기업들이 대면 근무와 원격 근무를 병행하는 하이브리드 근무 모델로 전환함에 따라, 물리적 업무 공간을 어떻게 관리할 것인지라는 새로운 과제에 직면하고 있습니다. 특히 회의실은 협업의 필요성과 대부분의 시간 동안 비어 있는 회의실 유지 비용 사이의 균형을 맞추려는 기업들에게 골칫거리가 될 수 있습니다. 대면 및 원격 근무가 병행되는 하이브리드 근무 환경에서, 많은 기업들은 조직 간 회의실을 공유하는 것이 비용을 절감하고 직원들에게 대면 미팅 기회를 더 많이 제공할 수 있는 훌륭한 방법이라는 사실을 깨달았습니다.
하지만 조직 간 회의실 공유에는 한 가지 큰 걸림돌이 있습니다. 바로 Microsoft 365와 Google 캘린더 모두 회의실 공유를 번거롭게 만들 뿐만 아니라, 동시에 회의 일정 충돌을 쉽게 피할 수 있게 해주기 때문입니다.
조직 간 캘린더 공유는 업무 현황 파악과 협업을 위해 필수적이지만, 자동화를 통해 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다. 당사의 AI 기반 일정 관리 도구는 예약 요청과 확인 절차를 자동으로 처리하여 수동으로 주고받는 번거로움을 줄여주며, 공유 캘린더를 항상 최신 상태로 유지해 줍니다.
Outlook과 Google 캘린더는 회의실 공유를 어렵게 만든다
회의실 공유로 인해 발생하는 가장 큰 기술적 문제 중 하나는 ( CalendarBridge 사용하지 않을 경우) 사용자가 더 이상 Outlook 및 Google 캘린더에 표시되는 회의실 사용 가능 여부를 신뢰할 수 없다는 점입니다. Outlook과 Google 캘린더 모두에서 외부 사용자의 사용 가능 여부는 “표시될 수 없습니다.”
예를 들어, ‘West 회의실’을 Microsoft 365 고객사인 Contoso Inc.에서만 사용하는 경우, jane@contoso.com은 단순히 Outlook을 열고 초대장에 westroom@contoso.com을 추가하기만 하면 되며, Outlook 일정 도우미가 West 회의실이 언제 사용 가능한지 알려줍니다:
하지만 Contoso가 Google Workspace 고객사인 SolarMora와 ‘West Conference Room’을 공유하는 경우, SolarMora 사용자에게는 동일한 경험이 제공되지 않습니다. 오히려 SolarMora 사용자가 Google 캘린더에서 초대장에 westroom@contoso.com을 추가하면, Google 캘린더는 해당 회의실의 예약 가능 여부를 표시할 수 없습니다:
이 예시에서는 Contoso가 Microsoft 365를 사용하고 SolarMora가 Google 캘린더를 사용하는 것으로 가정하고 있지만, 두 서비스 모두 Microsoft 365를 사용하거나 Google 캘린더를 사용하는 경우에도 결과는 동일합니다. 어떤 경우든 외부 리소스의 예약 가능 여부는 Outlook이나 Google 캘린더에 표시될 수 없습니다.
구글 캘린더와 아웃룩은 공용 회의실 정보를 쉽게 반영하지 못하기 때문에, 다음과 같은 의문이 생깁니다. ‘사용자들이 공용 회의실의 예약 가능 여부를 쉽게 확인할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 할까?’ 대부분의 기업은 수동 예약 절차나 별도의 회의실 관리 소프트웨어를 활용합니다. 하지만 이러한 두 가지 방법 모두 구글 캘린더나 아웃룩에서 회의실 예약 가능 여부를 직접 확인할 수 있는 방식에 비해 효율성이 떨어지고 오류가 발생하기 쉽습니다. 그렇다면 구글 캘린더와 아웃룩에서 회의실 예약 가능 여부를 표시할 수 있는 방법이 있을까요? 네…
CalendarBridge 사용하면 공유 회의실의 예약 가능 여부를 Google 캘린더와 Outlook에서 바로 확인할 수 있습니다.
CalendarBridge Google 캘린더와 Outlook 캘린더를 실시간으로 동기화하고, AI를 활용해 조직의 일정 관리를 지원해 주는 클라우드 기반 CalendarBridge . 두 테넌트 간의 리소스 캘린더를 동기화함으로써, 양쪽 테넌트의 사용자는 Google 캘린더와 Outlook에서 회의실 예약 가능 여부를 바로 확인할 수 있습니다.
앞서 든 예시로 돌아가 보면, SolarMora 사용자가 Google 캘린더와 Outlook에서 공유 회의실의 예약 가능 여부를 바로 확인할 수 있도록 설정하는 방법은 간단한 두 단계로 이루어집니다:
- solarmora.com 테넌트에 West Room 리소스 캘린더를 생성합니다.
- calendarbridge 계정을 설정하고, contoso.com 테넌트의 ‘West Room’ 리소스 캘린더와 solarmora.com 테넌트의 ‘West Room’ 리소스 캘린더 간에 관리자가 관리하는 동기화 연결 2개를 생성합니다:
요약하자면, CalendarBridge 양 기관의 캘린더 시스템에서 공유 회의실의 예약 가능 여부가 항상 최신 상태로 유지되도록 함으로써, 조직이 회의실 공유와 관련된 기술적 문제를 해결하는 데 CalendarBridge . CalendarBridge 사용자는 별도의 플러그인이나 수동 절차 없이도 Google 캘린더와 Outlook에서 직접 공유 회의실을 예약할 수 있습니다.
