À medida que as empresas fazem a transição para modelos de trabalho híbridos, que combinam o trabalho presencial e o trabalho remoto, elas enfrentam um novo desafio: como gerenciar seus espaços físicos de trabalho. As salas de conferência, em particular, podem ser uma fonte de frustração para as empresas que buscam equilibrar a necessidade de colaboração com os custos de manter salas de conferência que ficam vazias a maior parte do tempo. Com o trabalho híbrido presencial e remoto, muitas empresas perceberam que compartilhar salas de conferência entre organizações é uma ótima maneira de economizar dinheiro e oferecer aos funcionários mais opções para se reunirem pessoalmente.
Há, no entanto, um grande obstáculo ao compartilhamento de salas de reunião entre organizações: tanto o Microsoft 365 quanto o Google Agenda dificultam esse processo e, ao mesmo tempo, não permitem evitar facilmente conflitos de horários entre reuniões.
Embora o compartilhamento de calendários entre organizações seja essencial para garantir visibilidade e coordenação, você também pode ir um passo além com a automação. Nosso assistente de agendamento com inteligência artificial pode lidar com solicitações e confirmações de agendamento automaticamente, reduzindo as trocas manuais de mensagens e mantendo seus calendários compartilhados sincronizados.
O Outlook e o Google Agenda dificultam o compartilhamento de salas de reunião
Um dos maiores problemas técnicos decorrentes do compartilhamento de salas de reunião é que (sem CalendarBridge) os usuários não podem mais confiar na disponibilidade das salas exibida no Outlook e no Google Agenda – tanto no Outlook quanto no Google Agenda, a disponibilidade de usuários externos “não pode ser exibida”.
Por exemplo, se a Sala de Reuniões Oeste for utilizada exclusivamente pela Contoso Inc., cliente do Microsoft 365, basta que jane@contoso.com abra o Outlook, insira westroom@contoso.com no convite, e o Assistente de Agendamento do Outlook mostrará a ela quando a Sala Oeste estiver disponível:
Mas se a Contoso compartilha a Sala de Reuniões Oeste com a SolarMora, cliente do Google Workspace, a experiência não é a mesma para os usuários da SolarMora. Na verdade, quando um usuário da SolarMora adiciona westroom@contoso.com a um convite no Google Agenda, o Google Agenda não consegue mostrar a disponibilidade da sala:
Embora este exemplo parta do princípio de que a Contoso utiliza o Microsoft 365 e a SolarMora o Google Agenda, o resultado é o mesmo se ambas utilizarem o Microsoft 365 ou ambas o Google: em todos os casos, a disponibilidade de recursos externos não pode ser exibida no Outlook ou no Google Agenda.
Como o Google Agenda e o Outlook não oferecem uma visualização fácil da disponibilidade de salas de reunião compartilhadas, surge a seguinte questão: como posso facilitar aos meus usuários a visualização da disponibilidade dessas salas? A maioria das empresas recorre a um processo manual de reserva de salas e/ou a um software específico para gerenciamento de salas de reunião. Ambas as soluções são menos eficientes e mais propensas a erros do que a possibilidade de visualizar a disponibilidade das salas diretamente no Google Agenda ou no Outlook. Mas será que existe uma maneira de mostrar a disponibilidade das salas de reunião no Google Agenda e no Outlook? Sim…
Com CalendarBridge, a disponibilidade das salas de reunião compartilhadas passa a ser exibida diretamente no Google Agenda e no Outlook
CalendarBridge uma solução baseada na nuvem que sincroniza os calendários do Google e do Outlook em tempo real, além de permitir o uso de IA para gerenciar a programação organizacional. Ao sincronizar os calendários de recursos entre dois locatários, os usuários de ambos podem ver a disponibilidade das salas de reunião diretamente no Google Agenda e no Outlook.
Voltando ao nosso exemplo, permitir que os usuários do SolarMora vejam a disponibilidade da sala de conferências compartilhada diretamente no Google Agenda e no Outlook é um processo simples de duas etapas:
- Crie um calendário de recursos do West Room no ambiente do solarmora.com.
- Veja aqui como criar um calendário de recursos no Google Workspace.
- Veja a seguir como criar um calendário de recursos no Microsoft 365.
- Configure uma conta calendarbridge e crie duas conexões de sincronização gerenciadas por administrador entre o calendário de recursos “West Room” no locatário contoso.com e o calendário de recursos “West Room” no locatário solarmora.com:
Em resumo, CalendarBridge ajudar as organizações a superar os desafios técnicos associados ao compartilhamento de salas de reunião, garantindo que a disponibilidade da sala compartilhada esteja sempre atualizada nos sistemas de calendário de ambas as organizações. Com CalendarBridge , os usuários podem reservar salas de reunião compartilhadas diretamente no Google Agenda e no Outlook, sem a necessidade de plug-ins ou processos manuais.
