Şirketler, hem ofiste hem de uzaktan çalışmayı bir araya getiren hibrit çalışma modellerine geçerken yeni bir zorlukla karşı karşıya kalıyor: fiziksel çalışma alanlarını nasıl yönetecekleri. Özellikle konferans odaları, işbirliği ihtiyacını çoğu zaman boş kalan konferans odalarının maliyetleriyle dengelemeye çalışan işletmeler için bir sıkıntı kaynağı olabilir. Hibrit yüz yüze ve uzaktan çalışma ile birlikte, birçok şirket, konferans odalarını kuruluşlar arasında paylaşmanın, maliyet tasarrufu sağlamak ve çalışanlara yüz yüze görüşme için daha fazla seçenek sunmak için harika bir yol olduğunu fark etti.
Bununla birlikte, kuruluşlar arasında toplantı odalarının paylaşılmasının önünde büyük bir engel bulunmaktadır: Hem Microsoft 365 hem de Google Takvim, bu işlemi oldukça zorlaştırmakta ve aynı zamanda toplantı çakışmalarını kolayca önleyememektedir.
Kuruluşlar arasında takvim paylaşımı, şeffaflık ve koordinasyon açısından hayati önem taşırken, otomasyon sayesinde bu süreci bir adım daha ileriye taşıyabilirsiniz. Yapay zeka destekli randevu asistanımız, randevu taleplerini ve onaylarını otomatik olarak yöneterek manuel yazışmaları azaltır ve paylaşılan takvimlerinizi senkronize halde tutar.
Outlook ve Google Takvim, konferans odalarının paylaşılmasını zorlaştırıyor
Konferans odalarının paylaşılmasından kaynaklanan en büyük teknik sorunlardan biri, ( CalendarBridge olmadan) kullanıcıların artık Outlook ve Google Takvim’de gösterilen oda uygunluk bilgilerine güvenememeleridir – hem Outlook’ta hem de Google Takvim’de dış kullanıcıların uygunluk durumu “görüntülenememektedir.”
Örneğin, Batı Toplantı Odası yalnızca Microsoft 365 müşterisi Contoso Inc. tarafından kullanılıyorsa, jane@contoso.com sadece Outlook'u açar, davetiyenize westroom@contoso.com adresini ekler ve Outlook Zamanlama Yardımcısı ona Batı Odası'nın ne zaman boş olduğunu gösterir:
Ancak Contoso, Batı Toplantı Odası'nı Google Workspace müşterisi SolarMora ile paylaşıyorsa, SolarMora kullanıcıları için durum farklıdır. Aksine, bir SolarMora kullanıcısı Google Takvim'deki bir davete westroom@contoso.com adresini eklediğinde, Google Takvim odanın uygunluk durumunu gösteremez:
Bu örnekte Contoso'nun Microsoft 365'te, SolarMora'nın ise Google Takvim'de olduğu varsayılsa da, her ikisi de Microsoft 365'te veya her ikisi de Google'da olsa bile sonuç aynıdır: her durumda, harici kaynakların uygunluk durumu Outlook veya Google Takvim'de gösterilemez.
Google Takvim ve Outlook, paylaşımlı toplantı odalarını kolayca hesaba katamadığı için şu soru ortaya çıkıyor: Kullanıcılarımın paylaşımlı toplantı odalarının uygunluk durumunu kolayca görebilmelerini nasıl sağlayabilirim? Çoğu şirket, manuel oda rezervasyon sürecine ve/veya ayrı bir toplantı odası yönetim yazılımına başvuruyor. Her iki çözüm de, oda uygunluk durumunu doğrudan Google Takvim veya Outlook’ta görüntüleyebilmeye kıyasla daha az verimli ve hataya daha açık. Peki, Google Takvim ve Outlook’ta toplantı odalarının uygunluk durumunu göstermenin bir yolu var mı? Evet…
CalendarBridge sayesinde, paylaşılan toplantı odalarının uygunluk durumu Google Takvim ve Outlook'ta doğrudan görüntülenebilir hale gelir
CalendarBridge , Google ve Outlook takvimlerini gerçek zamanlı olarak senkronize eden ve aynı zamanda yapısal planlamayı yönetmek için yapay zeka teknolojisini kullanmanıza olanak tanıyan bulut tabanlı bir CalendarBridge . İki kiracı arasındaki kaynak takvimlerini senkronize ederek, her iki kiracının kullanıcıları da toplantı odalarının uygunluk durumunu doğrudan Google Takvim ve Outlook'ta görebilir.
Örneğimize geri dönersek, SolarMora kullanıcılarının paylaşılan konferans odasının uygunluk durumunu doğrudan Google Takvim ve Outlook'ta görebilmelerini sağlamak, iki adımdan oluşan basit bir işlemdir:
- solarmora.com kiracısında bir West Room kaynak takvimi oluşturun.
- Bir calendarbridge hesabı oluşturun ve contoso.com kiracısındaki West Room kaynak takvimi ile solarmora.com kiracısındaki West Room kaynak takvimi arasında yönetici tarafından yönetilen 2 senkronizasyon bağlantısı oluşturun:
Özetle, CalendarBridge , ortak konferans salonlarının kullanılabilirlik bilgilerinin her iki kuruluşun takvim sisteminde de her zaman güncel olmasını sağlayarak, kuruluşların konferans salonlarının paylaşılmasıyla ilgili teknik zorlukların üstesinden gelmelerine yardımcı CalendarBridge . CalendarBridge , kullanıcılar herhangi bir eklentiye veya manuel işleme gerek kalmadan Google Takvim ve Outlook'ta doğrudan ortak konferans salonları için rezervasyon yapabilirler.
