Giriş
Krem peynir, tuvalet kağıdı... danışmanlar mı? Evet, COVID-19’un yol açtığı kıtlıkların listesine danışmanları da eklemenin zamanı geldi. Bloomberg Business, “profesyonel hizmetler sektörüne yönelik araştırma ve analizler sunan Source Global Research’ün yaptığı bir ankete göre, danışmanlık firmalarının yaklaşık üçte ikisi personel sıkıntısı çektiğini, bunun sonucunda da beşte birinin iş tekliflerini geri çevirdiğini” bildiriyor. Bu kıtlık, ekonominin çoğu sektöründe danışmanlara olan talebin artmasıyla aynı zamana denk geliyor. Aslında, Business Wire, küresel yönetim danışmanlığı pazarının 819,79 milyar dolardan (2020) 2021'de 895,46 milyar dolara çıkacağını öngörmüştü. Yine, bu bileşik yıllık büyüme oranı (CAGR), şirketlerin hizmetlerini genişletmeye, uzman becerilere sahip kişileri işe almaya ve (umarız) pandemi sonrası dünyada pazarın nasıl değişmeye devam edeceğini anlamaya çalıştıkları için pandemiden büyük ölçüde etkilenmektedir. Danışmanlara olan talebin artmasıyla birlikte danışman eksikliği ve evden çalışmaya (WFH) yönelik kitlesel geçiş, bazı danışmanların iş yükünün artacağı anlamına geliyor. Sonuç olarak, danışmanların hem yakın hem de uzak (hatta Forbes şöyle demiştir: “Takvim yönetimi, bireylerin refahını korumak ve toplu işgücünün üretkenliğini optimize etmek için vazgeçilmezdir.”) Bunu göz önünde bulundurarak, aşağıda gelişmiş organizasyonun, özellikle de takvim yönetiminin, danışmanların sıklıkla karşılaştığı yaygın sorunları nasıl azaltabileceğini ortaya koyuyoruz.
Danışman Takvimlerinde Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri
Danışmanlar, birden fazla müşteri ve bunların verileri arasında denge kurma gerekliliği, ücretli müşterilerin yüksek beklentileri ve gelecekteki müşterileri kazanmak için gerekli ağ oluşturma faaliyetleri göz önüne alındığında son derece organize olmalıdır. Teknolojik gelişmeler sayesinde, sağlam organizasyon sistemlerini sürdürmek hem daha kolay hem de daha karmaşık hale gelmiştir. Görüşme yaptığımız danışmanlar, organizasyon ve planlama ile ilgili birkaç ortak sorun noktasına dikkat çekti: birden fazla müşteriyle (ve kişisel yaşamlarıyla) çalışmak nedeniyle birden fazla takvimi dengelemek, Trello çalışma alanlarında doğru bir takvim tutmak, çakışmaları önlemek için takvimleri güncel tutmak ve müşterilerin planlama ve randevu alma gibi zaman alıcı idari görevleri yönetmek.
Sorun: Birden fazla müşteri = birden fazla takvim
scriblr.fr'nin kurucusu ve bağımsız pazarlama danışmanı Dylan Kissane şöyle diyor: “En az üç farklı takviminiz varken bir toplantı ayarlamaya çalışmak tam bir baş belası. Benim durumumda, bir müşteride Outlook Takvimim, başka birinde Google Takvimim ve işim için kendi Google Takvimim vardı. Bütün bu takvimleri senkronize tutmak büyük bir zahmetti…”
Çözüm: Tüm takvimlerde doğru durum bilgisi için takvimleri senkronize edin
Birden fazla takvim arasında takvim senkronizasyonu, Kissane’nin sıkıntısını ortadan kaldırdı: “ CalendarBridgeile, ana takvimimin her zaman güncel kalması için senkronizasyonu ayarlayabiliyorum. Office 365 takvimime veya farklı bir Google takvimine bir etkinlik eklendiğinde, bu anında ana takvimimle senkronize oluyor. Etkinlik değiştirilirse veya silinirse, ana takvimimden de kayboluyor.” “Ayda sadece birkaç dolar karşılığında, müşterilerimin hangi platformu kullanırsa kullansın, baktığım takvimin onların gördüğü takvimle aynı olduğundan daha az sıkıntı duyuyor ve daha fazla güven duyuyorum.”
Tüm takvimlerinizde doğru bir şekilde uygunluk bilgilerinin yer alması, organizasyon konusunda en iyi uygulamalardan biridir. Bu görüş, TechRepublic’te de yankı buluyor: “Uzun bir süre boyunca eşim aile işleri için ayrı bir takvim tutuyordu, ben ise takvimimde sadece işle ilgili etkinlikleri kaydediyordum. Bu durum tam bir felaketti. Kendi takvimime bir şey eklemeden önce onun takvimine bakmayı asla hatırlamıyordum. O hala kendi takvimini tutuyor, ancak benimle en ufak bir ilgisi olan her şey benim entegre takvimime de ekleniyor.”
Sorunlu nokta: Çakışan randevular ve diğer zaman yönetimi sorunları
Yoğun bir danışman olarak, müşterilerinize, arkadaşlarınıza ve ailenize karşı sorumluluklarınız ile kendi sağlığınız arasında denge kurmaya çalışmak, çoğu zaman çökmek üzere olan bir kart evi gibi, başa çıkılamaz bir yük gibi gelebilir
Çözüm: Zamanınızı önceden ayırın
Takvimde zaman dilimleri ayırmak, hem iş-yaşam dengesini destekleyerek hem de üretkenliğinizi ve odaklanmanızı artırarak, yoğun bir danışman olarak akıl sağlığınızı korumanızı sağlayan basit bir tekniktir. Belirli bir görev üzerinde çalışmak için zaman ayırmak, modern iş hayatının en belirgin özelliği olan kesintiler ve dikkat dağınıklığı döngüsünü kırar ve en önemli görevlere odaklanmamızı sağlar. Entrepreneur dergisinde belirtildiği gibi, “takvimimizde zaman ayırmak, bir seferde belirli bir görev üzerinde çalışmamızı teşvik eder. Bu, sadece çoklu görev yapmamızı engellemekle kalmaz, aynı zamanda o anda yaptığımız işe tek bir odaklanma imkanı sunarak daha kısa sürede daha fazlasını başarmamızı sağlar.” Belirli işler ve kişisel görevler için proaktif olarak odaklanma zamanı ayırmak, daha mutlu müşteriler ve daha mutlu bir siz ile sonuçlanır.
Her bir takviminizde zaman aralıklarını manuel olarak ayırmak zaman alıcı ve hataya açık olabileceğinden, CalendarBridge gibi bir takvim senkronizasyon aracı kullanmanız önerilir.
Google Takvim veya Outlook Takvim'de zaman aralığı ayırmayı ve her iki takvimi de her zaman güncel kalacak şekilde senkronize etmeyi öğrenin.
Sorunlu nokta: Toplantı planlamak için harcanan zaman
Birçok danışman, değer ve uzmanlık sunmakla, randevu planlama gibi idari görevler arasında dengede kalmak zorunda kalır. Her toplantıyı e-posta alışverişi yoluyla manuel olarak planlamak, zaman kaybına neden olur ve müşterilerinizi rahatsız eder.
Çözüm: Müsaitlik durumunuzu kolayca paylaşmanızı sağlayan bir planlama aracı kullanın
CalendarBridge gibi bir CalendarBridge aracını kullanmak, e-posta ile gidip gelme sürecini ortadan kaldırarak hem sizin hem de müşterilerinizin zaman kazanmasını sağlar ve her iki tarafın da mevcut uygunluk durumuna göre randevu ayarlamasına olanak tanır. Aslında, planlama sürecinin kontrolünü ele geçirme ve zaman kaybını ortadan kaldırma yeteneği, pek çok danışman ve dışa dönük ekibin (ör. işe alım, satış ve müşteri başarısı) toplantıları Outlook ve Google Takvimlerine daha kolay eklemek için planlama araçlarını kullanmaya başlamasının nedenidir. Herkesin planlama tercihlerine saygı gösterirken planlama sürecini kolaylaştıran araçlar, hem çalışan hem de müşteri deneyimini iyileştirir.
Takvim Yönetimi Araçlarından En İyi Şekilde Yararlanmak İçin Ek Hususlar
- Mümkün olduğunca basit bir araç seçin – zaten yeterince meşgulsünüz, hatta belki de iş yükünüz fazla. En önemlisi, bu araç müşteriye ekstra iş yükü getirmemeli ya da onu zor durumda bırakmamalıdır. OGCS gibi yazılımlar bazen işe yarayabilir, ancak yalnızca bilgisayarınızda çalışırken Google ve Outlook takvimlerinizi senkronize eder.
- Gizlilik ve güvenlik her şeyden önemlidir – çözüm, hem sizin hem de müşterilerinizin bilgilerini korumak için güvenli olmalıdır. Güvenlik ve veri koruma, bir danışmanın itibarının ayrılmaz parçalarıdır ve bu nedenle başarılı bir danışmanlık işinin hayati unsurlarıdır. Verilerinize en az düzeyde erişim gerektiren bir çözüm seçin.
CalendarBridge ile Takvim Yönetimi Danışmanlığını Bir Üst Düzeye Taşımak
Birden fazla müşteri takvimini yönetmek, genellikle platformlar arasında geçiş yapmak, uygunluk durumunu iki kez kontrol etmek ve Google, Outlook ve diğer araçlardaki etkinlikleri manuel olarak güncellemek anlamına gelir. İşte tam da bu noktada CalendarBridge devreye girer. Her müşteriyi tek bir sisteme zorlamak veya çakışan randevu riskini göze almak yerine, CalendarBridge daha iyi bir yol CalendarBridge :
Tüm takvimlerinizi tek bir takvimde (Google, Outlook, Microsoft 365) senkronize edin; böylece müşterileriniz hangi platformdan randevu alsa da, uygunluk durumunuz tek bir takvim görünümünde her zaman güncel kalır.
Tüm hesaplarınızda gerçek boş/meşgul zamanlarınızı yansıtan tek bir erişilebilirlik bağlantısını paylaşın. Ekran görüntüsü göndermeyi veya zaman dilimlerini manuel olarak ayırmayı bırakın ve etkinlik rezervasyonlarını otomatikleştirmek için bir yapay zeka planlama asistanından yararlanın.
Etkinlikleri veya zaman dilimlerini özel bir planlama takvimine otomatik olarak aktarın; böylece gizli müşteri isimlerini veya hassas bilgileri ifşa etmeden gününüzü her zaman genel bir bakışla görebilirsiniz. Google veya Outlook takvimlerinde zaman dilimleme hakkında daha fazla bilgi edinin
İster tek başına çalışan bir danışman olun, ister giderek büyüyen bir müşteri portföyünü yönetiyor olun, CalendarBridge , uygunluk durumunuzun doğru, gizli ve sorunsuz olmasını CalendarBridge .
Zamanınızın Kontrolünü Geri Kazanın
Araştırmalar, danışmanlık mesleğinin bildirilen avantajlarından birinin “zamanlarını daha iyi kontrol edebilmek ve iş ile özel hayatlarını dengelemede daha fazla esnekliğe sahip olmak” olduğunu göstermektedir. Bu avantaj, müşteri toplantılarının planlanmasında sistemli bir yaklaşım sağlayan ve genel olarak verimli zaman yönetimini destekleyen CalendarBridge gibi takvim yönetimi teknolojilerinden yararlanarak daha da güçlendirilecektir.
