Mit dem Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen, die sowohl Präsenz- als auch Fernarbeit umfassen, stehen die Unternehmen vor einer neuen Herausforderung: der Verwaltung ihrer physischen Arbeitsräume. Insbesondere Konferenzräume können eine Quelle der Frustration für Unternehmen sein, die ein Gleichgewicht zwischen dem Bedarf an Zusammenarbeit und den Kosten für Konferenzräume, die die meiste Zeit leer stehen, finden wollen. Durch die Mischung aus persönlicher Arbeit und Fernarbeit haben viele Unternehmen erkannt, dass die gemeinsame Nutzung von Konferenzräumen eine gute Möglichkeit ist, Geld zu sparen und den Mitarbeitern mehr Möglichkeiten für persönliche Treffen zu bieten.
Es gibt jedoch ein großes Hindernis für die gemeinsame Nutzung von Konferenzräumen durch verschiedene Organisationen: Sowohl Microsoft 365 als auch Google Kalender erschweren dies erheblich und verhindern zudem nicht ohne Weiteres Terminüberschneidungen.
Die gemeinsame Nutzung von Kalendern in verschiedenen Unternehmen ist zwar für die Transparenz und Koordination wichtig, aber Sie können mit der Automatisierung noch einen Schritt weiter gehen. Unser KI-gesteuerter Terminassistent kann Buchungsanfragen und -bestätigungen automatisch verarbeiten, wodurch sich das manuelle Hin und Her reduziert und Ihre gemeinsamen Kalender synchronisiert bleiben.
Outlook und Google Kalender erschweren die gemeinsame Nutzung von Konferenzräumen
Eines der größten technischen Probleme bei der gemeinsamen Nutzung von Konferenzräumen besteht darin, dass sich die Nutzer (ohne CalendarBridge) nicht mehr auf die in Outlook und Google Kalender angezeigte Raumverfügbarkeit verlassen können – in beiden Kalendern kann die Verfügbarkeit externer Nutzer „nicht angezeigt werden“.
Wenn beispielsweise der Konferenzraum West nur von dem Microsoft 365-Kunden Contoso Inc. genutzt wird, öffnet jane@contoso.com einfach Outlook, fügt westroom@contoso.com zur Einladung hinzu und der Outlook-Planungsassistent zeigt ihr an, wann der Raum West verfügbar ist:
Wenn Contoso jedoch den Konferenzraum West mit dem Google Workspace-Kunden SolarMora teilt, ist die Erfahrung für SolaMora-Nutzer nicht dieselbe. Wenn ein SolarMora-Nutzer westroom@contoso.com zu einer Einladung in Google Calendar hinzufügt, kann Google Calendar die Verfügbarkeit des Raums nicht anzeigen:
Obwohl in diesem Beispiel davon ausgegangen wird, dass Contoso mit Microsoft 365 und SolarMora mit Google Calendar arbeitet, ist das Ergebnis dasselbe, wenn beide mit Microsoft 365 oder beide mit Google arbeiten: In allen Fällen kann die Verfügbarkeit externer Ressourcen nicht in Outlook oder Google Calendar angezeigt werden.
Da Google Calendar und Outlook gemeinsame Konferenzräume nicht ohne weiteres berücksichtigen können, stellt sich die Frage: Wie kann ich es meinen Nutzern leicht machen, die Verfügbarkeit von gemeinsam genutzten Konferenzräumen zu sehen? Die meisten Unternehmen setzen auf ein manuelles Raumbuchungsverfahren und/oder auf eine separate Software für die Verwaltung von Konferenzräumen. Beide Lösungen sind weniger effizient und fehleranfälliger als die Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Räumen direkt in Google Calendar oder Outlook anzuzeigen. Aber gibt es eine Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Konferenzräumen in Google Calendar und Outlook anzuzeigen? Ja...
Mit CalendarBridge wird die Verfügbarkeit gemeinsam genutzter Konferenzräume direkt in Google Kalender und Outlook angezeigt
CalendarBridge eine cloudbasierte Lösung, die Google- und Outlook-Kalender in Echtzeit miteinander synchronisiert und Ihnen zudem die Möglichkeit bietet, die Terminplanung mithilfe von KI zu optimieren. Durch die Synchronisierung der Ressourcenkalender zwischen zwei Mandanten können Nutzer in beiden Mandanten die Verfügbarkeit von Konferenzräumen direkt in Google Kalender und Outlook einsehen.
Um zu unserem Beispiel zurückzukehren: Damit SolarMora-Nutzer die Verfügbarkeit des gemeinsam genutzten Konferenzraums nativ in Google Kalender und Outlook sehen können, ist ein einfacher zweistufiger Prozess erforderlich:
- Erstellen Sie einen Ressourcenkalender für den Raum West im Mieter von solarmora.com.
- Richten Sie ein calendarbridge ein und erstellen Sie zwei vom Administrator verwaltete Synchronisierungsverbindungen zwischen dem Ressourcenkalender „West Room“ im Mandanten „contoso.com“ und dem Ressourcenkalender „West Room“ im Mandanten „solarmora.com“:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass CalendarBridge Unternehmen dabei helfen CalendarBridge , die technischen Herausforderungen bei der gemeinsamen Nutzung von Konferenzräumen zu bewältigen, indem sichergestellt wird, dass die Verfügbarkeit des gemeinsam genutzten Konferenzraums in den Kalendersystemen beider Unternehmen stets auf dem neuesten Stand ist. Mit CalendarBridge können Nutzer gemeinsam genutzte Konferenzräume direkt in Google Kalender und Outlook buchen, ohne dass Plugins oder manuelle Vorgänge erforderlich sind.
