Introduction
De nos jours, gérer ses agendas ne se résume plus à simplement réserver un créneau pour une réunion. Il faut reprogrammer des rendez-vous à la dernière minute, relancer les gens pour obtenir des réponses, réserver des plages de concentration dans plusieurs agendas comme Google et Outlook, ajouter des événements à partir de messages, et veiller à ce que tout reste synchronisé entre vos comptes professionnels et personnels. L'assistant de planification CalendarBridge s'occupe de tout cela pour vous. Il planifie directement à partir de vos e-mails, réorganise votre journée en quelques secondes, effectue un suivi automatique, et vous pouvez même utiliser l'IA pour créer des événements à partir de captures d'écran ou de messages transférés. Pour les équipes, il s'adapte aux paramètres à l'échelle de l'organisation tout en offrant à chaque employé son propre assistant.
Au lieu de passer des heures dans les fils d'e-mails et les applications de calendrier, vous pouvez laisser l'assistant gérer les détails et assurer le bon déroulement de votre emploi du temps.
Voici un aperçu de ce qu'il peut faire et comment en tirer le meilleur parti.
Programmation directement à partir de l'e-mail
En général, trouver un créneau pour se réunir implique de longues chaînes de réponses en « Répondre à tous », des sondages pour fixer une date ou un horaire, des vérifications incessantes de l'agenda, ou encore l'utilisation d'outils spécifiques à certaines plateformes pour planifier des réunions dans Outlook ou Gmail. Avec CalendarBridge, il suffit de mettre l'assistant en copie dans la conversation. L'application propose des créneaux, confirme la réunion une fois que tout le monde est d'accord, puis ajoute l'événement à votre agenda. Ainsi, la conversation se termine par une réunion confirmée, sans laisser de questions en suspens.
Vous pouvez lui parler naturellement, comme vous le feriez avec un véritable assistant:
- "Programmez une synchronisation rapide de 15 minutes avec Javier et Kate la semaine prochaine, avant mercredi.
- "En fait, plutôt 30 minutes."
- "Déplacez cela à mercredi prochain".
Si vous avez déjà pris rendez-vous avec quelqu'un, vous pouvez même faire court :
- "Envoyez un courriel à Kate et organisez un déjeuner.
Pour les nouveaux contacts ou les contacts peu fréquents, indiquez simplement leur adresse électronique complète afin que l'assistant sache de qui vous parlez.
Une rencontre entre Katrina et Jack, programmée avec l'IA
Planifier des réunions avec l'ensemble de l'équipe
Si votre entreprise utilise des adresses e-mail de groupe telles que marketing@yourcompany.com, l'assistant peut organiser une réunion avec toute l'équipe en une seule fois. Il suffit de mettre l'assistant en copie avec cette adresse de groupe : il proposera des horaires, relancera les personnes qui ne répondent pas et finalisera la réunion pour tous les destinataires de la liste. Imaginez le temps que vous pourriez gagner pour des tâches telles que l'organisation d'un entretien avec un nouveau prospect.
Vous n'avez pas d'adresse électronique de groupe ? Vous pouvez toujours envoyer un CC à l'assistant et énumérer les membres de l'équipe individuellement. Cela fonctionne dans les deux cas. Vous gagnerez simplement plus de temps si votre organisation utilise déjà des adresses de groupe.
Exemples :
- "Programmez un examen du budget de 30 minutes avec marketing@yourcompany.com la semaine prochaine avant midi".
- "Réservez un standup récurrent le lundi avec le groupe product@yourcompany.com à 10 heures.
Traiter automatiquement les replanifications
Lorsqu'une réunion change, vous n'avez pas besoin de courir après tout le monde. Si l'assistant est en copie conforme du fil de discussion ou s'il reçoit un e-mail directement, il proposera de nouveaux horaires, confirmera la disponibilité et mettra à jour l'événement pour que la réunion continue d'avancer sans que vous n'ayez à renvoyer d'invitations.
Vous pouvez également lui donner des instructions générales:
- "Reportez toutes mes réunions à demain et faites savoir que je suis malade".
- "Déplacez cela à mercredi prochain".
Annuler avec une seule commande
Si une réunion doit être complètement retirée du calendrier, vous pouvez demander à l'assistant de l'annuler et d'en informer les participants.
Exemple de commande :
- "Annulez cela pour l'instant et informez toutes les personnes invitées".
Configurez-le pour qu'il fonctionne à votre façon
C'est vous qui décidez de la façon dont l'assistant répond. Définissez vos préférences en matière de tonalité, d'heures de travail, de lieux ou de liens de réunion et de règles de programmation. Les réponses vous ressemblent, ce n'est pas un robot.
Trucs et astuces :
- Vous pouvez modifier les paramètres par défaut à tout moment depuis le CalendarBridge .
Utilisez-le pour des règles internes telles que
- "Les réunions internes devraient être limitées à 30 minutes par défaut.
- "Laissez un délai de 15 minutes entre les réunions internes.
- Ne pas réserver sur des blocs de l'entreprise portant la mention "Pas de réunion".
Créer des événements à partir de captures d'écran ou de photos
Vous n'avez pas besoin de retaper les détails. Il vous suffit de transmettre une capture d'écran, une photo ou un courrier électronique, et l'assistant peut créer l'événement pour vous.
Trucs et astuces :
- Prenez une photo d'un prospectus de concert et envoyez une capture d'écran avec la mention : "Ajoutez ceci à mon calendrier pour vendredi à 20 heures et ajoutez un rappel demain à 9 heures pour acheter des billets".
- Envoyez par e-mail à l'assistant un lien vers une publication sur les médias sociaux : "Ajoutez ceci à mon calendrier et invitez Tom et Sally".
- Faites une capture d'écran d'un chat de groupe avec des informations sur les vols et transmettez-la avec : "Ajoutez les vols de tout le monde à mon calendrier".
- Faites suivre le bulletin d'information de l'école avec : "Ajoutez la conférence parents-professeurs et le concert de printemps à mon calendrier. Créez un rappel la veille".
- Transmettez un courriel relatif à un projet en disant : "Ajoutez toutes les échéances à mon calendrier et réservez du temps pour mes tâches".
Il convient aussi bien à un usage personnel que professionnel. Qu'il s'agisse d'anniversaires, d'un calendrier familial, d'échéances d'équipe, d'événements communautaires ou de projets de voyage, l'assistant s'occupe des détails et les inscrit sur votre calendrier.
Remarque: l'assistant ne modifie pas les alertes de votre calendrier intégré. Lorsque vous demandez un rappel, il crée un événement distinct à l'heure que vous avez indiquée pour vous le rappeler. Pour inviter des personnes, vous devez inclure leur adresse électronique.
Automatiser la planification des flux entrants
Utilisez les règles de la boîte de réception pour acheminer les demandes entrantes directement à l'assistant. Il peut répondre en votre nom, proposer des horaires et réserver la réunion automatiquement.
Exemple de configuration :
- Transmettre tous les courriels provenant de contact@yourdomain.com avec pour objet "Nouvelle demande".
- Dans votre configuration, ajoutez : "Lorsque vous recevez un e-mail transféré de contact@yourdomain.com, proposez ma disponibilité pour un appel d'introduction Zoom de 15 minutes la semaine prochaine entre 10 et 15 heures, du lundi au jeudi. Ajoutez mon lien de réservation si aucun des horaires proposés ne convient."
- Si vous utilisez un formulaire Web spécifique pour gérer les demandes de réunion ou les démonstrations, ajoutez l'assistant en copie cachée (BCC) : il vérifiera vos disponibilités et se chargera de l'organisation de la réunion.
Désormais, chaque demande reçoit une réponse, donne lieu à une réunion et met à jour votre calendrier.
Synchronisation de tous vos calendriers
Associez l'assistant à la fonctionnalité de synchronisation de calendriers CalendarBridgepour vérifier vos disponibilités sur Google, Outlook, iCloud et Exchange. Cela évite les doubles réservations et facilite la gestion de votre agenda sur tous vos comptes. Vous bénéficiez également d'un calendrier unique et unifié, qui regroupe tous vos événements synchronisés en un seul endroit pour une consultation et une modification simplifiées. Nous proposons même une application pour les appareils mobiles !
Un suivi qui vous évite d'avoir à le faire
Si les invités ne répondent pas, l'assistant envoie des rappels courtois jusqu'à ce que la réunion soit confirmée. Vous pouvez également lui demander d'envoyer un rappel la veille de la réunion afin de réduire le nombre d'absences.
Réorganiser une journée entière
Vous pouvez bloquer le temps de concentration, décaler toutes les réunions ou réorganiser une journée entière en une seule demande.
Exemples :
- "Déplacez toutes mes réunions de demain à vendredi".
- "Bloquez trois heures pour un travail approfondi cet après-midi".
En savoir plus sur le blocage du temps dans les calendriers Google et Outlook.
Aide d'organisation Aide les équipes
Les entreprises peuvent désormais configurer l'assistant au niveau de l'organisation. Les administrateurs définissent des valeurs par défaut pour les employés, tandis que chaque utilisateur dispose de son propre assistant personnalisé. En savoir plus sur la planification AI pour les organisations.
Quelques exemples supplémentaires de la manière dont notre assistant IA contribue à améliorer l'efficacité
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Questions fréquemment posées
Il s'agit d'un assistant de planification virtuel qui organise des réunions, modifie les horaires, assure le suivi automatiquement et crée des événements directement à partir d'e-mails, de messages ou de captures d'écran, tout en synchronisant vos agendas. Le tout pour un coût dérisoire !
Il suffit d'ajouter l'assistant en copie (CC) ou en copie cachée (BCC) dans un fil de discussion par e-mail. Il proposera des horaires, obtiendra la confirmation de tout le monde et ajoutera l'événement final à votre agenda sans que vous ayez besoin de lancer un sondage pour la planification.
Oui. CalendarBridge les calendriers Google, Outlook, Microsoft 365, iCloud et ICS afin que vous puissiez tout gérer depuis un seul et même endroit, un peu comme notre application de calendrier unifié.
Oui. Si une réunion doit être déplacée ou annulée, l'assistant propose de nouvelles heures, confirme les disponibilités, met à jour l'événement ou l'annule et en informe automatiquement les participants.
Oui. Les entreprises peuvent définir des paramètres par défaut et des règles de planification pour leurs employés, tout en permettant à chaque utilisateur de disposer de son propre assistant personnalisé. Ce système fonctionne aussi bien avec des adresses e-mail de groupe qu'avec des utilisateurs individuels.
Contrairement aux liens de réservation et aux pages de planification, l'assistant IA communique naturellement par e-mail, assure le suivi auprès des participants, s'adapte aux changements et ajoute les événements directement à votre calendrier centralisé, ce qui vous fait gagner du temps et vous épargne des efforts.
Réflexions finales
L'assistant de planification CalendarBridge n'est pas seulement un outil de planification de réunions. Il peut également reprogrammer des rendez-vous, assurer le suivi, gérer votre journée de manière groupée et même répondre aux demandes entrantes. Plus vous l'utilisez, plus il vous fait gagner du temps.
Prêt à ne plus perdre des heures à courir après les réunions ? Découvrez l'assistant de planification AI et commencez dès aujourd'hui à tirer le meilleur parti de votre calendrier.
