はじめに
クリームチーズ、トイレットペーパー……そしてコンサルタント？ そう、今やコンサルタントも、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響による品不足のリストに加えるべき時が来た。ブルームバーグ・ビジネスは、「専門サービス業界向けの調査・分析を提供するSource Global Researchの調査によると、コンサルティング会社の3社に2社近くが人手不足を訴えており、その結果、5社に1社が仕事を断っている」と報じている。 この人材不足は、経済のほぼすべてのセクターでコンサルタントへの需要が高まっている状況と重なっている。実際、ビジネス・ワイヤは、世界の経営コンサルティング市場が2020年の8,197億9,000万ドルから、2021年には8,954億6,000万ドルに成長すると予測している。 繰り返しになりますが、この年平均成長率（CAGR）はパンデミックの影響を強く受けています。企業はサービスの拡大、専門スキルを持つ人材の採用、そして（願わくば）パンデミック後の世界において市場がどのように変化し続けるかを把握しようとしているからです。 コンサルタントの不足と需要の高まり、そして在宅勤務（WFH）への大規模な移行が相まって、一部のコンサルタントは仕事に追われることになるでしょう。その結果、コンサルタントにとっては、近距離・遠距離を問わず（場合によっては フォーブス誌 誌も「カレンダー管理は、個人のウェルビーイングを維持し、組織全体の生産性を最適化するために不可欠である」と述べています。）これを踏まえ、以下では、組織力、特にカレンダー管理の強化が、コンサルタントが頻繁に直面する一般的な課題をどのように軽減できるかをご紹介します。
コンサルタントのスケジュール管理における課題と解決策
コンサルタントは、複数のクライアントとそのデータを両立させる必要性、有料クライアントからの高い期待、そして将来のクライアントを獲得するためのネットワーキングが求められるため、極めて高い組織力が必要とされます。技術の進歩により、堅牢な管理システムの維持は、容易になった反面、より複雑にもなっています。 取材に応じたコンサルタントからは、組織管理やスケジュール管理に関連するいくつかの共通の課題が挙げられました。具体的には、複数のクライアント（および私生活）との業務に伴う複数のカレンダーの調整、Trelloワークスペースでの正確なカレンダー管理、二重予約を防ぐためのカレンダーの最新状態の維持、そしてクライアントのスケジュール調整や予約といった時間のかかる事務作業の管理などです。
課題：クライアントが複数いる＝カレンダーも複数ある
scriblr.frの創設者であり、独立系マーケティングコンサルタントのディラン・キッサン氏は次のように述べています。「少なくとも3つの異なるカレンダーを使い分けていると、会議の日程調整が大変です。私の場合、あるクライアント用にはOutlookカレンダー、別のクライアント用にはGoogleカレンダー、そして自分のビジネス用には個人のGoogleカレンダーを使っていました。これらすべてのカレンダーを同期させるのは、本当に面倒なことでした……」
解決策：すべてのカレンダーで正確な空き状況を反映させるために、カレンダーを同期する
複数のカレンダー間で同期が行われるようになったことで、キサネさんの悩みは解消されました。「 CalendarBridgeを使えば、メインのカレンダーが常に最新の状態になるように同期を設定できます。Office 365のカレンダーや別のGoogleカレンダーにイベントが追加されると、即座にメインのカレンダーに同期されます。イベントの日時が変更されたり削除されたりすると、メインのカレンダーからも消えます。」 「月額わずか数ドルで、ストレスが軽減されただけでなく、クライアントがどのプラットフォームを使っていても、私が見ているカレンダーとクライアントが見ているカレンダーが同じものであるという確信が持てるようになりました。」
すべてのカレンダーに正確な空き時間を反映させることは、スケジュール管理におけるベストプラクティスです。この考え方はTechRepublicでも次のように述べられています。「長い間、妻は家族関連の予定を別のカレンダーに管理し、私は仕事関連の予定だけを自分のカレンダーに記入していました。それは大失敗でした。 自分の予定を入れる前に、妻のスケジュールを確認することをいつも忘れていた。今でも妻は自分のカレンダーを管理しているが、私に関係するものは、どんなに些細なことでも、私の統合カレンダーにも登録されるようになった。」
課題：二重予約やその他の時間管理上の問題
多忙なコンサルタントとして、クライアントや友人、家族への責任と自身の健康のバランスを取ろうとすると、まるでいつ崩れ落ちてもおかしくないカードの家のように、しばしば圧倒されてしまうものです
解決策：積極的に時間を確保する
「カレンダーの時間ブロック」は、ワークライフバランスを維持しつつ、生産性と集中力を高めることで、多忙なコンサルタントの精神的な安定を守るシンプルな手法です。特定のタスクに取り組む時間を確保することで、現代の仕事を特徴づける「中断や気散じの連鎖」を断ち切り、最も重要なタスクに集中できるようになります。『Entrepreneur』誌が指摘しているように、「カレンダーに時間をブロックして確保することは、一度に特定のタスクに取り組むよう促します。これはマルチタスクを防ぐだけでなく、その瞬間に取り組んでいることに集中することを可能にし、より短い時間でより多くの成果を上げられるようにしてくれます」。特定の業務や個人的なタスクのために、集中できる時間を積極的に確保することは、クライアントの満足度を高め、あなた自身の幸福感も高めることにつながります。
各カレンダーで手動で予定をブロックするのは時間がかかり、ミスも起こりやすいため、次のようなカレンダー同期ツールを利用すると CalendarBridge のようなカレンダー同期ツールを使用することをお勧めします。これにより、あるカレンダーで予約した時間が、すべてのカレンダーに自動的に反映されるようになります。
Googleカレンダーや Outlookカレンダーで 予定をブロックする方法、および両方のカレンダーを同期させて常に正確な状態を保つ方法をご紹介します。
課題：会議のスケジュール調整に費やす時間
多くのコンサルタントは、価値の提供や専門知識の提供と、スケジュール調整などの事務作業の両立を迫られています。メールのやり取りを繰り返して会議のスケジュールを一つひとつ手作業で調整するのは、時間の無駄になるだけでなく、クライアントの不満を招くことにもなります。
解決策：空き時間を簡単に共有できるスケジュール管理ツールを利用する
CalendarBridge のようなCalendarBridge ツールを活用すれば、メールでのやり取りのやり取りを省き、双方の 現在の空き状況に基づいてスケジュールを調整できるよう になるため、あなたとクライアント双方の時間を節約できます。 実際、スケジュール調整プロセスを主体的に管理し、無駄な時間を削減できるという点こそが、多くのコンサルタントや対外的な業務を担うチーム（採用、営業、カスタマーサクセスなど）が、OutlookやGoogleカレンダーへの会議の登録を容易にするためにスケジューリングツールの利用を開始した理由です。各人のスケジュールに関する希望を尊重しつつ、スケジュール調整プロセスを効率化するツールは、従業員とクライアントの両方の体験を向上させます。
カレンダー管理ツールを活用する際のその他の留意点
- できるだけシンプルなツールを選びましょう。あなたはすでに多忙で、場合によっては手一杯の状態かもしれません。何よりも重要なのは、そのツールが余分な手間をかけたり、クライアントにストレスを与えたりしないことです。OGCSのようなソフトウェアは便利な場合もありますが、PC上で動作している時のみ、GoogleカレンダーとOutlookカレンダーを同期させることができます。
- プライバシーとセキュリティは最優先事項です。ソリューションは、自社の情報だけでなく、クライアントの情報を保護するために、十分なセキュリティを備えている必要があります。セキュリティとデータ保護はコンサルタントの評判を左右する重要な要素であり、したがって、コンサルティング事業を成功させる上で不可欠な要素です。データへのアクセス権限を必要最小限に抑えるソリューションを選択してください。
CalendarBridgeでコンサルタントのスケジュール管理を次のレベルへ
複数のクライアントのカレンダーを管理する際、GoogleやOutlook、その他のツール間でプラットフォームを切り替えたり、空き時間を再確認したり、手動で予定を更新したりすることがよくあります。そこで役立つのが CalendarBridge の出番です。すべてのクライアントを1つのシステムに無理やり統合しようとしたり、二重予約のリスクを冒したりする代わりに、CalendarBridge より良い方法CalendarBridge ：
すべてのカレンダー（Google、Outlook、Microsoft 365）を1つに統合することで、クライアントがどのサービスを通じて予約しても、統一された単一のカレンダー画面で空き状況が常に最新の状態に保たれます。
すべてのアカウントで実際の空き時間を反映した、統一された空き状況リンクを共有しましょう。スクリーンショットの送信や手動での時間ブロックは不要になり、AIスケジューリングアシスタントを活用して、イベントの予約を自動化できます。
イベントやタイムブロックを非公開のスケジュールカレンダーに自動転送することで、機密性の高いクライアント名や詳細情報を開示することなく、1日の全体像を常に把握できます。Google カレンダー や Outlookカレンダー でのタイムブロッキングについて詳しくはこちら
個人コンサルタントの方でも、拡大する顧客リストを管理している方でも、CalendarBridge 空き状況を正確かつ非公開に、手間なくCalendarBridge 。
自分の時間を自分のものに戻そう
調査によると、コンサルティング職の利点として挙げられているものの一つに、「時間の管理を自ら行い、仕事と私生活のバランスをより柔軟に取れること」があります。この利点は、CalendarBridgeさらに高まります。このツールは、クライアントとの打ち合わせのスケジュール管理を体系的に行えるようにし、全般的な時間管理の効率化を支援します。
