Introducción
Queso fresco, papel higiénico... ¿asesores? Sí, ha llegado el momento de añadir los consultores a la lista de escasez inspirada por COVID-19. Bloomberg Business informa de que "casi 2 de cada 3 empresas de consultoría afirman estar escasas de personal, y 1 de cada 5 está rechazando trabajo como consecuencia de ello, según una encuesta de Source Global Research, que proporciona investigación y análisis para la industria de servicios profesionales". Esta escasez coincide con una mayor demanda de consultores en la mayoría de los sectores de la economía. De hecho, Business Wire predijo que la consultoría de gestión global crecería de 819.790 millones de dólares (2020) a 895.460 millones en 2021. Una vez más, esta tasa compuesta de crecimiento anual (TCAC) está muy influenciada por la pandemia, ya que las empresas están tratando de ampliar sus servicios, contratar a personas con conocimientos especializados y comprender cómo seguirá evolucionando el mercado en un mundo (esperemos) post-pandémico. La escasez de consultores, unida a un mayor deseo de contar con ellos, así como el cambio masivo al trabajo desde casa (WFH), significa que algunos consultores se verán desbordados de trabajo. En consecuencia, quizá sea ahora más importante que nunca que los consultores mantengan una sólida capacidad de organización mientras tratan de equilibrar una multitud de clientes, potencialmente tanto cercanos como lejanos (incluso Forbes proclamó: "La gestión del calendario es integral para preservar el bienestar de los individuos y optimizar la productividad de la fuerza de trabajo colectiva"). Teniendo esto en cuenta, a continuación revelamos cómo una mejor organización, en concreto la gestión de calendarios, puede reducir los puntos de dolor comunes a los que suelen enfrentarse los consultores.
Puntos débiles y soluciones para los calendarios de los asesores
Los consultores deben ser muy organizados, dada la necesidad de equilibrar múltiples clientes y sus datos, las elevadas expectativas de los clientes que pagan y el trabajo en red necesario para conseguir futuros clientes. Los avances tecnológicos han facilitado y complicado al mismo tiempo el mantenimiento de sistemas organizativos sólidos. Los consultores con los que hablamos señalaron varios puntos problemáticos comunes relacionados con la organización y la programación: equilibrar varios calendarios debido al trabajo con varios clientes (y sus vidas personales), mantener un calendario preciso en los espacios de trabajo de Trello, mantener los calendarios actualizados para evitar la doble reserva, y gestionar las tareas administrativas de programación y reserva de clientes, que consumen mucho tiempo.
Punto débil: Varios clientes = varios calendarios
Dylan Kissane, fundador de scriblr.fr y consultor de marketing independiente, señala: «Intentar concertar una reunión cuando tienes al menos tres calendarios diferentes es todo un problema. En mi caso, tenía un calendario de Outlook para un cliente, un calendario de Google para otro y mi propio calendario de Google para mi negocio. Mantener todos esos calendarios sincronizados era una auténtica pesadilla…».
Solución: Sincronización de calendarios para una disponibilidad precisa en todos los calendarios
La sincronización entre varios calendarios acabó con la frustración de Kissane: «Con CalendarBridge, puedo configurar la sincronización para que mi calendario principal esté siempre actualizado. Si se añade un evento a mi calendario de Office 365 o a otro calendario de Google, se sincroniza al instante con el calendario principal. Si el evento se cambia de fecha o se elimina, también desaparece de mi calendario principal». «Por solo unos pocos dólares al mes, me siento menos frustrado y más seguro de que el calendario que estoy viendo es el mismo que ven mis clientes, independientemente de la plataforma que utilicen».
Tener una disponibilidad precisa en todos sus calendarios es una buena práctica cuando se trata de organización. Este sentimiento se repite en techrepublic: "Durante mucho tiempo, mi mujer mantuvo un calendario separado para los asuntos familiares, y yo sólo guardaba los asuntos relacionados con el trabajo en mi calendario. Era desastroso. Nunca me acordaba de consultar su agenda antes de comprometerme con la mía. Ella sigue llevando su propio calendario, pero cualquier cosa que me implique lo más mínimo se pone también en mi calendario integrado".
Punto débil: reservas dobles y otros enigmas de la gestión del tiempo
Como consultor ocupado, tratar de equilibrar los compromisos con los clientes, los amigos y la familia y el propio bienestar puede resultar abrumador, como un castillo de naipes a punto de derrumbarse.
Solución: Bloquear el tiempo de forma proactiva
El bloqueo de la agenda es una técnica sencilla que puede salvarte la cordura como consultor ocupado, ya que favorece el equilibrio entre la vida laboral y personal y aumenta la productividad y la concentración. Bloquear el tiempo para trabajar en una tarea concreta rompe el ciclo de interrupciones y distracciones que caracteriza el trabajo moderno y nos permite centrarnos en las tareas más importantes. Como señalan en Entrepreneur, "bloquear el tiempo en nuestros calendarios nos anima a trabajar en una tarea específica cada vez. Esto no sólo evita que hagamos varias cosas a la vez, sino que también nos permite centrarnos únicamente en lo que estamos haciendo en ese momento, de modo que podemos lograr más en menos tiempo". Reservar tiempo de forma proactiva para tareas laborales y personales específicas da como resultado clientes más satisfechos y una persona más feliz.
Dado que reservar tiempo manualmente en cada uno de tus calendarios puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores, el uso de una herramienta de sincronización de calendarios como CalendarBridge , para garantizar que el tiempo reservado en uno de tus calendarios se reserve automáticamente en todos ellos.
Aprende a bloquear el tiempo en el calendario de Google o en el de Outlook, así como a sincronizar ambos calendarios para que siempre sean precisos.
Punto débil: Pérdida de tiempo para programar reuniones
Muchos consultores deben compaginar la aportación de valor y experiencia con tareas administrativas como la programación de reuniones. Tener que programar manualmente cada reunión mediante correos electrónicos de ida y vuelta supone una pérdida de tiempo e irrita a los clientes.
Solución: Utiliza una herramienta de planificación que te permita compartir fácilmente tu disponibilidad.
El uso de una herramienta CalendarBridge , como CalendarBridge , puede ahorraros tiempo tanto a ti como a tus clientes, ya que elimina el intercambio constante de correos electrónicos y os permite a ambos programar citas en función de la disponibilidad actual. De hecho, esta capacidad de tomar el control del proceso de programación y eliminar la pérdida de tiempo es la razón por la que tantos consultores y equipos de cara al público (por ejemplo, de selección de personal, ventas y éxito del cliente) han empezado a utilizar herramientas de programación para facilitar la programación de reuniones en sus calendarios de Outlook y Google. Las herramientas que ayudan a agilizar el proceso de programación, respetando al mismo tiempo las preferencias de cada uno, mejoran tanto la experiencia del empleado como la del cliente.
Consideraciones adicionales para aprovechar las herramientas de gestión de calendarios
- Seleccione una herramienta que sea lo más sencilla posible: usted ya está ocupado, y puede que incluso sobrecargado. Lo más importante es que la herramienta no requiera trabajo adicional ni genere frustración en el cliente. Programas como OGCS son útiles a veces, pero solo sincronizan los calendarios de Google y Outlook cuando se ejecutan en el ordenador.
- La privacidad y la seguridad son primordiales: la solución debe ser segura para proteger su información y la de sus clientes. La seguridad y la protección de datos son parte integrante de la reputación de un consultor y, por lo tanto, componentes críticos de un negocio de consultoría de éxito. Elija una solución que le pida un acceso mínimo a sus datos.
Llevamos la gestión del calendario de los consultores a un nuevo nivel con CalendarBridge
Gestionar varios calendarios de clientes suele implicar cambiar constantemente de plataforma, comprobar varias veces la disponibilidad y actualizar manualmente los eventos en Google, Outlook y otras herramientas. Ahí es donde CalendarBridge . En lugar de intentar obligar a todos los clientes a utilizar un único sistema o arriesgarse a que se produzcan reservas duplicadas, CalendarBridge una solución mejor:
Sincronice todos sus calendarios en uno (Google, Outlook, Microsoft 365) para que su disponibilidad esté siempre actualizada en una vista de calendario única y unificada, sin importar a través de cuál reserve un cliente.
Comparte enlaces de disponibilidad unificados que reflejen tu tiempo libre/ocupado real en todas tus cuentas. Deja de enviar capturas de pantalla o bloquear el tiempo manualmente e incorpora un asistente de programación con IA para automatizar la reserva de eventos.
Reenvía automáticamente eventos o bloques de tiempo a un calendario de planificación privado para tener siempre una visión general de tu día, sin revelar nombres de clientes ni información confidencial. Obtén más información sobre el bloqueo de tiempo en los calendarios de Google o Outlook.
Tanto si trabajas como consultor autónomo como si gestionas una cartera de clientes en expansión, CalendarBridge tu disponibilidad sea precisa, privada y sin complicaciones.
Recupere el control de su tiempo
Las investigaciones indican que una de las ventajas que se suelen mencionar de las profesiones de consultoría es «tener un mayor control sobre el tiempo y una mayor flexibilidad a la hora de conciliar la vida laboral y la personal». Esta ventaja se verá reforzada al utilizar tecnologías de gestión de agendas como CalendarBridge, que garantiza un enfoque organizado a la hora de programar reuniones con los clientes y facilita una gestión eficiente del tiempo en general.
