Einführung
Frischkäse, Toilettenpapier ... Berater? Ja, es ist an der Zeit, Berater auf die Liste der von COVID-19 inspirierten Engpässe zu setzen. Bloomberg Business berichtet: "Fast 2 von 3 Beratungsunternehmen geben an, dass sie zu wenig Personal haben, und 1 von 5 lehnt infolgedessen Aufträge ab, so eine Umfrage von Source Global Research, einem Anbieter von Untersuchungen und Analysen für die Dienstleistungsbranche." Diese Knappheit fällt mit einer höheren Nachfrage nach Beratern in den meisten Wirtschaftszweigen zusammen. Tatsächlich prognostizierte Business Wire, dass die weltweite Unternehmensberatung von 819,79 Milliarden Dollar (2020) auf 895,46 Milliarden Dollar im Jahr 2021 wachsen wird. Auch diese durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) wird stark von der Pandemie beeinflusst, da die Unternehmen versuchen, ihre Dienstleistungen zu erweitern, Personen mit speziellen Fähigkeiten einzustellen und zu verstehen, wie sich der Markt in einer Welt nach der Pandemie (hoffentlich) weiter verändern wird. Der Mangel an Beratern, gepaart mit einer erhöhten Nachfrage nach ihnen, sowie die massenhafte Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus (WFH), bedeutet, dass einige Berater mit Arbeit überhäuft sein werden. Infolgedessen ist es für Berater vielleicht wichtiger als je zuvor, robuste organisatorische Fähigkeiten zu besitzen, während sie versuchen, eine Vielzahl von Kunden, möglicherweise sowohl in der Nähe als auch in der Ferne, unter einen Hut zu bringen (sogar Forbes verkündete: "Kalendermanagement ist ein wesentlicher Bestandteil, um das Wohlbefinden des Einzelnen zu erhalten und die Produktivität der kollektiven Belegschaft zu optimieren.") Vor diesem Hintergrund zeigen wir im Folgenden auf, wie eine verbesserte Organisation, insbesondere das Kalendermanagement, häufige Probleme von Beratern verringern kann.
Schmerzpunkte und Lösungen für Berater-Kalender
Berater müssen sehr gut organisiert sein, da sie mehrere Kunden und deren Daten unter einen Hut bringen müssen, die hohen Erwartungen der zahlenden Kunden erfüllen müssen und ein Netzwerk aufbauen müssen, um zukünftige Kunden zu gewinnen. Die Aufrechterhaltung robuster Organisationssysteme ist durch den technologischen Fortschritt gleichzeitig einfacher und komplizierter geworden. Die Berater, mit denen wir gesprochen haben, haben mehrere häufige Probleme im Zusammenhang mit der Organisation und Terminplanung festgestellt: Ausgleich mehrerer Kalender aufgrund der Arbeit mit mehreren Kunden (und ihrem Privatleben), Aufrechterhaltung eines genauen Kalenders in Trello-Arbeitsbereichen, Aktualisierung von Kalendern, um Doppelbuchungen zu vermeiden, und Verwaltung der zeitaufwändigen administrativen Aufgaben der Terminplanung und Buchung von Kunden.
Schmerzpunkt: Mehrere Kunden = mehrere Terminkalender
Dylan Kissane, Gründer von scriblr.fr und unabhängiger Marketingberater, bemerkt: „Es ist ein echtes Problem, ein Meeting zu vereinbaren, wenn man mindestens drei verschiedene Kalender hat. In meinem Fall hatte ich einen Outlook-Kalender bei einem Kunden, einen Google-Kalender bei einem anderen und meinen eigenen Google-Kalender für mein Unternehmen. All diese Kalender synchron zu halten, war eine echte Qual …“
Lösung: Synchronisierung von Kalendern für genaue Verfügbarkeit in allen Kalendern
Die Synchronisierung mehrerer Kalender hat Kissanes Frust beseitigt: „Mit CalendarBridgekann ich die Synchronisierung so einrichten, dass mein Hauptkalender immer auf dem neuesten Stand ist. Wenn ein Termin in meinem Office 365-Kalender oder einem anderen Google-Kalender hinzugefügt wird, wird er sofort mit dem Hauptkalender synchronisiert. Wenn der Termin verschoben oder gelöscht wird, ist er auch aus meinem Hauptkalender verschwunden.“ „Für nur ein paar Dollar im Monat bin ich weniger frustriert und kann mich darauf verlassen, dass der Kalender, den ich sehe, derselbe ist, den meine Kunden sehen – ganz gleich, welche Plattform sie nutzen.“
Eine genaue Verfügbarkeit in all Ihren Kalendern ist eine bewährte Praxis, wenn es um die Organisation geht. Diese Meinung wird in techrepublic geäußert: "Lange Zeit führte meine Frau einen separaten Kalender für Familienangelegenheiten, und ich hatte nur arbeitsbezogene Termine in meinem Kalender. Das war katastrophal. Ich habe nie daran gedacht, ihren Kalender zu konsultieren, bevor ich Verpflichtungen für meinen Kalender einging. Sie führt immer noch ihren eigenen Kalender, aber alles, was auch nur im Geringsten mit mir zu tun hat, wird auch in meinen integrierten Kalender eingetragen.
Schmerzpunkt: doppelte Buchungen und andere Probleme beim Zeitmanagement
Als vielbeschäftigter Berater fühlt man sich oft überwältigt, wenn man versucht, seine Verpflichtungen gegenüber Kunden, Freunden und Familie und sein eigenes Wohlbefinden unter einen Hut zu bringen - wie ein Kartenhaus, das darauf wartet, zusammenzubrechen.
Lösung: Blockieren Sie proaktiv Zeit
Das Blockieren von Terminen ist eine einfache Technik, die Ihnen als vielbeschäftigtem Berater den Verstand retten kann, indem sie sowohl die Work-Life-Balance fördert als auch Ihre Produktivität und Konzentration steigert. Das Blockieren von Zeit für eine bestimmte Aufgabe unterbricht den Kreislauf von Unterbrechungen und Ablenkungen, die das Markenzeichen der modernen Arbeit sind, und ermöglicht es uns, uns auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Wie Entrepreneur feststellt, "ermutigt uns das Blockieren von Zeit in unseren Kalendern dazu, jeweils an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten. Dies verhindert nicht nur Multitasking, sondern ermöglicht es uns auch, uns nur auf das zu konzentrieren, was wir gerade tun, so dass wir in kürzerer Zeit mehr erreichen können. Wenn man sich proaktiv Zeit für bestimmte berufliche und private Aufgaben nimmt, sind die Kunden zufriedener und man selbst glücklicher.
Da das manuelle Sperren von Terminen in jedem einzelnen Kalender zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann, empfiehlt sich die Verwendung eines Kalendersynchronisierungstools wie CalendarBridge empfohlen, um sicherzustellen, dass Termine, die in einem Ihrer Kalender reserviert wurden, automatisch in allen Ihren Kalendern reserviert werden.
Erfahren Sie, wie Sie Zeit in Google- oder Outlook-Kalendern blockieren können und wie Sie beide Kalender synchronisieren können, damit sie immer korrekt sind.
Schmerzpunkt: Zeitverschwendung bei der Planung von Besprechungen
Viele Berater müssen außerdem die Bereitstellung von Mehrwert und Fachwissen mit administrativen Aufgaben wie der Terminplanung in Einklang bringen. Die manuelle Planung jedes Meetings durch Hin- und Herschreiben von E-Mails verschwendet Zeit und verärgert Ihre Kunden.
Lösung: Verwenden Sie ein Planungstool, mit dem Sie Ihre Verfügbarkeit einfach mitteilen können.
Die Nutzung eines Terminplanungs-Tools wie CalendarBridge spart sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden Zeit, da CalendarBridge das endlose Hin- und Her-E-Mail-Spiel überflüssig macht und es Ihnen beiden ermöglicht , Termine auf Basis der aktuellen Verfügbarkeit zu vereinbaren. Tatsächlich ist es genau diese Möglichkeit, die Kontrolle über den Terminplanungsprozess zu übernehmen und Zeitverschwendung zu vermeiden, die so viele Berater und kundenorientierte Teams (z. B. in den Bereichen Personalbeschaffung, Vertrieb und Kundenerfolg) dazu veranlasst hat, Terminplanungs-Tools zu nutzen, um die Einplanung von Besprechungen in ihre Outlook- und Google-Kalender zu vereinfachen. Tools, die den Terminplanungsprozess optimieren und gleichzeitig die Terminpräferenzen aller Beteiligten berücksichtigen, verbessern sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenerfahrung.
Zusätzliche Überlegungen zur Nutzung von Kalendermanagement-Tools
- Wählen Sie ein möglichst einfaches Instrument - Sie sind bereits beschäftigt und vielleicht sogar überfordert. Am wichtigsten ist, dass das Tool keine zusätzliche Arbeit erfordert oder Frustration beim Kunden hervorruft. Software wie OGCS ist zwar manchmal nützlich, aber sie synchronisiert Ihre Google- und Outlook-Kalender nur, wenn sie auf dem PC läuft.
- Datenschutz und Sicherheit stehen an erster Stelle - die Lösung muss sicher sein, um Ihre Informationen und die Ihrer Kunden zu schützen. Sicherheit und Datenschutz sind integrale Bestandteile des Rufs eines Beraters und daher kritische Komponenten eines erfolgreichen Beratungsunternehmens. Wählen Sie eine Lösung, die nur ein Minimum an Zugriff auf Ihre Daten verlangt.
Mit CalendarBridge das Kalendermanagement für Berater auf ein neues Niveau heben
Die Verwaltung mehrerer Kundenkalender bedeutet oft, zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herzuwechseln, die Verfügbarkeit doppelt zu überprüfen und Termine in Google, Outlook und anderen Tools manuell zu aktualisieren. Genau hier kommt CalendarBridge ins Spiel. Anstatt zu versuchen, jeden Kunden in ein einziges System zu zwingen oder Doppelbuchungen zu riskieren, CalendarBridge eine bessere Lösung:
Synchronisieren Sie alle Ihre Kalender in einem (Google, Outlook, Microsoft 365), sodass Ihre Verfügbarkeit in einer einheitlichen, einzelnen Kalenderansicht immer auf dem neuesten Stand ist, unabhängig davon, über welchen Kalender ein Kunde bucht.
Teilen Sie einheitliche Verfügbarkeitslinks , die Ihre tatsächliche Verfügbarkeit über alle Konten hinweg widerspiegeln. Senden Sie keine Screenshots mehr und blockieren Sie keine Zeit mehr manuell. Integrieren Sie stattdessen einen KI-Planungsassistenten zur Automatisierung von Buchungsvorgängen.
Leiten Sie Termine oder Zeitblöcke automatisch an einen privaten Planungskalender weiter. So haben Sie Ihren Tag immer im Blick, ohne vertrauliche Kundennamen oder sensible Daten preiszugeben. Erfahren Sie mehr über die Zeitblockierung in Google- oder Outlook-Kalendern.
Ganz gleich, ob Sie als Einzelberater tätig sind oder einen wachsenden Kundenstamm betreuen – CalendarBridge Ihre Verfügbarkeit CalendarBridge korrekt, vertraulich und unkompliziert.
Nehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit zurück
Untersuchungen zeigen, dass einer der genannten Vorteile einer Karriere in der Beratung darin besteht, „mehr Kontrolle über die eigene Zeit und mehr Flexibilität bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu haben“. Dieser Vorteil lässt sich durch den Einsatz von Kalendermanagement-Technologien wie CalendarBridge noch verstärken, die eine strukturierte Planung von Kundenterminen gewährleisten und generell ein effizientes Zeitmanagement unterstützen.
