Podsumowanie
Kierownicy programów ograniczają opóźnienia w harmonogramie związane z decyzjami międzyfunkcyjnymi poprzez skrócenie czasu między momentem, w którym pojawia się potrzeba podjęcia decyzji, a momentem, w którym odpowiednie osoby zbierają się, by ją podjąć.
Zespoły mogą analizować informacje, opracowywać zalecenia, przygotowywać wyniki prac i rozwiązywać kwestie techniczne szybciej niż dotychczas. Jednak proces decyzyjny, w którym biorą udział działy ds. bezpieczeństwa, finansów, prawny, IT, dostawca oraz członek kierownictwa, nadal może przebiegać w tempie wyznaczonym przez harmonogramy wszystkich zaangażowanych osób.
W miarę przyspieszania wykonywania operacji koordynacja może stać się nowym wąskim gardłem.
Od około 30 lat zajmuję się doradztwem, w tym pracowałem nad dużymi programami transformacyjnymi i kierowałem nimi, a koordynacja poszczególnych obszarów działań, kadry kierowniczej, klientów, dostawców i decydentów stanowiła część moich obowiązków. Na początku mojej kariery pracowałem jako kierownik ds. wdrażania systemów ERP, więc z własnego doświadczenia wiem, jak to wygląda, gdy dana sprawa jest gotowa do podjęcia decyzji, ale trudno jest zebrać odpowiednie osoby.
Dzisiaj dzielę się wskazówkami CalendarBridge, gdzie zajmujemy się tym problemem z innej perspektywy. CalendarBridge pomaga osobom i organizacjom koordynować działania między kalendarzami, kontami i firmami, a regularnie słyszę od klientów i potencjalnych klientów o tych samych utrudnieniach, z jakimi spotkałem się podczas realizacji dużych projektów.
Jednym z powodów, dla których strona CalendarBridge przedstawia tu przydatną perspektywę, jest to, że kalendarze stanowią punkt styku planów programowych z rzeczywistymi zobowiązaniami. Model zarządzania może wskazywać, kto powinien podjąć decyzję. Kalendarze natomiast pokazują, czy osoby te mogą faktycznie spotkać się, aby ją podjąć.
Dla kierowników programów szansa polega na tym, by na nowo zaprojektować proces koordynacji w zakresie ważnych decyzji, zamiast traktować każde spotkanie jako kolejne ćwiczenie z planowania.
Koordynacja może stać się częścią ścieżki krytycznej
Wyobraźmy sobie zespół ds. transformacji, który w poniedziałek wykrywa lukę w zabezpieczeniach. Do wtorku zespół techniczny i dostawca analizują problem i uzgadniają zalecenia. Konieczna jest opinia działu prawnego, a zmianę musi zatwierdzić sponsor wykonawczy. Pierwsze spotkanie, na które wszyscy mogą się umówić, odbędzie się w piątek.
Analiza zajęła jeden dzień. Oczekiwanie na decyzję trwało kolejne trzy dni. Ponieważ sztuczna inteligencja skraca czas potrzebny na przeanalizowanie problemu i opracowanie zalecenia, te trzy dni stają się coraz trudniejsze do zignorowania.
W przypadku dużego programu śledzenie terminów nie zawsze sprowadza się wyłącznie do obciążenia administracyjnego. Może stać się częścią ścieżki krytycznej.
Warto rozróżnić czas potrzebny na zrozumienie i rozwiązanie problemu od czasu poświęconego na oczekiwanie, aż osoby posiadające niezbędne uprawnienia i wiedzę specjalistyczną podejmą działania zgodne z ustalonym rozwiązaniem.
Zaplanuj z wyprzedzeniem ścieżkę dla decyzji, które powtarzają się
Kierownicy programów mogą zniwelować część tego opóźnienia, zanim pojawi się problem.
Większość programów już tak postępuje w przypadku komitetów sterujących. Skład, uprawnienia i częstotliwość spotkań są znane z góry. To samo podejście można zastosować w przypadku decyzji, które pojawiają się nieoczekiwanie.
W przypadku poważnego problemu związanego z bezpieczeństwem należy na przykład zdefiniować:
- Które stanowiska powinny wziąć udział
- Kto ma uprawnienia decyzyjne
- Kto może pełnić funkcję zastępcy?
- Jak szybko grupa musi się spotkać
Zależność zagrażająca osiągnięciu kamienia milowego w tym tygodniu nie powinna być traktowana tak samo jak kwestia projektowa mająca wpływ na prace w przyszłym miesiącu. Nie oznacza to jednak wprowadzania kolejnych regularnych spotkań. Z mojego doświadczenia wynika, że w dużych programach jest ich już mnóstwo.
W przypadku cyklicznych spotkań zespołów ds. transformacji biuro PMO może z wyprzedzeniem ustalić harmonogram. Pilne decyzje wymagają podobnej, szybkiej ścieżki postępowania, ale bez przekształcania każdej możliwej kwestii w kolejne regularne spotkanie.
Lepszym rozwiązaniem jest stworzenie sprawnego mechanizmu umożliwiającego zebranie odpowiednich osób w momencie, gdy pojawi się konkretna decyzja.
Współczesne zarządzanie programami powinno odpowiadać nie tylko na pytanie, kto podejmuje decyzje, ale także na to, jak szybko program może zapewnić tym osobom możliwość podjęcia decyzji.
Programy obejmujące wiele firm sprawiają, że trudniej jest ufać dostępności
Właśnie w tym momencie coś, co na wykresie programowym wydaje się proste, w praktyce staje się znacznie bardziej skomplikowane.
W ramach poważnej transformacji mogą brać udział zespoły biznesowe i IT klienta, integrator systemów, firma zajmująca się cyberbezpieczeństwem, dostawca usług w chmurze, partner ds. danych, wyspecjalizowani konsultanci oraz dostawcy oprogramowania. Bardzo szybko może to przerodzić się w prawdziwą zupę z liter i skrótów.
Jednak w przypadku jednego problemu związanego z przejściem na nowy system może zaistnieć konieczność, by na tym samym spotkaniu decyzyjnym uczestniczyli przedstawiciele czterech lub pięciu z tych organizacji.
Wszyscy dążą do osiągnięcia tego samego celu w ramach programu. Ich kalendarze mogą znajdować się w całkowicie odrębnych środowiskach Microsoft 365 lub Google.
W kalendarzu widocznym dla kierownika projektu ktoś może figurować jako wolny o godz. 14:00, podczas gdy w innym kalendarzu służbowym lub kalendarzu klienta jest już zaplanowane spotkanie. Pierwsza propozycja terminu nie dochodzi do skutku. Rozpoczyna się kolejna runda wymiany e-maili. Podjęcie decyzji coraz bardziej się oddala.
To ważna lekcja, której nauczyliśmy się na stronie CalendarBridge: dostępność ma sens tylko wtedy, gdy odzwierciedla rzeczywiste zobowiązania danej osoby.
Jeden z klientów serwisu „ CalendarBridge ” prowadzi działalność w trzech firmach. Zanim jego kalendarze zostały połączone, asystenci w poszczególnych firmach musieli się ze sobą uzgadniać, aby w ogóle ustalić, kiedy klient faktycznie ma wolny czas. Gdy jego zobowiązania znalazły odzwierciedlenie we wszystkich kalendarzach, każdy asystent mógł planować spotkania na podstawie pełniejszego obrazu sytuacji.
CalendarBridge Rozwiązuje ten problem poprzez synchronizację zatwierdzonych kalendarzy. Jeśli spotkanie w jednym kalendarzu powoduje, że dana osoba jest niedostępna w innym miejscu, ten czas może pojawić się jako zajęty również w drugim kalendarzu. Harmonogram nadal działa w programie Outlook lub w Google. Nie ma potrzeby sprawdzania żadnego nowego kalendarza.
Istotną zmianą jest uzyskanie dokładniejszej odpowiedzi na podstawowe pytanie:
Kiedy ci ludzie mogą się w ogóle spotkać?
Udostępnij wystarczające informacje, aby umożliwić koordynację działań bez ujawniania prywatnych danych
Dostępność danych w różnych firmach rodzi również kwestię prywatności.
Konsultant może potrzebować, aby program wiedział, że godzina 14:00 jest niedostępna, nie ujawniając przy tym spotkania z innym klientem.
Jeden z klientów serwisu „ CalendarBridge ”, działający w branżach opieki zdrowotnej i lotnictwa, gdzie przestrzeganie przepisów ma kluczowe znaczenie, ujął to w prosty sposób:
„Wystarczy, żeby wiedzieli, czy jestem zajęty, czy mam czas”.
Często to wystarcza, by zakończyć proces planowania.
CalendarBridge może odzwierciedlać ten konflikt bez kopiowania szczegółów dotyczących danego spotkania. Celem jest zapewnienie wystarczającej wspólnej dostępności, aby koordynować pracę, bez konieczności łączenia kalendarzy przez firmy lub ujawniania informacji, które powinny pozostać oddzielne.
Może to być szczególnie przydatne w przypadku przejęć, integracji i innych inicjatyw obejmujących różne firmy, w których pracownicy muszą natychmiast rozpocząć współpracę, mimo że ich środowiska Microsoft 365 lub Google pozostają oddzielne.
Być może program będzie musiał funkcjonować jako jeden zespół na długo przed tym, zanim jego systemy zaczną działać.
Zautomatyzuj koordynację po podjęciu decyzji przez PM
Dokładne informacje o dostępności ograniczają liczbę nieudanych prób planowania, ale nie eliminują konieczności koordynacji.
Może się zdarzyć, że pięć osób nadal nie będzie miało oczywistej możliwości otwarcia, ktoś może odmówić lub uczestnik z zewnątrz może mieć konflikt interesów, którego serwis CalendarBridge nie jest w stanie dostrzec.
Gdy kierownik projektu ustali, kto powinien wziąć udział w spotkaniu, kiedy należy podjąć decyzję oraz jakie są ewentualne istotne ograniczenia, asystent planowania oparty na sztucznej inteligencji „ CalendarBridge ” może przejąć większość rutynowych czynności związanych z wymianą informacji.
W trakcie wieloletniego zarządzania dużymi programami często używałem wyrażenia „pędzenie kotów” w odniesieniu do tego rodzaju pracy koordynacyjnej: wyłapywanie odpowiedzi, ponowne sprawdzanie dostępności, proponowanie alternatyw oraz próby zebrania odpowiednich decydentów, zanim dana sprawa spowodowała kolejne opóźnienie.
Przykładowe zapytanie może wyglądać następująco:
Proszę o uzgodnienie 30-minutowego spotkania ze wszystkimi uczestnikami tej dyskusji do środy po południu. Proszę unikać terminu we wtorek rano.
W przypadku kalendarzy, do których ma uprawnienia, asystent może korzystać z informacji o dostępności, proponować terminy, komunikować się z uczestnikami, monitorować postępy, dostosowywać plany w razie zmian oraz wysyłać zaproszenie po uzgodnieniu przez grupę.
Jeśli kalendarz uczestnika zewnętrznego nie jest połączony, asystent nie uzyskuje do niego nagłego dostępu. Zamiast tego może koordynować działania z tą osobą za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Ta granica ma znaczenie. Technologia może realizować zadania koordynacyjne, do których została upoważniona, bez omijania mechanizmów kontroli organizacyjnych.
Największą zaletą jest to, że kierownik programu nie musi już angażować się w każdą wymianę informacji dotyczącą harmonogramu.
Należy sprawić, by rozgrywający skupiał się na decyzjach, których sztuczna inteligencja nie powinna podejmować
Przekazanie zadań sztucznej inteligencji ma wyraźne granice.
CalendarBridge może stwierdzić, że przed środą nie ma dogodnego terminu. Nie powinno jednak uznać, że spotkanie sponsora wykonawczego z klientem jest mniej ważne niż eskalacja programu.
Właśnie w tym momencie kierownik programu — zwany też rozgrywającym — wnosi wartość dodaną.
Czy premier powinien skorzystać z zastępcy? Przełożyć inne zobowiązanie? Ograniczyć listę uczestników? Eskalować sprawę? Takie decyzje wymagają znajomości kontekstu, uprawnień i właściwej oceny sytuacji.
Zasadą, o której staramy się jasno pamiętać w CalendarBridge , jest to, że automatyzacja powinna wyeliminować prace koordynacyjne, a nie udawać, że ustalanie priorytetów nie wymaga już udziału człowieka.
Problemy z planowaniem mogą wskazywać na poważniejszy problem związany z programem
Praca w tak bliskim kontakcie z kalendarzami utwierdziła nas w przekonaniu, że biura zarządzania projektami (PMO) powinny zwrócić uwagę na jedną rzecz: problemy z koordynacją mogą stać się widoczne w kalendarzach, zanim pojawią się w przejrzystej formie w raporcie o stanie realizacji.
Załóżmy, że ten sam członek kierownictwa wielokrotnie pojawia się w sprawach, których nie da się załatwić szybko. Każde opóźnienie może mieć uzasadnione wyjaśnienie. We wtorek członek kierownictwa był w podróży. W środę miał pełny grafik. Najbliższy wolny termin był w piątek.
Jeśli jednak ta sama osoba opóźnia podjęcie dziesięciu różnych decyzji, problem może nie leżeć w samym oprogramowaniu do planowania. Być może zbyt duża część uprawnień decyzyjnych skupia się w rękach jednej osoby.
Ten sam schemat może pojawić się w obszarach takich jak bezpieczeństwo, kwestie prawne, finanse, architektura lub inne wspólne działy.
CalendarBridge Nie da się zwiększyć potencjału kadry kierowniczej, a automatyzacja planowania nie jest w stanie usunąć wąskiego gardła w zarządzaniu. Jednak powtarzające się trudności z zebraniem tych samych interesariuszy w celu podjęcia decyzji wymagających szybkiej reakcji stanowią przydatny dowód operacyjny.
Biuro Premiera może zareagować poprzez delegowanie uprawnień decyzyjnych, ustalenie progów zatwierdzania, wyznaczenie zastępców lub zarezerwowanie specjalnych terminów na podjęcie decyzji.
Czasami problemy z kalendarzem mogą dostarczyć wskazówek dotyczących samego projektu programu.
Zmierz czas, jaki decydenci spędzają na oczekiwaniu
To prowadzi do jeszcze jednej praktyki, którą moim zdaniem biura zarządzania projektami (PMO) powinny wziąć pod uwagę: należy odróżnić czas poświęcony na rozwiązanie problemu od czasu poświęconego na oczekiwanie na wdrożenie rozwiązania.
Wyobraźmy sobie, że dwie decyzje były rozpatrywane przez siedem dni. Jedna z nich wymagała sześciu dni analizy. W przypadku drugiej rekomendacja była gotowa już drugiego dnia, a kolejne pięć dni upłynęło na oczekiwaniu na spotkanie odpowiednich osób.
To są zupełnie inne problemy programistyczne.
W drugim przypadku miarą użyteczną jest:
Decyzja gotowa → decyzja podjęta
Zwróć uwagę na decyzje, które wielokrotnie utknęły w martwym punkcie z powodu tych samych interesariuszy, pilne posiedzenia, które nie odbywają się w przewidzianym terminie, oraz spotkania międzyfirmowe, których ustalenie terminu wymaga kilku prób.
Nie musi to być kolejny rozbudowany pulpit nawigacyjny.
Celem jest ustalenie, w jakich obszarach koordynacja pochłania czas, który miał zostać zaoszczędzony dzięki szybszej realizacji.
Spraw, by proces podejmowania decyzji nadążał za tempem pracy
Sztuczna inteligencja skraca czas potrzebny zespołom na analizę, tworzenie i realizację zadań. Szybsza praca poszczególnych osób nie przekłada się automatycznie na szybsze tworzenie programów. Nadal ktoś musi łączyć poszczególne strumienie pracy, zgromadzić odpowiednich ludzi i zadbać o to, by podejmowano decyzje.
W serwisie CalendarBridge kierujemy się konkretnym założeniem: kalendarze to miejsce, w którym rzeczywiste zobowiązania ludzi zderzają się z oczekiwaniami organizacji co do przebiegu pracy.
Plan programu określa, co powinno się wydarzyć. Kalendarz często pokazuje, czy osoby niezbędne do realizacji tego planu faktycznie mają na to czas.
Kierownicy programów mogą zmniejszyć te utrudnienia poprzez wcześniejsze określenie ścieżek decyzyjnych, zapewnienie bardziej niezawodnej dostępności w ramach całej firmy oraz przekazanie rutynowych zadań koordynacyjnych sztucznej inteligencji, zachowując jednocześnie ludzką ocenę sytuacji w kwestii priorytetów i wyjątków.
CalendarBridge nie podejmuje decyzji w ramach programu. Pomaga skrócić dystans między gotową decyzją a osobami, które muszą ją podjąć.
Ponieważ sztuczna inteligencja przyspiesza pracę, kolejnym wyzwaniem jest zapewnienie, by proces podejmowania decyzji nadążał za tym tempem.
Nie jest wymagana karta kredytowa
