À mesure que les entreprises adoptent des modèles de travail hybrides qui intègrent à la fois le travail en personne et le travail à distance, elles sont confrontées à un nouveau défi : la gestion de leurs espaces de travail physiques. Les salles de conférence, en particulier, peuvent être une source de frustration pour les entreprises qui cherchent à trouver un équilibre entre le besoin de collaboration et le coût des salles de conférence qui restent vides la plupart du temps. Avec l'hybridation du travail en personne et à distance, de nombreuses entreprises ont compris que le partage des salles de conférence entre organisations était un excellent moyen d'économiser de l'argent et d'offrir aux travailleurs davantage d'options pour se rencontrer en personne.
Le partage de salles de conférence entre organisations se heurte toutefois à un obstacle de taille : Microsoft 365 et Google Calendar ne permettent pas de le faire tout en évitant les conflits de réunions.
Si le partage des calendriers entre organisations est essentiel pour la visibilité et la coordination, vous pouvez également aller plus loin grâce à l'automatisation. Notre assistant de rendez-vous doté d'une intelligence artificielle peut gérer les demandes de réservation et les confirmations automatiquement, réduisant ainsi les allers-retours manuels tout en maintenant la synchronisation de vos calendriers partagés.
Outlook et Google Calendar compliquent le partage des salles de conférence
L'un des principaux problèmes techniques liés au partage des salles de réunion est que (sans CalendarBridge) les utilisateurs ne peuvent plus se fier aux informations de disponibilité affichées dans Outlook et Google Agenda : dans ces deux applications, la disponibilité des utilisateurs externes « ne peut pas être affichée ».
Par exemple, si la salle de conférence Ouest n'est utilisée que par Contoso Inc, client de Microsoft 365, il suffit à jane@contoso.com d'ouvrir Outlook, d'ajouter westroom@contoso.com à l'invitation, et l'assistant de planification Outlook lui indique quand la salle Ouest est disponible :
Mais si Contoso partage la salle de conférence West avec SolarMora, client de Google Workspace, l'expérience n'est pas la même pour les utilisateurs de SolaMora. En effet, lorsqu'un utilisateur de SolarMora ajoute westroom@contoso.com à une invitation dans Google Calendar, ce dernier ne peut pas afficher la disponibilité de la salle :
Bien que cet exemple suppose que Contoso est sur Microsoft 365 et SolarMora sur Google Calendar, le résultat est le même si les deux sont sur Microsoft 365 ou les deux sur Google : dans tous les cas, la disponibilité des ressources externes ne peut pas être affichée dans Outlook ou Google Calendar.
Comme Google Calendar et Outlook ne prennent pas facilement en compte les salles de conférence partagées, la question qui se pose est la suivante : comment faire pour que mes utilisateurs puissent facilement voir la disponibilité des salles de conférence partagées ? Comment puis-je permettre à mes utilisateurs de voir facilement la disponibilité des salles de conférence partagées ? La plupart des entreprises se tournent vers un processus de réservation manuelle des salles et/ou vers un logiciel de gestion des salles de conférence distinct. Ces deux solutions sont moins efficaces et plus sujettes aux erreurs que la possibilité d'afficher la disponibilité des salles de manière native dans Google Calendar ou Outlook. Mais existe-t-il un moyen d'afficher la disponibilité des salles de conférence dans Google Agenda et Outlook ? Oui...
Grâce à CalendarBridge, les disponibilités des salles de réunion partagées s'affichent directement dans Google Agenda et Outlook
CalendarBridge une solution basée sur le cloud qui synchronise en temps réel les calendriers Google et Outlook, tout en vous permettant d'utiliser l'IA pour gérer la planification organisationnelle. Grâce à la synchronisation des calendriers de ressources entre deux environnements, les utilisateurs des deux environnements peuvent consulter la disponibilité des salles de réunion directement dans Google Agenda et Outlook.
Pour revenir à notre exemple, permettre aux utilisateurs de SolarMora de voir la disponibilité de la salle de conférence partagée dans Google Calendar et Outlook est un processus simple en deux étapes :
- Créer un calendrier des ressources de la salle Ouest dans le locataire solarmora.com.
- Configurez un compte calendarbridge et créez deux connexions de synchronisation gérées par l'administrateur entre le calendrier de la ressource « West Room » du tenant contoso.com et celui du tenant solarmora.com :
En résumé, CalendarBridge aux entreprises CalendarBridge surmonter les difficultés techniques liées au partage des salles de réunion en garantissant que les disponibilités de ces dernières sont toujours à jour dans les agendas des deux organisations. Grâce CalendarBridge les utilisateurs peuvent réserver des salles de réunion partagées directement depuis Google Agenda et Outlook, sans avoir besoin de plug-ins ni de procédures manuelles.
