Nu bedrijven overschakelen op hybride werkmodellen waarin zowel fysiek als op afstand werken worden gecombineerd, staan ze voor een nieuwe uitdaging: hoe moeten ze hun fysieke werkruimtes beheren? Met name vergaderruimtes kunnen een bron van frustratie zijn voor bedrijven die een evenwicht zoeken tussen de behoefte aan samenwerking en de kosten van vergaderruimtes die het grootste deel van de tijd leeg staan. Met hybride werken – zowel op kantoor als op afstand – hebben veel bedrijven ingezien dat het delen van vergaderruimtes tussen organisaties een uitstekende manier is om geld te besparen en werknemers meer mogelijkheden te bieden om elkaar persoonlijk te ontmoeten.
Er is echter één groot obstakel voor het gezamenlijk gebruik van vergaderruimtes door verschillende organisaties: zowel Microsoft 365 als Google Agenda maken dit erg lastig en zorgen er tegelijkertijd niet voor dat overlappende vergaderingen gemakkelijk worden voorkomen.
Hoewel het delen van agenda’s tussen organisaties essentieel is voor overzicht en coördinatie, kunt u met automatisering nog een stap verder gaan. Onze door AI aangestuurde afspraakassistent kan boekingsverzoeken en bevestigingen automatisch afhandelen, waardoor handmatig heen-en-weer-gepraat wordt verminderd en uw gedeelde agenda’s gesynchroniseerd blijven.
Outlook en Google Agenda maken het lastig om vergaderruimtes te delen
Een van de grootste technische problemen bij het delen van vergaderruimtes is dat gebruikers (zonder CalendarBridge) niet langer kunnen vertrouwen op de beschikbaarheid van ruimtes zoals die in Outlook en Google Agenda wordt weergegeven – in zowel Outlook als Google Agenda kan de beschikbaarheid van externe gebruikers „niet worden weergegeven“.
Als de West-vergaderruimte bijvoorbeeld alleen wordt gebruikt door Contoso Inc., een Microsoft 365-klant, opent jane@contoso.com gewoon Outlook, voegt westroom@contoso.com toe aan de uitnodiging en laat de Outlook-planningsassistent haar zien wanneer de West-vergaderruimte beschikbaar is:
Maar als Contoso de West Conference Room deelt met SolarMora, een klant van Google Workspace, is de ervaring voor SolarMora-gebruikers anders. Als een SolarMora-gebruiker westroom@contoso.com toevoegt aan een uitnodiging in Google Agenda, kan Google Agenda de beschikbaarheid van de ruimte namelijk niet weergeven:
Hoewel in dit voorbeeld wordt aangenomen dat Contoso gebruikmaakt van Microsoft 365 en SolarMora van Google Agenda, is het resultaat hetzelfde als beide diensten op Microsoft 365 draaien of beide op Google: in alle gevallen kan de beschikbaarheid van externe bronnen niet worden weergegeven in Outlook of Google Agenda.
Omdat Google Agenda en Outlook niet zonder meer rekening houden met gedeelde vergaderruimtes, rijst de vraag: hoe kan ik het mijn gebruikers gemakkelijk maken om de beschikbaarheid van gedeelde vergaderruimtes te zien? De meeste bedrijven kiezen voor een handmatig reserveringsproces en/of aparte software voor het beheer van vergaderruimtes. Beide oplossingen zijn minder efficiënt en foutgevoeliger dan wanneer de beschikbaarheid van ruimtes rechtstreeks in Google Agenda of Outlook kan worden bekeken. Maar is er een manier om de beschikbaarheid van vergaderruimtes in Google Agenda en Outlook weer te geven? Ja…
Met CalendarBridge wordt de beschikbaarheid van gedeelde vergaderruimtes rechtstreeks in Google Agenda en Outlook weergegeven
CalendarBridge een cloudoplossing die Google- en Outlook-agenda’s in realtime met elkaar synchroniseert en u in staat stelt om met behulp van AI uw planning te organiseren. Door de agenda’s van vergaderruimtes tussen twee tenants te synchroniseren, kunnen gebruikers in beide tenants de beschikbaarheid van vergaderruimtes rechtstreeks in Google Agenda en Outlook zien.
Om terug te komen op ons voorbeeld: het is heel eenvoudig om in twee stappen te regelen dat SolarMora-gebruikers de beschikbaarheid van de gedeelde vergaderruimte rechtstreeks in Google Agenda en Outlook kunnen zien:
- Maak een West Room-bronnencalender aan in de solarmora.com-tenant.
- Hier lees je hoe je een reserveringskalender aanmaakt in Google Workspace.
- Hieronder wordt uitgelegd hoe u een resourcecalender aanmaakt in Microsoft 365.
- Maak een calendarbridge aan en stel twee door beheerders beheerde synchronisatieverbindingen in tussen de resourcecalender ‘West Room’ in de contoso.com-tenant en de resourcecalender ‘West Room’ in de solarmora.com-tenant:
Kortom, CalendarBridge organisaties de technische uitdagingen rond het delen van vergaderruimtes CalendarBridge overwinnen door ervoor te zorgen dat de beschikbaarheid van de gedeelde vergaderruimte in beide agenda-systemen altijd up-to-date is. Met CalendarBridge kunnen gebruikers gedeelde vergaderruimtes rechtstreeks in Google Agenda en Outlook reserveren, zonder dat er plug-ins of handmatige handelingen nodig zijn.
