企業が対面勤務とリモート勤務を組み合わせたハイブリッド型勤務モデルへと移行する中、物理的なワークスペースをどう管理するかという新たな課題に直面しています。 特に会議室は、コラボレーションの必要性と、多くの時間空いたままになっている会議室の維持コストとのバランスを取ろうとする企業にとって、悩みの種となり得ます。ハイブリッドな対面・リモートワークの導入に伴い、多くの企業は、組織間で会議室を共有することが、コスト削減につながり、従業員に対面で集まる機会をより多く提供できる優れた方法であることに気づきました。
しかし、組織間で会議室を共有するにあたっては、1つの大きな障害があります。Microsoft 365もGoogleカレンダーも、その共有作業を煩雑なものにしてしまい、同時に会議の重複を簡単に回避できてしまうからです。
組織間でカレンダーを共有することは、状況把握や調整のために不可欠ですが、自動化を活用すればさらに一歩進んだ運用が可能です。当社のAI搭載予約アシスタントは、予約リクエストや確認作業を自動的に処理し、手作業によるやり取りを減らしながら、共有カレンダーを常に最新の状態に保ちます。
OutlookとGoogleカレンダーでは、会議室の予約を共有するのが難しい
会議室の共有に伴う最大の技術的な問題の一つは、（CalendarBridge）ユーザーがOutlookやGoogleカレンダーに表示される会議室の空き状況を信頼できなくなることです。OutlookとGoogleカレンダーのいずれにおいても、外部ユーザーの空き状況は「表示できない」からです。
たとえば、西会議室がMicrosoft 365の顧客であるContoso Inc.のみが利用する場合、jane@contoso.comは単にOutlookを開き、招待状にwestroom@contoso.comを追加するだけで、Outlookのスケジュールアシスタントが西会議室の空き時間を表示します：
しかし、Contoso社がGoogle Workspaceの顧客であるSolarMora社と「West Conference Room」を共有している場合、SolarMora社のユーザーにとっては状況が異なります。具体的には、SolarMora社のユーザーがGoogleカレンダーの招待状にwestroom@contoso.comを追加しても、Googleカレンダーではその会議室の空き状況が表示されません：
この例では、ContosoがMicrosoft 365、SolarMoraがGoogleカレンダーを使用していると仮定していますが、両方がMicrosoft 365を使用している場合でも、あるいは両方がGoogleカレンダーを使用している場合でも、結果は同じです。いずれの場合も、外部リソースの空き状況はOutlookやGoogleカレンダーに表示されません。
Google カレンダーや Outlook では、共有会議室の空き状況を簡単に把握できないため、次のような疑問が生じます。「ユーザーに共有会議室の空き状況を簡単に確認してもらうにはどうすればよいのか？」。多くの企業では、手動での予約プロセスや、別途の会議室管理ソフトウェアに頼っています。しかし、どちらの解決策も、Google カレンダーや Outlook で直接空き状況を確認できる場合と比べて、効率が悪く、ミスも起こりやすくなります。では、Google カレンダーや Outlook で会議室の空き状況を表示する方法はあるのでしょうか？ はい…
CalendarBridge を使用すると、共有会議室の空き状況が Google カレンダーや Outlook 上でネイティブに確認できるようになります
CalendarBridge 、GoogleカレンダーとOutlookカレンダーをリアルタイムで同期させるだけでなく、AIを活用して組織のスケジュール管理を行うことができるクラウドベースのソリューションCalendarBridge 。2つのテナント間でリソースカレンダーを同期させることで、両テナントのユーザーは、GoogleカレンダーやOutlook上で会議室の空き状況をそのまま確認できるようになります。
先ほどの例に戻ると、SolarMoraのユーザーがGoogleカレンダーやOutlook上で共有会議室の空き状況をネイティブに確認できるようにするには、以下の2つの簡単な手順で実現できます：
- solarmora.comのテナントで、West Roomのリソースカレンダーを作成します。
- calendarbridge を設定し、contoso.comテナントの「West Room」リソースカレンダーとsolarmora.comテナントの「West Room」リソースカレンダーとの間に、管理者が管理する同期接続を2つ作成します。
要約すると、CalendarBridge 、共有会議室の空き状況を両組織のカレンダーシステムで常に最新の状態に保つことで、会議室の共有に伴う技術的な課題を組織が克服CalendarBridge 。CalendarBridge 、ユーザーはプラグインや手動の作業を一切必要とせずに、GoogleカレンダーやOutlookから直接、共有会議室を予約することができます。
