Introduzione
Con le innovazioni tecnologiche, le misure di distanziamento sociale imposte dal COVID e le disposizioni sul lavoro da casa, i pilastri del galateo aziendale hanno iniziato a vacillare? È una domanda che risuona in tutto il web e che si insinua nella mente degli utenti dei calendari virtuali. Con decine e decine di strumenti per la condivisione dei link di appuntamento disponibili sul mercato (e altri in arrivo), è fondamentale che gli utenti prendano coscienza delle potenziali implicazioni derivanti dal loro utilizzo e adottino le migliori pratiche quando li impiegano, per evitare di offendere clienti, colleghi e superiori.
Da una parte ci sono coloro che lavorano nel settore dei media e della tecnologia, come l’analista e consulente Benedict Evans, il quale osserva: «C’è sempre una serie di presupposti impliciti piuttosto delicati quando si parla di riunioni. Dove ci si incontra? Chi si sposta? In un bar o in una sala riunioni? Questo è uno dei motivi per cui i tentativi di creare agenti di calendario automatizzati non hanno mai funzionato bene». Dall'altro lato ci sono i sostenitori dei link di pianificazione, come Andy Brown, che scrive: «Sono un grande fan dei processi. Il che mi rende facile essere un grande fan dell'automazione. Usare la tecnologia per automatizzare i processi o parti di essi mi sembra logico e ovvio. E molte persone sono d'accordo con me».
Di seguito analizziamo la diffusione dei link programmabili, i pro e i contro del loro utilizzo e le migliori pratiche da seguire per evitare di fare la fine di questo utente di Twitter:
Che cos'è un link di pianificazione?
Un link di pianificazione è un link a un sito web collegato al tuo calendario che mostra in tempo reale la tua disponibilità sincronizzata, in modo che gli altri possano fissare un appuntamento con te. Ecco come si presenta una pagina CalendarBridge :
L'idea è quella di rendere la pianificazione di riunioni e appuntamenti più veloce e semplice. Infatti, in un recente articolo su Forbes , il collaboratore senior John Hall afferma che «l'uso di un software di pianificazione garantisce quasi certamente un miglioramento della gestione del tempo».
Cosa sta determinando l'aumento degli strumenti di pianificazione e dei collegamenti?
Secondo Allied Market Research, il settore dei software di pianificazione e gestione degli appuntamenti dovrebbe raggiungere i 546,31 milioni di dollari entro il 2026. Per contestualizzare, nel 2018 il settore era valutato a 205,85 milioni di dollari. Finora, il Nord America ha guidato il boom dei software di pianificazione, trainato dall'adozione precoce da parte dei servizi sanitari e del benessere. Tra i fattori chiave che contribuiscono alla crescente popolarità degli strumenti di pianificazione figurano:
- L'ascesa degli smartphone e la conseguente diffusione dei calendari digitali. La maggior parte dei professionisti nei paesi sviluppati dispone ormai di più calendari digitali.
- Un cambiamento generazionale. I millennial, in generale, non amano parlare al telefono e preferiscono gestire in prima persona la propria esperienza di prenotazione tramite la tecnologia. Questa realtà è confermata da un recente studio di American Express.
- La possibilità di ridurre il carico di lavoro amministrativo. I software di gestione degli appuntamenti e i relativi collegamenti consentono alle aziende di ridurre parte del carico di lavoro amministrativo e dei costi generali; per quanto riguarda gli appuntamenti, lasciano al cliente la responsabilità di confermarli, cancellarli o non presentarsi.
- Forza lavoro distribuita e orari di lavoro flessibili. Con un numero sempre maggiore di team distribuiti su più fusi orari, e che spesso lavorano con orari diversi anche all'interno dello stesso fuso orario, le opportunità di coordinare le riunioni in modo sincrono sono sempre meno. Il risultato sono interminabili catene di e-mail in cui le fasce orarie disponibili spesso si incrociano senza mai incontrarsi. Gli strumenti di pianificazione consentono un coordinamento asincrono senza dover cercare di centrare un bersaglio in continuo movimento.
- Limiti di Outlook, Teams e Google Calendar. L'Assistente alla pianificazione di Outlook/Teams e la funzione "Trova un orario" di Google Calendar dovrebbero consentire di visualizzare la disponibilità degli altri per concordare un orario per un incontro. Questi strumenti presentano due limiti:
- L'Assistente alla pianificazione di Outlook/Teams e la funzione "Trova un orario" di Google sono disponibili solo per i membri interni del team. Pertanto, per le riunioni con persone che non dispongono di un indirizzo e-mail della vostra organizzazione, questi strumenti non sono utili senza un'applicazione di sincronizzazione dei calendari di terze parti come CalendarBridge.
- L'Assistente alla pianificazione di Outlook/Teams e la funzione "Trova un orario" di Google tengono conto solo dei calendari principali degli utenti. Pertanto, per chi dispone di più calendari, questi strumenti non risultano utili senza un'applicazione di sincronizzazione di calendari di terze parti come CalendarBridge.
Chi utilizza i link di prenotazione?
Quando si tratta di appuntamenti (che si tratti di saloni di bellezza, lezioni in palestra, prenotazioni… o persino sessioni di consulenza), i link per la prenotazione sono ormai diventati la regola piuttosto che l’eccezione. Chiunque continui a richiedere agli utenti di chiamare o di scambiarsi e-mail per fissare un appuntamento rischia di perdere opportunità di business. Un ulteriore vantaggio dell’utilizzo di uno strumento di prenotazione è che molti di essi si integrano ormai direttamente con i sistemi di pagamento, consentendo di effettuare la prenotazione e il pagamento in un’unica operazione intuitiva.
Per quanto riguarda le riunioni, sebbene l’uso dei link per la pianificazione degli appuntamenti stia crescendo a dismisura (basti pensare alla recente valutazione di 3 miliardi di dollari di Calendly), si tratta ancora di un fenomeno piuttosto di nicchia. Questa nicchia è costituita solitamente da chi punta a fissare il maggior numero possibile di incontri (si pensi alle vendite, al reclutamento, ecc.). Tuttavia, come discusso in precedenza, man mano che sempre più persone passano a orari di lavoro remoti, ibridi e flessibili, e il confine tra "interno" ed "esterno" si fa più sfumato con l'aumento di consulenti e liberi professionisti, sempre più persone si stanno rivolgendo ai link di pianificazione e alla gestione del calendario assistita dall'IA, nonché ad altri strumenti di pianificazione dedicati, per rompere il ciclo di infinite catene di email volte a coordinare le riunioni.
Quando è meglio non condividere un link di prenotazione
I link per la pianificazione sono utili, ma non sempre. È meglio non inviarne uno se si verifica una delle seguenti condizioni:
- Si tratta di un incontro informale (ad esempio, una chiacchierata davanti a un caffè con un amico o un familiare).
- Il destinatario si aspetta innanzitutto un invito personale (ad esempio, capi, personalità di spicco).
- Le norme professionali sconsigliano l'uso di strumenti di prenotazione automatizzati.
- L'incontro verte su argomenti delicati che richiedono un approccio più personale.
In questi casi, inizia con un breve messaggio del tipo: «Potremmo fare una telefonata di 10 minuti la prossima settimana?», quindi proponi alcuni orari o rimanda al tuo calendario. In questo modo il link viene presentato come un'opzione, non come un obbligo.
Quali sono le migliori pratiche da seguire quando si utilizza un link di prenotazione?
Questa distinzione tra appuntamenti e riunioni è importante perché le polemiche relative alla maleducazione e al galateo sul posto di lavoro sorgono generalmente solo nel caso delle riunioni. Quando si tratta di appuntamenti, i link per la prenotazione sono apprezzati per la loro praticità; i clienti non trovano questo approccio “scortese” perché i ruoli dell’utente e del fornitore del servizio sono chiari e meno personali. Quando si tratta di programmare una riunione di lavoro, tuttavia, l'invio di un link può essere interpretato come "il mio tempo è più prezioso del tuo", poiché il destinatario deve visitare la pagina di prenotazione e svolgere il "lavoro" di selezionare un orario. I fornitori di link di prenotazione più avanzati stanno riducendo questa preoccupazione rendendo più facile trovare una fascia oraria adatta (ad esempio, mostrando solo gli orari che vanno bene sia per il proprietario del link che per il destinatario), ma questa non è ancora la norma e quindi molti continuano a ritenere che ricevere un link di prenotazione sia come essere invitati a fungere da assistente personale del proprietario del link.
Quando si organizzano riunioni, il modo in cui si presenta il link e il messaggio che lo accompagna sono fondamentali per evitare di essere accusati di scortesia o di comunicazione impersonale. Ecco alcuni consigli utili:
- Evita di inserire link per la prenotazione in e-mail di vendita "a freddo". Se stai cercando di instaurare un nuovo rapporto, è sicuramente meglio evitare qualsiasi cosa che possa essere percepita come troppo invadente o fuori luogo.
- Quando lavori con i tuoi superiori, cerca di adottare un approccio più personale e occupati personalmente dell'organizzazione degli appuntamenti (ad esempio, coordinandoti direttamente con la sua assistente).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
Penso che questo funzioni perché: (1) è un approccio rispettoso – l'altra persona ha il pieno controllo su come procedere; (2) chiarisce che non ti senti "troppo importante" per usare il suo link per la prenotazione (se ne ha uno); e (3) il fatto di proporre degli orari le ricorda che dovrà comunque controllare il proprio calendario, quindi è meglio usare il link e doverlo controllare solo una volta!
Conclusioni finali
Come si suol dire, si fanno affari con le persone che piacciono e di cui ci si fida. Il modo in cui comunichi, anche via e-mail, è fondamentale. Con un po' di attenzione è possibile raggiungere un equilibrio positivo tra efficienza e praticità da un lato, e buone maniere e relazioni interpersonali dall'altro. Utilizzare i software di pianificazione e i link per la prenotazione in modo attento e corretto può migliorare il tuo modo di lavorare, oltre ad aumentare la tua produttività.
