Con il passaggio a modelli di lavoro ibridi che combinano la presenza in sede e il lavoro da remoto, le aziende si trovano ad affrontare una nuova sfida: come gestire i propri spazi di lavoro fisici. Le sale riunioni, in particolare, possono essere fonte di frustrazione per le aziende che cercano di bilanciare la necessità di collaborazione con i costi legati al fatto che le sale riunioni rimangono vuote per gran parte del tempo. Con il lavoro ibrido in presenza e da remoto, molte aziende hanno capito che condividere le sale riunioni tra le organizzazioni è un ottimo modo per risparmiare denaro e per offrire ai lavoratori più opzioni per incontrarsi di persona.
Esiste, tuttavia, un grosso ostacolo alla condivisione delle sale riunioni tra le organizzazioni: sia Microsoft 365 che Google Calendar rendono questa operazione piuttosto complicata e non consentono di evitare facilmente i conflitti tra le riunioni.
Sebbene la condivisione dei calendari tra le diverse organizzazioni sia fondamentale per garantire visibilità e coordinamento, è possibile fare un ulteriore passo avanti grazie all'automazione. Il nostro assistente per gli appuntamenti basato sull'intelligenza artificiale è in grado di gestire automaticamente le richieste di prenotazione e le conferme, riducendo gli scambi manuali e mantenendo sincronizzati i calendari condivisi.
Outlook e Google Calendar rendono difficile la condivisione delle sale riunioni
Uno dei principali problemi tecnici legati alla condivisione delle sale riunioni è che (senza CalendarBridge) gli utenti non possono più fare affidamento sulle informazioni relative alla disponibilità delle sale visualizzate in Outlook e Google Calendar: in entrambi questi programmi, infatti, la disponibilità degli utenti esterni «non può essere visualizzata».
Ad esempio, se la sala riunioni "West" è utilizzata esclusivamente dal cliente Microsoft 365 Contoso Inc., allora jane@contoso.com deve semplicemente aprire Outlook, inserire westroom@contoso.com nell'invito e l'Assistente pianificazione di Outlook le mostrerà quando la sala "West" è disponibile:
Ma se Contoso condivide la sala riunioni "West" con SolarMora, cliente di Google Workspace, l'esperienza non è la stessa per gli utenti di SolarMora. Anzi, quando un utente di SolarMora aggiunge "westroom@contoso.com" a un invito in Google Calendar, Google Calendar non è in grado di mostrare la disponibilità della sala:
Sebbene in questo esempio si ipotizzi che Contoso utilizzi Microsoft 365 e SolarMora Google Calendar, il risultato è lo stesso sia che entrambi utilizzino Microsoft 365 sia che entrambi utilizzino Google: in tutti i casi, la disponibilità delle risorse esterne non può essere visualizzata in Outlook o in Google Calendar.
Poiché Google Calendar e Outlook non gestiscono facilmente le sale riunioni condivise, la domanda è: come posso consentire ai miei utenti di visualizzare facilmente la disponibilità delle sale riunioni condivise? La maggior parte delle aziende ricorre a una procedura manuale di prenotazione delle sale e/o a un software separato per la gestione delle sale riunioni. Entrambe le soluzioni sono meno efficienti e più soggette a errori rispetto alla possibilità di visualizzare la disponibilità delle sale direttamente in Google Calendar o Outlook. Ma esiste un modo per mostrare la disponibilità delle sale riunioni in Google Calendar e Outlook? Sì...
Con CalendarBridge, la disponibilità delle sale riunioni condivise diventa visibile direttamente in Google Calendar e Outlook
CalendarBridge una soluzione basata su cloud che sincronizza in tempo reale i calendari di Google e Outlook, consentendo inoltre di utilizzare l'intelligenza artificiale per gestire la pianificazione organizzativa. Grazie alla sincronizzazione dei calendari delle risorse tra due tenant, gli utenti di entrambi i tenant possono visualizzare la disponibilità delle sale riunioni direttamente in Google Calendar e Outlook.
Tornando al nostro esempio, consentire agli utenti di SolarMora di visualizzare la disponibilità della sala riunioni condivisa direttamente in Google Calendar e Outlook è un'operazione semplice che richiede due passaggi:
- Crea un calendario delle risorse per la West Room nell'account solarmora.com.
- Configurare un account calendarbridge e creare due connessioni di sincronizzazione gestite dall'amministratore tra il calendario delle risorse "West Room" nel tenant contoso.com e il calendario delle risorse "West Room" nel tenant solarmora.com:
In sintesi, CalendarBridge aiutare le organizzazioni a superare le difficoltà tecniche legate alla condivisione delle sale riunioni, garantendo che la disponibilità delle sale stesse sia sempre aggiornata nei sistemi di calendario di entrambe le organizzazioni. Grazie CalendarBridge , gli utenti possono prenotare le sale riunioni condivise direttamente da Google Calendar e Outlook, senza bisogno di plug-in o procedure manuali.
