Resumen
Los consultores pueden utilizar los enlaces de programación para mucho más que reservar reuniones: los enlaces independientes les pueden ayudar a reservar tiempo para diferentes actividades, ofrecer paquetes de servicios de pago, automatizar la comunicación con los clientes y derivar el trabajo cuando su propio calendario esté completo.
Los enlaces de programación de citas o las páginas de reserva suelen empezar como una forma sencilla de reducir el intercambio de correos electrónicos. Pero si les sacas el máximo partido, podrás hacer mucho más que ahorrar tiempo y trabajar de forma más eficiente: podrás hacer crecer tu negocio y llegar a más clientes.
Para este artículo, hemos hablado con Maya, una consultora de marketing independiente, sobre cómo utiliza los enlaces de programación y los planificadores deCalendarBridge en su trabajo diario. Las cinco formas más inteligentes que se describen a continuación se basan en su experiencia a la hora de organizar su tiempo, estructurar diferentes servicios, monetizar sus conocimientos, automatizar la comunicación con los clientes y ampliar su capacidad.
1. Establecer diferentes normas de disponibilidad para los distintos tipos de horario
Maya gestiona su trabajo de consultoría en varios calendarios, por lo que es importante evitar las reservas duplicadas entre ellos sin tener que marcar cada evento del calendario como tiempo no disponible.
Cualquier entrada en su calendario principal de consultoría bloquea ese tiempo por completo. Su calendario personal funciona de otra manera: los eventos a partir de las 18:00 h bloquean la disponibilidad, mientras que las entradas diurnas suelen ser recordatorios y permanecen libres a menos que representen un compromiso real, como una cita con el veterinario. Además, un cliente a tiempo parcial le exige que utilice un calendario compartido. Las reuniones de ese calendario bloquean la disponibilidad, pero el tiempo dedicado a trabajar sigue estando disponible para los clientes potenciales que utilicen su enlace de consulta.
CalendarBridge Esto le permite a Maya un control detallado sobre esas reglas. Puede sincronizar algunos calendarios y mantener otros separados, decidir si los eventos marcados como «libre» u «ocupado» afectan a la disponibilidad, limitar la validez de un calendario a un horario concreto y asignar a cada enlace de programación su propia duración de reunión, márgenes de tiempo, ventana de reserva y reglas de disponibilidad.
Esto significa que el enlace de un cliente potencial puede seguir un conjunto de reglas, mientras que el enlace de un cliente sigue otro, aunque ambos funcionen a partir de los mismos calendarios subyacentes.
Eso también significa que Maya no necesita un único enlace de programación para gestionar todo tipo de trabajos. Los distintos servicios pueden ofrecer experiencias de reserva totalmente diferentes.
2. Utiliza más de un enlace de reserva por varias razones
CalendarBridge Permite a Maya crear enlaces de programación independientes con distintas reglas, y cada enlace puede consultar hasta seis calendarios adicionales antes de proponer una hora.
El enlace para clientes potenciales comprueba su agenda principal de consultoría, su agenda personal y la agenda que le exige el cliente, y luego solo ofrece las franjas horarias de 20 minutos que ella ha reservado para nuevos clientes potenciales. Sus clientes actuales reciben un enlace independiente para llamadas estratégicas de 30 minutos durante las horas que ella reserva para el trabajo con sus clientes.
El enlace a sus consultas de pago vuelve a ser diferente. Maya establece cuándo se pueden reservar esas sesiones, cuánto duran, cuánto cuestan y si es necesario realizar el pago para confirmar la cita.
Las diferentes opciones de programación permiten a Maya hacer crecer cada parte del negocio sin tener que encajar todos los tipos de trabajo en un mismo proceso de reserva.
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3. Deja de permitir que los valiosos conocimientos especializados se conviertan en una «llamada rápida» gratuita
De vez en cuando, Maya recibe correos electrónicos en los que le preguntan si alguien puede «aprovechar sus conocimientos». Un enlace para concertar una cita de pago convierte eso en un servicio definido, en lugar de un favor informal.
Puede ofrecer llamadas iniciales gratuitas y, al mismo tiempo, cobrar por sesiones estratégicas de una hora, indicando el precio antes de que nadie reserve. Si ofrece reuniones de diferente duración, también puede fijar precios distintos para cada una de ellas.
Así que «una pregunta rápida» deja de ser un eufemismo para «asesoramiento gratuito».
4. Incorporar la comunicación periódica con el cliente en el proceso de reserva
Una vez que Maya tiene varios tipos de reuniones, la comunicación en torno a ellas también empieza a cobrar importancia.
Antes de una llamada con un cliente potencial, CalendarBridge envía un recordatorio automático en el que se pide a la persona que acuda preparada con su página web, sus objetivos de marketing actuales y el problema que desea tratar. Tras la llamada, el sistema de seguimiento de Maya envía automáticamente el siguiente paso, ya sea un recurso que haya prometido o el enlace para reservar una sesión estratégica de pago.
Su consulta de pago sigue un proceso diferente. El recordatorio se centra en lo que Maya necesita para que la sesión sea productiva, y el seguimiento refleja lo que debería ocurrir tras un servicio de pago.
Esto significa que Maya no tiene que volver a redactar los mismos correos electrónicos después de cada reserva ni depender de su memoria para recordar lo que requiere cada tipo de reunión. La comunicación pasa a formar parte del servicio, en lugar de ser una tarea más relacionada con él.
5. Aprovechar el exceso de demanda para aumentar la capacidad
A estas alturas, Maya ha organizado su disponibilidad, ha creado procesos de reserva independientes, ha convertido una mayor parte de su experiencia en trabajo remunerado y ha automatizado la comunicación relacionada con ello. Ahora se enfrenta a un problema más positivo: tiene más demanda cualificada de la que puede gestionar personalmente.
En lugar de rechazar a esos clientes potenciales, utiliza un enlace de reserva combinado de CalendarBridge que siempre comprueba primero su disponibilidad. Si Maya tiene tiempo, se queda con la reserva. Si no lo tiene, el enlace propone a otro asesor al que ella remite el trabajo.
Esto permite a Maya dar prioridad a su propio calendario, obtener beneficios de las recomendaciones y aprovechar una demanda que, de otro modo, desaparecería una vez que se llenara su agenda.
Un enlace de programación puede formar parte del funcionamiento de la empresa
Maya empezó intentando organizar una agenda complicada. Al final, creó un sistema que le ayuda a gestionar bien su tiempo, a vender sus conocimientos, a automatizar las tareas repetitivas y a seguir ganando dinero incluso cuando su agenda está llena.
Esa es la verdadera oportunidad para los consultores. Un sistema de gestión de citas puede hacer mucho más que facilitar la reserva. Si se utiliza bien, puede ayudar a estructurar el negocio en función de cómo quieres trabajar y cómo quieres crecer.
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Preguntas frecuentes
Los asesores pueden utilizar los enlaces de programación para gestionar su disponibilidad en varios calendarios, crear diferentes procesos de reserva para distintos servicios, cobrar las consultas, automatizar recordatorios y seguimientos, y derivar el exceso de demanda a otros asesores cuando su propia agenda esté completa.
Sí. Los consultores pueden crear enlaces de programación independientes con normas diferentes para cada tipo de reunión o servicio. Por ejemplo, se puede utilizar un enlace para llamadas breves a clientes potenciales, otro para reuniones con clientes actuales y otro para consultas de pago con su propia duración, disponibilidad y tarifa.
Sí. Los enlaces de programación de CalendarBridge pueden consultar varios calendarios antes de proponer una hora, lo que ayuda a los consultores a tener en cuenta los compromisos de sus calendarios laborales, personales y de clientes. En el caso de Maya, cada enlace puede consultar hasta seis calendarios adicionales antes de mostrar las horas disponibles.
Sí. Los consultores pueden crear enlaces de reserva de pago y exigir el pago para confirmar una reserva. Esto permite que las llamadas iniciales sean gratuitas, al tiempo que se cobran servicios como sesiones estratégicas más largas o consultas.
Sí. CalendarBridge puede enviar recordatorios antes de una reunión y mensajes de seguimiento después de la misma. Los consultores pueden adaptar esas comunicaciones al tipo de cita, por ejemplo, pidiendo a un cliente potencial que prepare información específica antes de una llamada o enviando automáticamente los siguientes pasos tras la reunión.
Sí. Un enlace de reserva combinada permite comprobar primero la disponibilidad del asesor y ofrecer a otro asesor cuando el original no esté disponible. Esto permite a los asesores gestionar una mayor cantidad de solicitudes cualificadas sin tener que rechazar a los clientes potenciales.
