مع انتقال الشركات إلى نماذج العمل المختلطة التي تجمع بين العمل في المكتب والعمل عن بُعد، تواجه هذه الشركات تحديًا جديدًا: كيفية إدارة مساحات العمل المادية. ويمكن أن تشكل غرف الاجتماعات، على وجه الخصوص، مصدر إحباط للشركات التي تسعى إلى تحقيق التوازن بين الحاجة إلى التعاون وتكاليف امتلاك غرف اجتماعات تظل خالية معظم الوقت. ومع العمل المختلط الذي يجمع بين العمل المباشر والعمل عن بُعد، أدركت العديد من الشركات أن تقاسم غرف الاجتماعات بين المؤسسات هو وسيلة رائعة لتوفير المال وتزويد الموظفين بمزيد من الخيارات للاجتماع وجهًا لوجه.
إلا أن هناك عقبة كبيرة واحدة تحول دون تقاسم قاعات الاجتماعات بين المؤسسات: فكل من Microsoft 365 وGoogle Calendar يجعلان هذه العملية صعبة، كما أنهما لا يمنعان بسهولة حدوث تضارب في مواعيد الاجتماعات.
على الرغم من أن مشاركة التقويمات بين المؤسسات أمر ضروري لتحقيق الشفافية والتنسيق، إلا أنه يمكنك أيضًا الارتقاء بمستوى الكفاءة من خلال الأتمتة. يمكن لمساعد المواعيد المدعوم بالذكاء الاصطناعي لدينا معالجة طلبات الحجز والتأكيدات تلقائيًا، مما يقلل من المراسلات اليدوية المتكررة مع الحفاظ على تزامن التقويمات المشتركة.
يُعيق كل من Outlook وGoogle Calendar عملية مشاركة غرف الاجتماعات
تتمثل إحدى أكبر المشكلات الفنية التي تنشأ عن مشاركة قاعات الاجتماعات في أنه (بدون CalendarBridge) لم يعد بإمكان المستخدمين الاعتماد على حالة توفر القاعات المعروضة في Outlook وGoogle Calendar – ففي كل من Outlook وGoogle Calendar، «لا يمكن عرض» حالة توفر القاعات للمستخدمين الخارجيين.
على سبيل المثال، إذا كانت غرفة الاجتماعات الغربية مخصصة حصريًّا لعميل Microsoft 365، شركة Contoso Inc.، فإن "jane@contoso.com" تفتح برنامج Outlook فحسب، وتضيف العنوان westroom@contoso.com إلى الدعوة، ويُظهر لها "مساعد جدولة Outlook" الأوقات التي تكون فيها غرفة الاجتماعات الغربية متاحة:
ولكن إذا كانت شركة «كونتوسو» تتشارك غرفة الاجتماعات الغربية مع شركة «سولارمورا» التي تستخدم «جوجل ووركسبيس»، فإن التجربة تختلف بالنسبة لمستخدمي «سولارمورا». بل إن مستخدم «سولارمورا» عندما يضيف عنوان البريد الإلكتروني westroom@contoso.com إلى دعوة في «جوجل كاليندر»، لا يستطيع «جوجل كاليندر» عرض حالة توفر الغرفة:
على الرغم من أن هذا المثال يفترض أن حساب Contoso موجود على Microsoft 365 وحساب SolarMora موجود على Google Calendar، فإن النتيجة واحدة سواء كان كلا الحسابين على Microsoft 365 أو كلاهما على Google: ففي جميع الحالات، لا يمكن عرض توفر الموارد الخارجية في Outlook أو Google Calendar.
نظرًا لأن «تقويم Google» و«Outlook» لا يدعمان بسهولة عرض حالة توفر غرف الاجتماعات المشتركة، فإن السؤال الذي يطرح نفسه هو: كيف يمكنني تسهيل عملية الاطلاع على توفر غرف الاجتماعات المشتركة للمستخدمين؟ تلجأ معظم الشركات إلى عملية حجز الغرف يدويًّا و/أو إلى برامج منفصلة لإدارة غرف الاجتماعات. وكلا الحلين أقل كفاءة وأكثر عرضة للأخطاء مقارنةً بإمكانية عرض توفر الغرف بشكل مدمج في «تقويم Google» أو «Outlook». ولكن، هل هناك طريقة لعرض توفر غرف الاجتماعات في «تقويم Google» و«Outlook»؟ نعم...
بفضل CalendarBridge، أصبح من الممكن عرض حالة توفر غرف الاجتماعات المشتركة بشكل مدمج في Google Calendar وOutlook
يُعد CalendarBridge حلاً سحابياً يعمل على مزامنة تقويمي Google وOutlook معاً في الوقت الفعلي، كما يتيح لك استخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة الجداول التنظيمية. ومن خلال مزامنة تقويمات الموارد بين مستخدمين مختلفين، يمكن للمستخدمين في كلا النظامين الاطلاع على توفر غرف الاجتماعات بشكل مباشر في تقويم Google وOutlook.
بالعودة إلى مثالنا، فإن تمكين مستخدمي SolarMora من الاطلاع على توفر غرفة الاجتماعات المشتركة بشكل مدمج في Google Calendar وOutlook هو عملية بسيطة تتألف من خطوتين:
- قم بإنشاء تقويم موارد لغرفة "ويست روم" في حساب مستخدم solarmora.com.
- قم بإنشاء حساب جماعي على CalendarBridge وإنشاء اتصالين للمزامنة يديرهما المسؤول بين تقويم موارد "West Room" في المستأجر contoso.com وتقويم موارد "West Room" في المستأجر solarmora.com:
باختصار، يمكن لـ CalendarBridge مساعدة المؤسسات على التغلب على التحديات التقنية المرتبطة بمشاركة قاعات الاجتماعات، وذلك من خلال ضمان تحديث حالة توفر قاعة الاجتماعات المشتركة باستمرار في نظامي التقويم الخاصين بالمؤسستين. وبفضل CalendarBridge، يمكن للمستخدمين حجز قاعات الاجتماعات المشتركة مباشرةً من خلال Google Calendar وOutlook دون الحاجة إلى أي مكونات إضافية أو إجراءات يدوية.
