कंपनियां जब हाइब्रिड वर्क मॉडल अपना रही हैं, जिसमें आमने-सामने और दूरस्थ कार्य दोनों शामिल हैं, तो उनके सामने एक नई चुनौती खड़ी हो जाती है: अपने भौतिक कार्यस्थलों का प्रबंधन कैसे करें। विशेष रूप से, कॉन्फ्रेंस रूम उन व्यवसायों के लिए परेशानी का सबब बन सकते हैं जो सहयोग की आवश्यकता और अक्सर खाली पड़े रहने वाले कॉन्फ्रेंस रूम के खर्चों के बीच संतुलन बनाने की कोशिश कर रहे हैं। हाइब्रिड आमने-सामने और दूरस्थ कार्य के साथ, कई कंपनियों ने महसूस किया है कि संगठनों के बीच कॉन्फ्रेंस रूम साझा करना पैसे बचाने और कर्मचारियों को आमने-सामने मिलने के अधिक विकल्प प्रदान करने का एक शानदार तरीका है।
हालांकि, संगठनों के बीच कॉन्फ्रेंस रूम साझा करने में एक बड़ी बाधा है: माइक्रोसॉफ्ट 365 और गूगल कैलेंडर दोनों ही ऐसा करना मुश्किल बनाते हैं और साथ ही मीटिंग के टकराव से आसानी से बचने में भी बाधा डालते हैं ।
विभिन्न संगठनों में कैलेंडर साझा करना पारदर्शिता और समन्वय के लिए आवश्यक है, लेकिन स्वचालन के माध्यम से आप इसे और भी बेहतर बना सकते हैं। हमारा एआई-संचालित अपॉइंटमेंट सहायक बुकिंग अनुरोधों और पुष्टिकरणों को स्वचालित रूप से संभाल सकता है, जिससे मैन्युअल रूप से बार-बार किए जाने वाले कार्य कम हो जाते हैं और आपके साझा कैलेंडर हमेशा सिंक्रनाइज़ रहते हैं।
आउटलुक और गूगल कैलेंडर के कारण कॉन्फ्रेंस रूम साझा करना मुश्किल हो जाता है।
कॉन्फ्रेंस रूम साझा करने से उत्पन्न होने वाली सबसे बड़ी तकनीकी समस्याओं में से एक यह है कि (बिना CalendarBridge उपयोगकर्ता अब आउटलुक और गूगल कैलेंडर में दिखाई गई कमरे की उपलब्धता पर भरोसा नहीं कर सकते हैं - आउटलुक और गूगल कैलेंडर दोनों में बाहरी उपयोगकर्ताओं की उपलब्धता "नहीं दिखाई जा सकती है।"
उदाहरण के लिए, यदि वेस्ट कॉन्फ्रेंस रूम का उपयोग केवल माइक्रोसॉफ्ट 365 ग्राहक कॉन्टोसो इंक. द्वारा किया जाता है, तो jane@contoso.com बस आउटलुक खोलती है, आमंत्रण में westroom@contoso.com जोड़ती है, और आउटलुक शेड्यूलिंग असिस्टेंट उसे दिखाता है कि वेस्ट रूम कब उपलब्ध है:
लेकिन अगर कॉन्टोसो, गूगल वर्कस्पेस के ग्राहक सोलरमोरा के साथ वेस्ट कॉन्फ्रेंस रूम साझा करता है, तो सोलरमोरा उपयोगकर्ताओं के लिए अनुभव एक जैसा नहीं होता है। दरअसल, जब कोई सोलरमोरा उपयोगकर्ता Google कैलेंडर में आमंत्रण में westroom@contoso.com जोड़ता है, तो Google कैलेंडर कमरे की उपलब्धता नहीं दिखा पाता है।
हालांकि इस उदाहरण में यह माना गया है कि कॉन्टोसो माइक्रोसॉफ्ट 365 पर है और सोलरमोरा गूगल कैलेंडर पर है, लेकिन परिणाम वही होगा चाहे दोनों माइक्रोसॉफ्ट 365 पर हों या दोनों गूगल पर: सभी मामलों में, आउटलुक या गूगल कैलेंडर में बाहरी संसाधनों की उपलब्धता नहीं दिखाई जा सकती है।
क्योंकि Google Calendar और Outlook में साझा कॉन्फ्रेंस रूम की उपलब्धता आसानी से नहीं दिखती, इसलिए सवाल उठता है: मैं अपने उपयोगकर्ताओं के लिए साझा कॉन्फ्रेंस रूम की उपलब्धता देखना कैसे आसान बना सकता हूँ? ज़्यादातर कंपनियाँ मैन्युअल रूम बुकिंग प्रक्रिया और/या अलग कॉन्फ्रेंस रूम मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल करती हैं। ये दोनों तरीके Google Calendar या Outlook में सीधे रूम की उपलब्धता देखने की तुलना में कम कारगर और ज़्यादा त्रुटिपूर्ण हैं। लेकिन क्या Google Calendar और Outlook में कॉन्फ्रेंस रूम की उपलब्धता दिखाने का कोई तरीका है? जी हाँ…
साथ CalendarBridge साझा कॉन्फ्रेंस रूम की उपलब्धता गूगल कैलेंडर और आउटलुक में सीधे देखी जा सकती है।
CalendarBridge यह एक क्लाउड-आधारित समाधान है जो Google और Outlook कैलेंडर को वास्तविक समय में सिंक करता है, साथ ही आपको संगठन के शेड्यूलिंग को संभालने के लिए AI का उपयोग करने की सुविधा भी देता है। दो टेनेंट के बीच संसाधन कैलेंडर को सिंक करके, दोनों टेनेंट के उपयोगकर्ता Google कैलेंडर और Outlook में कॉन्फ्रेंस रूम की उपलब्धता देख सकते हैं।
हमारे उदाहरण पर वापस आते हुए, सोलरमोरा उपयोगकर्ताओं को गूगल कैलेंडर और आउटलुक में साझा कॉन्फ्रेंस रूम की उपलब्धता को मूल रूप से देखने में सक्षम बनाना एक सरल दो-चरणीय प्रक्रिया है:
- solarmora.com टेनेंट में वेस्ट रूम रिसोर्स कैलेंडर बनाएं।
- यहां बताया गया है कि Google Workspace में संसाधन कैलेंडर कैसे बनाया जाता है।
- यहां बताया गया है कि माइक्रोसॉफ्ट 365 में रिसोर्स कैलेंडर कैसे बनाया जाता है।
- एक स्थापित करें calendarbridge समूह खाता बनाएं और contoso.com टेनेंट पर वेस्ट रूम संसाधन कैलेंडर और solarmora.com टेनेंट पर वेस्ट रूम संसाधन कैलेंडर के बीच 2 व्यवस्थापक-प्रबंधित सिंक कनेक्शन बनाएं:
सारांश, CalendarBridge यह संगठनों को कॉन्फ्रेंस रूम साझा करने से जुड़ी तकनीकी चुनौतियों से निपटने में मदद कर सकता है, यह सुनिश्चित करके कि साझा कॉन्फ्रेंस रूम की उपलब्धता दोनों संगठनों के कैलेंडरिंग सिस्टम में हमेशा अद्यतन रहे। CalendarBridge इसके लागू होने के बाद, उपयोगकर्ता बिना किसी प्लगइन या मैन्युअल प्रक्रिया के Google कैलेंडर और आउटलुक में ही साझा कॉन्फ्रेंस रूम बुक कर सकते हैं।
