परिचय
आजकल कैलेंडर मैनेज करने का मतलब सिर्फ मीटिंग का समय तय करना नहीं है। आपको आखिरी मिनट में मीटिंग रीशेड्यूल करनी पड़ती है, जवाबों का इंतज़ार करना पड़ता है, Google और Outlook जैसे कई कैलेंडरों में फोकस आवर्स ब्लॉक करने पड़ते हैं, मैसेज से इवेंट जोड़ने पड़ते हैं और काम और पर्सनल अकाउंट्स के बीच सब कुछ सिंक में रखना पड़ता है। CalendarBridge AI शेड्यूलिंग असिस्टेंट ये सब आपके लिए कर देता है। यह सीधे ईमेल से शेड्यूल करता है, कुछ ही सेकंड में आपके दिन को रीऑर्गेनाइज़ करता है, ऑटोमैटिकली फॉलो-अप करता है और आप स्क्रीनशॉट या फॉरवर्ड किए गए मैसेज से इवेंट बनाने के लिए AI का इस्तेमाल भी कर सकते हैं। टीमों के लिए, यह पूरे संगठन की सेटिंग्स के साथ स्केल करता है और साथ ही हर कर्मचारी को अपना असिस्टेंट भी देता है।
ईमेल थ्रेड्स और कैलेंडर ऐप्स में घंटों बिताने के बजाय, आप असिस्टेंट को सभी विवरणों को संभालने दे सकते हैं और अपने शेड्यूल को सुचारू रूप से चला सकते हैं।
आइए विस्तार से देखें कि यह क्या कर सकता है और इसका अधिकतम लाभ कैसे उठाया जा सकता है।
ईमेल से सीधे शेड्यूल करें
आम तौर पर, मिलने का समय तय करने का मतलब होता है लंबी रिप्लाई-ऑल श्रृंखला, मीटिंग या शेड्यूलिंग पोल, अंतहीन कैलेंडर चेक करना, या आउटलुक या जीमेल में मीटिंग शेड्यूल करने के लिए प्लेटफ़ॉर्म-विशिष्ट टूल का उपयोग करना। CalendarBridge बस आपको थ्रेड में असिस्टेंट को CC करना है। यह समय का सुझाव देता है, सभी के सहमत होने पर पुष्टि करता है, और फिर इवेंट को आपके कैलेंडर में जोड़ देता है ताकि बातचीत अधूरी न रह जाए बल्कि मीटिंग बुक हो जाए।
आप इससे स्वाभाविक रूप से बात कर सकते हैं, ठीक वैसे ही जैसे आप किसी असली सहायक से बात करते हैं :
- " अगले सप्ताह बुधवार से पहले जेवियर और केट के साथ 15 मिनट की संक्षिप्त मुलाकात का समय निर्धारित करें। "
- “ दरअसल, इसे 30 मिनट कर दीजिए। ”
- इसे अगले बुधवार तक स्थगित कर दें।
एक बार जब आप किसी के साथ पहले से ही समय निर्धारित कर लेते हैं, तो आप इसे संक्षिप्त भी रख सकते हैं :
- “ केट को ईमेल करें और लंच का समय तय करें। ”
नए या कभी-कभार संपर्क करने वालों के लिए, बस उनका पूरा ईमेल पता शामिल करें ताकि सहायक को पता चल सके कि आप किससे बात कर रहे हैं।
कैटरीना और जैक के बीच एआई के साथ एक बैठक निर्धारित की गई है।
अपनी पूरी टीम के साथ बैठकें निर्धारित करें
अगर आपकी कंपनी marketing@yourcompany.com जैसे ग्रुप ईमेल पते इस्तेमाल करती है, तो असिस्टेंट पूरी टीम के साथ एक साथ मीटिंग शेड्यूल कर सकता है। बस असिस्टेंट को उस ग्रुप ईमेल पते के साथ CC कर दें, और वह मीटिंग का समय सुझाएगा, अगर कोई जवाब नहीं देता है तो फॉलो-अप करेगा, और लिस्ट में मौजूद सभी लोगों के लिए मीटिंग फाइनल कर देगा। सोचिए, इससे आप नए संभावित ग्राहक के साथ इंटरव्यू शेड्यूल करने जैसे कामों के लिए कितना समय बचा सकते हैं।
क्या आपने ग्रुप ईमेल सेटअप नहीं किया है? फिर भी आप असिस्टेंट को CC कर सकते हैं और टीम के सदस्यों के नाम अलग-अलग लिख सकते हैं। दोनों ही तरीके काम करते हैं। अगर आपकी संस्था पहले से ही ग्रुप ईमेल का इस्तेमाल करती है, तो आपका समय बचेगा।
उदाहरण :
- “ अगले सप्ताह दोपहर से पहले marketing@yourcompany.com पर 30 मिनट की बजट समीक्षा का समय निर्धारित करें। ”
- “ product@yourcompany.com समूह के साथ सोमवार को सुबह 10 बजे एक नियमित स्टैंडअप मीटिंग बुक करें। ”
पुनर्निर्धारण को स्वचालित रूप से संभालें
जब मीटिंग का समय बदलता है, तो आपको हर किसी से पूछने की ज़रूरत नहीं है। अगर आप असिस्टेंट को थ्रेड में CC कर देते हैं या सीधे ईमेल भेज देते हैं, तो वह नए समय का सुझाव देगा, उपलब्धता की पुष्टि करेगा और इवेंट को अपडेट कर देगा ताकि मीटिंग बिना दोबारा इनवाइट भेजे आगे बढ़ती रहे।
आप इसे व्यापक निर्देश भी दे सकते हैं :
- " मेरी सभी मीटिंग कल के लिए रीशेड्यूल कर दीजिए और लोगों को बता दीजिए कि मैं बीमार हूँ। "
- इसे अगले बुधवार तक के लिए स्थगित कर दें ।
एक कमांड से रद्द करें
यदि किसी मीटिंग को कैलेंडर से पूरी तरह से हटाना आवश्यक हो, तो आप असिस्टेंट को इसे रद्द करने और उपस्थित लोगों को सूचित करने के लिए कह सकते हैं।
उदाहरण कमांड:
- " इसे अभी के लिए रद्द कर दें और आमंत्रण में शामिल सभी लोगों को सूचित कर दें ।"
इसे अपनी इच्छानुसार कॉन्फ़िगर करें
आप तय करते हैं कि असिस्टेंट कैसे जवाब देगा। लहजे, काम के घंटों, मीटिंग की जगहों या मीटिंग लिंक और शेड्यूलिंग नियमों के लिए प्राथमिकताएं निर्धारित करें। जवाब आपकी आवाज़ में होंगे, किसी बॉट की आवाज़ में नहीं।
युक्तियाँ और चालें:
- आप किसी भी समय डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स बदल सकते हैं। CalendarBridge डैशबोर्ड।
इसका उपयोग आंतरिक नियमों के लिए करें, जैसे:
- आंतरिक बैठकों का समय सामान्यतः 30 मिनट होना चाहिए।
- आंतरिक बैठकों के बीच 15 मिनट का अंतराल रखें।
- "कंपनी-व्यापी 'नो मीटिंग्स' के रूप में चिह्नित ब्लॉकों के ऊपर बुकिंग न करें।"
स्क्रीनशॉट या फ़ोटो से इवेंट बनाएं
आपको विवरण दोबारा टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। बस एक स्क्रीनशॉट, फोटो या ईमेल भेजें, और सहायक आपके लिए इवेंट बना देगा।
युक्तियाँ और चालें:
- किसी कॉन्सर्ट के विज्ञापन की फोटो खींचिए और उसका स्क्रीनशॉट इस संदेश के साथ भेजिए: " इसे शुक्रवार को रात 8 बजे के लिए मेरे कैलेंडर में जोड़ें और कल सुबह 9 बजे टिकट खरीदने के लिए एक रिमाइंडर सेट करें। "
- सहायक को सोशल मीडिया पोस्ट का लिंक ईमेल करें और साथ में लिखें: “ इसे मेरे कैलेंडर में जोड़ें और टॉम और सैली को आमंत्रित करें। ”
- फ्लाइट की जानकारी वाले ग्रुप चैट का स्क्रीनशॉट लें और उसे इस संदेश के साथ फॉरवर्ड करें: " सभी की फ्लाइट्स को मेरे कैलेंडर में जोड़ें ।"
- स्कूल का न्यूज़लेटर आगे भेजें और उसमें लिखें: “ अभिभावक-शिक्षक सम्मेलन और वसंतकालीन संगीत कार्यक्रम को अपने कैलेंडर में जोड़ें। एक दिन पहले रिमाइंडर सेट करें। ”
- प्रोजेक्ट से संबंधित ईमेल को इस प्रकार अग्रेषित करें: “ सभी समयसीमाओं को मेरे कैलेंडर में जोड़ें और मेरे कार्यों के लिए समय निर्धारित करें। ”
यह व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों तरह के उपयोग के लिए उपयुक्त है। चाहे जन्मदिन हो, पारिवारिक कैलेंडर हो , टीम की समयसीमा हो, सामुदायिक कार्यक्रम हों या यात्रा योजनाएँ हों, यह सहायक सभी विवरणों का ध्यान रखता है और उन्हें आपके कैलेंडर में जोड़ देता है।
ध्यान दें : यह असिस्टेंट आपके कैलेंडर में पहले से मौजूद अलर्ट्स में कोई बदलाव नहीं करता है । जब आप रिमाइंडर का अनुरोध करते हैं, तो यह आपको याद दिलाने के लिए आपके द्वारा निर्दिष्ट समय पर एक अलग इवेंट बनाता है। मेहमानों को आमंत्रित करने के लिए, आपको उनके ईमेल पते शामिल करने होंगे।
इनबाउंड शेड्यूलिंग को स्वचालित करें
इनबॉक्स नियमों का उपयोग करके आने वाले अनुरोधों को सीधे असिस्टेंट के पास भेजें। यह आपकी ओर से जवाब दे सकता है, समय का सुझाव दे सकता है और मीटिंग को स्वचालित रूप से बुक कर सकता है।
उदाहरण सेटअप:
- contact@yourdomain.com से आने वाले सभी ईमेल को "New Inquiry" विषय पंक्ति के साथ आगे फॉरवर्ड करें।
- अपनी सेटिंग में यह जोड़ें: “जब आपको contact@yourdomain.com से कोई ईमेल अग्रेषित हो, तो अगले सप्ताह सोमवार से गुरुवार तक सुबह 10 बजे से दोपहर 3 बजे के बीच 15 मिनट की ज़ूम परिचयात्मक कॉल के लिए मेरी उपलब्धता बताएं। यदि कोई भी समय आपके लिए उपयुक्त न हो, तो मेरा बुकिंग लिंक भी शामिल करें।”
- यदि आप मीटिंग अनुरोधों या डेमो को संभालने के लिए किसी विशिष्ट वेब फ़ॉर्म का उपयोग करते हैं, तो सहायक को BCC फ़ील्ड में जोड़ें। इससे वह आपकी उपलब्धता की समीक्षा करेगा और मीटिंग सेटअप को संभाल लेगा।
अब हर पूछताछ का जवाब मिलेगा, मीटिंग बुक होगी और आपका कैलेंडर अपडेट हो जाएगा।
अपने सभी कैलेंडरों को सिंक करें
सहायक को इसके साथ जोड़ें CalendarBridge हमारे कैलेंडर सिंक की मदद से आप Google, Outlook, iCloud और Exchange पर उपलब्धता की जांच कर सकते हैं। इससे दोहरी बुकिंग की समस्या नहीं होती और अलग-अलग खातों में शेड्यूलिंग करना आसान हो जाता है। साथ ही, आपको एक एकीकृत कैलेंडर का लाभ मिलता है, जिसमें आपके सभी सिंक किए गए इवेंट एक ही जगह पर दिखाई देते हैं, जिससे उन्हें देखना और संपादित करना आसान हो जाता है। मोबाइल उपकरणों के लिए हमारा एक ऐप भी उपलब्ध है!
फॉलो अप करें ताकि आपको न करना पड़े
यदि आमंत्रित व्यक्ति जवाब नहीं देते हैं, तो मीटिंग की पुष्टि होने तक सहायक विनम्रतापूर्वक रिमाइंडर भेजता रहता है। आप मीटिंग से एक दिन पहले रिमाइंडर भेजने का निर्देश भी दे सकते हैं ताकि अनुपस्थित रहने वालों की संख्या कम हो सके।
पूरे दिन को पुनर्व्यवस्थित करें
आप एक ही अनुरोध से फोकस टाइम ब्लॉक कर सकते हैं, सभी मीटिंग्स को शिफ्ट कर सकते हैं या पूरे दिन को पुनर्गठित कर सकते हैं।
उदाहरण :
- "कल की मेरी सभी बैठकें शुक्रवार को स्थानांतरित कर दीजिए।"
- "आज दोपहर गहन अध्ययन के लिए तीन घंटे का समय निकालें।"
गूगल और आउटलुक कैलेंडर दोनों में समय ब्लॉक करने के बारे में और अधिक जानें।
टीमों के लिए संगठनात्मक सहायता
कंपनियां अब संगठन स्तर पर असिस्टेंट को कॉन्फ़िगर कर सकती हैं। एडमिन कर्मचारियों के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स निर्धारित करते हैं, जबकि प्रत्येक उपयोगकर्ता को अपना व्यक्तिगत असिस्टेंट मिलता है। संगठनों के लिए AI शेड्यूलिंग के बारे में अधिक जानें।
हमारे एआई सहायक द्वारा कार्यकुशलता में सुधार लाने के कुछ और उदाहरण
क्या आप समय बचाने और अपने खुद के एआई कैलेंडर असिस्टेंट का उपयोग शुरू करने के लिए तैयार हैं?
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
यह एक वर्चुअल शेड्यूलिंग असिस्टेंट है जो मीटिंग बुक करता है, समय बदलता है, स्वचालित रूप से फॉलो-अप करता है और ईमेल, मैसेज या स्क्रीनशॉट से सीधे इवेंट बनाता है, साथ ही आपके कैलेंडर को भी सिंक्रनाइज़ रखता है। और यह सब बहुत कम कीमत पर!
ईमेल थ्रेड में असिस्टेंट को बस CC या BCC कर दें। यह समय का सुझाव देगा, सभी से पुष्टि करेगा और बिना किसी शेड्यूलिंग पोल की आवश्यकता के अंतिम इवेंट को आपके कैलेंडर में जोड़ देगा।
हाँ। CalendarBridge यह Google, Outlook, Microsoft 365, iCloud और ICS कैलेंडर को सिंक करता है ताकि आप हमारी यूनिफाइड कैलेंडर ऐप की तरह ही सब कुछ एक ही जगह पर मैनेज कर सकें।
जी हां। यदि किसी मीटिंग को स्थानांतरित करने या रद्द करने की आवश्यकता होती है, तो सहायक नए समय का सुझाव देता है, उपलब्धता की पुष्टि करता है, इवेंट को अपडेट करता है, या मीटिंग को रद्द करके उपस्थित लोगों को स्वचालित रूप से सूचित करता है।
जी हां। संगठन कर्मचारियों के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स और शेड्यूलिंग नियम निर्धारित कर सकते हैं, जबकि प्रत्येक उपयोगकर्ता के पास अपना व्यक्तिगत सहायक मौजूद रहेगा। यह समूह ईमेल पतों या व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के साथ काम करता है।
बुकिंग लिंक और शेड्यूलिंग पेज के विपरीत, एआई असिस्टेंट ईमेल के माध्यम से स्वाभाविक रूप से संवाद करता है, उपस्थित लोगों से संपर्क बनाए रखता है, परिवर्तनों के अनुकूल होता है और सीधे आपके एकीकृत कैलेंडर में इवेंट जोड़ता है, जिससे समय और प्रयास की बचत होती है।
अंतिम विचार
CalendarBridge एआई शेड्यूलिंग असिस्टेंट सिर्फ मीटिंग शेड्यूल करने वाला टूल नहीं है। यह मीटिंग रीशेड्यूल कर सकता है, फॉलो-अप कर सकता है, दिन भर के कामों को बैच में मैनेज कर सकता है और यहां तक कि आने वाले संभावित ग्राहकों को जवाब भी दे सकता है। आप इसका जितना ज्यादा इस्तेमाल करेंगे, उतना ही ज्यादा समय बचेगा।
क्या आप मीटिंग्स ढूंढने में घंटों बर्बाद करने से बचना चाहते हैं? एआई शेड्यूलिंग असिस्टेंट के बारे में और जानें और आज ही अपने कैलेंडर का बेहतर इस्तेमाल करना शुरू करें।
