परिचय
क्रीम चीज़, टॉयलेट पेपर... सलाहकार? जी हां, कोविड-19 के कारण हुई कमी की सूची में सलाहकारों को भी शामिल करने का समय आ गया है। ब्लूमबर्ग बिजनेस की रिपोर्ट के अनुसार, "सोर्स ग्लोबल रिसर्च द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण के मुताबिक, लगभग दो-तिहाई कंसल्टिंग फर्मों का कहना है कि उनके पास कर्मचारियों की कमी है, और पांच में से एक फर्म इस वजह से काम ठुकरा रही है।" यह कमी अर्थव्यवस्था के अधिकांश क्षेत्रों में सलाहकारों की बढ़ती मांग के साथ मेल खाती है। दरअसल, बिजनेस वायर ने भविष्यवाणी की है कि वैश्विक प्रबंधन परामर्श उद्योग 2020 में 819.79 बिलियन डॉलर से बढ़कर 2021 में 895.46 बिलियन डॉलर हो जाएगा। एक बार फिर, यह चक्रवृद्धि वार्षिक वृद्धि दर (सीएजीआर) महामारी से काफी प्रभावित है, क्योंकि कंपनियां अपनी सेवाओं का विस्तार करना चाहती हैं, विशेष कौशल वाले व्यक्तियों को नियुक्त करना चाहती हैं और यह समझना चाहती हैं कि (उम्मीद है) महामारी के बाद की दुनिया में बाजार में किस तरह के बदलाव आएंगे। सलाहकारों की कमी, उनकी बढ़ती मांग और घर से काम करने (WFH) के व्यापक चलन के कारण, कुछ सलाहकारों पर काम का बोझ बढ़ जाएगा। परिणामस्वरूप, सलाहकारों के लिए अपने संगठनात्मक कौशल को मजबूत बनाए रखना पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण हो गया है, क्योंकि उन्हें कई ग्राहकों, चाहे वे पास हों या दूर, के साथ काम करना होता है ( फोर्ब्स ने भी कहा है: "कैलेंडर प्रबंधन व्यक्तिगत कल्याण को बनाए रखने और सामूहिक कार्यबल की उत्पादकता को अनुकूलित करने के लिए अभिन्न अंग है।") इसे ध्यान में रखते हुए, नीचे हम बताते हैं कि कैसे बेहतर संगठन, विशेष रूप से कैलेंडर प्रबंधन, सलाहकारों द्वारा अक्सर सामना की जाने वाली सामान्य समस्याओं को कम कर सकता है।
सलाहकार कैलेंडर से जुड़ी समस्याएं और उनके समाधान
सलाहकारों को अत्यधिक संगठित होना पड़ता है, क्योंकि उन्हें कई ग्राहकों और उनके डेटा को संभालना होता है, भुगतान करने वाले ग्राहकों की अपेक्षाएं बहुत अधिक होती हैं, और भविष्य के ग्राहकों को सुरक्षित करने के लिए नेटवर्किंग की आवश्यकता होती है। तकनीकी प्रगति के कारण सुदृढ़ संगठनात्मक प्रणालियों को बनाए रखना एक साथ आसान और अधिक जटिल हो गया है। जिन सलाहकारों से हमने बात की, उन्होंने संगठन और शेड्यूलिंग से संबंधित कई सामान्य समस्याओं का उल्लेख किया: कई ग्राहकों (और उनके निजी जीवन) के साथ काम करने के कारण कई कैलेंडरों को संतुलित करना, ट्रेलो वर्कस्पेस में एक सटीक कैलेंडर बनाए रखना , दोहरी बुकिंग से बचने के लिए कैलेंडरों को अद्यतन रखना, और ग्राहकों की शेड्यूलिंग और बुकिंग के समय लेने वाले प्रशासनिक कार्यों का प्रबंधन करना।
समस्या का मुख्य बिंदु: एकाधिक ग्राहक = एकाधिक कैलेंडर
स्क्रिबलर डॉट एफआर के संस्थापक और स्वतंत्र मार्केटिंग सलाहकार डायलन किस्सेन कहते हैं: “कम से कम तीन अलग-अलग कैलेंडर होने पर मीटिंग शेड्यूल करना एक समस्या है। मेरे मामले में, मेरे पास एक क्लाइंट का आउटलुक कैलेंडर, दूसरे का गूगल कैलेंडर और मेरे व्यवसाय के लिए मेरा अपना गूगल कैलेंडर था। इन सभी कैलेंडरों को सिंक्रनाइज़ रखना एक बड़ी परेशानी थी…”
समाधान: सभी कैलेंडरों में सटीक उपलब्धता सुनिश्चित करने के लिए कैलेंडरों को सिंक्रनाइज़ करें।
कई कैलेंडरों को सिंक करने की सुविधा ने किसान की परेशानी दूर कर दी: “ CalendarBridge मदद से, मैं सिंकिंग इस तरह सेट कर सकता हूँ कि मेरा मुख्य कैलेंडर हमेशा अपडेट रहे। अगर कोई इवेंट मेरे Office 365 कैलेंडर या किसी दूसरे Google कैलेंडर में जोड़ा जाता है, तो वह तुरंत मेरे मुख्य कैलेंडर में सिंक हो जाता है। अगर इवेंट को शिफ्ट किया जाता है या डिलीट किया जाता है, तो वह मेरे मुख्य कैलेंडर से भी हट जाता है।” “सिर्फ़ कुछ डॉलर प्रति माह खर्च करके, मेरी परेशानी कम हो गई है और मुझे पूरा भरोसा है कि मैं जिस कैलेंडर को देख रहा हूँ, वही कैलेंडर मेरे क्लाइंट भी देखते हैं, चाहे वे कोई भी प्लेटफ़ॉर्म इस्तेमाल कर रहे हों।”
सभी कैलेंडरों में अपनी उपलब्धता का सटीक रिकॉर्ड रखना संगठन के लिहाज़ से सबसे अच्छा तरीका है। टेक रिपब्लिक में भी यही बात कही गई है: “काफी समय तक मेरी पत्नी पारिवारिक मामलों के लिए एक अलग कैलेंडर रखती थी, और मैं अपने कैलेंडर में सिर्फ काम से जुड़ी चीज़ें ही रखता था। यह बहुत ही खराब स्थिति थी। मैं अपने कैलेंडर में कोई भी काम तय करने से पहले कभी भी उसका शेड्यूल देखना नहीं भूलता था। अब वह अपना कैलेंडर रखती है, लेकिन मुझसे जुड़ी कोई भी चीज़ मैं अपने कैलेंडर में भी डाल देता हूँ।”
समस्या का मुख्य कारण: दोहरी बुकिंग और समय प्रबंधन से जुड़ी अन्य समस्याएं
एक व्यस्त सलाहकार के रूप में, अपने ग्राहकों, दोस्तों और परिवार के प्रति प्रतिबद्धताओं और अपनी स्वयं की सेहत के बीच संतुलन बनाए रखना अक्सर बहुत मुश्किल लग सकता है – मानो ताश के पत्तों का घर कभी भी गिर सकता है।
समाधान: समय को पहले से ही निर्धारित कर लें
कैलेंडर ब्लॉकिंग एक सरल तकनीक है जो व्यस्त कंसल्टेंट के रूप में आपके मानसिक स्वास्थ्य को बेहतर बनाने में मददगार साबित हो सकती है। यह कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखने के साथ-साथ आपकी उत्पादकता और एकाग्रता को भी बढ़ाती है। किसी विशिष्ट कार्य के लिए समय निर्धारित करने से आधुनिक कार्यशैली में व्याप्त व्यवधानों और विकर्षणों का चक्र टूट जाता है और हम सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर पाते हैं। जैसा कि एंटरप्रेन्योर पत्रिका में बताया गया है, "अपने कैलेंडर पर समय निर्धारित करने से हमें एक समय में एक विशिष्ट कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की प्रेरणा मिलती है। इससे न केवल हम एक साथ कई कार्य करने से बचते हैं, बल्कि हम वर्तमान में जो कर रहे हैं उस पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित कर पाते हैं, जिससे हम कम समय में अधिक कार्य पूरा कर पाते हैं।" विशिष्ट कार्य और व्यक्तिगत कार्यों के लिए पहले से ही समय निर्धारित करने से आपके ग्राहक और आप दोनों ही प्रसन्न रहते हैं।
क्योंकि प्रत्येक कैलेंडर पर मैन्युअल रूप से समय ब्लॉक करना समय लेने वाला और त्रुटिपूर्ण हो सकता है, इसलिए CalendarBridge जैसे कैलेंडर सिंक टूल का उपयोग करने की सलाह दी जाती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके किसी एक कैलेंडर पर ब्लॉक किया गया समय स्वचालित रूप से आपके सभी कैलेंडरों पर ब्लॉक हो जाए।
जानें कि Google कैलेंडर या Outlook कैलेंडर में समय कैसे ब्लॉक करें, साथ ही दोनों कैलेंडर को कैसे सिंक करें ताकि वे हमेशा सटीक रहें।
समस्या का मुख्य कारण: मीटिंग शेड्यूल करने में समय बर्बाद हुआ
कई सलाहकारों को ग्राहकों को मूल्य और विशेषज्ञता प्रदान करने के साथ-साथ शेड्यूलिंग जैसे प्रशासनिक कार्यों को भी संभालना पड़ता है। ईमेल के माध्यम से बार-बार बातचीत करके प्रत्येक मीटिंग को मैन्युअल रूप से शेड्यूल करना समय बर्बाद करता है और ग्राहकों को परेशान करता है।
समाधान: एक ऐसा शेड्यूलिंग टूल इस्तेमाल करें जिससे अपनी उपलब्धता साझा करना आसान हो।
CalendarBridge जैसे शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करने से आप और आपके क्लाइंट दोनों का समय बच सकता है। इससे बार-बार ईमेल भेजने की झंझट खत्म हो जाती है और आप दोनों अपनी मौजूदा उपलब्धता के आधार पर मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं। दरअसल, शेड्यूलिंग प्रक्रिया पर पूरा नियंत्रण रखने और समय की बर्बादी को रोकने की यही वजह है कि कई कंसल्टेंट और बाहरी टीमों (जैसे भर्ती, बिक्री और ग्राहक सफलता) ने Outlook और Google Calendar में मीटिंग शेड्यूल करना आसान बनाने के लिए शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करना शुरू कर दिया है। ऐसे टूल जो सभी की शेड्यूलिंग प्राथमिकताओं का ध्यान रखते हुए शेड्यूलिंग प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद करते हैं, कर्मचारी और क्लाइंट दोनों के अनुभव को बेहतर बनाते हैं।
कैलेंडर प्रबंधन उपकरणों का लाभ उठाने के लिए अतिरिक्त विचार
- ऐसा टूल चुनें जो जितना हो सके उतना सरल हो – आप पहले से ही व्यस्त हैं, और शायद काम का बोझ भी बहुत ज़्यादा है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि टूल से अतिरिक्त काम की ज़रूरत न पड़े और न ही क्लाइंट को परेशानी हो। OGCS जैसे सॉफ़्टवेयर कभी-कभी उपयोगी होते हैं, लेकिन यह आपके Google और Outlook कैलेंडर को केवल PC पर चलने पर ही सिंक करता है ।
- निजता और सुरक्षा सर्वोपरि हैं – समाधान इतना सुरक्षित होना चाहिए कि आपकी और आपके ग्राहकों की जानकारी सुरक्षित रहे। सुरक्षा और डेटा संरक्षण एक सलाहकार की प्रतिष्ठा के अभिन्न अंग हैं और इसलिए एक सफल परामर्श व्यवसाय के महत्वपूर्ण घटक हैं। ऐसा समाधान चुनें जो आपके डेटा तक न्यूनतम पहुंच की मांग करे।
कंसल्टेंट कैलेंडर मैनेजमेंट को अगले स्तर पर ले जाना CalendarBridge
कई क्लाइंट कैलेंडर को मैनेज करने का मतलब अक्सर अलग-अलग प्लेटफॉर्म के बीच स्विच करना, उपलब्धता की दोबारा जांच करना और Google, Outlook और अन्य टूल पर इवेंट्स को मैन्युअल रूप से अपडेट करना होता है। यहीं पर CalendarBridge काम आता है। हर क्लाइंट को एक ही सिस्टम पर लाने या डबल बुकिंग का जोखिम उठाने के बजाय, CalendarBridge एक बेहतर तरीका प्रदान करता है:
अपने सभी कैलेंडर (Google, Outlook, Microsoft 365) को एक ही कैलेंडर में सिंक करें ताकि आपकी उपलब्धता हमेशा एक ही कैलेंडर में अपडेट रहे, चाहे ग्राहक किसी भी कैलेंडर के माध्यम से बुकिंग करे।
सभी खातों में अपनी वास्तविक खाली/व्यस्त समय को दर्शाने वाले एकीकृत उपलब्धता लिंक साझा करें । स्क्रीनशॉट भेजने या मैन्युअल रूप से समय ब्लॉक करने की झंझट से छुटकारा पाएं और बुकिंग इवेंट को स्वचालित करने के लिए AI शेड्यूलिंग असिस्टेंट का उपयोग करें।
निजी प्लानिंग कैलेंडर में इवेंट या समय ब्लॉक को स्वचालित रूप से फॉरवर्ड करें ताकि आप गोपनीय क्लाइंट के नाम या संवेदनशील जानकारी प्रकट किए बिना अपने पूरे दिन का अवलोकन कर सकें। Google या Outlook कैलेंडर में समय ब्लॉक करने के बारे में अधिक जानें।
चाहे आप अकेले कंसल्टेंट हों या बढ़ते हुए क्लाइंट बेस का प्रबंधन कर रहे हों, CalendarBridge यह सुनिश्चित करता है कि आपकी उपलब्धता सटीक, गोपनीय और परेशानी मुक्त हो।
अपने समय पर दोबारा नियंत्रण हासिल करें
शोध से पता चलता है कि कंसल्टिंग करियर के कथित लाभों में से एक है "अपने समय पर अधिक नियंत्रण और अपने काम और निजी जीवन को संतुलित करने में अधिक लचीलापन।" कैलेंडर प्रबंधन तकनीक जैसे कि का उपयोग करके इस लाभ को और बढ़ाया जा सकता है। CalendarBridge जो क्लाइंट मीटिंग्स की शेड्यूलिंग के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण सुनिश्चित करता है और सामान्य रूप से कुशल समय प्रबंधन में सहायता करता है।
