W miarę jak firmy przechodzą na hybrydowe modele pracy, łączące pracę stacjonarną z pracą zdalną, stają przed nowym wyzwaniem: jak zarządzać fizycznymi przestrzeniami roboczymi. Szczególnie sale konferencyjne mogą być źródłem frustracji dla firm, które starają się znaleźć równowagę między potrzebą współpracy a kosztami utrzymywania sal konferencyjnych, które przez większość czasu stoją puste. Wraz z pojawieniem się hybrydowej pracy stacjonarnej i zdalnej wiele firm zdało sobie sprawę, że wspólne korzystanie z sal konferencyjnych przez różne organizacje to świetny sposób na oszczędność pieniędzy i zapewnienie pracownikom większej liczby możliwości spotkań osobistych.
Istnieje jednak jedna poważna przeszkoda w wspólnym korzystaniu z sal konferencyjnych przez różne organizacje: zarówno Microsoft 365, jak i Kalendarz Google utrudniają to zadanie i nie pozwalają w prosty sposób uniknąć kolizji terminów spotkań.
Chociaż udostępnianie kalendarzy między organizacjami ma kluczowe znaczenie dla przejrzystości i koordynacji, dzięki automatyzacji można pójść o krok dalej. Nasz asystent ds. spotkań oparty na sztucznej inteligencji może automatycznie obsługiwać wnioski o rezerwację i wysyłać potwierdzenia, ograniczając ręczną korespondencję i zapewniając synchronizację udostępnionych kalendarzy.
Programy Outlook i Kalendarz Google utrudniają rezerwację sal konferencyjnych
Jednym z największych problemów technicznych związanych ze współdzieleniem sal konferencyjnych jest to, że (bez CalendarBridge) użytkownicy nie mogą już polegać na informacjach o dostępności sal wyświetlanych w programach Outlook i Google Kalendarz – w obu tych aplikacjach dostępność sal dla użytkowników zewnętrznych „nie może być wyświetlana”.
Na przykład, jeśli z sali konferencyjnej „West” korzysta wyłącznie firma Contoso Inc., klient Microsoft 365, to jane@contoso.com po prostu otwiera program Outlook, dodaje adres westroom@contoso.com do zaproszenia, a Asystent planowania programu Outlook pokazuje jej, kiedy sala „West” jest dostępna:
Jeśli jednak firma Contoso współdzieli salę konferencyjną „West” z klientem Google Workspace, firmą SolarMora, sytuacja wygląda inaczej dla użytkowników SolarMora. Gdy użytkownik SolarMora dodaje adres westroom@contoso.com do zaproszenia w Kalendarzu Google, aplikacja ta nie jest w stanie wyświetlić dostępności sali:
Chociaż w tym przykładzie założono, że firma Contoso korzysta z usługi Microsoft 365, a firma SolarMora z Kalendarza Google, wynik jest taki sam, niezależnie od tego, czy obie firmy korzystają z usługi Microsoft 365, czy też z Kalendarza Google: we wszystkich przypadkach dostępność zasobów zewnętrznych nie może być wyświetlana w programie Outlook ani w Kalendarzu Google.
Ponieważ Kalendarz Google i Outlook nie obsługują w prosty sposób sal konferencyjnych przeznaczonych do wspólnego użytku, pojawia się pytanie: jak ułatwić użytkownikom sprawdzanie dostępności takich sal? Większość firm decyduje się na ręczny proces rezerwacji sal i/lub korzysta z oddzielnego oprogramowania do zarządzania salami konferencyjnymi. Oba rozwiązania są mniej wydajne i bardziej podatne na błędy niż możliwość sprawdzania dostępności sal bezpośrednio w Kalendarzu Google lub Outlooku. Czy istnieje jednak sposób, aby wyświetlać dostępność sal konferencyjnych w Kalendarzu Google i Outlooku? Tak…
Dzięki CalendarBridge dostępność wspólnych sal konferencyjnych jest widoczna bezpośrednio w Kalendarzu Google i programie Outlook
CalendarBridge rozwiązanie oparte na chmurze, które synchronizuje kalendarze Google i Outlooka w czasie rzeczywistym, a także umożliwia wykorzystanie sztucznej inteligencji do zarządzania harmonogramami. Dzięki synchronizacji kalendarzy zasobów między dwoma środowiskami użytkownicy w obu środowiskach mogą sprawdzać dostępność sal konferencyjnych bezpośrednio w Kalendarzu Google i Outlooku.
Wracając do naszego przykładu, umożliwienie użytkownikom SolarMora sprawdzania dostępności wspólnej sali konferencyjnej bezpośrednio w Kalendarzu Google i programie Outlook to prosta procedura składająca się z dwóch kroków:
- Utwórz kalendarz zasobów dla West Room w środowisku solarmora.com.
- Załóż konto calendarbridge i utwórz dwa zarządzane przez administratora połączenia synchronizacyjne między kalendarzem zasobów „West Room” w dzierżawie contoso.com a kalendarzem zasobów „West Room” w dzierżawie solarmora.com:
Podsumowując, CalendarBridge pomóc organizacjom w pokonaniu technicznych trudności związanych z współdzieleniem sal konferencyjnych, zapewniając, że informacje o dostępności wspólnej sali konferencyjnej są zawsze aktualne w systemach kalendarzowych obu organizacji. Dzięki CalendarBridge użytkownicy mogą rezerwować wspólne sale konferencyjne bezpośrednio w Google Kalendarzu i Outlooku, bez konieczności korzystania z wtyczek ani wykonywania jakichkolwiek czynności ręcznych.
