Zusammenfassung
Ihr Arbeitskalender sollte zwar anzeigen, wann Sie nicht erreichbar sind, aber Ihre Kollegen müssen nichts über Ihre Arzttermine, familiären Verpflichtungen oder privaten Pläne wissen. Ebenso wenig sollten in Ihrem privaten Kalender vertrauliche Besprechungen, Kundennamen oder interne Unternehmensinformationen offengelegt werden.
Diese Grenzen einzuhalten, wird komplizierter, wenn man mehrere Kalender verwaltet, seine Verfügbarkeit freigibt und Terminplanungslinks nutzt.
Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, damit die richtigen Informationen die richtigen Personen erreichen, ohne dass mehr als nötig weitergegeben wird.
1. Überprüfen Sie, welche Informationen zwischen Kalendern ausgetauscht werden
Die Kalendersynchronisierung ist nützlich, um Terminkonflikte zu vermeiden, doch das Kopieren aller Details von einem Kalender in einen anderen kann Informationen offenlegen, die eigentlich privat bleiben sollten.
Ein Berater, der beispielsweise für Unternehmen A und Unternehmen B tätig ist, möchte, dass Termine aus dem Kalender des jeweils anderen Unternehmens dort als „belegt“ angezeigt werden, die Details der Termine sollen jedoch verborgen bleiben.
Selbst so einfache Angaben wie ein Tagungsort, ein Teilnehmer oder ein Firmenname könnten vertrauliche Geschäftsinformationen preisgeben.
Ihre Checkliste:
- Überprüfen Sie, welche Kalender synchronisiert werden und in welche Richtung.
- Überprüfen Sie, ob Veranstaltungstitel, Teilnehmer, Beschreibungen, Veranstaltungsorte und Links zu den Sitzungen kopiert werden.
- Verwenden Sie die Option „Nur ‚Beschäftigt‘ synchronisieren“, wenn ein anderer Kalender lediglich Ihre Verfügbarkeit widerspiegeln soll.
- Verwenden Sie die vollständige Synchronisierung von Terminen nur für Kalender, in denen diese Details wirklich erforderlich sind.
CalendarBridge Damit können Sie die Datenschutzeinstellungen für jede Synchronisierungsverbindung separat konfigurieren. Sie können private Termine als „Belegt“-Blöcke mit Ihrem Arbeitskalender synchronisieren und gleichzeitig andere Einstellungen für Ereignisse wählen, die in die entgegengesetzte Richtung übertragen werden.
Das bedeutet, dass sensible Veranstaltungsdetails nicht in einen Kalender kopiert werden müssen, in den sie nicht gehören.
Erfahren Sie mehr über die Datenschutzeinstellungen für unseren gemeinsamen Kalender.
2. Überprüfen Sie, wer Ihren Kalender einsehen kann
Die Privatsphäre im Kalender hängt nicht nur von Ihren Termin-Einstellungen ab. Freigabeberechtigungen, delegierter Zugriff und Unternehmensrichtlinien können darüber entscheiden, wer Ihre Informationen sehen kann.
Stellen Sie sich eine Führungskraft vor, die in mehreren Organisationen tätig ist. Kollegen müssen sehen können, wann sie beschäftigt ist, doch dies sollte ihnen keinen Einblick in persönliche Termine oder Besprechungen mit anderen Unternehmen gewähren.
Selbst etwas so Einfaches wie der Titel einer Besprechung oder der Name eines Teilnehmers könnte Informationen preisgeben, die eigentlich nicht weitergegeben werden sollten.
Ihre Checkliste:
- Überprüfen Sie, wer Zugriff auf die einzelnen Google-, Outlook- oder freigegebenen Kalender hat.
- Überprüfen Sie, ob die Berechtigungen es den Benutzern erlauben, die Verfügbarkeit und Veranstaltungsdetails einzusehen oder Änderungen vorzunehmen.
- Entziehen Sie Kollegen, Assistenten oder externen Mitarbeitern zuvor gewährte, nicht mehr benötigte Zugriffsrechte.
- Überprüfen Sie alle Links zu öffentlichen Kalendern oder Abonnements, die Sie erstellt haben.
Diese Berechtigungen werden über Ihren Kalenderanbieter verwaltet, doch „ CalendarBridge “ bietet eine zusätzliche Schutzebene, indem es steuert, welche Informationen überhaupt kopiert werden.
Selbst wenn jemand umfassenderen Zugriff auf einen Zielkalender hat, kann er keine Veranstaltungsdetails einsehen, die dort nie kopiert wurden.
3. Achten Sie darauf, dass Ihre Terminvereinbarungs-Links Ihre Privatsphäre schützen
Terminplanungslinks bringen einen weiteren Aspekt mit sich. Wer einen Termin bucht, muss wissen, wann Sie verfügbar sind, sollte aber nicht einsehen können, womit der Rest Ihres Kalenders ausgefüllt ist.
Außerdem sollte man ihnen keine Zeit anbieten, die man bereits anderweitig zugesagt hat.
Beispielsweise kann es vorkommen, dass ein Berater, der einem potenziellen Kunden einen Link zu seinem Terminkalender zur Verfügung stellt, bereits Termine in mehreren anderen Kalendern eingetragen hat. Diese Termine sollten Terminüberschneidungen verhindern, ohne dabei preiszugeben, mit wem sich der Berater trifft oder aus welchem Grund.
Ihre Checkliste:
- Stellen Sie sicher, dass Terminplanungslinks die Verfügbarkeit in allen relevanten Kalendern prüfen.
- Überprüfen Sie, in welchem Kalender neue Buchungen eingehen.
- Legen Sie angemessene Buchungszeiten, Mindestankündigungsfristen und Pufferzeiten fest.
- Überprüfen Sie die Titel, Beschreibungen und Fragen zu den Terminen auf Ihren Buchungsseiten.
CalendarBridge Terminplanungsseiten prüfen die Verfügbarkeit in den von Ihnen ausgewählten Kalendern, ohne dass die zugrunde liegenden Terminangaben für Personen sichtbar sind, die Termine buchen. Sie können außerdem verschiedene Terminplanungsseiten für unterschiedliche Zwecke einrichten und dabei Ihre Kalender getrennt halten.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Doppelbuchungen vermeiden können.
4. Sehen Sie sich an, was Ihre Kalender über die Veranstaltungstitel hinaus verraten
Selbst wenn Veranstaltungsdetails ausgeblendet sind, können Kalender Informationen durch wiederkehrende Verfügbarkeitsmuster, Einladungen zu Besprechungen, Benachrichtigungen und freigegebene Links preisgeben.
Selbst wenn die Details eines Termins ausgeblendet sind, können wiederkehrende Termine Muster in Ihrem Kalender offenbaren. Ein privater Termin, der beispielsweise jede Woche zur gleichen Zeit stattfindet, könnte Fragen darüber aufwerfen, was Sie gerade tun oder wohin Sie gehen. Einladungen zu Besprechungen können zudem sensible Informationen enthalten, wie beispielsweise Kundennamen, Teilnehmer, Orte oder Links zu Konferenzschaltungen, die nicht an andere Organisationen weitergegeben werden sollten.
Ihre Checkliste:
- Überprüfen Sie wiederkehrende Termine und ganztägige Verpflichtungen, um sicherzustellen, dass sie Ihrer beabsichtigten Verfügbarkeit entsprechen.
- Überprüfen Sie, welche Inhalte in Benachrichtigungen und Kalender-Vorschauen auf gemeinsam genutzten Geräten angezeigt werden.
- Überprüfen Sie, ob Besprechungseinladungen und synchronisierte Termine unnötige Angaben zu Teilnehmern oder zur Konferenz enthalten.
- Testen Sie Ihre Einstellungen, indem Sie einen Termin anlegen und überprüfen, was im Zielkalender angezeigt wird.
CalendarBridge bietet detaillierte Einstellungsmöglichkeiten für einzelne Terminfelder sowie erweiterte Synchronisierungsfilter, mit denen Sie anhand von Kriterien wie Uhrzeit, Wochentag oder Terminfarbe festlegen können, welche Termine kopiert werden sollen. So können Sie nicht nur bestimmen, welche Informationen in einem anderen Kalender angezeigt werden, sondern auch, welche Termine überhaupt synchronisiert werden.
So bleiben Ihre Kalender miteinander verbunden, ohne die Privatsphäre zu gefährden
Ein effektives Kalendermanagement sollte nicht bedeuten, dass man sich zwischen der genauen Angabe der Verfügbarkeit und dem Schutz persönlicher oder vertraulicher Informationen entscheiden muss.
Ganz gleich, ob Sie private Termine verwalten, sich mit Kunden abstimmen oder Termine über mehrere Organisationen hinweg planen – das Ziel ist immer dasselbe: Ihre Verfügbarkeit sichtbar zu machen, ohne unnötigerweise preiszugeben, womit Sie gerade beschäftigt sind.
CalendarBridge Dies wird durch eine konfigurierbare Kalendersynchronisierung, detaillierte Datenschutzoptionen und Terminlinks ermöglicht, die Ihre Termine in Google, Outlook und anderen unterstützten Kalendern berücksichtigen.
Keine Kreditkarte erforderlich
