Introdução
Queijo cremoso, papel higiênico... consultores? Sim, chegou a hora de incluir os consultores na lista de escassez causada pela COVID-19. A Bloomberg Business relata que “quase duas em cada três empresas de consultoria afirmam estar com falta de pessoal, e uma em cada cinco está recusando trabalhos por causa disso, de acordo com uma pesquisa da Source Global Research, que fornece pesquisas e análises para o setor de serviços profissionais”. Essa escassez coincide com uma maior demanda por consultores na maioria dos setores da economia. De fato, a Business Wire previu que a consultoria de gestão global cresceria de US$ 819,79 bilhões (2020) para US$ 895,46 bilhões em 2021. Mais uma vez, essa taxa de crescimento anual composta (CAGR) é fortemente influenciada pela pandemia, já que as empresas buscam expandir serviços, contratar profissionais com habilidades especializadas e entender como o mercado continuará a se transformar em um mundo (esperamos) pós-pandêmico. A escassez de consultores, aliada a uma demanda crescente por eles, bem como à migração em massa para o trabalho em casa (WFH), significa que alguns consultores ficarão sobrecarregados de trabalho. Como resultado, talvez seja agora mais importante do que nunca que os consultores mantenham sólidas habilidades organizacionais ao buscar equilibrar uma infinidade de clientes, potencialmente próximos e distantes (até mesmo a Forbes afirmou: “A gestão da agenda é fundamental para preservar o bem-estar dos indivíduos e otimizar a produtividade da força de trabalho coletiva.”) Com isso em mente, revelamos a seguir como uma organização aprimorada, especificamente a gestão da agenda, pode reduzir os pontos críticos comuns que os consultores frequentemente enfrentam.
Desafios e soluções para agendas de consultores
Os consultores precisam ser altamente organizados, dada a necessidade de conciliar vários clientes e seus dados, as altas expectativas dos clientes pagantes e o networking necessário para garantir novos clientes. Manter sistemas organizacionais robustos tornou-se, ao mesmo tempo, mais fácil e mais complicado devido aos avanços tecnológicos. Os consultores com quem conversamos apontaram vários pontos críticos comuns relacionados à organização e ao agendamento: equilibrar várias agendas devido ao trabalho com vários clientes (e suas vidas pessoais), manter uma agenda precisa nos espaços de trabalho do Trello, manter as agendas atualizadas para evitar agendamentos duplicados e gerenciar as tarefas administrativas demoradas de agendamento e marcação de consultas com clientes.
Problema: Vários clientes = vários calendários
Dylan Kissane, fundador do scriblr.fr e consultor de marketing independente, observa: “Tentar marcar uma reunião quando se tem pelo menos três agendas diferentes é um problema. No meu caso, eu tinha uma agenda do Outlook em um cliente, uma agenda do Google em outro e minha própria agenda do Google para o meu negócio. Manter todas essas agendas sincronizadas era um grande incômodo…”
Solução: Sincronize os calendários para garantir a disponibilidade correta em todos eles
A sincronização entre várias agendas acabou com a frustração de Kissane: “Com CalendarBridge, posso configurar a sincronização para que meu calendário principal esteja sempre atualizado. Se um evento for adicionado ao meu calendário do Office 365 ou a um calendário do Google diferente, ele é sincronizado instantaneamente com o calendário principal. Se o evento for alterado ou excluído, ele também desaparece do meu calendário principal.” “Por apenas alguns dólares por mês, fico menos frustrado e mais confiante de que o calendário que estou vendo é o mesmo que meus clientes veem, independentemente da plataforma que estejam usando.”
Manter a disponibilidade atualizada em todos os seus calendários é uma boa prática quando se trata de organização. Essa ideia é reforçada no TechRepublic: “Por muito tempo, minha esposa mantinha um calendário separado para assuntos familiares, e eu só registrava compromissos de trabalho no meu. Isso foi um desastre. Eu nunca me lembrava de consultar a agenda dela antes de marcar compromissos na minha. Ela ainda mantém seu próprio calendário, mas qualquer coisa que envolva a mim, mesmo que minimamente, também é colocada no meu calendário integrado.”
Problema: reservas duplicadas e outros desafios relacionados à gestão do tempo
Como consultor ocupado, tentar equilibrar os compromissos com seus clientes, amigos e família, além do seu próprio bem-estar, muitas vezes pode parecer algo esmagador — como um castelo de cartas prestes a desmoronar
Solução: Reserve tempo de forma proativa
Reservar tempo na agenda é uma técnica simples capaz de preservar sua sanidade mental como consultor ocupado, ao mesmo tempo em que promove o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e aumenta sua produtividade e concentração. Reservar tempo para trabalhar em uma tarefa específica quebra o ciclo de interrupções e distrações que caracterizam o trabalho moderno e nos permite concentrar-nos nas tarefas mais importantes. Conforme observado na revista Entrepreneur, “reservar tempo em nossas agendas nos incentiva a trabalhar em uma tarefa específica de cada vez. Isso não apenas nos impede de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, como também nos permite manter o foco exclusivo no que estamos fazendo no momento, para que possamos realizar mais em menos tempo”. Reservar proativamente um tempo dedicado a tarefas profissionais e pessoais específicas resulta em clientes mais satisfeitos e em você mais feliz.
Como reservar horários manualmente em cada uma das suas agendas pode ser demorado e propenso a erros, usar uma ferramenta de sincronização de agendas como CalendarBridge , para garantir que o tempo reservado em um dos seus calendários seja automaticamente reservado em todos os seus calendários.
Saiba como reservar horários no Google Agenda ou no Outlook, bem como sincronizar os dois calendários para que estejam sempre atualizados.
Problema: tempo perdido na marcação de reuniões
Muitos consultores também precisam conciliar a prestação de serviços e o compartilhamento de conhecimentos com tarefas administrativas, como o agendamento. Ter que agendar manualmente cada reunião por meio de trocas de e-mails desperdiça tempo e irrita seus clientes.
Solução: Use uma ferramenta de agendamento que facilite o compartilhamento da sua disponibilidade
O uso de uma ferramenta CalendarBridge , como CalendarBridge , pode economizar tempo tanto para você quanto para seus clientes, eliminando a troca incessante de e-mails e permitindo que ambos agendem com base na disponibilidade atual. Na verdade, essa capacidade de assumir o controle do processo de agendamento e eliminar o tempo perdido é o motivo pelo qual tantos consultores e equipes que lidam diretamente com o público externo (por exemplo, recrutamento, vendas e sucesso do cliente) começaram a usar ferramentas de agendamento para facilitar a marcação de reuniões em seus calendários do Outlook e do Google. Ferramentas que ajudam a otimizar o processo de agendamento, ao mesmo tempo em que respeitam as preferências de agendamento de todos, melhoram tanto a experiência do funcionário quanto a do cliente.
Considerações adicionais para aproveitar ao máximo as ferramentas de gerenciamento de calendário
- Escolha uma ferramenta o mais simples possível – você já está ocupado e talvez até sobrecarregado. Acima de tudo, a ferramenta não deve exigir trabalho extra nem causar frustração ao cliente. Softwares como o OGCS podem ser úteis em certas ocasiões, mas só sincronizam seus calendários do Google e do Outlook quando estão em execução no computador.
- A privacidade e a segurança são fundamentais – a solução deve ser segura para proteger suas informações, bem como as de seus clientes. A segurança e a proteção de dados são parte integrante da reputação de um consultor e, portanto, componentes essenciais para o sucesso de uma empresa de consultoria. Escolha uma solução que exija o mínimo de acesso aos seus dados.
Levando a gestão de agendas de consultores a um novo patamar com CalendarBridge
Gerenciar vários calendários de clientes geralmente implica alternar entre plataformas, verificar a disponibilidade e atualizar manualmente os eventos no Google, no Outlook e em outras ferramentas. É aí que entra CalendarBridge entra em cena. Em vez de tentar forçar todos os clientes a usar um único sistema ou correr o risco de agendamentos duplicados, CalendarBridge uma maneira melhor:
Sincronize todos os seus calendários em um único (Google, Outlook, Microsoft 365) para que sua disponibilidade esteja sempre atualizada em uma visualização unificada e única do calendário, independentemente de qual canal o cliente utilize para agendar.
Compartilhe links de disponibilidade unificados que reflitam sua verdadeira disponibilidade em todas as contas. Pare de enviar capturas de tela ou bloquear horários manualmente e incorpore um assistente de agendamento com IA para automatizar a marcação de eventos.
Encaminhe automaticamente eventos ou blocos de tempo para um calendário de planejamento privado, para que você sempre tenha uma visão geral do seu dia, sem revelar nomes confidenciais de clientes ou detalhes sensíveis. Saiba mais sobre a organização por blocos de tempo nos calendários do Google ou do Outlook
Seja você um consultor autônomo ou alguém que gerencia uma carteira de clientes em crescimento, CalendarBridge sua disponibilidade seja precisa, confidencial e sem complicações.
Recupere o controle do seu tempo
Pesquisas mostram que um dos benefícios apontados nas carreiras de consultoria é “ter mais controle sobre o próprio tempo e maior flexibilidade para conciliar a vida profissional e pessoal”. Esse benefício será potencializado com o uso de tecnologias de gerenciamento de agenda, como CalendarBridge, que garante uma abordagem organizada para agendar reuniões com clientes e contribui para uma gestão eficiente do tempo em geral.
