A medida que las empresas pasan a modelos de trabajo híbridos que incorporan tanto el trabajo presencial como el remoto, se enfrentan a un nuevo reto: cómo gestionar sus espacios de trabajo físicos. Las salas de conferencias, en particular, pueden ser una fuente de frustración para las empresas que buscan equilibrar la necesidad de colaboración con los costes de tener salas de conferencias vacías la mayor parte del tiempo. Con el trabajo híbrido en persona y a distancia, muchas empresas se han dado cuenta de que compartir salas de conferencias entre organizaciones es una forma estupenda de ahorrar dinero y ofrecer a los trabajadores más opciones para reunirse en persona.
Sin embargo, existe un gran obstáculo para compartir salas de reuniones entre organizaciones: tanto Microsoft 365 como Google Calendar complican mucho esta tarea y, al mismo tiempo, evitan fácilmente los conflictos entre reuniones.
Aunque compartir calendarios entre organizaciones es esencial para la visibilidad y la coordinación, también puedes ir un paso más allá con la automatización. Nuestro asistente de citas basado en inteligencia artificial puede gestionar automáticamente las solicitudes de reserva y las confirmaciones, lo que reduce las idas y venidas manuales y mantiene sincronizados los calendarios compartidos.
Outlook y Google Calendar dificultan compartir salas de conferencias
Uno de los mayores problemas técnicos que plantea el uso compartido de salas de reuniones es que (sin CalendarBridge) los usuarios ya no pueden confiar en la información sobre la disponibilidad de las salas que se muestra en Outlook y Google Calendar, ya que en ambas aplicaciones «no se puede mostrar» la disponibilidad de los usuarios externos.
Por ejemplo, si la sala de conferencias Oeste solo la utiliza Contoso Inc., cliente de Microsoft 365, jane@contoso.com solo tiene que abrir Outlook, añadir westroom@contoso.com a la invitación y el Asistente de programación de Outlook le mostrará cuándo está disponible la sala Oeste:
Pero si Contoso comparte la sala de conferencias West con SolarMora, cliente de Google Workspace, la experiencia no es la misma para los usuarios de SolarMora. Más bien, cuando un usuario de SolarMora añade westroom@contoso.com a una invitación en Google Calendar, Google Calendar no puede mostrar la disponibilidad de la sala:
Aunque en este ejemplo se supone que Contoso está en Microsoft 365 y SolarMora en Google Calendar, el resultado es el mismo si ambos están en Microsoft 365 o si ambos están en Google: en todos los casos, la disponibilidad de los recursos externos no se puede mostrar en Outlook ni en Google Calendar.
Dado que Google Calendar y Outlook no tienen en cuenta fácilmente las salas de conferencias compartidas, la pregunta se convierte en: ¿Cómo puedo facilitar que mis usuarios vean la disponibilidad de las salas de conferencias compartidas? La mayoría de las empresas recurren a un proceso manual de reserva de salas y/o a un software independiente de gestión de salas de conferencias. Ambas soluciones son menos eficaces y más propensas a errores que la posibilidad de ver la disponibilidad de las salas de forma nativa en Google Calendar o Outlook. Pero, ¿hay alguna forma de mostrar la disponibilidad de las salas de conferencias en Google Calendar y Outlook? Sí...
Con CalendarBridge, la disponibilidad de las salas de reuniones compartidas se puede consultar directamente en Google Calendar y Outlook
CalendarBridge una solución basada en la nube que sincroniza los calendarios de Google y Outlook en tiempo real, además de permitirte utilizar la inteligencia artificial para gestionar la planificación organizativa. Al sincronizar los calendarios de recursos entre dos entornos, los usuarios de ambos pueden ver la disponibilidad de las salas de reuniones directamente en Google Calendar y Outlook.
Volviendo a nuestro ejemplo, permitir a los usuarios de SolarMora ver la disponibilidad de la sala de conferencias compartida de forma nativa en Google Calendar y Outlook es un sencillo proceso de dos pasos:
- Crear un calendario de recursos de la Sala Oeste en el inquilino solarmora.com.
- A continuación se explica cómo crear un calendario de recursos en Google Workspace.
- A continuación se explica cómo crear un calendario de recursos en Microsoft 365.
- Configure una cuenta calendarbridge y cree dos conexiones de sincronización gestionadas por el administrador entre el calendario de recursos de la Sala Oeste del inquilino contoso.com y el calendario de recursos de la Sala Oeste del inquilino solarmora.com:
En resumen, CalendarBridge ayudar a las organizaciones a superar los retos técnicos asociados al uso compartido de salas de reuniones, garantizando que la disponibilidad de las salas compartidas esté siempre actualizada en los sistemas de calendario de ambas organizaciones. Con CalendarBridge los usuarios pueden reservar salas de reuniones compartidas directamente desde Google Calendar y Outlook, sin necesidad de complementos ni procesos manuales.
