Wprowadzenie
Serek śmietankowy, papier toaletowy… a może konsultanci? Tak, nadszedł czas, by dodać konsultantów do listy niedoborów spowodowanych pandemią COVID-19. Serwis Bloomberg Business donosi: „Prawie dwie trzecie firm konsultingowych twierdzi, że boryka się z brakami kadrowymi, a co piąta z nich w związku z tym odrzuca zlecenia – wynika z badania przeprowadzonego przez Source Global Research, firmę zajmującą się badaniami i analizami dla branży usług profesjonalnych”. Ten niedobór zbiega się z większym popytem na konsultantów w większości sektorów gospodarki. W rzeczywistości Business Wire przewidział, że globalny rynek doradztwa w zakresie zarządzania wzrośnie z 819,79 mld dolarów (2020 r.) do 895,46 mld dolarów w 2021 r. Ponownie, na ten średni roczny wskaźnik wzrostu (CAGR) duży wpływ ma pandemia, ponieważ firmy dążą do rozszerzenia usług, zatrudnienia osób o specjalistycznych umiejętnościach oraz zrozumienia, jak rynek będzie się nadal zmieniał w (miejmy nadzieję) postpandemicznym świecie. Niedobór konsultantów w połączeniu z rosnącym zapotrzebowaniem na nich, a także masowym przejściem na pracę z domu (WFH), oznacza, że niektórzy konsultanci będą mieli pełne ręce roboty. W rezultacie być może teraz bardziej niż kiedykolwiek wcześniej ważne jest, aby konsultanci posiadali solidne umiejętności organizacyjne, starając się zrównoważyć obsługę wielu klientów, potencjalnie zarówno bliskich, jak i dalekich (nawet Forbes stwierdził: „Zarządzanie kalendarzem ma zasadnicze znaczenie dla zachowania dobrego samopoczucia poszczególnych osób i optymalizacji wydajności całej siły roboczej”). Mając to na uwadze, poniżej przedstawiamy, w jaki sposób lepsza organizacja, a konkretnie zarządzanie kalendarzem, może zmniejszyć typowe problemy, z którymi często borykają się konsultanci.
Problemy i rozwiązania związane z kalendarzami konsultantów
Konsultanci muszą wykazywać się doskonałą organizacją, biorąc pod uwagę konieczność godzenia obowiązków wobec wielu klientów i zarządzania ich danymi, wysokie oczekiwania klientów płacących za usługi oraz konieczność nawiązywania kontaktów w celu pozyskania przyszłych klientów. Dzięki postępowi technologicznemu utrzymanie solidnych systemów organizacyjnych stało się jednocześnie łatwiejsze i bardziej skomplikowane. Konsultanci, z którymi rozmawialiśmy, wskazali kilka typowych problemów związanych z organizacją i planowaniem: godzenie wielu kalendarzy wynikających ze współpracy z wieloma klientami (oraz życia prywatnego), prowadzenie dokładnego kalendarza w obszarach roboczych Trello, aktualizowanie kalendarzy w celu uniknięcia podwójnych rezerwacji oraz zarządzanie czasochłonnymi zadaniami administracyjnymi związanymi z planowaniem i rezerwacjami dla klientów.
Problem: Wielu klientów = wiele kalendarzy
Dylan Kissane, założyciel serwisu scriblr.fr i niezależny konsultant ds. marketingu, zauważa: „Próba umówienia spotkania, gdy korzysta się z co najmniej trzech różnych kalendarzy, stanowi prawdziwy problem. W moim przypadku korzystałem z kalendarza Outlooka u jednego klienta, kalendarza Google u innego oraz własnego kalendarza Google do celów służbowych. Synchronizacja wszystkich tych kalendarzy była ogromnym utrudnieniem…”
Rozwiązanie: Zsynchronizuj kalendarze, aby zapewnić dokładne informacje o dostępności we wszystkich kalendarzach
Synchronizacja wielu kalendarzy pozwoliła Kissane'owi pozbyć się frustracji: „Dzięki CalendarBridgemogę skonfigurować synchronizację tak, aby mój główny kalendarz był zawsze aktualny. Jeśli wydarzenie zostanie dodane do mojego kalendarza Office 365 lub innego kalendarza Google, natychmiast synchronizuje się z kalendarzem głównym. Jeśli wydarzenie zostanie przesunięte lub usunięte, znika również z mojego kalendarza głównego”. „Za zaledwie kilka dolarów miesięcznie odczuwam mniej frustracji i mam większą pewność, że kalendarz, który przeglądam, jest taki sam, jak ten, który widzą moi klienci, niezależnie od platformy, z której korzystają”.
Zapisywanie aktualnych informacji o dostępności we wszystkich kalendarzach to sprawdzona praktyka w zakresie organizacji. Podobną opinię wyraża serwis TechRepublic: „Przez długi czas moja żona prowadziła osobny kalendarz na sprawy rodzinne, a ja zapisywałem w swoim wyłącznie sprawy związane z pracą. To była katastrofa. Nigdy nie pamiętałem, żeby sprawdzić jej harmonogram przed wpisaniem czegoś do mojego. Nadal prowadzi swój własny kalendarz, ale wszystko, co choćby w najmniejszym stopniu mnie dotyczy, trafia również do mojego zintegrowanego kalendarza”.
Problem: podwójne rezerwacje i inne trudności związane z zarządzaniem czasem
Jako zapracowany konsultant, próbując pogodzić obowiązki wobec klientów, przyjaciół i rodziny z dbaniem o własne samopoczucie, często można poczuć się przytłoczonym – jakby wszystko było jak domek z kart, który lada chwila się zawali
Rozwiązanie: Zarezerwuj sobie czas z wyprzedzeniem
Rezerwowanie czasu w kalendarzu to prosta technika, która może pomóc zapracowanemu konsultantowi zachować zdrowie psychiczne, wspierając równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz zwiększając produktywność i koncentrację. Zarezerwowanie czasu na wykonanie konkretnego zadania przerywa cykl przerw i rozpraszaczy, które są charakterystyczne dla współczesnej pracy, i pozwala nam skupić się na najważniejszych zadaniach. Jak zauważono w magazynie „Entrepreneur”, „rezerwowanie czasu w kalendarzu zachęca nas do pracy nad jednym konkretnym zadaniem na raz. Nie tylko zapobiega to wielozadaniowości, ale także pozwala nam skupić się wyłącznie na tym, co robimy w danym momencie, dzięki czemu możemy osiągnąć więcej w krótszym czasie”. Proaktywne rezerwowanie czasu na konkretne zadania zawodowe i osobiste skutkuje większym zadowoleniem klientów i Twoim własnym.
Ponieważ ręczne rezerwowanie czasu w każdym z kalendarzy może być czasochłonne i narażone na błędy, warto skorzystać z narzędzia do synchronizacji kalendarzy, takiego jak CalendarBridge , aby zapewnić, że czas zarezerwowany w jednym z kalendarzy zostanie automatycznie zarezerwowany we wszystkich kalendarzach.
Dowiedz się, jak rezerwować terminy w Kalendarzu Google lub kalendarzu programu Outlook, a także jak zsynchronizować oba kalendarze, aby zawsze były aktualne.
Problem: Czas tracony na ustalanie terminów spotkań
Wielu konsultantów musi jednocześnie godzić dostarczanie wartości i dzielenie się wiedzą specjalistyczną z zadaniami administracyjnymi, takimi jak planowanie spotkań. Konieczność ręcznego ustalania terminów każdego spotkania poprzez wymianę e-maili powoduje stratę czasu i irytuje klientów.
Rozwiązanie: Skorzystaj z narzędzia do planowania, które ułatwia udostępnianie informacji o Twojej dostępności
Korzystanie z narzędzia CalendarBridge , takiego jak CalendarBridge , pozwala zaoszczędzić czas zarówno Tobie, jak i Twoim klientom, eliminując niekończącą się wymianę e-maili i umożliwiając obu stronom ustalanie terminów w oparciu o aktualną dostępność. W rzeczywistości to właśnie możliwość przejęcia kontroli nad procesem planowania i wyeliminowania straty czasu jest powodem, dla którego tak wielu konsultantów i zespołów mających kontakt z klientami (np. rekrutacja, sprzedaż i obsługa klienta) zaczęło korzystać z narzędzi do planowania, aby ułatwić sobie wprowadzanie spotkań do kalendarzy Outlook i Google. Narzędzia, które pomagają usprawnić proces planowania, jednocześnie szanując preferencje wszystkich osób, poprawiają zarówno doświadczenia pracowników, jak i klientów.
Dodatkowe kwestie, które warto wziąć pod uwagę przy korzystaniu z narzędzi do zarządzania kalendarzem
- Wybierz narzędzie, które jest jak najprostsze – masz już wystarczająco dużo na głowie, a może nawet jesteś przeciążony. Co najważniejsze, narzędzie to nie powinno wymagać dodatkowej pracy ani powodować frustracji u klienta. Oprogramowanie takie jak OGCS bywa przydatne, ale synchronizuje kalendarze Google i Outlooka tylko wtedy, gdy działa na komputerze.
- Prywatność i bezpieczeństwo mają ogromne znaczenie – rozwiązanie musi być bezpieczne, aby chronić zarówno Twoje dane, jak i dane Twoich klientów. Bezpieczeństwo i ochrona danych stanowią integralną część reputacji konsultanta, a zatem są kluczowymi elementami udanej działalności konsultingowej. Wybierz rozwiązanie, które wymaga jedynie absolutnego minimum dostępu do Twoich danych.
Wznieś zarządzanie kalendarzem na wyższy poziom dzięki CalendarBridge
Zarządzanie wieloma kalendarzami klientów często wiąże się z przełączaniem się między platformami, wielokrotnym sprawdzaniem dostępności oraz ręcznym aktualizowaniem wydarzeń w Google, Outlooku i innych narzędziach. Właśnie tu z pomocą przychodzi CalendarBridge . Zamiast próbować zmusić wszystkich klientów do korzystania z jednego systemu lub ryzykować podwójne rezerwacje, CalendarBridge lepsze rozwiązanie:
Zsynchronizuj wszystkie swoje kalendarze w jednym miejscu (Google, Outlook, Microsoft 365), aby Twoja dostępność była zawsze aktualna w jednym, ujednoliconym widoku kalendarza, niezależnie od tego, przez który z nich klient dokonuje rezerwacji.
Udostępniaj spójne linki pokazujące Twoją rzeczywistą dostępność we wszystkich kontach. Przestań wysyłać zrzuty ekranu lub ręcznie rezerwować terminy i skorzystaj z asystenta planowania opartego na sztucznej inteligencji, aby zautomatyzować rezerwację spotkań.
Automatycznie przesyłaj wydarzenia lub bloki czasowe do prywatnego kalendarza planowania, aby zawsze mieć pełny przegląd swojego dnia, nie ujawniając przy tym poufnych nazwisk klientów ani wrażliwych informacji. Dowiedz się więcej o blokowaniu czasu w kalendarzach Google lub Outlook
Niezależnie od tego, czy pracujesz jako niezależny konsultant, czy zarządzasz rosnącą bazą klientów, CalendarBridge , że informacje o Twojej dostępności będą aktualne, poufne i łatwe w obsłudze.
Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem
Badania wskazują, że jedną z wymienianych zalet pracy w branży konsultingowej jest „większa kontrola nad własnym czasem oraz większa elastyczność w godzeniu życia zawodowego z prywatnym”. Korzyść tę można jeszcze zwiększyć, korzystając z rozwiązań do zarządzania kalendarzem, takich jak CalendarBridge, które zapewniają uporządkowane podejście do planowania spotkań z klientami i ogólnie wspierają efektywne zarządzanie czasem.
