Resumo
Os gerentes de programa reduzem os atrasos no cronograma decorrentes de decisões multifuncionais, diminuindo o tempo entre o momento em que “precisamos de uma decisão” e aquele em que “as pessoas certas estão reunidas para tomá-la”.
As equipes podem analisar informações, elaborar recomendações, produzir resultados e resolver questões técnicas mais rapidamente do que antes. No entanto, uma decisão que envolva as áreas de Segurança, Finanças, Jurídica, TI, um fornecedor e um executivo ainda pode avançar na velocidade determinada pelas agendas de todos.
À medida que a execução fica mais rápida, a coordenação pode se tornar o novo gargalo.
Passei cerca de 30 anos na área de consultoria, incluindo o trabalho em grandes programas de transformação e a liderança desses programas, nos quais a coordenação de fluxos de trabalho, executivos, clientes, fornecedores e tomadores de decisão fazia parte das minhas funções. No início da minha carreira, trabalhei como gerente de lançamento de ERP, por isso experimentei em primeira mão o que acontece quando uma questão está pronta para uma decisão, mas é difícil reunir as pessoas certas.
Hoje, dou consultoria CalendarBridge, onde trabalhamos nesse problema sob outro ângulo. O CalendarBridge ajuda pessoas e organizações a se coordenarem entre calendários, contas e empresas, e recebo regularmente comentários de clientes e potenciais clientes que enfrentam o mesmo atrito que observei em grandes programas.
Uma das razões pelas quais o site CalendarBridge oferece uma perspectiva útil nesse contexto é que os calendários representam o ponto de encontro entre os planos do programa e os compromissos efetivos. Um modelo de governança pode indicar quem precisa tomar a decisão. Os calendários, por sua vez, mostram se essas pessoas podem realmente se reunir para tomá-la.
Para os gerentes de programa, a oportunidade consiste em repensar a coordenação em torno de decisões importantes, em vez de tratar cada reunião como um novo exercício de agendamento.
A coordenação pode passar a fazer parte do caminho crítico
Imagine uma equipe de transformação que descobre um problema de segurança na segunda-feira. Na terça-feira, a equipe técnica e o fornecedor já compreendem o problema e chegam a um acordo sobre uma recomendação. O departamento jurídico precisa se pronunciar, e um patrocinador executivo deve aprovar a mudança. A primeira reunião que todos conseguem marcar é na sexta-feira.
A análise levou um dia. A espera pela decisão levou mais três dias. À medida que a IA reduz o tempo necessário para analisar a questão e elaborar a recomendação, esses três dias se tornam mais difíceis de ignorar.
Em um programa de grande porte, o cumprimento do cronograma nem sempre se resume a uma mera carga administrativa. Ele pode se tornar parte do caminho crítico.
A distinção útil é entre o tempo necessário para compreender e resolver um problema e o tempo gasto esperando que as pessoas com a autoridade e o conhecimento necessários tomem as medidas necessárias com base na resposta.
Prepare o caminho para decisões que ocorrem repetidamente
Os gerentes de programa podem reduzir parte desse atraso antes que um problema ocorra.
A maioria dos programas já faz isso no caso dos comitês de coordenação. Os membros, a competência e a periodicidade são definidos com antecedência. O mesmo raciocínio pode ser aplicado às decisões que surgem de forma inesperada.
Para um problema grave de segurança, por exemplo, defina:
- Quais funções precisam participar?
- Quem tem autoridade para tomar decisões
- Quem pode atuar como suplente
- Com que frequência o grupo precisa se reunir
Uma dependência que ameace o marco desta semana não deve seguir o mesmo caminho que uma questão de projeto que afete o trabalho do próximo mês. Isso não significa adicionar mais reuniões regulares. Pela minha experiência, programas de grande porte já têm muitas delas.
Para reuniões recorrentes da equipe de transformação, o PMO pode definir antecipadamente o cronograma. Decisões urgentes exigem um processo ágil semelhante, mas sem transformar cada questão possível em mais uma reunião fixa.
A melhor abordagem é criar um caminho ágil para reunir as pessoas certas quando surgir uma decisão concreta.
A governança moderna de programas deve responder não apenas à questão de quem decide, mas também com que rapidez o programa consegue colocar essas pessoas em posição de tomar decisões.
Os programas que envolvem várias empresas tornam mais difícil confiar na disponibilidade
É aí que algo que parece simples em um diagrama de programa se torna muito mais complicado na prática.
Uma grande transformação pode envolver as equipes de negócios e de TI do cliente, um integrador de sistemas, uma empresa de segurança cibernética, um provedor de nuvem, um parceiro de dados, consultores especializados e fornecedores de software. Isso pode se transformar rapidamente em uma verdadeira “sopa de letras” de empresas e siglas.
No entanto, um problema relacionado à transição pode exigir a presença de representantes de quatro ou cinco dessas organizações na mesma reunião de tomada de decisão.
Todos estão trabalhando para alcançar o mesmo resultado do programa. Suas agendas podem estar em ambientes do Microsoft 365 ou do Google totalmente distintos.
Pode acontecer de alguém aparecer como disponível às 14h no calendário que o gerente de projetos pode ver, enquanto outro calendário de trabalho ou de cliente já contém uma reunião. A primeira proposta de horário não dá certo. Começa mais uma rodada de e-mails. A decisão fica cada vez mais distante.
Essa é uma lição importante que aprendemos no site CalendarBridge: a disponibilidade só é útil se refletir os compromissos reais da pessoa.
Um cliente do CalendarBridge atua em três empresas. Antes de seus calendários serem sincronizados, os assistentes das diferentes empresas precisavam se coordenar entre si apenas para saber quando ele estava realmente disponível. Depois que seus compromissos passaram a aparecer em todos esses calendários, cada assistente pôde agendar compromissos com base em uma visão mais completa da situação.
CalendarBridge resolve esse problema mantendo os calendários aprovados sincronizados. Se uma reunião em um calendário tornar alguém indisponível em outro, esse horário também poderá aparecer como ocupado no outro calendário. O agendador continua funcionando no Outlook ou no Google. Não há nenhum novo calendário para verificar.
A mudança importante é obter uma resposta mais precisa para uma pergunta básica:
Quando essas pessoas vão conseguir se encontrar de fato?
Compartilhe informações suficientes sobre sua disponibilidade para facilitar a coordenação, sem revelar detalhes particulares
A disponibilidade entre empresas também levanta uma questão de privacidade.
Um consultor pode precisar que o programa saiba que às 14h não há disponibilidade, sem revelar que há uma reunião com outro cliente.
Um cliente da CalendarBridge , que atua em setores como o da saúde e da aviação — onde a conformidade é fundamental —, resumiu da seguinte forma:
“Eles só precisam saber se estou ocupado ou livre.”
Muitas vezes, isso é tudo o que o processo de programação precisa.
CalendarBridge pode refletir o conflito sem copiar os detalhes da reunião em questão. O objetivo é garantir disponibilidade compartilhada suficiente para coordenar o trabalho, sem exigir que as empresas unam suas agendas ou divulguem informações que devam manter separadas.
Isso pode ser especialmente útil em aquisições, integrações e outras iniciativas entre empresas, nas quais as pessoas precisam começar a trabalhar juntas imediatamente, mesmo que seus ambientes do Microsoft 365 ou do Google permaneçam separados.
Pode ser necessário que o programa funcione como uma equipe muito antes de seus sistemas começarem a funcionar.
Automatizar a coordenação após o gerente de projetos definir a decisão
A disponibilidade precisa reduz o número de tentativas de agendamento malsucedidas, mas não elimina o trabalho de coordenação.
Pode ser que cinco pessoas ainda não tenham uma vaga disponível, que alguém recuse a oferta ou que um participante externo tenha um conflito que o site CalendarBridge não consiga identificar.
Depois que o gerente de projetos decidir quem precisa se reunir, quando a decisão deve ser tomada e quaisquer restrições importantes, o Assistente de Agendamento com IA do CalendarBridge pode cuidar de grande parte das trocas de mensagens rotineiras.
Durante os anos em que gerenciei grandes programas, costumava usar a expressão “pastorear gatos” para me referir a esse tipo de trabalho de coordenação: correr atrás de respostas, verificar novamente a disponibilidade, propor alternativas e tentar reunir os tomadores de decisão certos antes que a questão causasse mais um atraso.
Uma solicitação poderia ser:
Por favor, marque uma reunião de 30 minutos com todos os participantes desta discussão até a tarde de quarta-feira. Evite a manhã de terça-feira.
No que diz respeito aos calendários autorizados para uso, o assistente pode trabalhar com base na disponibilidade conhecida, propor horários, comunicar-se com os participantes, acompanhar o andamento, ajustar quando houver mudanças nos planos e enviar o convite assim que o grupo chegar a um acordo.
Se a agenda de um participante externo não estiver conectada, o assistente não passa a ter acesso a ela de repente. Em vez disso, ele pode se coordenar com essa pessoa por e-mail.
Esse limite é importante. A tecnologia pode realizar a coordenação para a qual foi autorizada, sem contornar os controles organizacionais.
A principal vantagem é que o gerente do programa não precisa mais se envolver em todas as trocas relacionadas ao cronograma.
Mantenha o quarterback focado nas decisões que a IA não deve tomar
A transferência para a IA tem um limite claro.
CalendarBridge pode concluir que não há uma janela de oportunidade antes de quarta-feira. Não deve considerar que a reunião de um patrocinador executivo com o cliente seja menos importante do que a escalação do programa.
É aí que o gerente de programa — também conhecido como “quarterback” — agrega valor.
O primeiro-ministro deveria recorrer ao substituto? Adiar outro compromisso? Reduzir a lista de participantes? Encaminhar a questão para uma instância superior? Essas decisões exigem contexto, autoridade e discernimento.
Um princípio que procuramos manter claro no site CalendarBridge é que a automação deve eliminar o trabalho de coordenação, e não fingir que a definição de prioridades não requer mais a intervenção humana.
Conflitos de agendamento podem revelar um problema maior no programa
Trabalhar tão de perto com calendários reforçou algo que acreditamos que os PMOs devam levar em consideração: os problemas de coordenação podem se tornar visíveis nos calendários antes mesmo de aparecerem de forma clara em um relatório de status.
Suponha que o mesmo executivo apareça repetidamente em decisões que não podem ser tomadas rapidamente. Cada atraso pode ter uma explicação razoável. O executivo estava viajando na terça-feira. A agenda da quarta-feira estava lotada. A próxima disponibilidade era na sexta-feira.
Mas se essa mesma pessoa estiver adiando dez decisões diferentes, talvez o programa não tenha, na verdade, um problema de agendamento. Talvez haja um excesso de poder de decisão concentrado em uma única pessoa.
Esse mesmo padrão pode se repetir nas áreas de Segurança, Jurídica, Financeira, Arquitetura ou em outra função compartilhada.
CalendarBridge Não é possível aumentar a capacidade executiva, e a automação do agendamento não resolve um gargalo de governança. No entanto, a dificuldade recorrente em reunir as mesmas partes interessadas para decisões urgentes constitui uma evidência operacional útil.
O PMO pode agir delegando decisões, estabelecendo limites de aprovação, indicando substitutos ou reservando prazos específicos para a tomada de decisões.
Às vezes, os conflitos de agenda revelam algo sobre o próprio planejamento do programa.
Meça o tempo que as decisões ficam em espera
Isso nos leva a uma prática final que, na minha opinião, os PMOs deveriam levar em consideração: distinguir o tempo gasto na resolução de um problema do tempo gasto esperando para colocar a solução em prática.
Imagine que duas decisões estejam em aberto há sete dias. Uma delas exigiu seis dias de análise. A outra já tinha uma recomendação pronta no segundo dia e, depois, levou cinco dias aguardando que as pessoas certas se reunissem.
Esses são problemas de programação bem diferentes.
No segundo caso, a medida útil é:
Decisão pronta → decisão tomada
Fique atento a decisões que ficam repetidamente dependentes das mesmas partes interessadas, sessões urgentes que não cumprem o prazo previsto e reuniões entre empresas que exigem várias tentativas para serem agendadas.
Não precisa se tornar mais um painel de controle complexo.
O objetivo é identificar em que pontos a coordenação está consumindo tempo que deveria ter sido economizado com uma execução mais rápida.
Fazer com que a tomada de decisões acompanhe o ritmo do trabalho
A IA está reduzindo o tempo que as equipes levam para analisar, criar e executar. Um trabalho individual mais rápido não resulta automaticamente em programas mais rápidos. Ainda é preciso que alguém conecte os fluxos de trabalho, reúna as pessoas certas e garanta que as decisões sejam tomadas.
Nossa perspectiva no site CalendarBridge tem origem em um ponto específico: os calendários são o ponto em que os compromissos reais das pessoas se chocam com a maneira como as organizações esperam que o trabalho seja realizado.
Um plano de programa indica o que deve acontecer. O cronograma geralmente revela se as pessoas necessárias para que isso aconteça realmente têm capacidade para fazê-lo.
Os gerentes de programa podem reduzir esse atrito definindo antecipadamente os caminhos de decisão, tornando a disponibilidade entre empresas mais confiável e delegando a coordenação mais rotineira à IA, ao mesmo tempo em que preservam o julgamento humano para prioridades e exceções.
CalendarBridge não toma as decisões do programa. Ele ajuda a reduzir a distância entre uma decisão que já está pronta e as pessoas que precisam tomá-la.
À medida que a IA agiliza o trabalho, o próximo desafio é garantir que a tomada de decisões consiga acompanhar esse ritmo.
Não é necessário cartão de crédito
