概要
コンサルタントにとって、スケジュール設定用のリンクは単なる会議の予約にとどまらず、さまざまな用途に活用できます。リンクを個別に設定することで、異なる種類の時間を確保したり、有料サービスをパッケージ化したり、クライアントとの連絡を自動化したり、自身のカレンダーが埋まっている際に仕事を割り振ったりすることが可能になります。
予約リンクや予約ページは、多くの場合、メールのやり取りを減らすためのシンプルな手段として導入されます。しかし、その活用法を最大限に活かせば、自分の時間を確保し、より効率的に仕事をするだけにとどまらず、ビジネスを成長させ、より多くの顧客を獲得することも可能になります。
この記事では、独立系マーケティングコンサルタントのマヤさんに、日々の業務においてCalendarBridge の予約リンクやスケジューラーをどのように活用しているかについて話を伺いました。以下に紹介する5つの「よりスマートな方法」は、彼女が自身の時間を管理し、さまざまなサービスを体系化し、専門知識を収益化し、クライアントとのコミュニケーションを自動化し、業務規模を拡大してきた経験に基づいています。
1. 時間帯の種類ごとに異なる利用可能ルールを設定する
マヤは複数のカレンダーを使ってコンサルティング業務を管理しているため、すべてのカレンダーの予定を「空き時間」として扱わずに、複数のカレンダー間で重複予約が発生しないようにすることが重要です。
彼女のメインのコンサルティングカレンダーに何か予定が入っていると、その時間帯は完全に埋まってしまいます。一方、個人のカレンダーは仕組みが異なります。午後6時以降の予定は空き時間を埋めてしまいますが、日中の予定は通常リマインダーであり、獣医の予約のような確固たる予定でない限り、空き時間として残ります。また、あるパートタイムのクライアントからは、共有カレンダーの使用を求められています。そのカレンダー上の会議は空き時間を埋めてしまいますが、彼女のコンサルティングリンクを利用した見込み客向けの集中時間は空き状態のままになっています。
CalendarBridge これにより、マヤはこれらのルールをきめ細かく制御できるようになります。彼女は、一部のカレンダーを同期させつつ他のカレンダーは別々に管理したり、「空き」または「予定あり」とマークされたイベントが空き状況に影響するかどうかを決定したり、カレンダーが有効となる時間帯を特定の時間帯に限定したり、各スケジュールリンクごとに会議時間、バッファ、予約可能期間、空き状況ルールを個別に設定したりすることができます。
つまり、見込み客用のリンクと顧客用のリンクは、どちらも同じ基盤となるカレンダーに基づいて動作しているにもかかわらず、それぞれ異なるルールに従うことができるということです。
つまり、Mayaではあらゆる種類の業務を処理するために単一の予約リンクを用意する必要はないということです。サービスごとに、まったく異なる予約体験を提供することが可能です。
2. 複数の理由がある場合は、複数の予約リンクを使用する
CalendarBridge Mayaに、異なるルールに基づいた個別のスケジュールリンクを作成させ、各リンクは時間を提案する前に、最大6つの追加カレンダーを確認できるようにします。
彼女の見込み客向けリンクは、メインのコンサルティングカレンダー、個人用カレンダー、およびクライアント指定のカレンダーを確認した上で、新規見込み客向けに確保した20分間の空き枠のみを提示します。既存のクライアントには、クライアント業務用に確保した時間帯に30分間の戦略打ち合わせを行うための、別のリンクが提供されます。
彼女の有料相談のリンクもまた異なります。マヤは、それらのセッションの予約可能日時、所要時間、料金、および予約確定に支払いが必要かどうかを定めています。
さまざまなスケジューリング機能を活用することで、Mayaはあらゆる種類の業務を同じ予約プロセスに無理に組み込むことなく、ビジネスの各分野を成長させることができます。
3. 貴重な専門知識を、ただで「さっと電話で相談できる」ものにしてしまうのをやめましょう
マヤには時折、「アドバイスをいただけないか」という内容のメールが届くことがあります。有料の予約リンクを利用することで、それは単なる気前の良い頼み事ではなく、明確なサービスへと変わります。
彼女は、初回相談を無料に保ちつつ、1時間の戦略セッションについては有料とすることができ、予約前に料金を表示することができます。また、異なる長さのミーティングを用意している場合は、それぞれ異なる料金を設定することも可能です。
そうすれば、「ちょっと聞きたいんだけど」という言葉が、「タダで相談させて」という意味の隠語ではなくなっていく。
4. 予約手続きに、クライアントとの定期的な連絡を組み込む
Mayaでさまざまな種類の会議が設定されると、それらに関するコミュニケーションも重要になってきます。
見込み客との通話に先立ち、CalendarBridge は自動リマインダーを送信し、相手に対し、自社のウェブサイト、現在のマーケティング目標、そして話し合いたい課題を事前に準備しておくよう依頼します。通話終了後、Mayaのフォローアップ機能により、約束した資料であれ、有料の戦略セッションを予約するためのリンクであれ、次のステップが自動的に送信されます。
彼女の有料相談は、別のワークフローに基づいています。リマインダーでは、セッションを充実したものにするためにマヤに必要な事項に焦点を当てており、フォローアップでは、有料の契約終了後にどのような対応が行われるべきかを示しています。
つまり、マヤは予約のたびに同じメールを書き直したり、各タイプのミーティングに必要なものを自分で覚えておく必要がなくなるということです。コミュニケーションは、サービスに付随する単なる作業ではなく、サービスの一部となるのです。
5. 需要の増加分に対応できる供給能力を拡大する
この時点で、マヤは自身の空き時間を整理し、個別の予約フローを作成し、専門知識のより多くの部分を有料の仕事へと転換し、それに伴う連絡業務を自動化していた。今や彼女には、より良い「悩み」がある。それは、自分一人で対応しきれないほど、質の高い需要が増えているということだ。
そのような見込み客を追い返す代わりに、彼女は「CalendarBridge 」の統合予約リンクを利用しています。このリンクでは、常にまず彼女の空き状況が確認されます。マヤに空きがあれば、その予約が確定します。空きがない場合は、リンクを通じて、彼女が仕事を紹介する別のコンサルタントが提案されます。
これにより、マヤは自分のスケジュールを最優先に保ちつつ、紹介による利益を得ることができ、スケジュールが埋まってしまえば失われてしまうような需要も活用することができるのです。
スケジューリングの連携は、ビジネスの運営方法の一部となり得る
マヤはまず、複雑なスケジュールを整理することから始めました。その結果、自分の時間を確保し、専門知識を活かし、反復作業を自動化し、自分のスケジュールが埋まっているときでも収入を得続けられるような仕組みを確立しました。
そこがコンサルタントにとっての真のチャンスなのです。スケジュール管理ツールは、単に予約を簡単にするだけにとどまりません。うまく活用すれば、自分が望む働き方や成長の在り方に合わせて、ビジネスの仕組みを構築するのに役立ちます。
よくある質問
コンサルタントは、予約リンクを利用して、複数のカレンダーにわたる空き状況を管理したり、サービスごとに異なる予約体験を設定したり、相談料の決済を受け付けたり、リマインダーやフォローアップを自動化したり、自身のスケジュールが埋まっている場合に余剰の需要を他のコンサルタントに振り分けたりすることができます。
はい。コンサルタントは、会議やサービスの種類ごとに異なるルールを設定した、個別の予約リンクを作成することができます。例えば、見込み客との短い電話相談用、既存顧客との打ち合わせ用、そして独自の所要時間、空き状況、料金設定が設定された有料相談用など、それぞれ別のリンクを用意することができます。
はい。「CalendarBridge 」の予約リンクは、空き時間を提示する前に複数のカレンダーを確認できるため、コンサルタントは仕事、プライベート、クライアントの各カレンダーの予定を総合的に考慮することができます。マヤの場合、各リンクは空き時間を表示する前に、最大6つの追加カレンダーを確認することができます。
はい。コンサルタントは有料の予約リンクを作成し、予約確定に支払いを必須に設定することができます。これにより、初回相談は無料で提供しつつ、より長い戦略セッションやコンサルティングなどのサービスについては有料とすることが可能になります。
はい。CalendarBridge では、会議の前にリマインダーを送信したり、会議後にフォローアップメッセージを送ったりすることができます。コンサルタントは、アポイントメントの種類に応じてこれらの連絡内容をカスタマイズできます。例えば、電話の前に見込み客に特定の情報を準備するよう依頼したり、会議後に次の手順を自動的に送信したりすることが可能です。
はい。統合予約リンクでは、まず担当コンサルタントの空き状況を確認し、そのコンサルタントが空きがない場合は別のコンサルタントを提案することができます。これにより、コンサルタントは見込み客を単に断ることなく、より適した需要に対応できるようになります。
