ملخص
يمكن للمستشارين استخدام روابط جدولة المواعيد لأغراض تتجاوز مجرد حجز الاجتماعات: فهذه الروابط المنفصلة تساعدهم على تخصيص أوقات لمهام مختلفة، وتقديم حزم من الخدمات المدفوعة، وأتمتة التواصل مع العملاء، وتوزيع المهام عندما يكون جدول مواعيدهم ممتلئًا.
غالبًا ما تبدأ روابط تحديد المواعيد أو صفحة الحجز كطريقة بسيطة لتقليل تبادل الرسائل الإلكترونية. ولكن إذا استفدت منها إلى أقصى حد، فستتمكن من تحقيق أكثر من مجرد توفير وقتك والعمل بكفاءة أكبر. بل ستتمكن أيضًا من تنمية أعمالك والوصول إلى المزيد من العملاء.
في هذا المقال، تحدثنا مع مايا، وهي مستشارة تسويق مستقلة، حول كيفية استخدامها لروابط جدولة المواعيد وأدوات الجدولة في موقع «CalendarBridge » في عملها اليومي. وتستند الطرق الخمس الأكثر ذكاءً الواردة أدناه إلى خبرتها في تنظيم وقتها، وهيكلة الخدمات المختلفة، وتحويل خبرتها إلى مصدر دخل، وأتمتة التواصل مع العملاء، وتوسيع نطاق قدراتها.
1. تعيين قواعد توفر مختلفة لأنواع مختلفة من الوقت
تدير مايا أعمالها الاستشارية عبر عدة تقاويم، مما يجعل من المهم تجنب الحجز المزدوج عبر التقاويم المتعددة دون اعتبار كل حدث في التقويم وقتًا غير متاح.
أي شيء في تقويمها الاستشاري الرئيسي يحجز هذا الوقت بالكامل. أما تقويمها الشخصي فيعمل بطريقة مختلفة: فالأحداث التي تقع بعد الساعة 6:00 مساءً تحجز وقتها، في حين أن الإدخالات النهارية عادةً ما تكون تذكيرات وتبقى متاحة ما لم تمثل التزامًا حقيقيًّا، مثل موعد عند الطبيب البيطري. كما يطلب منها أحد العملاء الذين تعمل معهم بدوام جزئي استخدام تقويم مشترك. وتحجز الاجتماعات في ذلك التقويم وقتها، لكن وقت التركيز يظل متاحًا للعملاء المحتملين الذين يستخدمون رابط الاستشارة الخاص بها.
CalendarBridge يمنح مايا تحكماً دقيقاً في تلك القواعد. فيمكنها مزامنة بعض التقويمات مع الحفاظ على استقلالية تقويمات أخرى، وتحديد ما إذا كانت الأحداث المُعلَّمة بـ«متاح» أو «مشغول» تؤثر على التوافر، وتقييد صلاحية التقويم بساعات محددة، وتعيين مدة الاجتماع والفترات الفاصلة ونافذة الحجز وقواعد التوافر لكل رابط جدولة على حدة.
وهذا يعني أن رابط العميل المحتمل يمكن أن يخضع لمجموعة معينة من القواعد، في حين يخضع رابط العميل لمجموعة أخرى، على الرغم من أن كليهما يعملان استنادًا إلى نفس التقويمات الأساسية.
وهذا يعني أيضًا أن «مايا» لا تحتاج إلى رابط حجز واحد للتعامل مع كل أنواع الأعمال. فقد تختلف تجارب الحجز تمامًا باختلاف الخدمات.
2. استخدام أكثر من رابط حجز واحد لأسباب متعددة
CalendarBridge يتيح ذلك لـ«مايا» إنشاء روابط جدولة منفصلة بقواعد مختلفة، ويمكن لكل رابط التحقق من ما يصل إلى ستة تقاويم إضافية قبل اقتراح موعد.
يقوم رابط العملاء المحتملين الخاص بها بفحص تقويمها الرئيسي للاستشارات، وتقويمها الشخصي، والتقويم المطلوب من العملاء، ثم يعرض فقط الفترات الزمنية التي مدتها 20 دقيقة والتي خصصتها للعملاء الجدد. أما عملاؤها الحاليون فيحصلون على رابط منفصل لإجراء مكالمات استراتيجية مدتها 30 دقيقة خلال الساعات التي تخصصها للعمل مع العملاء.
رابط الاستشارة المدفوعة الخاص بها مختلف أيضًا. تحدد مايا المواعيد المتاحة لحجز تلك الجلسات، ومدتها، وتكلفتها، وما إذا كان الدفع مطلوبًا لتأكيد الموعد.
تتيح روابط الجدولة المختلفة لشركة «مايا» تطوير كل جزء من أعمالها دون حصر جميع أنواع العمل في نفس تجربة الحجز.
> تعرف على المزيد حول برامج جدولة « CalendarBridge » في مركز المساعدة الخاص بنا.
3. توقف عن السماح بتحويل الخبرات القيمة إلى «مكالمة سريعة» مجانية
تتلقى مايا أحيانًا رسائل بريد إلكتروني تسألها عما إذا كان بإمكان شخص ما «الاستفادة من خبرتها». ويحول رابط حجز المواعيد المدفوع ذلك إلى خدمة محددة بدلاً من مجرد معروف غير رسمي.
يمكنها أن تجعل المكالمات التمهيدية مجانية، بينما تفرض رسومًا على جلسات وضع الاستراتيجيات التي تستغرق ساعة واحدة، على أن يظهر السعر قبل أن يقوم أي شخص بالحجز. وإذا كانت تقدم جلسات بمدد زمنية مختلفة، فيمكنها تحديد أسعار مختلفة لها أيضًا.
وبذلك، لم يعد «السؤال السريع» مصطلحًا مبطّنًا يعني «استشارة مجانية».
4. تضمين التواصل المتكرر مع العميل في عملية الحجز
وبمجرد أن تصبح لدى «مايا» عدة أنواع من الاجتماعات، يبدأ التواصل المتعلق بها في اكتساب أهمية أيضًا.
قبل إجراء مكالمة مع عميل محتمل، ترسل خدمة «CalendarBridge » تذكيرًا آليًّا تطلب فيه من الشخص أن يأتي مستعدًا بموقع الويب الخاص به، وأهدافه التسويقية الحالية، والمشكلة التي يرغب في مناقشتها. وبعد المكالمة، ترسل خدمة المتابعة التابعة لـ«مايا» الخطوة التالية تلقائيًّا، سواء كانت موردًا وعدت به أو رابطًا لحجز جلسة استراتيجية مدفوعة الأجر.
تتبع استشارتها المدفوعة مسار عمل مختلفًا. يركز التذكير على ما تحتاجه مايا لجعل الجلسة مثمرة، بينما تعكس المتابعة ما ينبغي أن يحدث بعد انتهاء الخدمة المدفوعة.
وهذا يعني أن مايا لا تضطر إلى إعادة كتابة نفس رسائل البريد الإلكتروني بعد كل حجز، ولا تعتمد على ذاكرتها لتتذكر متطلبات كل نوع من أنواع الاجتماعات. فالتواصل يصبح جزءًا من الخدمة بدلاً من أن يكون مهمة إضافية مرتبطة بها.
5. تحويل الطلب الزائد إلى زيادة في السعة
في هذه المرحلة، قامت مايا بتنظيم أوقات توافرها، وإنشاء مسارات حجز منفصلة، وتحويل المزيد من خبراتها إلى عمل مدفوع الأجر، وأتمتة عملية التواصل المتعلقة بذلك. والآن أصبحت تواجه مشكلة أفضل: طلب من العملاء المؤهلين يفوق قدرتها على التعامل معه بنفسها.
وبدلاً من رفض هؤلاء العملاء المحتملين، تستخدم رابط الحجز المدمج من CalendarBridge الذي يتحقق دائمًا من توفرها أولاً. فإذا كان لدى مايا وقت، تحصل على الحجز. وإذا لم يكن لديها وقت، يقترح الرابط مستشارًا آخر تحيل إليه العمل.
وهذا يتيح لمايا إعطاء الأولوية لجدولها الخاص، والاستفادة من الإحالات، والاستفادة من الطلب الذي كان سيختفي لولا ذلك بمجرد امتلاء جدولها.
يمكن أن يصبح رابط الجدولة جزءًا من طريقة سير العمل في الشركة
بدأت مايا بمحاولة تنظيم جدول مواعيد معقد. وانتهى بها الأمر إلى نظام يساعدها على الحفاظ على وقتها، وتسويق خبرتها، وأتمتة الأعمال المتكررة، ومواصلة كسب الدخل حتى عندما يكون جدول مواعيدها ممتلئًا.
هذه هي الفرصة الحقيقية للمستشارين. فبرنامج إدارة المواعيد لا يقتصر دوره على تسهيل عملية الحجز فحسب. بل إن استخدامه بشكل صحيح يمكن أن يساعد في تنظيم العمل وفقًا للطريقة التي تريد العمل بها والطريقة التي تريد أن تنمو بها.
> تعرف على المزيد حول برنامج « CalendarBridge » المخصص للاستشاريين والمستشارين.
لا حاجة لبطاقة ائتمان
الأسئلة الشائعة
يمكن للمستشارين استخدام روابط الجدولة لإدارة توفرهم عبر تقاويم متعددة، وإنشاء تجارب حجز مختلفة للخدمات المتنوعة، وتحصيل مدفوعات الاستشارات، وأتمتة التذكيرات والمتابعات، وتوجيه الطلبات الزائدة إلى مستشارين آخرين عندما يكون جدولهم الخاص ممتلئًا.
نعم. يمكن للمستشارين إنشاء روابط حجز منفصلة مع قواعد مختلفة لكل نوع من أنواع الاجتماعات أو الخدمات. على سبيل المثال، يمكن استخدام رابط واحد للمكالمات القصيرة مع العملاء المحتملين، ورابط آخر لاجتماعات العملاء الحاليين، ورابط ثالث للاستشارات المدفوعة مع تحديد مدتها وتوافرها وأسعارها بشكل خاص.
نعم. يمكن لروابط جدولة المواعيد في « CalendarBridge » التحقق من عدة تقاويم قبل اقتراح موعد ما، مما يساعد المستشارين على مراعاة الالتزامات الموجودة في تقاويم العمل والتقاويم الشخصية وتقاويم العملاء. وفي حالة مايا، يمكن لكل رابط التحقق من ما يصل إلى ستة تقاويم إضافية قبل عرض المواعيد المتاحة.
نعم. يمكن للمستشارين إنشاء روابط حجز مدفوعة وطلب الدفع لتأكيد الحجز. وهذا يتيح إبقاء المكالمات التمهيدية مجانية مع فرض رسوم على خدمات مثل جلسات الاستراتيجية الأطول أو الاستشارات.
نعم. يمكن لـ « CalendarBridge » إرسال تذكيرات قبل الاجتماع ورسائل متابعة بعده. ويمكن للمستشارين تخصيص هذه الرسائل وفقًا لنوع الموعد، مثل مطالبة العميل المحتمل بإعداد معلومات محددة قبل المكالمة أو إرسال الخطوات التالية تلقائيًّا بعد الاجتماع.
نعم. يمكن لرابط الحجز المدمج التحقق أولاً من توفر الاستشاري، وتقديم استشاري آخر في حالة عدم توفر الاستشاري الأصلي. وهذا يتيح للاستشاريين إمكانية تلبية المزيد من الطلبات المؤهلة دون الاضطرار إلى رفض العملاء المحتملين ببساطة.
