Samenvatting
Consultants kunnen planningslinks voor veel meer gebruiken dan alleen het boeken van vergaderingen: met aparte links kunnen ze verschillende soorten tijd reserveren, betaalde diensten bundelen, de communicatie met klanten automatiseren en werk doorverwijzen wanneer hun eigen agenda vol is.
Afspraaklinks of een boekingspagina zijn vaak bedoeld als een eenvoudige manier om het heen-en-weer-mailen te verminderen. Maar als je er optimaal gebruik van maakt, kun je meer doen dan alleen je tijd vrijhouden en efficiënter werken. Je kunt je bedrijf laten groeien en meer klanten bereiken.
Voor dit artikel spraken we met Maya, een zelfstandig marketingadviseur, over hoe zij in haar dagelijkse werk gebruikmaakt van CalendarBridge -afsprakenlinks en -planners. De vijf slimmere manieren hieronder zijn gebaseerd op haar ervaringen met het indelen van haar tijd, het structureren van verschillende diensten, het te gelde maken van haar expertise, het automatiseren van de communicatie met klanten en het uitbreiden van haar capaciteit.
1. Stel verschillende beschikbaarheidsregels in voor verschillende soorten tijd
Maya beheert haar advieswerk via verschillende agenda’s, waardoor het belangrijk is om dubbele boekingen tussen meerdere agenda’s te voorkomen zonder elke agenda-afspraak als ‘niet beschikbaar’ te markeren.
Alles op haar hoofdagenda voor adviesopdrachten blokkeert die tijd volledig. Haar persoonlijke agenda werkt anders: afspraken na 18.00 uur blokkeren haar beschikbaarheid, terwijl vermeldingen overdag meestal herinneringen zijn en vrij blijven, tenzij ze een daadwerkelijke afspraak betreffen, zoals een afspraak bij de dierenarts. Voor één parttime klant moet ze ook een gedeelde agenda gebruiken. Vergaderingen op die agenda blokkeren haar beschikbaarheid, maar tijd voor gerichte aandacht blijft vrij voor potentiële klanten die haar advieslink gebruiken.
CalendarBridge geeft Maya gedetailleerde controle over die regels. Ze kan sommige agenda’s synchroniseren terwijl ze andere apart houdt, bepalen of afspraken die als ‘vrij’ of ‘bezet’ zijn gemarkeerd invloed hebben op de beschikbaarheid, de geldigheid van een agenda beperken tot bepaalde uren, en elke planningslink zijn eigen vergaderduur, buffers, boekingsvenster en beschikbaarheidsregels toekennen.
Dat betekent dat de link voor potentiële klanten aan de ene set regels kan voldoen, terwijl de link voor klanten aan een andere set regels voldoet, ook al zijn beide gebaseerd op dezelfde onderliggende agenda’s.
Dat betekent ook dat Maya niet één enkele planningsmodule nodig heeft om alle soorten werkzaamheden af te handelen. Verschillende diensten kunnen elk een geheel eigen boekingsproces hebben.
2. Gebruik om verschillende redenen meer dan één boekingslink
CalendarBridge Hiermee kan Maya afzonderlijke planningskoppelingen met verschillende regels aanmaken, en elke koppeling kan tot zes extra agenda’s raadplegen voordat er een tijdstip wordt voorgesteld.
Haar prospectlink controleert haar hoofdagenda voor adviesopdrachten, haar persoonlijke agenda en de door de klant vereiste agenda, en biedt vervolgens alleen de tijdvakken van 20 minuten aan die zij heeft gereserveerd voor nieuwe leads. Haar bestaande klanten krijgen een aparte link voor strategische gesprekken van 30 minuten tijdens de uren die zij reserveert voor werk voor klanten.
De link naar haar betaalde consulten is weer anders. Maya bepaalt zelf wanneer die sessies kunnen worden geboekt, hoe lang ze duren, wat ze kosten en of er betaald moet worden om de afspraak te bevestigen.
Dankzij verschillende planningsmogelijkheden kan Maya elk onderdeel van het bedrijf laten groeien, zonder dat elk soort werk in hetzelfde boekingsproces moet worden ondergebracht.
> Lees meer over de planningsmodules van CalendarBridge in ons helpcentrum.
3. Zorg ervoor dat waardevolle expertise niet langer als een gratis ‘snel telefoontje’ wordt beschouwd
Maya krijgt af en toe e-mails waarin wordt gevraagd of iemand haar om advies mag vragen. Via een betaalde afsprakenlink wordt dit een concrete dienst in plaats van een informele gunst.
Ze kan kennismakingsgesprekken gratis houden en tegelijkertijd een vergoeding vragen voor strategiesessies van een uur, waarbij de prijs wordt weergegeven voordat iemand een afspraak boekt. Als ze verschillende duur van de sessies aanbiedt, kan ze daarvoor ook verschillende prijzen hanteren.
Zo wordt ‘een kort vraagje’ dus niet langer een codewoord voor ‘gratis advies’.
4. Neem de terugkerende communicatie met de klant op in het boekingsproces
Zodra Maya verschillende soorten vergaderingen heeft, wordt ook de communicatie rondom die vergaderingen steeds belangrijker.
Voorafgaand aan een gesprek met een potentiële klant stuurtCalendarBridge een automatische herinnering waarin de persoon wordt gevraagd om zich voor te bereiden met zijn of haar website, de huidige marketingdoelen en het probleem dat hij of zij wil bespreken. Na het gesprek stuurt Maya’s follow-upsysteem automatisch de volgende stap, of dat nu het beloofde materiaal is of de link om een betaalde strategiesessie te boeken.
Haar betaalde consult verloopt volgens een andere werkwijze. De herinnering richt zich op wat Maya nodig heeft om de sessie productief te laten verlopen, en de nazorg geeft weer wat er na een betaalde opdracht moet gebeuren.
Dat betekent dat Maya niet na elke boeking opnieuw dezelfde e-mails hoeft op te stellen of erop hoeft te vertrouwen dat ze zelf onthoudt wat er voor elk type vergadering nodig is. De communicatie wordt onderdeel van de dienstverlening in plaats van een extra taak eromheen.
5. Zet de extra vraag om in meer capaciteit
Inmiddels heeft Maya haar beschikbaarheid in kaart gebracht, aparte boekingsprocedures opgezet, meer van haar expertise omgezet in betaald werk en de communicatie hieromheen geautomatiseerd. Nu heeft ze een ‘beter’ probleem: er is meer gekwalificeerde vraag dan ze zelf aankan.
In plaats van die potentiële klanten weg te sturen, maakt ze gebruik van een gecombineerde boekingslink via CalendarBridge , die altijd eerst haar beschikbaarheid controleert. Als Maya tijd heeft, krijgt zij de boeking. Als dat niet het geval is, stelt de link een andere consultant voor naar wie zij de opdracht doorverwijst.
Zo kan Maya haar eigen agenda op orde houden, profiteren van doorverwijzingen en inspelen op de vraag die anders zou verdwijnen zodra haar agenda vol raakt.
Een link voor planning kan een integraal onderdeel worden van de bedrijfsvoering
Maya begon met het opzetten van een ingewikkelde agenda. Uiteindelijk kwam ze uit op een systeem waarmee ze haar tijd beter kan indelen, haar expertise kan verkopen, repetitief werk kan automatiseren en geld kan blijven verdienen, zelfs als haar eigen agenda vol is.
Dat is de echte kans voor consultants. Een planningsmodule kan meer doen dan alleen het boeken vergemakkelijken. Als je er goed gebruik van maakt, kan het je helpen het bedrijf zo in te richten dat het aansluit bij de manier waarop je wilt werken en de manier waarop je wilt groeien.
> Lees meer over ‘ CalendarBridge ’ voor consultants en adviseurs.
Geen creditcard nodig
Veelgestelde vragen
Consultants kunnen gebruikmaken van planningslinks om hun beschikbaarheid in meerdere agenda’s te beheren, verschillende boekingsprocessen voor verschillende diensten in te stellen, betalingen voor consulten te innen, herinneringen en follow-ups te automatiseren en overtollige aanvragen door te sturen naar andere consultants wanneer hun eigen agenda vol is.
Ja. Consultants kunnen voor elk type vergadering of dienst afzonderlijke planningslinks aanmaken met verschillende regels. Zo kan bijvoorbeeld één link worden gebruikt voor korte telefoongesprekken met potentiële klanten, een andere voor vergaderingen met bestaande klanten en weer een andere voor betaalde consultaties met een eigen duur, beschikbaarheid en prijsstelling.
Ja. De planningslinks van CalendarBridge kunnen meerdere agenda’s controleren voordat ze een tijdstip voorstellen, waardoor consultants rekening kunnen houden met afspraken in hun werk-, privé- en klantagenda’s. In het geval van Maya kan elke link tot zes extra agenda’s controleren voordat de beschikbare tijdstippen worden weergegeven.
Ja. Consultants kunnen betaalde afsprakenlinks aanmaken en betaling vereisen om een boeking te bevestigen. Zo is het mogelijk om kennismakingsgesprekken gratis te houden en tegelijkertijd kosten in rekening te brengen voor diensten zoals langere strategiesessies of consultaties.
Ja. Met CalendarBridge kunnen herinneringen worden verstuurd vóór een afspraak en vervolgberichten na afloop. Consultants kunnen deze berichten afstemmen op het soort afspraak, bijvoorbeeld door een potentiële klant te vragen om voorafgaand aan een gesprek bepaalde informatie klaar te zetten, of door na afloop van de afspraak automatisch de volgende stappen te versturen.
Ja. Via een gecombineerde boekingslink kan eerst de beschikbaarheid van de consultant worden gecontroleerd en kan een andere consultant worden voorgesteld als de oorspronkelijke consultant niet beschikbaar is. Zo kunnen consultants meer gekwalificeerde aanvragen afhandelen zonder potentiële klanten zomaar af te wijzen.
