभी उपयोगी होती है जब वह व्यक्ति की वास्तविक प्रतिबद्धताओं को दर्शाती हो ।
एक CalendarBridge ग्राहक तीन अलग-अलग व्यवसायों में काम करता है। उनके कैलेंडर आपस में जुड़ने से पहले, अलग-अलग कंपनियों के सहायकों को यह समझने के लिए आपस में समन्वय करना पड़ता था कि वह वास्तव में कब खाली हैं। एक बार जब उनकी व्यस्तताएँ उन कैलेंडरों में दिखने लगीं, तो प्रत्येक सहायक को अधिक विस्तृत जानकारी के आधार पर अपना समय निर्धारित करने में आसानी हुई।
CalendarBridge यह सुविधा स्वीकृत कैलेंडरों को सिंक्रनाइज़ रखकर इस समस्या का समाधान करती है। यदि किसी एक कैलेंडर पर मीटिंग के कारण कोई व्यक्ति कहीं और अनुपलब्ध हो जाता है, तो वह समय दूसरे कैलेंडर पर भी व्यस्त दिखाई देगा। शेड्यूलर आउटलुक या गूगल में काम करता है। किसी नए कैलेंडर की जाँच करने की आवश्यकता नहीं है।
महत्वपूर्ण बदलाव यह है कि एक बुनियादी सवाल का अधिक सटीक जवाब मिल रहा है:
ये लोग असल में कब मिल सकते हैं?
निजी जानकारी उजागर किए बिना समन्वय के लिए पर्याप्त उपलब्धता साझा करें।
विभिन्न कंपनियों में इसकी उपलब्धता से गोपनीयता का प्रश्न भी उठता है।
किसी सलाहकार को यह जानने के लिए प्रोग्राम की आवश्यकता हो सकती है कि 2:00 बजे का समय उपलब्ध नहीं है, लेकिन ऐसा करते समय किसी अन्य ग्राहक के साथ बैठक का खुलासा नहीं होना चाहिए।
एक CalendarBridge अनुपालन-संवेदनशील स्वास्थ्य सेवा और विमानन क्षेत्रों में काम करने वाले ग्राहक ने इसे सरल शब्दों में कहा:
उन्हें बस इतना पता होना चाहिए कि मैं व्यस्त हूं या खाली हूं।
अक्सर शेड्यूलिंग प्रक्रिया के लिए बस इतना ही काफी होता है।
CalendarBridge यह मूल बैठक विवरणों की प्रतिलिपि बनाए बिना विवाद को प्रतिबिंबित कर सकता है। लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि कंपनियों को कैलेंडर मर्ज करने या उन जानकारियों को उजागर करने की आवश्यकता के बिना, जिन्हें उन्हें अलग रखना चाहिए, कार्य समन्वय के लिए पर्याप्त साझा उपलब्धता हो।
यह अधिग्रहण, एकीकरण और अन्य अंतर-कंपनी पहलों में विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है, जहां लोगों को तुरंत एक साथ काम करना शुरू करने की आवश्यकता होती है, भले ही उनके माइक्रोसॉफ्ट 365 या गूगल वातावरण अलग-अलग रहें।
कार्यक्रम को अपनी प्रणालियों के काम करने से बहुत पहले ही एक टीम के रूप में काम करने की आवश्यकता हो सकती है।
प्रधानमंत्री द्वारा निर्णय लेने के बाद समन्वय प्रक्रिया को स्वचालित करें।
सटीक उपलब्धता से असफल शेड्यूलिंग प्रयासों की संख्या कम हो जाती है, लेकिन इससे समन्वय का काम खत्म नहीं होता है।
पांच लोगों के लिए भी शायद कोई स्पष्ट अवसर न मिले, कोई व्यक्ति मना कर दे, या किसी बाहरी प्रतिभागी को कोई समस्या हो। CalendarBridge नहीं देख सकते हैं।
एक बार जब प्रधानमंत्री यह तय कर लेते हैं कि किससे मिलना है, निर्णय कब लेना है और कोई महत्वपूर्ण बाधाएं क्या हैं, तो CalendarBridge एआई शेड्यूलिंग असिस्टेंट नियमित रूप से होने वाली अधिकांश बातचीत को संभाल सकता है।
बड़े कार्यक्रमों के प्रबंधन के अपने वर्षों के दौरान, मैंने इस तरह के समन्वय कार्य के लिए अक्सर "बिल्लियों को इकट्ठा करने" मुहावरे का इस्तेमाल किया: प्रतिक्रियाओं का पीछा करना, उपलब्धता की दोबारा जांच करना, विकल्प प्रस्तावित करना और समस्या के कारण एक और देरी होने से पहले सही निर्णय लेने वालों को इकट्ठा करने की कोशिश करना।
अनुरोध इस प्रकार हो सकता है :
कृपया बुधवार दोपहर तक इस थ्रेड पर मौजूद सभी लोगों के साथ 30 मिनट की बैठक का आयोजन करें। मंगलवार सुबह बैठक करने से बचें।
जिन कैलेंडरों का उपयोग करने के लिए सहायक अधिकृत है, उन पर वह अपनी ज्ञात उपलब्धता के आधार पर काम कर सकता है, समय प्रस्तावित कर सकता है, प्रतिभागियों के साथ संवाद कर सकता है, अनुवर्ती कार्रवाई कर सकता है, योजनाओं में बदलाव होने पर समायोजन कर सकता है और समूह की सहमति मिलने पर निमंत्रण भेज सकता है।
यदि किसी बाहरी प्रतिभागी का कैलेंडर कनेक्टेड नहीं है, तो असिस्टेंट को अचानक उस तक पहुंच प्राप्त नहीं हो जाती। इसके बजाय, वह उस व्यक्ति से ईमेल के माध्यम से समन्वय कर सकता है।
वह सीमा महत्वपूर्ण है। प्रौद्योगिकी संगठनात्मक नियंत्रणों को दरकिनार किए बिना उस समन्वय को अंजाम दे सकती है जिसके लिए उसे अधिकृत किया गया है।
इसका सबसे बड़ा फायदा यह है कि प्रोग्राम मैनेजर को अब हर शेड्यूलिंग संबंधी बातचीत में शामिल रहने की जरूरत नहीं होगी।
क्वार्टरबैक का ध्यान उन फैसलों पर केंद्रित रखें जो एआई को नहीं लेने चाहिए।
कृत्रिम बुद्धिमत्ता को सौंपने की एक स्पष्ट सीमा है।
CalendarBridge यह निर्धारित किया जा सकता है कि बुधवार से पहले कोई आम सहमति नहीं बन सकती। इसे यह निर्णय नहीं लेना चाहिए कि कार्यकारी प्रायोजक की ग्राहक बैठक कार्यक्रम के विस्तार से कम महत्वपूर्ण है।
यहीं पर प्रोग्राम मैनेजर - यानी क्वार्टरबैक - अपना महत्व जोड़ता है।
क्या प्रधानमंत्री को वैकल्पिक व्यवस्था का उपयोग करना चाहिए? किसी अन्य प्रतिबद्धता को स्थगित करना चाहिए? उपस्थित लोगों की सूची कम करनी चाहिए? मामले को आगे बढ़ाना चाहिए? इन निर्णयों के लिए संदर्भ, अधिकार और विवेक की आवश्यकता होती है।
एक सिद्धांत जिसे हम स्पष्ट रखने का प्रयास करते हैं CalendarBridge इसका मतलब यह है कि स्वचालन से समन्वय का काम खत्म हो जाना चाहिए, न कि यह दिखावा करना चाहिए कि प्राथमिकता निर्धारण के लिए अब किसी मानव की आवश्यकता नहीं है।
कार्यक्रम निर्धारण में आने वाली बाधाएं किसी बड़ी कार्यक्रम संबंधी समस्या को उजागर कर सकती हैं।
कैलेंडर के इतने करीब रहकर काम करने से एक बात और पुख्ता हो गई है जिस पर हमें लगता है कि पीएमओ को ध्यान देना चाहिए: समन्वय संबंधी समस्याएं स्टेटस रिपोर्ट में स्पष्ट रूप से दिखाई देने से पहले ही कैलेंडर में दिखाई देने लगती हैं ।
मान लीजिए कि एक ही अधिकारी बार-बार ऐसे निर्णयों में शामिल होता है जो तुरंत नहीं लिए जा सकते। प्रत्येक देरी का कोई उचित कारण हो सकता है। अधिकारी मंगलवार को यात्रा पर था। बुधवार को सभी सीटें भरी हुई थीं। शुक्रवार को अगली रिक्ति थी।
लेकिन अगर एक ही व्यक्ति दस अलग-अलग फैसलों में देरी कर रहा है, तो हो सकता है कि कार्यक्रम में वास्तव में समय-निर्धारण की समस्या न हो। बल्कि हो सकता है कि निर्णय लेने का बहुत अधिक अधिकार एक ही व्यक्ति के पास केंद्रित हो।
सुरक्षा, कानूनी, वित्त, वास्तुकला या किसी अन्य साझा कार्य के संदर्भ में भी यही पैटर्न दिखाई दे सकता है।
CalendarBridge इससे कार्यकारी क्षमता में वृद्धि नहीं हो सकती, और समय-निर्धारण स्वचालन से शासन संबंधी बाधाओं का समाधान नहीं हो सकता। लेकिन समयबद्ध निर्णयों के लिए एक ही हितधारक को एकत्रित करने में बार-बार आने वाली कठिनाई उपयोगी परिचालन प्रमाण है।
पीएमओ निर्णयों को सौंपकर, अनुमोदन सीमा निर्धारित करके, वैकल्पिक प्रतिनिधियों को नामित करके या समर्पित निर्णय समयावधि आरक्षित करके जवाब दे सकता है।
कभी-कभी कैलेंडर संबंधी समस्या आपको प्रोग्राम के डिजाइन के बारे में ही कुछ बता रही होती है।
निर्णयों के प्रतीक्षा में लगने वाले समय को मापें।
इससे एक अंतिम अभ्यास की ओर इशारा मिलता है जिस पर मुझे लगता है कि पीएमओ को विचार करना चाहिए: किसी समस्या को हल करने में लगने वाले समय और उत्तर पर कार्रवाई करने के लिए प्रतीक्षा करने में लगने वाले समय के बीच अंतर करना।
मान लीजिए कि दो निर्णय सात दिनों से लंबित हैं। एक निर्णय के विश्लेषण में छह दिन लगे। दूसरे निर्णय के लिए दूसरे ही दिन सिफारिश तैयार हो गई और फिर सही लोगों की बैठक का इंतजार करते हुए पांच दिन बीत गए।
ये प्रोग्रामिंग से जुड़ी बिल्कुल अलग-अलग समस्याएं हैं।
दूसरे के लिए, उपयोगी माप यह है:
निर्णय लेने के लिए तैयार → निर्णय ले लिया गया
ऐसे फैसलों पर ध्यान दें जो बार-बार उन्हीं हितधारकों के इंतजार में होते हैं, जरूरी सत्र जो अपने निर्धारित समय सीमा से चूक जाते हैं, और कंपनी के भीतर होने वाली बैठकें जिन्हें निर्धारित करने के लिए कई प्रयास करने पड़ते हैं।
इसे एक और जटिल डैशबोर्ड बनने की आवश्यकता नहीं है।
इसका उद्देश्य उन क्षेत्रों की पहचान करना है जहां समन्वय में वह समय बर्बाद हो रहा है जिसे त्वरित क्रियान्वयन से बचाया जा सकता था।
निर्णय लेने की प्रक्रिया को कार्य के अनुरूप रखें।
कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) टीमों द्वारा विश्लेषण, निर्माण और कार्यान्वयन में लगने वाले समय को कम कर रही है। व्यक्तिगत कार्य में तेजी से वृद्धि होने से कार्यक्रम भी तेजी से तैयार नहीं होते। अभी भी किसी को कार्यप्रवाहों को आपस में जोड़ना, सही लोगों को एक साथ लाना और यह सुनिश्चित करना होता है कि निर्णय लिए जाएं।
हमारा दृष्टिकोण CalendarBridge यह एक विशिष्ट स्थान से आता है: कैलेंडर वह जगह है जहां लोगों की वास्तविक प्रतिबद्धताएं संगठनों द्वारा काम करने की अपेक्षा से टकराती हैं।
कार्यक्रम योजना आपको बताती है कि क्या होना चाहिए। कैलेंडर अक्सर यह बताता है कि इसे साकार करने के लिए आवश्यक लोगों में वास्तव में इसे करने की क्षमता है या नहीं।
प्रोग्राम मैनेजर निर्णय लेने के मार्गों को पहले से परिभाषित करके, कंपनियों के बीच उपलब्धता को अधिक विश्वसनीय बनाकर और प्राथमिकताओं और अपवादों के लिए मानवीय निर्णय को बनाए रखते हुए अधिक नियमित समन्वय को एआई को सौंपकर उस बाधा को कम कर सकते हैं।
CalendarBridge यह कार्यक्रम के निर्णय नहीं लेता है। यह तैयार निर्णय और निर्णय लेने वाले लोगों के बीच की दूरी को कम करने में मदद करता है।
जैसे-जैसे एआई काम को तेज बनाता है, अगली चुनौती यह सुनिश्चित करना है कि निर्णय लेने की प्रक्रिया भी इसके साथ तालमेल बिठा सके ।
क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है
