Introduction
Fromage à la crème, papier toilette... consultants ? Oui, il est temps d'ajouter les consultants à la liste des pénuries inspirées par COVID-19. Bloomberg Business rapporte que "près de 2 sociétés de conseil sur 3 déclarent manquer de personnel, et 1 sur 5 refuse du travail en conséquence, selon une enquête de Source Global Research, qui fournit des recherches et des analyses pour l'industrie des services professionnels". Cette pénurie coïncide avec une demande accrue de consultants dans la plupart des secteurs de l'économie. En fait, Business Wire a prédit que le marché mondial du conseil en gestion passerait de 819,79 milliards de dollars (2020) à 895,46 milliards de dollars en 2021. Là encore, ce taux de croissance annuel composé (TCAC) est fortement influencé par la pandémie, car les entreprises cherchent à étendre leurs services, à embaucher des personnes dotées de compétences spécialisées et à comprendre comment le marché continuera à évoluer dans un monde (espérons-le) post-pandémique. La pénurie de consultants, associée à une demande accrue, ainsi que le passage massif au travail à domicile, signifient que certains consultants seront surchargés de travail. Par conséquent, il est peut-être plus important que jamais pour les consultants de maintenir de solides compétences organisationnelles alors qu'ils cherchent à équilibrer une multitude de clients, potentiellement proches et lointains (même les clients de Forbes l'a proclamé : "La gestion du calendrier fait partie intégrante de la préservation du bien-être des individus et de l'optimisation de la productivité de la main-d'œuvre collective.) Dans cette optique, nous expliquons ci-dessous comment une meilleure organisation, et plus particulièrement la gestion de l'agenda, peut réduire les problèmes auxquels les consultants sont souvent confrontés.
Points faibles et solutions pour les calendriers des consultants
Les consultants doivent faire preuve d'un grand sens de l'organisation, étant donné la nécessité de concilier plusieurs clients et leurs données, les attentes élevées des clients payants et la nécessité de travailler en réseau pour s'assurer de futurs clients. Les progrès technologiques ont à la fois facilité et compliqué le maintien de systèmes organisationnels solides. Les consultants avec lesquels nous nous sommes entretenus ont relevé plusieurs problèmes communs liés à l'organisation et à la planification : équilibrer plusieurs calendriers en raison du travail avec plusieurs clients (et de leur vie personnelle), maintenir un calendrier précis dans les espaces de travail Trello, maintenir les calendriers à jour afin d'éviter les doubles réservations, et gérer les tâches administratives fastidieuses liées à la planification et à la réservation des clients.
Point faible : Plusieurs clients = plusieurs calendriers
Dylan Kissane, fondateur de scriblr.fr et consultant indépendant en marketing, fait remarquer : « Essayer d'organiser une réunion quand on a au moins trois agendas différents, c'est un vrai casse-tête. Dans mon cas, j'avais un agenda Outlook chez un client, un Google Agenda chez un autre, et mon propre Google Agenda pour mon activité. Garder tous ces agendas synchronisés était un véritable casse-tête… »
Solution : Synchronisation des calendriers pour une disponibilité précise dans tous les calendriers
La synchronisation entre plusieurs calendriers a mis fin à la frustration de Kissane : « Grâce à CalendarBridge, je peux configurer la synchronisation de manière à ce que mon calendrier principal soit toujours à jour. Si un événement est ajouté à mon calendrier Office 365 ou à un autre calendrier Google, il se synchronise instantanément avec le calendrier principal. Si l’événement est déplacé ou supprimé, il disparaît également de mon calendrier principal. » « Pour seulement quelques dollars par mois, je suis moins frustré et plus sûr que le calendrier que je consulte est le même que celui que voient mes clients, quelle que soit la plateforme qu’ils utilisent. »
Disposer d'une disponibilité précise dans tous vos calendriers est une bonne pratique en matière d'organisation. Ce sentiment est partagé par techrepublic : "Pendant longtemps, ma femme a gardé un calendrier séparé pour les affaires familiales, et je ne gardais que les affaires professionnelles sur mon calendrier. C'était désastreux. Je ne me souvenais jamais de consulter son agenda avant de prendre des engagements dans le mien. Elle garde toujours son propre calendrier, mais tout ce qui me concerne de près ou de loin est également inscrit sur mon calendrier intégré."
Point faible : les doubles réservations et autres problèmes de gestion du temps
En tant que consultant très occupé, essayer de trouver un équilibre entre ses engagements envers ses clients, ses amis et sa famille et son propre bien-être peut souvent sembler insurmontable - comme un château de cartes prêt à s'effondrer
Solution : Bloquer du temps de manière proactive
Le blocage du calendrier est une technique simple qui peut sauver votre santé mentale en tant que consultant très occupé, en favorisant l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et en augmentant votre productivité et votre concentration. Le fait de bloquer du temps pour travailler sur une tâche spécifique rompt le cycle des interruptions et des distractions qui caractérisent le travail moderne et nous permet de nous concentrer sur les tâches les plus importantes. Comme l'indique Entrepreneur, "bloquer du temps sur nos calendriers nous encourage à travailler sur une tâche spécifique à la fois. Cela nous empêche non seulement de faire plusieurs choses à la fois, mais nous permet également de nous concentrer sur ce que nous faisons au moment même, afin d'accomplir plus de choses en moins de temps". En réservant de manière proactive du temps pour des tâches professionnelles et personnelles spécifiques, on obtient des clients plus heureux et on est plus heureux.
Comme le fait de bloquer manuellement des plages horaires sur chacun de vos calendriers peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs, l'utilisation d'un outil de synchronisation de calendriers tel que CalendarBridge est recommandé pour garantir que les plages horaires réservées sur l'un de vos calendriers soient automatiquement réservées sur tous vos calendriers.
Apprenez à bloquer du temps dans le calendrier Google ou Outlook, ainsi qu'à synchroniser les deux calendriers pour qu'ils soient toujours exacts.
Point faible : Perte de temps pour planifier les réunions
De nombreux consultants doivent également jongler entre l'apport de valeur et d'expertise et les tâches administratives telles que la planification. Le fait de devoir planifier manuellement chaque réunion en envoyant des courriels perd du temps et irrite vos clients.
Solution : Utilisez un outil de planification qui vous permet de partager facilement vos disponibilités.
L'utilisation d'un outil CalendarBridge , tel que CalendarBridge , peut vous faire gagner du temps, à vous comme à vos clients, en mettant fin aux échanges incessants par e-mail et en vous permettant à tous deux de planifier vos rendez-vous en fonction des disponibilités du moment. En effet, c'est précisément cette capacité à prendre en main le processus de planification et à éliminer les pertes de temps qui explique pourquoi tant de consultants et d'équipes en contact avec la clientèle (par exemple, les équipes de recrutement, de vente et de réussite client) ont commencé à utiliser des outils de planification pour faciliter l'intégration de réunions dans leurs calendriers Outlook et Google. Les outils qui permettent de rationaliser le processus de planification tout en respectant les préférences de chacun en matière d'horaires améliorent à la fois l'expérience des employés et celle des clients.
Autres considérations pour l'utilisation d'outils de gestion du calendrier
- Choisissez un outil aussi simple que possible - vous êtes déjà très occupé, voire débordé. Plus important encore, l'outil ne doit pas nécessiter de travail supplémentaire ou créer de la frustration chez le client. Un logiciel comme OGCS est parfois utile, mais il ne synchronise vos calendriers Google et Outlook que lorsqu'il fonctionne sur le PC.
- La confidentialité et la sécurité sont primordiales - la solution doit être sécurisée pour protéger vos informations et celles de vos clients. La sécurité et la protection des données font partie intégrante de la réputation d'un consultant et sont donc des éléments essentiels à la réussite d'une activité de conseil. Choisissez une solution qui demande un accès minimal à vos données.
Faire passer la gestion des agendas des consultants au niveau supérieur avec CalendarBridge
La gestion de plusieurs agendas clients implique souvent de passer d'une plateforme à l'autre, de vérifier les disponibilités et de mettre à jour manuellement les événements sur Google, Outlook et d'autres outils. C'est là qu'intervient CalendarBridge . Au lieu d'essayer de regrouper tous les clients sur un seul système ou de risquer des doublons, CalendarBridge une meilleure solution :
Synchronisez tous vos calendriers en un seul (Google, Outlook, Microsoft 365) afin que votre disponibilité soit toujours à jour dans une vue de calendrier unique et unifiée, quel que soit celui par lequel un client réserve.
Partagez des liens de disponibilité unifiés reflétant vos disponibilités réelles sur tous vos comptes. Finis les captures d'écran et les blocages manuels, et intégrez un assistant de planification IA pour automatiser les réservations.
Transférez automatiquement vos événements ou plages horaires vers un calendrier privé pour avoir une vue d'ensemble de votre journée, sans révéler les noms confidentiels de vos clients ni les informations sensibles. En savoir plus sur la gestion des plages horaires dans les calendriers Google ou Outlook.
Que vous soyez consultant indépendant ou que vous gériez un portefeuille de clients en pleine expansion, CalendarBridge une gestion de vos disponibilités précise, confidentielle et sans souci.
Reprendre le contrôle de son temps
Des études montrent que l'un des avantages souvent cités des carrières dans le conseil est « d'avoir davantage de contrôle sur son temps et plus de flexibilité pour concilier vie professionnelle et vie privée ». Cet avantage sera renforcé par l'utilisation d'outils de gestion de calendrier tels que CalendarBridge, qui garantissent une approche structurée de la planification des rendez-vous avec les clients et favorisent une gestion efficace du temps en général.
