Résumé
Les consultants peuvent utiliser les liens de prise de rendez-vous pour bien plus que la simple réservation de réunions : des liens distincts peuvent les aider à réserver différents types de créneaux horaires, à proposer des forfaits de services payants, à automatiser la communication avec les clients et à réacheminer le travail lorsque leur agenda est complet.
Les liens de prise de rendez-vous ou les pages de réservation constituent souvent, au départ, un moyen simple de réduire les échanges d'e-mails. Mais en tirant pleinement parti de ces outils, vous pouvez faire bien plus que simplement gagner du temps et travailler plus efficacement : vous pouvez développer votre activité et toucher davantage de clients.
Pour cet article, nous avons discuté avec Maya, consultante indépendante en marketing, de la manière dont elle utilise les liens de prise de rendez-vous et les outils de planification d’CalendarBridge s dans son travail quotidien. Les cinq astuces ci-dessous s’inspirent de son expérience en matière d’organisation de son temps, de structuration de ses différents services, de monétisation de son expertise, d’automatisation de la communication avec ses clients et d’extension de ses capacités.
1. Définir différentes règles de disponibilité selon les types d'horaires
Maya gère ses missions de conseil à l'aide de plusieurs agendas ; il est donc important d'éviter les doublons entre ces différents agendas sans pour autant considérer chaque événement comme un créneau indisponible.
Tout rendez-vous inscrit dans son agenda principal de conseil bloque complètement ce créneau. Son agenda personnel fonctionne différemment : les événements après 18 h bloquent sa disponibilité, tandis que les entrées de la journée sont généralement des rappels et restent libres, sauf s’il s’agit d’un véritable engagement, comme un rendez-vous chez le vétérinaire. Un client à temps partiel lui demande également d’utiliser un agenda partagé. Les réunions inscrites sur cet agenda bloquent sa disponibilité, mais les créneaux de concentration restent ouverts pour les prospects qui utilisent son lien de consultation.
CalendarBridge Cela permet à Maya de contrôler ces règles de manière très précise. Elle peut synchroniser certains calendriers tout en conservant d’autres séparés, décider si les événements marqués comme « libre » ou « occupé » ont une incidence sur la disponibilité, limiter la validité d’un calendrier à des horaires spécifiques, et attribuer à chaque lien de prise de rendez-vous sa propre durée de réunion, ses marges de manœuvre, sa plage de réservation et ses règles de disponibilité.
Cela signifie que le lien destiné aux prospects peut obéir à un ensemble de règles tandis que celui destiné aux clients en suit un autre, même si les deux s'appuient sur les mêmes calendriers sous-jacents.
Cela signifie également que Maya n'a pas besoin d'un seul module de prise de rendez-vous pour gérer tous les types de prestations. Les différents services peuvent proposer des expériences de prise de rendez-vous totalement différentes les unes des autres.
2. Utilisez plusieurs liens de réservation pour plusieurs raisons
CalendarBridge Cela permet à Maya de créer des liens de planification distincts avec des règles différentes, et chaque lien peut consulter jusqu’à six calendriers supplémentaires avant de proposer un créneau horaire.
Le lien destiné aux prospects vérifie son agenda principal de conseil, son agenda personnel et l'agenda imposé par les clients, puis ne propose que les créneaux de 20 minutes qu'elle a réservés aux nouveaux prospects. Ses clients existants reçoivent un lien distinct pour des entretiens stratégiques de 30 minutes pendant les heures qu'elle réserve à son travail avec ses clients.
Le lien vers ses consultations payantes est encore différent. Maya précise quand ces séances peuvent être réservées, leur durée, leur tarif et si un paiement est nécessaire pour confirmer le rendez-vous.
Grâce à différents liens de prise de rendez-vous, Maya peut développer chaque volet de son activité sans devoir regrouper tous les types de prestations au sein d'un même système de prise de rendez-vous.
> Pour en savoir plus sur les planificateurs d'CalendarBridge , consultez notre centre d'aide.
3. Cessez de considérer une expertise précieuse comme un simple « coup de fil rapide » gratuit
Maya reçoit parfois des e-mails lui demandant si quelqu'un peut « lui demander conseil ». Un lien vers un système de prise de rendez-vous payant transforme cette demande en un service bien défini, plutôt qu'en une simple faveur informelle.
Elle peut proposer des premiers entretiens gratuits tout en facturant des séances stratégiques d'une heure, dont le prix est affiché avant toute prise de rendez-vous. Si elle propose des réunions de différentes durées, elle peut également fixer des tarifs différents pour chacune d'entre elles.
Ainsi, « une petite question » ne signifie plus « consultation gratuite ».
4. Intégrer les communications récurrentes avec le client dans le processus de réservation
Dès lors que Maya organise plusieurs types de réunions, la communication autour de celles-ci prend également de l'importance.
Avant un appel avec un prospect, CalendarBridge envoie un rappel automatisé invitant la personne à se préparer en indiquant son site web, ses objectifs marketing actuels et le problème dont elle souhaite discuter. Après l’appel, le système de suivi de Maya envoie automatiquement la prochaine étape, qu’il s’agisse d’une ressource qu’elle a promise ou du lien permettant de réserver une session stratégique payante.
Sa consultation payante suit un processus différent. Le rappel met l'accent sur ce dont Maya a besoin pour que la séance soit productive, et le suivi précise ce qui doit se passer après une prestation payante.
Cela signifie que Maya n'a plus besoin de rédiger les mêmes e-mails à chaque réservation ni de compter sur sa mémoire pour se souvenir des besoins spécifiques à chaque type de réunion. La communication fait désormais partie intégrante du service, au lieu d'être une tâche supplémentaire qui s'y ajoute.
5. Transformer la demande excédentaire en capacité supplémentaire
À ce stade, Maya a organisé ses disponibilités, créé des processus de réservation distincts, transformé une plus grande partie de son expertise en activité rémunérée et automatisé la communication autour de celle-ci. Elle est désormais confrontée à un « problème » plus agréable : une demande plus importante qu’elle ne peut en gérer personnellement.
Au lieu de renvoyer ces prospects, elle utilise un lien de prise de rendez-vous combiné « CalendarBridge » qui vérifie toujours ses disponibilités en premier lieu. Si Maya est disponible, elle obtient le rendez-vous. Si ce n'est pas le cas, le lien propose un autre consultant à qui elle transfère la demande.
Cela permet à Maya de donner la priorité à son propre agenda, de tirer profit des recommandations et de profiter d'une demande qui, sans cela, disparaîtrait dès que son agenda serait complet.
Un outil de planification peut s'intégrer au fonctionnement de l'entreprise
Maya a commencé par essayer de mettre de l'ordre dans un agenda très chargé. Elle a fini par mettre au point un système qui lui permet de préserver son temps, de monétiser son expertise, d'automatiser les tâches répétitives et de continuer à générer des revenus même lorsque son agenda est complet.
C'est là que réside la véritable opportunité pour les consultants. Un module de prise de rendez-vous ne se contente pas de faciliter les réservations. Bien utilisé, il peut vous aider à organiser votre activité en fonction de votre façon de travailler et de vos objectifs de croissance.
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Questions fréquemment posées
Les consultants peuvent utiliser les liens de prise de rendez-vous pour gérer leurs disponibilités sur plusieurs agendas, créer différentes expériences de réservation en fonction des services proposés, encaisser les paiements pour les consultations, automatiser les rappels et les relances, et rediriger les demandes excédentaires vers d'autres consultants lorsque leur propre agenda est complet.
Oui. Les consultants peuvent créer des liens de prise de rendez-vous distincts, avec des règles différentes pour chaque type de réunion ou de prestation. Par exemple, un lien peut être utilisé pour les appels courts avec des prospects, un autre pour les réunions avec les clients existants, et un autre encore pour les consultations payantes, avec une durée, des disponibilités et des Tarifs spécifiques.
Oui. Les liens de prise de rendez-vous d’ CalendarBridge peuvent consulter plusieurs agendas avant de proposer un créneau horaire, ce qui aide les consultants à tenir compte de leurs engagements dans leurs agendas professionnels, personnels et ceux de leurs clients. Dans le cas de Maya, chaque lien peut consulter jusqu’à six agendas supplémentaires avant d’afficher les créneaux disponibles.
Oui. Les consultants peuvent créer des liens de prise de rendez-vous payants et exiger un paiement pour valider une réservation. Cela permet de proposer gratuitement les premiers entretiens tout en facturant des services tels que des séances stratégiques plus longues ou des consultations.
Oui. CalendarBridge permet d'envoyer des rappels avant une réunion et des messages de suivi après celle-ci. Les consultants peuvent adapter ces communications en fonction du type de rendez-vous, par exemple en demandant à un prospect de préparer des informations spécifiques avant un appel ou en envoyant automatiquement les étapes suivantes après la réunion.
Oui. Un lien de prise de rendez-vous combiné permet de vérifier d'abord la disponibilité du consultant et de proposer un autre consultant lorsque le premier n'est pas disponible. Cela permet aux consultants de répondre à davantage de demandes qualifiées sans pour autant refuser d'emblée des prospects.
