Sintesi
I responsabili di programma riducono i ritardi nella pianificazione delle decisioni interfunzionali accorciando il tempo che intercorre tra il momento in cui “è necessaria una decisione” e quello in cui “le persone giuste sono riunite per prenderla”.
I team possono analizzare le informazioni, formulare raccomandazioni, produrre risultati concreti e risolvere questioni tecniche più rapidamente che in passato. Tuttavia, una decisione che coinvolga i reparti Sicurezza, Finanza, Affari legali, IT, un fornitore e un dirigente può ancora procedere alla velocità dettata dagli impegni di ciascuno.
Man mano che l'esecuzione diventa più veloce, il coordinamento può diventare il nuovo collo di bottiglia.
Ho lavorato per circa 30 anni nel settore della consulenza, occupandomi anche di grandi programmi di trasformazione in cui il coordinamento di flussi di lavoro, dirigenti, clienti, fornitori e responsabili delle decisioni era parte integrante del mio ruolo. All’inizio della mia carriera ho lavorato come responsabile del rilascio di sistemi ERP, quindi ho sperimentato in prima persona cosa succede quando una questione è pronta per essere decisa, ma è difficile riunire le persone giuste.
Oggi vi consiglio CalendarBridge, dove affrontiamo questo problema da un'altra prospettiva. CalendarBridge aiuta le persone e le organizzazioni a coordinarsi tra calendari, account e aziende, e ricevo regolarmente feedback da clienti e potenziali clienti che si trovano ad affrontare le stesse difficoltà che ho riscontrato nei grandi progetti.
Uno dei motivi per cui “ CalendarBridge ” offre una prospettiva utile in questo contesto è che i calendari si collocano proprio nel punto in cui i piani di programma incontrano gli impegni effettivi. Un modello di governance può indicare chi deve prendere una decisione; i calendari, invece, indicano se quelle persone possono effettivamente riunirsi per prenderla.
Per i responsabili di programma, l’opportunità consiste nel ripensare il coordinamento delle decisioni importanti, anziché considerare ogni riunione come un nuovo esercizio di pianificazione.
Il coordinamento può diventare parte del percorso critico
Si consideri un team di trasformazione che lunedì individua un problema di sicurezza. Entro martedì, il team tecnico e il fornitore hanno compreso il problema e concordato una raccomandazione. L’ufficio legale deve esprimere il proprio parere e un responsabile esecutivo deve approvare la modifica. La prima riunione che tutti riescono a organizzare è venerdì.
L'analisi ha richiesto un giorno. L'attesa della decisione ne ha richiesti altri tre. Poiché l'intelligenza artificiale riduce il tempo necessario per analizzare il problema e formulare la raccomandazione, quei tre giorni diventano sempre più difficili da ignorare.
In un programma di grandi dimensioni, la gestione del calendario non è sempre solo un onere amministrativo. Può diventare parte integrante del percorso critico.
È utile distinguere tra il tempo necessario per comprendere e risolvere un problema e il tempo trascorso in attesa che le persone dotate dell'autorità e delle competenze necessarie mettano in pratica la soluzione.
Predisporre le basi per le decisioni che si ripetono più volte
I responsabili di programma possono ridurre in parte tale ritardo prima che si verifichi un problema.
La maggior parte dei programmi adotta già questo approccio per i comitati direttivi. I membri, le competenze e la frequenza delle riunioni sono noti in anticipo. Lo stesso ragionamento può essere applicato alle decisioni che si presentano in modo imprevisto.
Per un problema di sicurezza grave, ad esempio, definire:
- Quali ruoli devono partecipare?
- Chi ha il potere decisionale
- Chi può fungere da supplente?
- Con quale frequenza il gruppo deve riunirsi
Una dipendenza che mette a rischio il traguardo di questa settimana non dovrebbe essere trattata allo stesso modo di una questione di progettazione che influisce sul lavoro del mese prossimo. Questo non significa aggiungere altre riunioni fisse. Secondo la mia esperienza, i programmi di grandi dimensioni ne hanno già in abbondanza.
Per le riunioni periodiche dei team di trasformazione, il PMO può definire in anticipo il calendario. Le decisioni urgenti richiedono un iter altrettanto rapido, ma senza trasformare ogni possibile questione in un’altra riunione fissa.
L'approccio migliore consiste nel creare un percorso rapido per riunire le persone giuste quando si presenta una decisione concreta.
Una governance moderna dei programmi dovrebbe rispondere non solo alla domanda su chi decide, ma anche su quanto velocemente il programma sia in grado di mettere quelle persone nelle condizioni di decidere.
I programmi interaziendali rendono più difficile fidarsi della disponibilità
È proprio qui che ciò che sembra semplice su un diagramma di programma diventa molto più complicato nella pratica.
Una trasformazione di ampia portata potrebbe coinvolgere i team aziendali e IT del cliente, un integratore di sistemi, un’azienda specializzata in sicurezza informatica, un fornitore di servizi cloud, un partner per la gestione dei dati, consulenti specializzati e fornitori di software. In men che non si dica, si rischia di ritrovarsi di fronte a un vero e proprio groviglio di aziende e acronimi.
Tuttavia, un problema legato al passaggio potrebbe richiedere la presenza di rappresentanti di quattro o cinque di quelle organizzazioni nella stessa riunione decisionale.
Tutti stanno lavorando per raggiungere lo stesso obiettivo del programma. I loro calendari potrebbero trovarsi in ambienti Microsoft 365 o Google completamente distinti.
Nel calendario visibile al responsabile di progetto, qualcuno può risultare libero alle 14:00, mentre un altro calendario aziendale o del cliente contiene già una riunione. Il primo orario proposto non va a buon fine. Inizia un altro scambio di e-mail. La decisione si allontana ulteriormente.
Questa è una lezione importante che abbiamo imparato su CalendarBridge: la disponibilità è utile solo se rispecchia i reali impegni della persona.
Un cliente di CalendarBridge opera in tre diverse aziende. Prima che i suoi calendari fossero collegati, gli assistenti delle diverse aziende dovevano coordinarsi tra loro semplicemente per capire quando fosse effettivamente libero. Una volta che i suoi impegni sono stati sincronizzati su tutti quei calendari, ogni assistente ha potuto pianificare gli appuntamenti basandosi su un quadro più completo.
CalendarBridge risolve questo problema mantenendo sincronizzati i calendari approvati. Se una riunione su un calendario rende una persona indisponibile altrove, quell’orario può apparire come “occupato” anche sull’altro calendario. Lo strumento di pianificazione continua a funzionare in Outlook o Google. Non c’è nessun nuovo calendario da controllare.
Il cambiamento significativo consiste nell'ottenere una risposta più accurata a una domanda fondamentale:
Quando potranno incontrarsi davvero queste persone?
Condividere informazioni sufficienti per coordinarsi senza rivelare dettagli privati
La disponibilità a livello interaziendale solleva inoltre una questione relativa alla privacy.
Un consulente potrebbe aver bisogno che il programma sappia che alle 14:00 non è disponibile senza rivelare un altro incontro con un cliente.
Un cliente di CalendarBridge , che opera in settori sensibili dal punto di vista della conformità come quello sanitario e dell’aviazione, ha sintetizzato il concetto in questi termini:
«Devono solo sapere se sono occupato o libero.»
Spesso è tutto ciò che serve per il processo di pianificazione.
CalendarBridge può riflettere il conflitto senza copiare i dettagli sottostanti della riunione. L’obiettivo è garantire una disponibilità condivisa sufficiente a coordinare il lavoro senza richiedere alle aziende di unire i calendari o di rendere pubbliche informazioni che dovrebbero mantenere separate.
Ciò può rivelarsi particolarmente utile in caso di acquisizioni, integrazioni e altre iniziative che coinvolgono più aziende, in cui le persone devono iniziare a collaborare immediatamente anche se i loro ambienti Microsoft 365 o Google rimangono separati.
Potrebbe essere necessario che il programma operi come un’unica squadra molto prima che i suoi sistemi lo facciano.
Automatizzare il coordinamento una volta che il PM ha definito la decisione
Una disponibilità accurata riduce il numero di tentativi di pianificazione falliti, ma non elimina il lavoro di coordinamento.
Potrebbe ancora non esserci un'apertura evidente per cinque persone, qualcuno potrebbe rifiutare, oppure un partecipante esterno potrebbe avere un conflitto che CalendarBridge non è in grado di rilevare.
Una volta che il PM ha stabilito chi deve partecipare alla riunione, entro quando è necessario prendere una decisione ed eventuali vincoli rilevanti, l’assistente di pianificazione basato sull’intelligenza artificiale di CalendarBridge può occuparsi di gran parte delle comunicazioni di routine.
Durante gli anni in cui mi sono occupato della gestione di grandi programmi, ho spesso usato l’espressione “radunare gatti” per descrivere questo tipo di lavoro di coordinamento: cercare di ottenere risposte, ricontrollare la disponibilità, proporre alternative e cercare di riunire i decisori giusti prima che il problema causasse un altro ritardo.
Una richiesta potrebbe essere:
Vi preghiamo di organizzare una riunione di 30 minuti con tutti i partecipanti a questa discussione entro mercoledì pomeriggio. Evitate martedì mattina.
Per i calendari autorizzati, l'assistente può operare sulla base delle disponibilità note, proporre orari, comunicare con i partecipanti, dare seguito alle richieste, adeguarsi ai cambiamenti di programma e inviare l'invito una volta che il gruppo ha raggiunto un accordo.
Se il calendario di un partecipante esterno non è collegato, l’assistente non ne ottiene improvvisamente l’accesso. Può invece coordinarsi con quella persona tramite e-mail.
Quel confine è importante. La tecnologia può eseguire il coordinamento che è stata autorizzata a svolgere senza aggirare i controlli organizzativi.
Il vantaggio principale è che il responsabile del programma non deve più intervenire in ogni scambio relativo alla pianificazione.
Fai in modo che il quarterback si concentri sulle decisioni che l'IA non dovrebbe prendere
Il passaggio all’intelligenza artificiale presenta un limite ben definito.
CalendarBridge può stabilire che non vi sia alcuna disponibilità prima di mercoledì. Non dovrebbe ritenere che l’incontro di un responsabile esecutivo con un cliente sia meno importante dell’escalation del programma.
È proprio qui che il responsabile del programma — ovvero il “quarterback” — apporta il proprio valore aggiunto.
Il primo ministro dovrebbe ricorrere a un sostituto? Spostare un altro impegno? Ridurre l’elenco dei partecipanti? Rivolgersi a un livello superiore? Queste decisioni richiedono contesto, autorità e capacità di giudizio.
Un principio che cerchiamo di tenere ben chiaro su CalendarBridge è che l’automazione dovrebbe eliminare il lavoro di coordinamento, non far credere che la definizione delle priorità non richieda più l’intervento umano.
I problemi di coordinamento possono mettere in luce un problema più ampio a livello di programma
Lavorare a così stretto contatto con i calendari ci ha confermato un aspetto su cui, a nostro avviso, i PMO dovrebbero prestare attenzione: i problemi di coordinamento possono emergere nei calendari prima ancora di apparire chiaramente in un rapporto sullo stato di avanzamento.
Supponiamo che lo stesso dirigente compaia ripetutamente in decisioni che non possono essere prese in tempi rapidi. Ogni ritardo potrebbe avere una spiegazione ragionevole. Martedì il dirigente era in viaggio. Mercoledì aveva l’agenda piena. Venerdì era il primo momento disponibile.
Ma se è la stessa persona a ritardare dieci decisioni diverse, il programma potrebbe non avere in realtà un problema di pianificazione. Potrebbe piuttosto esserci un’eccessiva concentrazione di potere decisionale nelle mani di una sola persona.
Lo stesso modello può verificarsi nei settori della sicurezza, degli affari legali, della finanza, dell’architettura o in altre funzioni condivise.
CalendarBridge Non è possibile aumentare la capacità esecutiva, e l’automazione della pianificazione non può risolvere un collo di bottiglia a livello di governance. Tuttavia, la difficoltà ricorrente nel riunire gli stessi soggetti interessati per decisioni che richiedono tempestività costituisce una prova operativa significativa.
Il PMO può intervenire delegando le decisioni, stabilendo soglie di approvazione, nominando sostituti o riservando finestre temporali dedicate alle decisioni.
A volte i conflitti di date nel calendario ti danno un'indicazione sulla struttura stessa del programma.
Misurare il tempo che gli utenti trascorrono in attesa
Questo ci porta a un’ultima pratica che, a mio avviso, i PMO dovrebbero prendere in considerazione: distinguere il tempo dedicato alla risoluzione di un problema dal tempo trascorso in attesa di mettere in pratica la soluzione.
Immaginate che due decisioni siano rimaste in sospeso per sette giorni. Una ha richiesto sei giorni di analisi. Per l’altra, la raccomandazione era pronta già dal secondo giorno, ma poi ci sono voluti cinque giorni per attendere che le persone giuste si riunissero.
Si tratta di problemi di programmazione molto diversi tra loro.
Nel secondo caso, la misura utile è:
Decisione pronta → decisione presa
Presta attenzione alle decisioni che rimangono ripetutamente in sospeso in attesa dello stesso gruppo di parti interessate, alle riunioni urgenti che non rispettano i tempi previsti e alle riunioni interaziendali che richiedono diversi tentativi per essere programmate.
Non è necessario che diventi l'ennesima dashboard elaborata.
Lo scopo è individuare in quali punti il coordinamento sta richiedendo tempo che un'esecuzione più rapida avrebbe dovuto far risparmiare.
Fare in modo che il processo decisionale stia al passo con il lavoro
L'intelligenza artificiale sta riducendo i tempi necessari ai team per analizzare, creare e attuare. Un lavoro individuale più veloce non si traduce automaticamente in programmi più rapidi. C'è ancora bisogno di qualcuno che colleghi i flussi di lavoro, riunisca le persone giuste e garantisca che le decisioni vengano prese.
La nostra visione su CalendarBridge nasce da una constatazione specifica: i calendari sono il punto in cui gli impegni effettivi delle persone si scontrano con il modo in cui le organizzazioni si aspettano che il lavoro venga svolto.
Un piano di programma indica cosa dovrebbe accadere. Il calendario spesso rivela se le persone necessarie per realizzarlo abbiano effettivamente la capacità di farlo.
I responsabili di programma possono ridurre tale attrito definendo in anticipo i percorsi decisionali, rendendo più affidabile la disponibilità a livello interaziendale e affidando all’intelligenza artificiale i compiti di coordinamento più routinari, pur riservando il giudizio umano alle priorità e alle eccezioni.
CalendarBridge non prende le decisioni relative al programma. Contribuisce a ridurre la distanza tra una decisione già pronta e le persone che devono prenderla.
Poiché l'intelligenza artificiale velocizza il lavoro, la prossima sfida consiste nel garantire che il processo decisionale riesca a stare al passo.
Non è richiesta alcuna carta di credito
