Introduzione
Formaggio cremoso, carta igienica... consulenti? Sì, è ora di aggiungere i consulenti alla lista delle carenze causate dal COVID-19. Bloomberg Business riporta che «quasi due società di consulenza su tre dichiarano di avere carenza di personale e una su cinque sta rifiutando incarichi a causa di ciò, secondo un sondaggio di Source Global Research, che fornisce ricerche e analisi per il settore dei servizi professionali». Questa carenza coincide con una maggiore domanda di consulenti nella maggior parte dei settori dell'economia. Infatti, Business Wire ha previsto che la consulenza gestionale globale crescerà da 819,79 miliardi di dollari (2020) a 895,46 miliardi di dollari nel 2021. Ancora una volta, questo tasso di crescita annuale composto (CAGR) è fortemente influenzato dalla pandemia, poiché le aziende cercano di espandere i servizi, assumere persone con competenze specializzate e capire come il mercato continuerà a cambiare in un mondo (si spera) post-pandemico. La carenza di consulenti, unita a una maggiore richiesta, nonché al passaggio di massa al lavoro da casa (WFH), significa che alcuni consulenti saranno sommersi dal lavoro. Di conseguenza, è forse ora più importante che mai per i consulenti mantenere solide capacità organizzative mentre cercano di bilanciare una moltitudine di clienti, potenzialmente sia vicini che lontani (anche Forbes ha affermato: "La gestione dell'agenda è fondamentale per preservare il benessere delle persone e ottimizzare la produttività della forza lavoro nel suo insieme.") Tenendo presente questo, di seguito illustriamo come una migliore organizzazione, in particolare la gestione dell'agenda, possa ridurre i punti critici che i consulenti spesso devono affrontare.
Problemi e soluzioni per i calendari dei consulenti
I consulenti devono essere estremamente organizzati, vista la necessità di gestire contemporaneamente più clienti e i relativi dati, le elevate aspettative dei clienti paganti e le attività di networking necessarie per assicurarsi nuovi clienti. Il mantenimento di sistemi organizzativi solidi è stato reso al tempo stesso più semplice e più complesso dai progressi tecnologici. I consulenti con cui abbiamo parlato hanno segnalato diversi punti critici comuni relativi all'organizzazione e alla pianificazione: bilanciare più calendari dovuti al lavoro con più clienti (e alla loro vita personale), mantenere un calendario accurato negli spazi di lavoro di Trello, tenere aggiornati i calendari per evitare doppie prenotazioni e gestire le attività amministrative che richiedono molto tempo relative alla pianificazione e alla prenotazione dei clienti.
Problema: più clienti = più calendari
Dylan Kissane, fondatore di scriblr.fr e consulente di marketing indipendente, osserva: «Cercare di fissare un incontro quando si hanno almeno tre calendari diversi è un vero problema. Nel mio caso, avevo un calendario di Outlook presso un cliente, un calendario di Google presso un altro e il mio calendario di Google personale per la mia attività. Mantenere tutti questi calendari sincronizzati era una vera seccatura…»
Soluzione: sincronizza i calendari per garantire una disponibilità accurata in tutti i calendari
La sincronizzazione tra più calendari ha messo fine alla frustrazione di Kissane: «Con CalendarBridge, posso impostare la sincronizzazione in modo che il mio calendario principale sia sempre aggiornato. Se un evento viene aggiunto al mio calendario di Office 365 o a un altro calendario Google, si sincronizza istantaneamente con il calendario principale. Se l’evento viene spostato o cancellato, scompare anche dal mio calendario principale.” «Per pochi dollari al mese, sono meno frustrato e più sicuro che il calendario che sto guardando sia lo stesso che vedono i miei clienti, indipendentemente dalla piattaforma che utilizzano.»
Avere informazioni precise sulla disponibilità in tutti i propri calendari è una buona pratica quando si parla di organizzazione. Questo concetto trova eco su TechRepublic: «Per molto tempo mia moglie ha tenuto un calendario separato per le questioni familiari, mentre io nel mio inserivo solo gli impegni di lavoro. È stato un disastro. Non mi ricordavo mai di consultare i suoi impegni prima di inserire i miei. Lei tiene ancora il suo calendario, ma qualsiasi cosa mi riguardi anche minimamente viene inserita anche nel mio calendario integrato."
Punto critico: doppie prenotazioni e altri problemi legati alla gestione del tempo
Quando si è consulenti molto impegnati, cercare di conciliare gli impegni nei confronti dei clienti, degli amici e della famiglia con il proprio benessere può spesso sembrare un compito insormontabile, come un castello di carte che sta per crollare
Soluzione: riservarsi del tempo in anticipo
Il "calendar blocking" è una tecnica semplice che può aiutarti a mantenere la lucidità mentale quando sei un consulente molto impegnato, favorendo l'equilibrio tra vita professionale e vita privata e aumentando al contempo la tua produttività e concentrazione. Riservare del tempo per lavorare su un compito specifico rompe il circolo vizioso di interruzioni e distrazioni che caratterizza il lavoro moderno e ci permette di concentrarci sulle attività più importanti. Come osservato su Entrepreneur, “riservare del tempo nei nostri calendari ci incoraggia a lavorare su un compito specifico alla volta. Questo non solo ci impedisce di fare multitasking, ma ci permette anche di concentrarci esclusivamente su ciò che stiamo facendo in quel momento, in modo da poter realizzare di più in meno tempo”. Riservare in modo proattivo del tempo dedicato a compiti lavorativi e personali specifici si traduce in clienti più soddisfatti e in una maggiore soddisfazione personale.
Poiché bloccare manualmente gli orari su ciascuno dei tuoi calendari può richiedere molto tempo ed essere fonte di errori, l'utilizzo di uno strumento di sincronizzazione dei calendari come CalendarBridge per garantire che il tempo bloccato su uno dei tuoi calendari venga automaticamente bloccato su tutti i tuoi calendari.
Scopri come riservarti del tempo su Google Calendar o Outlook Calendar e come sincronizzare entrambi i calendari in modo che siano sempre aggiornati.
Punto critico: tempo perso per organizzare le riunioni
Molti consulenti devono inoltre destreggiarsi tra la fornitura di valore aggiunto e competenze specialistiche e le attività amministrative, come la pianificazione degli appuntamenti. Dover programmare manualmente ogni incontro tramite un continuo scambio di e-mail comporta una perdita di tempo e infastidisce i clienti.
Soluzione: usa uno strumento di pianificazione che semplifichi la condivisione della tua disponibilità
L'utilizzo di uno strumento CalendarBridge , come CalendarBridge , può far risparmiare tempo sia a te che ai tuoi clienti, eliminando il continuo scambio di e-mail e consentendo a entrambi di fissare gli appuntamenti in base alla disponibilità del momento. Infatti, questa capacità di assumere il controllo del processo di pianificazione ed eliminare gli sprechi di tempo è il motivo per cui così tanti consulenti e team a contatto con l'esterno (ad esempio, reclutamento, vendite e customer success) hanno iniziato a utilizzare strumenti di pianificazione per facilitare la pianificazione delle riunioni nei loro calendari Outlook e Google. Gli strumenti che aiutano a semplificare il processo di pianificazione, pur rispettando le preferenze di pianificazione di tutti, migliorano sia l'esperienza dei dipendenti che quella dei clienti.
Ulteriori considerazioni sull'utilizzo degli strumenti di gestione del calendario
- Scegli uno strumento il più semplice possibile: sei già molto impegnato e forse anche sovraccarico di lavoro. Soprattutto, lo strumento non dovrebbe comportare un carico di lavoro aggiuntivo né causare frustrazione al cliente. Software come OGCS possono essere utili in alcuni casi, ma sincronizzano i calendari di Google e Outlook solo quando sono in esecuzione sul PC.
- La privacy e la sicurezza sono fondamentali: la soluzione deve garantire la sicurezza dei tuoi dati e di quelli dei tuoi clienti. La sicurezza e la protezione dei dati sono parte integrante della reputazione di un consulente e costituiscono, pertanto, elementi fondamentali per il successo di un'attività di consulenza. Scegli una soluzione che richieda un accesso minimo ai tuoi dati.
Portare la gestione del calendario aziendale a un livello superiore con CalendarBridge
Gestire più calendari dei clienti spesso comporta passare da una piattaforma all'altra, ricontrollare la disponibilità e aggiornare manualmente gli eventi su Google, Outlook e altri strumenti. È qui che entra in gioco CalendarBridge . Invece di cercare di costringere ogni cliente a utilizzare un unico sistema o di rischiare doppie prenotazioni, CalendarBridge una soluzione migliore:
Sincronizza tutti i tuoi calendari in un unico calendario (Google, Outlook, Microsoft 365) in modo che la tua disponibilità sia sempre aggiornata in un'unica vista unificata, indipendentemente dal calendario tramite cui il cliente effettua la prenotazione.
Condividi link di disponibilità unificati che riflettono il tuo effettivo stato di disponibilità su tutti gli account. Smetti di inviare screenshot o di bloccare manualmente gli orari e integra un assistente di pianificazione basato sull'intelligenza artificiale per automatizzare la prenotazione degli eventi.
Invia automaticamente gli eventi o i blocchi di tempo a un calendario privato dedicato alla pianificazione, così avrai sempre una visione d'insieme della tua giornata, senza rivelare nomi di clienti riservati o dettagli sensibili. Scopri di più sul time blocking nei calendari di Google o Outlook
Che tu sia un consulente indipendente o che gestisca un portafoglio clienti in espansione, CalendarBridge la tua disponibilità sia sempre aggiornata, riservata e senza intoppi.
Riprenditi il controllo del tuo tempo
Le ricerche dimostrano che uno dei vantaggi segnalati delle professioni nel settore della consulenza è «avere un maggiore controllo sul proprio tempo e una maggiore flessibilità nel conciliare la vita lavorativa con quella privata». Questo vantaggio sarà ulteriormente valorizzato grazie all'utilizzo di tecnologie di gestione del calendario come CalendarBridge, che garantisce un approccio organizzato alla pianificazione degli incontri con i clienti e favorisce una gestione efficiente del tempo in generale.
