서론
크림치즈, 화장지… 컨설턴트? 네, 이제 코로나19로 인한 품귀 현상 목록에 컨설턴트도 추가해야 할 때입니다. 블룸버그 비즈니스는 “전문 서비스 업계에 연구 및 분석 서비스를 제공하는 소스 글로벌 리서치(Source Global Research)의 설문조사에 따르면, 컨설팅 회사의 3분의 2 가까이가 인력 부족을 호소하고 있으며, 그 결과 5곳 중 1곳은 업무를 거절하고 있다”고 보도했습니다. 이러한 인력 부족 현상은 경제의 대부분 분야에서 컨설턴트에 대한 수요가 증가하는 시기와 맞물려 발생하고 있다. 실제로 비즈니스 와이어(Business Wire)는 글로벌 경영 컨설팅 시장 규모가 2020년 8,197억 9,000만 달러에서 2021년 8,954억 6,000만 달러로 성장할 것으로 전망했다. 다시 말해, 이 연평균 성장률(CAGR)은 팬데믹의 영향을 크게 받고 있는데, 이는 기업들이 서비스를 확장하고, 전문 기술을 갖춘 인재를 채용하며, (바라건대) 팬데믹 이후의 세계에서 시장이 어떻게 계속 변화할지 파악하고자 하기 때문이다. 컨설턴트 부족 현상과 이에 대한 수요 증가, 그리고 재택근무(WFH)로의 대대적인 전환이 맞물리면서 일부 컨설턴트들은 업무에 쫓기게 될 것입니다. 그 결과, 컨설턴트들이 가까운 곳과 먼 곳(심지어 포브스 는 “일정 관리는 개인의 웰빙을 유지하고 전체 인력의 생산성을 최적화하는 데 필수적”이라고 강조했습니다.) 이를 염두에 두고, 아래에서는 향상된 조직력, 특히 일정 관리가 컨설턴트가 흔히 겪는 문제점들을 어떻게 줄일 수 있는지 살펴보겠습니다.
컨설턴트 일정 관리의 문제점과 해결 방안
컨설턴트는 여러 고객과 그들의 데이터를 조율해야 할 필요성, 유료 고객의 높은 기대치, 그리고 향후 고객을 확보하기 위한 네트워킹 활동 등을 고려할 때 매우 체계적인 조직력을 갖추어야 합니다. 기술의 발전으로 인해 탄탄한 조직 시스템을 유지하는 일은 더 쉬워진 동시에 더 복잡해졌습니다. 인터뷰에 응한 컨설턴트들은 조직 관리 및 일정 관리와 관련하여 몇 가지 공통적인 어려움을 지적했습니다. 바로 여러 고객(및 개인 생활)을 동시에 관리해야 하는 상황에서 여러 일정표를 조율하는 일, Trello 워크스페이스에서 정확한 일정표를 유지하는 일, 중복 예약을 방지하기 위해 일정을 최신 상태로 관리하는 일, 그리고 고객 일정 예약 및 관리와 같은 시간이 많이 소요되는 행정 업무를 처리하는 일 등이었습니다.
고민거리: 고객사가 많으면 일정도 많아진다
scriblr.fr의 창립자이자 독립 마케팅 컨설턴트인 딜런 키세인(Dylan Kissane)은 다음과 같이 말합니다. “적어도 세 가지의 서로 다른 캘린더를 사용하면서 회의 일정을 잡으려다 보면 문제가 생기기 마련입니다. 제 경우, 한 고객사에서는 아웃룩 캘린더를, 다른 고객사에서는 구글 캘린더를, 그리고 제 사업용으로는 제 개인 구글 캘린더를 사용했습니다. 이 모든 캘린더를 동기화 상태로 유지하는 건 정말 큰 골칫거리였습니다…”
해결 방법: 모든 캘린더에서 정확한 일정 정보를 확인하려면 캘린더를 동기화하세요
여러 캘린더 간의 동기화 기능 덕분에 키세인의 고민은 사라졌습니다. “캘린더브릿지(CalendarBridge)를 사용하면 주 캘린더가 항상 최신 상태로 유지되도록 동기화를 설정할 수 있습니다. Office 365 캘린더나 다른 Google 캘린더에 일정이 추가되면 즉시 주 캘린더와 동기화됩니다. 일정이 변경되거나 삭제되면 주 캘린더에서도 사라집니다.” “한 달에 몇 달러만 내면, 고객이 어떤 플랫폼을 사용하든 제가 보고 있는 캘린더가 고객이 보는 것과 동일하다는 확신을 갖게 되어 스트레스가 줄었습니다.”
모든 캘린더에 정확한 일정 정보를 반영해 두는 것은 효율적인 일정 관리를 위한 모범 사례입니다. 테크리퍼블릭(TechRepublic)에서도 이와 같은 의견을 전하고 있습니다. “오랫동안 아내는 가족 관련 일정을 별도의 캘린더에 관리했고, 저는 업무 관련 일정만 제 캘린더에 기록했습니다. 그건 정말 재앙이었죠. 저는 제 일정에 약속을 잡기 전에 아내의 일정을 확인하는 것을 항상 깜빡하곤 했습니다. 아내는 여전히 자신의 캘린더를 따로 관리하지만, 저와 조금이라도 관련된 일이라면 모두 제 통합 캘린더에도 함께 기록됩니다.”
고민거리: 중복 예약 및 기타 시간 관리 문제
바쁜 컨설턴트로서 고객, 친구, 가족에 대한 책임과 자신의 건강 사이의 균형을 맞추려다 보면, 마치 언제든 무너질 듯한 카드집처럼 압도적인 부담을 느낄 때가 많습니다
해결책: 미리 시간을 확보해 두세요
‘캘린더 블록’은 바쁜 컨설턴트가 일과 삶의 균형을 유지하고 생산성과 집중력을 높여 정신적 안정을 찾을 수 있게 해주는 간단한 기법입니다. 특정 업무를 수행할 시간을 미리 확보해 두면 현대 업무의 특징인 방해와 산만함의 악순환을 끊을 수 있으며, 가장 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다. Entrepreneur 지에서 언급했듯이, “캘린더에 시간을 할당해두면 한 번에 하나의 특정 업무에만 집중하게 됩니다. 이는 멀티태스킹을 방지할 뿐만 아니라, 현재 하고 있는 일에 온전히 집중할 수 있게 하여 더 짧은 시간에 더 많은 성과를 낼 수 있게 해줍니다.” 특정 업무와 개인적인 과제를 위해 사전에 집중할 시간을 확보해두면 고객도 더 만족하고, 당신도 더 행복해질 것입니다.
각 캘린더에서 일정을 수동으로 예약하는 것은 시간이 많이 걸리고 실수가 발생하기 쉬우므로, CalendarBridge와 같은 캘린더 동기화 도구를 사용하여 한 캘린더에 예약된 일정이 모든 캘린더에 자동으로 반영되도록 하는 것이 좋습니다 .
Google 캘린더나 Outlook 캘린더에서 일정을 예약하는 방법과, 두 캘린더를 동기화하여 항상 최신 상태로 유지하는 방법을 알아보세요.
문제점: 회의 일정을 잡는 데 소요되는 시간
많은 컨설턴트들은 가치와 전문성을 제공하는 일과 일정 관리 같은 행정 업무를 동시에 처리해야 합니다. 이메일을 주고받으며 매번 수동으로 회의 일정을 잡아야 한다면 시간이 낭비될 뿐만 아니라 고객들의 불만을 사게 됩니다.
해결 방법: 자신의 일정을 쉽게 공유할 수 있는 일정 관리 도구를 사용하세요
CalendarBridge 스케줄링과 같은 일정 관리 도구를 사용하면, 이메일을 주고받는 번거로움을 없애고 양측 모두 현재 가능한 시간을 바탕으로 일정을 잡을 수 있게 되어, 귀하와 고객 모두의 시간을 절약할 수 있습니다. 실제로, 일정 조정 과정을 주도적으로 관리하고 불필요한 시간을 줄일 수 있다는 점 때문에 수많은 컨설턴트와 대외 업무 담당 팀(예: 채용, 영업, 고객 성공 관리)이 Outlook 및 Google 캘린더에 회의 일정을 더 쉽게 등록할 수 있도록 일정 관리 도구를 사용하기 시작했습니다. 모든 사람의 일정 선호도를 존중하면서도 일정 조정 과정을 간소화하는 도구는 직원과 고객 모두의 경험을 향상시킵니다.
캘린더 관리 도구를 효과적으로 활용하기 위한 추가 고려 사항
- 가능한 한 간단한 도구를 선택하세요. 이미 바쁘실 테고, 어쩌면 업무가 과중할 수도 있으니까요. 무엇보다도, 그 도구는 추가적인 수고를 요구하거나 고객에게 불편을 주어서는 안 됩니다. OGCS와 같은 소프트웨어는 때때로 유용하지만, PC에서 실행 중일 때만 Google 및 Outlook 캘린더를 동기화할 수 있습니다.
- 개인정보 보호와 보안은 무엇보다 중요합니다. 솔루션은 귀하와 고객의 정보를 안전하게 보호할 수 있어야 합니다. 보안과 데이터 보호는 컨설턴트의 평판을 좌우하는 핵심 요소이며, 따라서 성공적인 컨설팅 사업을 위한 필수 조건입니다. 데이터에 대한 접근 권한을 최소한으로만 요구하는 솔루션을 선택하십시오.
CalendarBridge로 캘린더 관리 컨설팅을 한 단계 더 발전시키다
여러 고객의 일정을 관리하려면 종종 플랫폼 간을 오가며, 일정 확인을 반복하고, Google, Outlook 및 기타 도구에서 일정을 수동으로 업데이트해야 합니다. 바로 이때 CalendarBridge가 해결책이 됩니다. 모든 고객을 하나의 시스템으로 강제로 통합하거나 중복 예약의 위험을 감수할 필요 없이, CalendarBridge는 더 나은 방법을 제공합니다:
모든 캘린더 (Google, Outlook, Microsoft 365)를 하나로 통합하여, 고객이 어떤 캘린더를 통해 예약을 하더라도 통합된 단일 캘린더 화면에서 항상 최신 일정 정보를 확인할 수 있도록 하세요.
모든 계정에서 실제 일정(가용/불가 시간)을 반영한 통합 일정 링크를 공유하세요. 더 이상 스크린샷을 보내거나 수동으로 시간을 예약할 필요가 없으며, AI 일정 관리 도우미를 활용하여 이벤트 예약을 자동화할 수 있습니다.
이벤트나 시간 블록을 비공개 일정 캘린더로 자동 전달하여, 기밀 고객 이름이나 민감한 세부 정보를 노출하지 않으면서도 하루 일정을 한눈에 파악할 수 있습니다. Google 또는 Outlook 캘린더의 시간 블록 기능에 대해 자세히 알아보기
독립 컨설턴트이든, 점점 늘어나는 고객 명단을 관리하고 계시든, CalendarBridge를 사용하면 귀하의 일정 정보를 정확하고 비공개로, 번거로움 없이 관리할 수 있습니다.
시간의 주도권을 되찾으세요
연구에 따르면 컨설팅 직종의 장점 중 하나로 “시간을 더 자유롭게 관리할 수 있고, 업무와 개인 생활의 균형을 더 유연하게 맞출 수 있다”는 점이 꼽힌다. CalendarBridge와 같은 일정 관리 기술을 활용하면 이러한 장점이 더욱 강화될 수 있는데, 이 기술은 고객 미팅 일정을 체계적으로 관리할 수 있게 해줄 뿐만 아니라 전반적인 시간 관리 효율성도 높여준다.
