概要
プログラムマネージャーは、「決定が必要だ」という段階から「決定を下すために適切なメンバーが集まる」までの時間を短縮することで、部門横断的な意思決定におけるスケジュールの遅れを軽減します。
各チームは、情報の分析、提言案の作成、成果物の作成、技術的な疑問の解決を、以前よりも迅速に行うことができます。しかし、セキュリティ、財務、法務、IT、ベンダー、そして経営幹部が関わる意思決定は、依然として関係者全員のスケジュールの都合に左右されるものです。
実行速度が向上するにつれて、連携が新たなボトルネックとなる可能性があります。
私はコンサルティング業界で約30年間働いてきました。その間、大規模な変革プログラムに携わり、その主導も務めてきましたが、その業務の一環として、各業務プロセスや経営陣、クライアント、ベンダー、意思決定者を調整する役割を担ってきました。キャリアの初期にはERPのリリースマネージャーを務めていたため、問題について決定を下すべき段階にあるにもかかわらず、適切な関係者を集めるのが難しいという状況を、身をもって経験してきました。
本日は、 CalendarBridgeを運営しており、ここではこの問題を別の角度から取り組んでいます。「CalendarBridge 」は、個人や組織がカレンダー、アカウント、企業を越えて連携できるよう支援するサービスであり、大規模なプロジェクトで私が目にしたのと同じような課題に直面している顧客や見込み客から、定期的に声をいただいています。
CalendarBridge がこの点で有益な視点を提供している理由の一つは、カレンダーが「計画」と「実際の取り組み」が交わる位置にあるからです。ガバナンスモデルは、誰が意思決定を行うべきかを示すかもしれません。しかし、カレンダーは、その人たちが実際に集まって意思決定を行えるかどうかを教えてくれるのです。
プログラムマネージャーにとってのチャンスは、すべての会議を単なるスケジュール調整の作業として扱うのではなく、重要な意思決定をめぐる調整の仕組みを見直すことにある。
調整作業はクリティカルパスの一部となる可能性がある
ある変革チームが月曜日にセキュリティ上の問題を発見したとしましょう。火曜日までに、技術チームとベンダーは問題の内容を把握し、対応策について合意に至りました。法務部門の意見も聴取する必要があり、経営幹部の承認も得なければなりません。全員が都合のつく最初の会議は金曜日です。
分析には1日かかりました。決定を待つのにさらに3日を要しました。AIによって問題の分析や提言の策定にかかる時間が短縮されるにつれ、その3日間を無視することはますます難しくなってきています。
大規模なプログラムにおいて、スケジュール管理は必ずしも単なる管理上の負担とは限りません。 それはクリティカルパスの一部となることもあるのです。
ここで重要なのは、問題を理解し解決するために必要な時間と、必要な権限や専門知識を持つ人々がその解決策に基づいて行動を起こすのを待つ時間に、明確な区別を付けることです。
繰り返し行われる決定の処理経路をあらかじめ設定しておく
プログラムマネージャーは、問題が発生する前に、その遅延の一部を解消することができます。
ほとんどのプログラムでは、運営委員会に関してすでにこの方式が採用されています。委員の構成、権限、および開催頻度はあらかじめ定められています。この考え方は、予期せず生じた意思決定にも応用できます。
たとえば、深刻なセキュリティ上の問題については、次のように定義します。
- どの役割が参加する必要があるか
- 決定権限を持つのは誰か
- 誰が補欠を務めることができるか
- グループはどのくらいの速さで集まる必要があるか
今週のマイルストーンを脅かす依存関係は、来月の作業に影響を与える設計上の課題と同じ扱いをしてはならない。これは、定例会議を増やすことを意味するわけではない。私の経験上、大規模なプログラムではすでにそうした会議が十分に開かれているからだ。
定期的な変革チームの会議については、PMOが事前にスケジュールの流れを定義しておくことができます。緊急の意思決定についても同様の迅速な対応が必要ですが、あらゆる問題を別の定例会議に発展させてしまうようなことは避ける必要があります。
より良いアプローチは、実際に意思決定が必要になった際に、適切な人材を迅速に集められる仕組みを整えておくことです。
現代のプログラム・ガバナンスでは、「誰が意思決定を行うか」だけでなく、「その意思決定を行う人材を、どれほど迅速にそのポジションに就かせることができるか」という点にも答えなければならない。
企業横断的なプログラムがあると、可用性を信頼しにくくなる
ここで、プログラムチャート上では単純に見えることが、実際にやってみるとはるかに複雑になってしまうのです。
大規模な変革プロジェクトには、クライアントの事業部門やITチームに加え、システムインテグレーター、サイバーセキュリティ企業、クラウドプロバイダー、データパートナー、専門コンサルタント、ソフトウェアベンダーなどが関与する場合があります。あっという間に、企業名や頭字語が乱立する「アルファベットスープ」のような状態になってしまうこともあります。
しかし、ある切り替えに関する問題については、それらの組織のうち4つか5つの担当者が、同じ意思決定会議に出席する必要がある場合もある。
全員が同じプログラムの成果を目指して取り組んでいます。それぞれのカレンダーは、まったく別の Microsoft 365 または Google の環境にある場合もあります。
PMが確認できるカレンダー上では、ある人物が午後2時に空きがあるように見えても、別の業務用やクライアントのカレンダーにはすでに会議が入っている場合があります。最初の提案された時間帯は不成立となり、再びメールのやり取りが始まります。決定はさらに先延ばしになってしまいます。
これは、CalendarBridge で私たちが学んだ重要な教訓です。つまり、空き時間は、その人の実際の予定を反映している場合にのみ意味があるのです。
CalendarBridge を利用しているある顧客は、3つの事業をまたいで業務を行っています。カレンダーが連携される前は、各社のアシスタントたちは、彼が実際にいつ空いているのかを確認するためだけに、互いに調整を行わなければなりませんでした。彼の予定がすべてのカレンダーに反映されるようになると、各アシスタントはより包括的な状況把握のもとでスケジュール調整ができるようになりました。
CalendarBridge この問題は、承認済みのカレンダーを同期させることで解決されます。あるカレンダー上の会議によって、別のカレンダー上でその時間帯に予定が入り、その人がその時間帯に「予定あり」と表示されるようになります。スケジュール管理は引き続きOutlookやGoogleで行えます。新たに確認すべきカレンダーは追加されません。
重要な変化は、ある基本的な問いに対して、より正確な答えを得られるようになったことです：
この人たちは、一体いつ会えるんだろう？
個人情報を明かすことなく、調整に必要な情報を十分に共有する
企業間の情報共有には、プライバシーに関する問題も生じます。
コンサルタントは、別のクライアントとの打ち合わせを明かすことなく、2:00が空いていないことをプログラムに知らせる必要がある場合があります。
コンプライアンスが厳格な医療および航空業界の両方で業務を行うCalendarBridge の顧客の一人は、次のように簡潔に述べています：
「私が忙しいのか、暇なのか、それだけ知っておいてくれればいいんです。」
多くの場合、スケジューリングのプロセスに必要なのはそれだけなのです。
CalendarBridge 会議の詳細情報をそのままコピーすることなく、その調整状況を反映させることができます。その目的は、各企業がカレンダーを統合したり、別々に管理すべき情報を公開したりすることなく、業務の調整に必要な範囲で空き状況を共有できるようにすることです。
これは、買収や統合、その他の企業横断的な取り組みにおいて、Microsoft 365 や Google の環境が依然として分離されたままであっても、関係者が直ちに協業を開始する必要がある場合に特に役立ちます。
このプログラムは、そのシステムが実際に稼働するよりもずっと前から、一つのチームとして活動する必要があるかもしれない。
PMが決定を下した後、調整作業を自動化する
正確な空き状況情報を把握することで、スケジューリングの失敗回数は減りますが、調整作業そのものがなくなるわけではありません。
5人のうち、まだ参加の意思が明確でない人がいたり、誰かが辞退したり、あるいはCalendarBridge には把握できない利害関係を持つ外部参加者がいる可能性があります。
PMが、誰と面談する必要があるか、いつ決定が必要か、そして重要な制約事項を決定すれば、 CalendarBridge のAIスケジューリングアシスタントが、日常的なやり取りの多くを代行してくれます。
大規模なプログラムの管理に携わっていた頃、私はこうした調整業務――回答の追跡、空き状況の再確認、代替案の提案、そして問題がさらなる遅延を招く前に適切な意思決定者を集めようとする作業――を指して、よく「猫を追い回すようなもの」という表現を使っていました。
リクエストの例としては、次のようなものがあります：
水曜日の午後までに、このスレッドに参加している全員と30分間の打ち合わせを設定してください。火曜日の午前中は避けてください。
使用が許可されているカレンダーについては、アシスタントは既知の空き状況を基に作業を行い、候補日時を提案し、参加者との連絡を取り、進捗を確認し、予定の変更に応じて調整を行い、グループの合意が得られた時点で招待状を送信することができます。
外部参加者のカレンダーが連携されていない場合でも、アシスタントがそのカレンダーに突然アクセスできるようになることはありません。その場合は、代わりにメールを通じてその方と調整を行うことができます。
その境界は重要です。テクノロジーは、組織の管理体制を迂回することなく、許可された範囲内で調整を実行することができます。
さらに大きなメリットは、プログラムマネージャーが、スケジュールに関するやり取りのたびにその都度関与する必要がなくなることです。
クォーターバックが、AIが下すべきではない判断に集中できるようにする
AIへの引き継ぎには明確な限界がある。
CalendarBridge 水曜日までに共通の空き時間がないと判断できる。また、エグゼクティブ・スポンサーの顧客との打ち合わせが、プログラムのエスカレーションよりも重要度が低いと判断してはならない。
そこが、プログラムマネージャー――別名「クォーターバック」――が価値を生み出す場面なのです。
首相は代替案を採用すべきか？ 別の予定を調整すべきか？ 出席者リストを縮小すべきか？ 上層部に報告すべきか？ こうした判断には、状況の把握、権限、そして判断力が求められる。
CalendarBridge で私たちが常に明確にし続けている原則の一つは、自動化は調整作業をなくすべきであり、優先順位付けに人間が不要になったかのように装うべきではない、ということです。
スケジュールの調整における摩擦は、プログラム全体に潜むより大きな問題を浮き彫りにすることがある
カレンダーをこれほど間近で扱う中で、PMOが注目すべき点が改めて浮き彫りになりました。それは、調整上の問題が、ステータスレポートに明確に表れるよりも前に、カレンダー上で目に見える形となって現れることがあるということです。
ある幹部が、迅速に決定できない案件に繰り返し関与していると仮定しよう。遅延のたびに、それなりの理由があるかもしれない。その幹部は火曜日は出張中だった。水曜日は予定が詰まっていた。次に空きがあったのは金曜日だった。
しかし、もし同じ人物が10件の異なる意思決定を先延ばしにしているだけなら、そのプログラムには実際にはスケジューリング上の問題はないかもしれない。むしろ、1人の人物に意思決定権限が集中しすぎている可能性がある。
セキュリティ、法務、財務、アーキテクチャ、あるいはその他の共有機能の分野でも、同様のパターンが見られることがあります。
CalendarBridge 経営陣の能力をこれ以上増強することはできず、スケジューリングの自動化によってガバナンス上のボトルネックを解決することもできません。しかし、時間的制約のある意思決定において、同じステークホルダーを集めることに繰り返し困難が生じているという事実は、運用上の有用な証拠となります。
PMOは、意思決定の委任、承認基準の設定、代理人の指名、あるいは専用の意思決定期間の確保といった対応をとることができます。
カレンダーの摩擦は、プログラムの設計そのものについて何かを物語っていることがある。
意思決定にかかる待ち時間を測定する
そこで、PMOが検討すべき最後の実践方法として、問題の解決に費やす時間と、その解決策に基づいて行動を起こすまでの待ち時間を区別することが挙げられます。
2つの決定事項が、どちらも7日間検討期間として設定されていたと想像してみてください。1つは分析に6日間を要しました。もう1つは2日目に提案案がまとまったものの、その後5日間、関係者が集まるのを待つことに費やされました。
これらはまったく異なるプログラム上の問題です。
2つ目の場合、有用な指標は次のとおりです：
決定の準備完了 → 決定済み
同じ関係者の判断を繰り返し待たされる決定、予定された時間枠に収まらない緊急の会議、日程調整に何度も試行錯誤を要する他社との合同会議などに注意してください。
わざわざ手の込んだダッシュボードにする必要はありません。
その目的は、本来なら実行の迅速化によって節約されるはずだった時間が、どこで調整作業に費やされているのかを特定することです。
業務のペースに合わせて意思決定を行う
AIにより、チームが分析、作成、実行を行うために必要な時間が短縮されています。個々の作業が速くなったからといって、自動的にプログラムの開発が速くなるわけではありません。依然として、誰かが各作業の流れをつなぎ、適切な人材を集め、意思決定が行われるようにしなければならないのです。
CalendarBridge における私たちの見解は、ある特定の視点に基づいています。それは、カレンダーこそが、人々の実際の予定と、組織が想定する仕事の進め方とが交差する場であるということです。
プログラム計画は、何が起こるべきかを示します。スケジュールを見ると、その実現に必要な人材が実際にそれを行う能力を持っているかどうかが、しばしば明らかになります。
プログラムマネージャーは、意思決定のプロセスを事前に定義し、社をまたぐリソースの確保をより確実なものにし、日常的な調整業務をAIに任せつつ、優先順位や例外事項については人間の判断を活かすことで、こうした摩擦を軽減することができます。
CalendarBridge プログラム自体の意思決定を行うわけではありません。これは、意思決定の準備が整った内容と、その決定を下す必要がある人々との間の距離を縮めるのに役立ちます。
AIによって業務がスピードアップする中、次の課題は、意思決定がそのスピードに追いつけるようにすることだ。
