مقدمة
الجبن الكريمي، وورق التواليت... والمستشارون؟ نعم، حان الوقت لإضافة المستشارين إلى قائمة النواقص التي تسبب فيها فيروس كوفيد-19. أفادت «بلومبرغ بيزنس » بأن «ما يقرب من ثلثي شركات الاستشارات تقول إنها تعاني من نقص في الموظفين، وأن واحدة من كل خمس شركات ترفض العمل نتيجة لذلك، وفقًا لمسح أجرته شركة Source Global Research، التي تقدم خدمات البحث والتحليل لقطاع الخدمات المهنية». يتزامن هذا النقص مع ارتفاع الطلب على المستشارين في معظم قطاعات الاقتصاد. في الواقع، توقعت "بزنس واير" أن تنمو الاستشارات الإدارية العالمية من 819.79 مليار دولار (2020) إلى 895.46 مليار دولار في عام 2021. مرة أخرى، يتأثر معدل النمو السنوي المركب (CAGR) بشدة بالجائحة، حيث تسعى الشركات إلى توسيع نطاق خدماتها، وتوظيف أفراد ذوي مهارات متخصصة، وفهم كيفية استمرار تغير السوق في عالم ما بعد الجائحة (نأمل ذلك). إن النقص في عدد المستشارين، مقترناً بزيادة الطلب عليهم، فضلاً عن التحول الجماعي إلى العمل من المنزل (WFH)، يعني أن بعض المستشارين سيكونون مثقلين بالعمل. ونتيجة لذلك، ربما أصبح من المهم الآن أكثر من أي وقت مضى أن يحافظ المستشارون على مهارات تنظيمية قوية في سعيهم لتحقيق التوازن بين العديد من العملاء، سواء كانوا قريبين أو بعيدين (حتى فوربس : "تعد إدارة التقويم جزءًا لا يتجزأ من الحفاظ على رفاهية الأفراد وتحسين إنتاجية القوى العاملة الجماعية.") مع أخذ ذلك في الاعتبار، نكشف أدناه كيف يمكن للتنظيم المحسّن، وتحديدًا إدارة التقويم، أن يقلل من نقاط الضعف الشائعة التي غالبًا ما يواجهها المستشارون.
المشكلات والحلول المتعلقة بتقويمات المستشارين
يجب أن يتمتع المستشارون بدرجة عالية من التنظيم، نظراً للحاجة إلى الموازنة بين العديد من العملاء وبياناتهم، والتوقعات العالية من العملاء الذين يدفعون مقابل الخدمات، بالإضافة إلى شبكة العلاقات اللازمة لكسب عملاء جدد. وقد أصبح الحفاظ على أنظمة تنظيمية قوية في الوقت نفسه أسهل وأكثر تعقيداً في آن واحد بسبب التقدم التكنولوجي. أشار المستشارون الذين تحدثنا معهم إلى عدة نقاط ضعف شائعة تتعلق بالتنظيم والجدولة: الموازنة بين عدة تقاويم بسبب العمل مع عملاء متعددين (وحياتهم الشخصية)، والحفاظ على تقويم دقيق في مساحات عمل Trello، وتحديث التقاويم باستمرار لتجنب الحجز المزدوج، وإدارة المهام الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل جدولة مواعيد العملاء وحجزها.
المشكلة: وجود عدة عملاء = وجود عدة تقاويم
يقول ديلان كيسان، مؤسس موقع scriblr.fr ومستشار تسويق مستقل: «تعد محاولة تحديد موعد اجتماع عندما يكون لديك ثلاثة تقاويم مختلفة على الأقل مشكلة حقيقية. ففي حالتي، كان لدي تقويم Outlook لدى أحد العملاء، وتقويم Google لدى عميل آخر، بالإضافة إلى تقويم Google الخاص بي لأعمالي. وكان الحفاظ على تزامن كل هذه التقاويم أمرًا شاقًا للغاية...»
الحل: مزامنة التقويمات لضمان دقة معلومات التوافر في جميع التقويمات
أزالت ميزة مزامنة التقويمات عبر عدة تقويمات الإحباط الذي كان يشعر به كيسان: «بفضل CalendarBridge، يمكنني إعداد المزامنة بحيث يظل تقويمي الرئيسي محدثًا دائمًا. فإذا تمت إضافة حدث إلى تقويم Office 365 الخاص بي أو إلى تقويم Google آخر، يتم مزامنته على الفور مع التقويم الرئيسي. وإذا تم تغيير موعد الحدث أو حذفه، فإنه يختفي من تقويمي الرئيسي أيضًا». "مقابل بضعة دولارات شهريًا فقط، أصبحت أقل إحباطًا وأكثر ثقة في أن التقويم الذي أراه هو نفسه الذي يراه عملائي، بغض النظر عن النظام الأساسي الذي يستخدمونه."
يُعدّ تسجيل التوافر بدقة في جميع تقاويمك من أفضل الممارسات في مجال التنظيم. وقد ردد موقع «تيك ريبابليك» هذا الرأي قائلاً: «لقد احتفظت زوجتي لفترة طويلة بتقويم منفصل للشؤون العائلية، بينما كنتُ أقتصر في تقويمي على المواعيد المتعلقة بالعمل. وكان ذلك كارثياً. لم أكن أتذكر أبدًا أن أراجع جدولها قبل أن أضع التزامات في جدولي. لا تزال تحتفظ بتقويمها الخاص، ولكن أي شيء يتعلق بي ولو قليلاً يُدرج في تقويمي المدمج أيضًا."
المشكلة: الحجوزات المزدوجة والمشاكل الأخرى المتعلقة بإدارة الوقت
بصفتك مستشارًا مشغولاً، قد تشعر في كثير من الأحيان بأن محاولة الموازنة بين التزاماتك تجاه عملائك وأصدقائك وعائلتك، وبين رعايتك لصحتك الشخصية، أمر مرهق للغاية – وكأنك تتعامل مع بيت من ورق على وشك الانهيار
الحل: تخصيص وقت مسبقًا
يُعد تخصيص فترات زمنية محددة في التقويم تقنية بسيطة قادرة على الحفاظ على سلامتك العقلية كاستشاري مشغول، وذلك من خلال دعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية وزيادة إنتاجيتك وتركيزك. فالتخصيص الزمني للعمل على مهمة معينة يكسر حلقة المقاطعات والانحرافات التي تميز بيئة العمل الحديثة، ويسمح لنا بالتركيز على المهام الأكثر أهمية. كما ورد في مجلة Entrepreneur،"تحديد أوقات في تقويماتنا يشجعنا على العمل على مهمة محددة في كل مرة. وهذا لا يمنعنا من القيام بمهام متعددة فحسب، بل يسمح لنا أيضًا بالتركيز بشكل كامل على ما نقوم به في الوقت الحالي حتى نتمكن من إنجاز المزيد في وقت أقل." إن تخصيص وقت مسبقًا للتركيز على مهام عمل وشخصية محددة يؤدي إلى عملاء أكثر سعادة وأنت أكثر سعادة.
نظرًا لأن حجز المواعيد يدويًّا في كل تقويم من تقويماتك قد يستغرق وقتًا طويلاً ويكون عرضة للأخطاء، يُنصح باستخدام أداة لمزامنة التقويمات مثل CalendarBridge لضمان أن المواعيد المحجوزة في أحد تقويماتك تُحجز تلقائيًّا في جميع تقويماتك.
تعرف على كيفية حجز أوقات محددة في تقويم Google أو تقويم Outlook، وكذلك كيفية مزامنة كلا التقويمين لضمان دقة المعلومات دائمًا.
المشكلة: الوقت الضائع في تحديد مواعيد الاجتماعات
كما يضطر العديد من المستشارين إلى الموازنة بين تقديم القيمة والخبرة من جهة، والقيام بالمهام الإدارية مثل تحديد المواعيد من جهة أخرى. إن الاضطرار إلى تحديد موعد كل اجتماع يدويًّا عبر تبادل الرسائل الإلكترونية يهدر الوقت ويثير استياء عملائك.
الحل: استخدم أداة جدولة تسهل مشاركة أوقات تواجدك
يمكن أن يوفر استخدام أداة جدولة، مثل أداة جدولة CalendarBridge، الوقت لك ولعملائك على حد سواء، وذلك من خلال التخلص من تبادل الرسائل الإلكترونية المتكرر وتمكينكما من تحديد المواعيد بناءً على التوافر الحالي. في الواقع، هذه القدرة على تولي زمام عملية الجدولة والقضاء على الوقت الضائع هي السبب وراء بدء العديد من المستشارين والفرق التي تتعامل مع العملاء (مثل فرق التوظيف والمبيعات ونجاح العملاء) في استخدام أدوات الجدولة لتسهيل جدولة الاجتماعات في تقويمات Outlook وGoogle. تساعد الأدوات التي تعمل على تبسيط عملية الجدولة مع احترام تفضيلات الجدولة الخاصة بكل شخص على تحسين تجربة كل من الموظف والعميل.
اعتبارات إضافية للاستفادة من أدوات إدارة التقويم
- اختر أداة بسيطة قدر الإمكان – فأنت مشغول بالفعل، وربما تكون مثقلًا بالأعباء. والأهم من ذلك، ألا تتطلب الأداة مجهودًا إضافيًا أو تسبب إحباطًا للعميل. قد تكون برامج مثل OGCS مفيدة في بعض الأحيان، لكنها لا تقوم بمزامنة تقويمي Google وOutlook إلا عندما تكون قيد التشغيل على جهاز الكمبيوتر.
- تعد الخصوصية والأمان من الأمور ذات الأهمية القصوى – يجب أن يكون الحل آمنًا لحماية معلوماتك ومعلومات عملائك على حد سواء. ويشكل الأمان وحماية البيانات جزءًا لا يتجزأ من سمعة المستشار، وبالتالي فهما عنصران أساسيان لنجاح أي نشاط استشاري. اختر حلاً لا يطلب سوى الحد الأدنى من الوصول إلى بياناتك.
الارتقاء بإدارة التقويم الاستشارية إلى مستوى أعلى مع CalendarBridge
غالبًا ما تتطلب إدارة تقاويم عملاء متعددين التنقل بين المنصات، والتحقق مرارًا من التوافر، وتحديث الأحداث يدويًّا عبر Google وOutlook وأدوات أخرى. وهنا يأتي دور CalendarBridge. فبدلاً من محاولة إجبار كل عميل على استخدام نظام واحد أو المخاطرة بحدوث حجوزات مزدوجة، يقدم CalendarBridge طريقة أفضل:
قم بمزامنة جميع تقاويمك في تقويم واحد (Google، Outlook، Microsoft 365) بحيث تظل أوقات تواجدك محدثة دائمًا في عرض تقويم موحد وواحد، بغض النظر عن التقويم الذي يحجز العميل من خلاله.
شارك روابط التوافر الموحدة التي تعكس أوقات تواجدك الفعلي عبر جميع حساباتك. توقف عن إرسال لقطات الشاشة أو حجز المواعيد يدويًّا، واستفد من مساعد جدولة يعمل بالذكاء الاصطناعي لأتمتة حجز المواعيد.
قم بإعادة توجيه الأحداث أو فترات الوقت تلقائيًا إلى تقويم تخطيط خاص، حتى تتمكن دائمًا من الحصول على نظرة شاملة على يومك، دون الكشف عن أسماء العملاء السرية أو التفاصيل الحساسة. تعرف على المزيد حول تقسيم الوقت في تقويمات Google أو Outlook
سواء كنت مستشارًا تعمل بمفردك أو تدير قائمة عملاء متنامية، يضمن لك CalendarBridge أن تكون معلومات توفرك دقيقة وسرية وخالية من المتاعب.
استعد السيطرة على وقتك
تشير الأبحاث إلى أن إحدى المزايا المعلنة لمهن الاستشارات هي «التحكم الأكبر في الوقت والمرونة الأكبر في تحقيق التوازن بين الحياة العملية والشخصية». وستزداد هذه الميزة فعالية من خلال الاستفادة من تقنيات إدارة التقويم مثل CalendarBridge، التي تضمن اتباع نهج منظم في تحديد مواعيد اجتماعات العملاء وتدعم إدارة الوقت بكفاءة بشكل عام.
