Sintesi
I consulenti possono utilizzare i link di pianificazione per molto più che prenotare riunioni: link separati possono aiutarli a riservare fasce orarie diverse, creare pacchetti di servizi a pagamento, automatizzare la comunicazione con i clienti e smistare il lavoro quando il loro calendario è pieno.
I link per la pianificazione degli appuntamenti o una pagina di prenotazione spesso nascono come un modo semplice per ridurre lo scambio di e-mail. Ma se ne sfrutti al massimo le potenzialità, non solo potrai risparmiare tempo e lavorare in modo più efficiente, ma potrai anche far crescere la tua attività e raggiungere un numero maggiore di clienti.
Per questo articolo abbiamo parlato con Maya, una consulente di marketing indipendente, di come utilizza i link di prenotazione e gli strumenti di pianificazionCalendarBridge i nel suo lavoro quotidiano. I cinque consigli pratici riportati di seguito traggono spunto dalla sua esperienza nell’organizzazione del tempo, nella strutturazione dei diversi servizi, nella monetizzazione delle sue competenze, nell’automazione della comunicazione con i clienti e nell’ampliamento della sua capacità operativa.
1. Impostare regole di disponibilità diverse per i diversi tipi di orario
Maya gestisce la sua attività di consulenza su diversi calendari, per cui è importante evitare di inserire appuntamenti in conflitto tra i vari calendari senza considerare ogni evento del calendario come un periodo di indisponibilità.
Qualsiasi impegno presente nel suo calendario principale dedicato alla consulenza blocca completamente quella fascia oraria. Il suo calendario personale funziona in modo diverso: gli eventi dopo le 18:00 bloccano la disponibilità, mentre le voci diurne sono solitamente promemoria e rimangono libere a meno che non rappresentino un impegno effettivo, come un appuntamento dal veterinario. Un cliente part-time le richiede inoltre di utilizzare un calendario condiviso. Le riunioni su quel calendario bloccano la disponibilità, ma il tempo dedicato alla concentrazione rimane libero per i potenziali clienti che utilizzano il suo link di consulenza.
CalendarBridge offre a Maya un controllo dettagliato su tali regole. Può sincronizzare alcuni calendari mantenendo altri separati, decidere se gli eventi contrassegnati come “libero” o “occupato” influiscano sulla disponibilità, limitare la validità di un calendario a fasce orarie specifiche e assegnare a ciascun link di pianificazione la propria durata della riunione, i propri intervalli di sicurezza, la propria finestra di prenotazione e le proprie regole di disponibilità.
Ciò significa che il link del potenziale cliente può seguire una serie di regole, mentre quello del cliente ne segue un’altra, anche se entrambi si basano sugli stessi calendari sottostanti.
Ciò significa anche che Maya non ha bisogno di un unico sistema di prenotazione per gestire ogni tipo di servizio. Servizi diversi possono avere esperienze di prenotazione completamente diverse tra loro.
2. Utilizzare più di un link di prenotazione per diversi motivi
CalendarBridge Consente a Maya di creare collegamenti di pianificazione separati con regole diverse; ogni collegamento può verificare fino a sei calendari aggiuntivi prima di proporre un orario.
Il link dedicato ai potenziali clienti controlla il suo calendario principale di consulenza, quello personale e quello richiesto dai clienti, per poi proporre solo le fasce orarie di 20 minuti che lei ha riservato ai nuovi contatti. Ai suoi clienti attuali viene fornito un link separato per chiamate strategiche di 30 minuti durante le ore che lei riserva al lavoro con i clienti.
Il link per la sua consulenza a pagamento è ancora diverso. Maya stabilisce quando è possibile prenotare tali sessioni, quanto durano, quanto costano e se è necessario effettuare il pagamento per confermare l'appuntamento.
Diversi canali di prenotazione consentono a Maya di far crescere ogni settore dell'attività senza dover raggruppare tutti i tipi di lavoro nella stessa esperienza di prenotazione.
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3. Smettila di lasciare che le competenze preziose diventino una “chiamata veloce” gratuita
Di tanto in tanto Maya riceve e-mail in cui le viene chiesto se qualcuno può “attingere alle sue conoscenze”. Un link per fissare un appuntamento a pagamento trasforma questa richiesta in un servizio ben definito, anziché in un favore informale.
Può mantenere gratuite le chiamate iniziali e far pagare le sessioni strategiche di un’ora, indicando il prezzo prima che qualcuno prenoti. Se offre incontri di durata diversa, può stabilire prezzi diversi anche per quelli.
Così la “domanda veloce” smette di essere un modo per chiedere una “consulenza gratuita”.
4. Inserire nella prenotazione le comunicazioni ricorrenti con il cliente
Quando Maya ha diversi tipi di riunioni, anche la comunicazione che le riguarda inizia ad assumere importanza.
Prima di una chiamata con un potenziale cliente, CalendarBridge invia un promemoria automatico in cui si chiede alla persona di prepararsi indicando il proprio sito web, gli attuali obiettivi di marketing e il problema di cui desidera discutere. Dopo la chiamata, il sistema di follow-up di Maya invia automaticamente il passo successivo, che si tratti di una risorsa che ha promesso o del link per prenotare una sessione strategica a pagamento.
La sua consulenza a pagamento segue un flusso di lavoro diverso. Il promemoria si concentra su ciò di cui Maya ha bisogno affinché la sessione sia produttiva, mentre il follow-up riflette ciò che dovrebbe accadere dopo un incarico a pagamento.
Ciò significa che Maya non deve riscrivere le stesse e-mail dopo ogni prenotazione né affidarsi alla propria memoria per ricordare ciò che serve per ogni tipo di incontro. La comunicazione diventa parte integrante del servizio, anziché un’ulteriore attività accessoria.
5. Trasformare la domanda in eccesso in maggiore capacità
A questo punto, Maya ha organizzato la propria disponibilità, creato percorsi di prenotazione distinti, trasformato una parte maggiore delle sue competenze in lavoro retribuito e automatizzato la comunicazione relativa a tutto ciò. Ora si trova di fronte a un problema positivo: una domanda più qualificata di quanta ne possa gestire personalmente.
Invece di respingere quei potenziali clienti, utilizza un link di prenotazione combinato CalendarBridge che verifica sempre prima la sua disponibilità. Se Maya ha tempo, riceve la prenotazione. In caso contrario, il link propone un altro consulente a cui lei affida l’incarico.
Questo permette a Maya di dare priorità al proprio calendario, trarre profitto dai passaparola e sfruttare una domanda che altrimenti andrebbe persa una volta che la sua agenda fosse piena.
Un collegamento alla pianificazione può diventare parte integrante del funzionamento dell'azienda
Maya ha iniziato cercando di organizzare un calendario piuttosto complesso. Alla fine ha messo a punto un sistema che le permette di gestire al meglio il proprio tempo, mettere a frutto le sue competenze, automatizzare le attività ripetitive e continuare a guadagnare anche quando la sua agenda è piena.
Questa è la vera opportunità per i consulenti. Uno strumento di gestione degli appuntamenti non si limita a semplificare le prenotazioni. Se utilizzato correttamente, può aiutarti a strutturare la tua attività in base al modo in cui desideri lavorare e crescere.
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Non è richiesta alcuna carta di credito
Domande frequenti
I consulenti possono utilizzare i link di pianificazione per gestire la disponibilità su più calendari, creare diverse esperienze di prenotazione per i vari servizi, riscuotere i pagamenti per le consulenze, automatizzare promemoria e follow-up e reindirizzare la domanda in eccesso ad altri consulenti quando il proprio calendario è pieno.
Sì. I consulenti possono creare link di prenotazione distinti con regole diverse per ogni tipo di riunione o servizio. Ad esempio, un link può essere utilizzato per brevi chiamate con potenziali clienti, un altro per incontri con clienti esistenti e un altro ancora per consulenze a pagamento con durata, disponibilità e prezzi specifici.
Sì. I link di pianificazione di CalendarBridge possono controllare più calendari prima di proporre un orario, aiutando i consulenti a tenere conto degli impegni presenti nei calendari di lavoro, personali e dei clienti. Nel caso di Maya, ogni link può controllare fino a sei calendari aggiuntivi prima di visualizzare gli orari disponibili.
Sì. I consulenti possono creare link a pagamento per la prenotazione e richiedere il pagamento per confermare una prenotazione. Ciò consente di mantenere gratuite le chiamate introduttive, addebitando invece servizi quali sessioni strategiche più lunghe o consulenze.
Sì. CalendarBridge consente di inviare promemoria prima di una riunione e messaggi di follow-up al termine della stessa. I consulenti possono personalizzare tali comunicazioni in base al tipo di appuntamento, ad esempio chiedendo a un potenziale cliente di preparare informazioni specifiche prima di una chiamata o inviando automaticamente le istruzioni su come procedere dopo la riunione.
Sì. Un link di prenotazione combinata consente di verificare innanzitutto la disponibilità del consulente e, qualora quest’ultimo non fosse disponibile, di proporre un altro consulente. Ciò offre ai consulenti la possibilità di gestire un maggior numero di richieste qualificate senza dover semplicemente respingere i potenziali clienti.
