Inleiding
Roomkaas, toiletpapier . . . consultants? Ja, het is tijd om consultants toe te voegen aan de lijst van door COVID-19 veroorzaakte tekorten. Bloomberg Business meldt: „Bijna twee op de drie adviesbureaus geven aan dat ze te kampen hebben met een tekort aan personeel, en een op de vijf wijst daardoor opdrachten af, zo blijkt uit een enquête van Source Global Research, dat onderzoek en analyses levert voor de sector van professionele dienstverlening.” Dit tekort valt samen met een grotere vraag naar consultants in de meeste sectoren van de economie. Business Wire voorspelde zelfs dat de wereldwijde markt voor managementconsultancy zou groeien van 819,79 miljard dollar (2020) naar 895,46 miljard dollar in 2021. Ook hier wordt dit samengestelde jaarlijkse groeipercentage (CAGR) sterk beïnvloed door de pandemie, aangezien bedrijven ernaar streven hun diensten uit te breiden, mensen met gespecialiseerde vaardigheden aan te nemen en inzicht te krijgen in hoe de markt zich zal blijven ontwikkelen in een (hopelijk) post-pandemische wereld. Het tekort aan consultants, in combinatie met een toegenomen vraag naar hen en de massale verschuiving naar thuiswerken (WFH), betekent dat sommige consultants met werk zullen worden overspoeld. Als gevolg daarvan is het voor consultants nu misschien wel belangrijker dan ooit tevoren om over sterke organisatorische vaardigheden te beschikken, aangezien ze een evenwicht moeten zien te vinden tussen een groot aantal klanten, mogelijk zowel dichtbij als ver weg (zelfs Forbes verklaarde: “Agendabeheer is essentieel voor het behoud van het welzijn van individuen en het optimaliseren van de productiviteit van het collectieve personeelsbestand.”) Met dit in gedachten laten we hieronder zien hoe een betere organisatie, met name agendabeheer, veelvoorkomende pijnpunten kan verminderen waarmee consultants vaak te maken hebben.
Problemen en oplossingen voor agenda’s van consultants
Consultants moeten zeer goed georganiseerd zijn, gezien de noodzaak om meerdere klanten en hun gegevens op elkaar af te stemmen, de hoge verwachtingen van betalende klanten en het netwerken dat nodig is om toekomstige klanten binnen te halen. Het onderhouden van degelijke organisatiesystemen is door technologische vooruitgang tegelijkertijd eenvoudiger en ingewikkelder geworden. De consultants met wie we spraken, noemden verschillende veelvoorkomende knelpunten met betrekking tot organisatie en planning: het in balans houden van meerdere agenda's vanwege het werken met meerdere klanten (en hun privéleven), het bijhouden van een nauwkeurige agenda in Trello-werkruimten, het up-to-date houden van agenda's om dubbele boekingen te voorkomen, en het beheren van de tijdrovende administratieve taken van het plannen en boeken van klanten.
Probleem: Meerdere klanten = meerdere agenda’s
Dylan Kissane, oprichter van scriblr.fr en zelfstandig marketingadviseur, merkt op: “Het is lastig om een afspraak te plannen als je met minstens drie verschillende agenda’s werkt. In mijn geval had ik een Outlook-agenda bij de ene klant, een Google Agenda bij een andere, en mijn eigen Google Agenda voor mijn bedrijf. Al die agenda’s op elkaar afstemmen was een hele klus…”
Oplossing: synchroniseer agenda’s voor een nauwkeurig overzicht van de beschikbaarheid in alle agenda’s
Het synchroniseren van agenda’s tussen meerdere agenda’s maakte een einde aan Kissane’s frustratie: “Met CalendarBridgekan ik de synchronisatie zo instellen dat mijn primaire agenda altijd up-to-date is. Als er een afspraak wordt toegevoegd aan mijn Office 365-agenda of een andere Google-agenda, wordt deze direct gesynchroniseerd met de primaire agenda. Als de afspraak wordt verplaatst of verwijderd, is deze ook uit mijn primaire agenda verdwenen.” “Voor slechts een paar dollar per maand ben ik minder gefrustreerd en heb ik er meer vertrouwen in dat de agenda die ik bekijk dezelfde is als die mijn klanten zien, ongeacht welk platform ze gebruiken.”
Het is een goede gewoonte om in al je agenda’s de juiste beschikbaarheid bij te houden als het om organisatie gaat. Dit standpunt wordt ook gedeeld door TechRepublic: “Lange tijd hield mijn vrouw een aparte agenda bij voor gezinsaangelegenheden, terwijl ik alleen werkgerelateerde zaken in mijn agenda noteerde. Dat was een ramp. Ik vergat altijd haar agenda te raadplegen voordat ik afspraken in de mijne noteerde. Ze houdt nog steeds haar eigen agenda bij, maar alles waar ik ook maar enigszins bij betrokken ben, wordt ook in mijn geïntegreerde agenda gezet.”
Pijnpunt: dubbele boekingen en andere uitdagingen op het gebied van tijdmanagement
Als drukbezette consultant kan het vaak overweldigend aanvoelen om een evenwicht te vinden tussen je verplichtingen jegens je klanten, vrienden en familie enerzijds en je eigen welzijn anderzijds – alsof het een kaartenhuis is dat op instorten staat
Oplossing: Reserveer proactief tijd
Het reserveren van tijd in je agenda is een eenvoudige techniek die je als drukbezette consultant kan helpen je hoofd koel te houden, doordat het zowel je werk-privébalans ondersteunt als je productiviteit en concentratie verhoogt. Door tijd te reserveren voor een specifieke taak doorbreek je de vicieuze cirkel van onderbrekingen en afleidingen die zo kenmerkend zijn voor het moderne werk, en kun je je concentreren op de belangrijkste taken. Zoals opgemerkt in Entrepreneur: “Door tijd in onze agenda’s te reserveren, worden we gestimuleerd om aan één specifieke taak tegelijk te werken. Dit voorkomt niet alleen dat we aan multitasking doen, maar stelt ons ook in staat om ons volledig te concentreren op wat we op dat moment doen, zodat we meer kunnen bereiken in minder tijd.” Door proactief tijd te reserveren voor specifieke werk- en persoonlijke taken, worden je klanten gelukkiger en word jij ook gelukkiger.
Omdat het handmatig reserveren van tijd in al je agenda’s tijdrovend en foutgevoelig kan zijn, kun je beter een tool voor agendasynchronisatie gebruiken, zoals CalendarBridge aanbevolen om ervoor te zorgen dat tijd die op een van uw agenda's is gereserveerd, automatisch op al uw agenda's wordt gereserveerd.
Ontdek hoe u tijdvakken kunt reserveren in Google Agenda of Outlook Agenda, en hoe u beide agenda’s kunt synchroniseren zodat ze altijd up-to-date zijn.
Pijnpunt: tijdverspilling bij het plannen van vergaderingen
Veel consultants moeten bovendien een evenwicht zien te vinden tussen het leveren van toegevoegde waarde en expertise enerzijds en administratieve taken zoals het plannen van afspraken anderzijds. Het handmatig inplannen van elke vergadering via een eindeloze e-mailwisseling kost tijd en irriteert uw klanten.
Oplossing: Gebruik een planningstool waarmee je je beschikbaarheid eenvoudig kunt delen
Het gebruik van een planningsprogramma, zoals CalendarBridge , kan zowel u als uw klanten tijd besparen door het heen-en-weer-gemaild te voorkomen en u beiden in staat te stellen afspraken te plannen op basis van de actuele beschikbaarheid. Deze mogelijkheid om het planningsproces in eigen hand te nemen en verspilde tijd te elimineren, is dan ook de reden waarom zoveel consultants en teams die met klanten werken (bijv. recruitment, sales en customer success) zijn begonnen met het gebruik van planningstools om het plannen van vergaderingen in hun Outlook- en Google-agenda's te vergemakkelijken. Tools die helpen het planningsproces te stroomlijnen en tegelijkertijd ieders voorkeuren op het gebied van planning respecteren, verbeteren zowel de ervaring van de medewerker als die van de klant.
Aanvullende overwegingen bij het gebruik van tools voor agendabeheer
- Kies een tool die zo eenvoudig mogelijk is – je hebt het al druk genoeg, en misschien zelfs te druk. Het belangrijkste is dat de tool geen extra werk met zich meebrengt of frustratie bij de klant veroorzaakt. Software zoals OGCS kan soms handig zijn, maar deze synchroniseert je Google- en Outlook-agenda’s alleen als het programma op de pc draait.
- Privacy en veiligheid staan voorop – de oplossing moet veilig zijn om zowel uw gegevens als die van uw klanten te beschermen. Veiligheid en gegevensbescherming zijn onlosmakelijk verbonden met de reputatie van een consultant en vormen daarom essentiële onderdelen van een succesvol adviesbureau. Kies een oplossing die zo min mogelijk toegang tot uw gegevens vereist.
Kalenderbeheer voor consultants naar een hoger niveau tillen met CalendarBridge
Het beheren van meerdere agenda’s van klanten betekent vaak dat je tussen verschillende platforms moet schakelen, de beschikbaarheid moet controleren en afspraken handmatig moet bijwerken in Google, Outlook en andere tools. Dat is waar CalendarBridge om de hoek komt kijken. In plaats van elke klant in één systeem te proppen of het risico te lopen op dubbele boekingen, CalendarBridge een betere manier:
Synchroniseer al je agenda’s in één (Google, Outlook, Microsoft 365), zodat je beschikbaarheid altijd up-to-date is in één overzichtelijke agenda, ongeacht via welke agenda een klant een afspraak boekt.
Deel centrale beschikbaarheidslinks die uw werkelijke beschikbaarheid voor alle accounts weergeven. U hoeft geen screenshots meer te sturen of handmatig tijd te reserveren; maak gebruik van een AI-planningsassistent om het boeken van afspraken te automatiseren.
Stuur afspraken of tijdsblokken automatisch door naar een privé-agenda, zodat je altijd een goed overzicht hebt van je dag, zonder vertrouwelijke namen van klanten of gevoelige gegevens prijs te geven. Lees meer over tijdsblokken in Google- of Outlook-agenda’s
Of je nu als zelfstandig consultant werkt of een groeiend klantenbestand beheert, CalendarBridge je beschikbaarheid CalendarBridge correct, vertrouwelijk en zonder gedoe.
Neem de regie over je tijd weer in eigen handen
Uit onderzoek blijkt dat een van de genoemde voordelen van een loopbaan in de consultancy is dat men „meer zeggenschap heeft over zijn eigen tijd en meer flexibiliteit bij het vinden van een evenwicht tussen werk en privéleven“. Dit voordeel wordt nog vergroot door gebruik te maken van technologie voor agendabeheer, zoals CalendarBridge, die zorgt voor een gestructureerde aanpak bij het plannen van klantafspraken en in het algemeen efficiënt tijdbeheer ondersteunt.
