مقدمة
مع الابتكارات التكنولوجية وسياسات التباعد الاجتماعي التي فرضتها جائحة كوفيد-19 وأوامر العمل من المنزل، هل بدأت ركائز آداب العمل في الانهيار؟ هذا سؤال يتردد صداه في جميع أنحاء الإنترنت ويتسلل إلى أذهان مستخدمي التقويمات الافتراضية. ومع وجود العشرات والعشرات من أدوات روابط جدولة المواعيد في السوق (والمزيد في الطريق)، من الضروري أن يدرك المستخدمون الآثار المحتملة لاستخدام هذه الأدوات وأن يطبقوا أفضل الممارسات عند الاستفادة منها لتجنب الإساءة إلى العملاء والزبائن والزملاء والرؤساء.
من ناحية، هناك أفراد يعملون في قطاعي الإعلام والتكنولوجيا، مثل المحلل والمستشار بنديكت إيفانز، الذي يشير إلى أنه «توجد دائمًا مجموعة حساسة من الافتراضات الضمنية حول الاجتماعات. أين تجتمعون؟ من الذي يسافر؟ المقهى أم غرفة الاجتماعات؟ وهذا أحد الأسباب التي جعلت محاولات إنشاء برامج جدولة آلية لا تنجح أبدًا». وعلى الجانب الآخر، هناك من يدافعون عن روابط الجدولة، مثل آندي براون، الذي يكتب: "أنا من أشد المعجبين بالعمليات. وهذا يجعل من السهل عليّ أن أكون من أشد المعجبين بالأتمتة. يبدو لي أن استخدام التكنولوجيا لأتمتة العمليات أو أجزاء منها أمر منطقي وواضح. ويوافقني الكثيرون في ذلك".
فيما يلي نستعرض مدى شيوع روابط الجدولة، ومزايا وعيوب استخدامها، وأفضل الممارسات عند استخدامها لتجنب الوقوع في نفس موقف مستخدم تويتر هذا:
ما هو رابط الجدولة؟
رابط الجدولة هو رابط لموقع ويب مرتبط بتقويمك ويعرض توفر مواعيدك في الوقت الفعلي وبشكل متزامن، بحيث يمكن للآخرين تحديد موعد للقاء معك. وإليك شكل صفحة الجدولة في CalendarBridge:
والهدف من ذلك هو جعل عملية تحديد مواعيد الاجتماعات والمواعيد الشخصية أسرع وأسهل. وفي الواقع، في مقال نُشر مؤخرًا في مجلة «فوربس »، يؤكد الكاتب البارز جون هول أن «استخدام برامج جدولة المواعيد يكاد يكون ضمانًا لتحسين إدارة وقتك».
ما الذي يدفع إلى زيادة استخدام أدوات الجدولة والروابط؟
من المتوقع أن تصل قيمة سوق برامج الجدولة وتحديد المواعيد إلى 546.31 مليون دولار بحلول عام 2026، وفقًا لشركة "ألايد ماركت ريسيرتش". وللتوضيح، بلغت قيمة هذا القطاع 205.85 مليون دولار في عام 2018. وحتى الآن، تقود أمريكا الشمالية طفرة برامج الجدولة، حيث كان اعتماد هذه البرامج في وقت مبكر من قبل خدمات الصحة والعافية هو المحرك الرئيسي لهذه الطفرة. وتشمل العوامل الرئيسية التي ساهمت في تزايد شعبية أدوات الجدولة ما يلي:
- انتشار الهواتف الذكية وما ترتب عليه من انتشار للتقويمات الرقمية. يمتلك معظم المهنيين في الدول المتقدمة الآن عدة تقويمات رقمية.
- تحول جيلي. لا يحب جيل الألفية، بشكل عام، التحدث عبر الهاتف، ويفضلون إدارة عملية الحجز بأنفسهم باستخدام التكنولوجيا. وتؤكد دراسة حديثة أجرتها أمريكان إكسبريس هذه الحقيقة.
- القدرة على تقليل الأعمال الإدارية. تُمكّن برامج جدولة المواعيد والروابط الشركات من تقليل بعض الأعمال الإدارية والتكاليف العامة؛ ففيما يتعلق بالمواعيد، تُلقي هذه البرامج المسؤولية على عاتق العميل عندما يتعلق الأمر بتأكيد المواعيد أو إلغائها أو عدم الحضور.
- القوى العاملة الموزعة وجداول العمل المرنة. مع توزع المزيد من الفرق عبر مناطق زمنية متعددة، وعملها في كثير من الأحيان بساعات متفاوتة حتى داخل المنطقة الزمنية نفسها، تقل فرص التنسيق المتزامن للاجتماعات. والنتيجة هي سلاسل رسائل بريد إلكتروني لا نهاية لها، غالبًا ما تمر فيها الفرص المتاحة للقاء كالسفن التي تمر في الليل دون أن تلتقي. وتُعد أدوات الجدولة وسيلة تتيح التنسيق غير المتزامن دون الحاجة إلى محاولة اللحاق بهدف متحرك.
- عيوب برامج «أوتلوك» و«تيمز» و«جوجل كاليندر». من المفترض أن تتيح لك أداة «مساعد الجدولة» في «أوتلوك» و«تيمز» ووظيفة «البحث عن موعد» في «جوجل كاليندر» الاطلاع على أوقات توفر الآخرين من أجل تحديد موعد للاجتماع. وهناك نوعان من أوجه القصور في هذه الأدوات:
- لا يُستخدم «مساعد جدولة المواعيد» في Outlook/Teams و«Google Find a Time» إلا مع أعضاء الفريق الداخليين. وبالتالي، بالنسبة للاجتماعات مع أشخاص لا يمتلكون عناوين بريد إلكتروني في مؤسستك، فإن هذه الأدوات لا تكون مفيدة دون استخدام أداة خارجية لمزامنة التقويمات مثل CalendarBridge.
- لا يأخذ «مساعد الجدولة» في Outlook/Teams و«Google Find a Time» في الاعتبار سوى التقويمات الرئيسية للمستخدمين. وبالتالي، بالنسبة للأشخاص الذين لديهم تقويمات متعددة، لا تكون هذه الأدوات مفيدة دون استخدام أداة خارجية لمزامنة التقويمات مثل CalendarBridge.
من يستخدم روابط الجدولة؟
فيما يتعلق بالمواعيد (سواء كانت مواعيد في صالونات التجميل أو دروس في الصالات الرياضية أو الحجوزات... أو حتى مواعيد الاستشارات)، أصبحت روابط حجز المواعيد هي القاعدة وليس الاستثناء. ومن المرجح أن يخسر أي شخص لا يزال يطلب من المستخدمين الاتصال هاتفياً أو تبادل الرسائل الإلكترونية مراراً وتكراراً لحجز موعد، فرصاً تجارية. ومن المزايا الإضافية لاستخدام أداة حجز المواعيد أن العديد منها يتكامل الآن مباشرةً مع أنظمة الدفع، مما يتيح إجراء الحجز والدفع في عملية واحدة سهلة الاستخدام.
أما بالنسبة للاجتماعات، فعلى الرغم من الارتفاع الهائل في استخدام روابط تحديد المواعيد (انظر التقييم الأخير لشركة Calendly البالغ 3 مليارات دولار كدليل على ذلك)، إلا أن هذا المجال لا يزال مقتصراً إلى حد ما على فئة معينة. وتتمثل هذه الفئة عادةً في أولئك الذين يركزون على حجز أكبر عدد ممكن من الاجتماعات (مثل أقسام المبيعات والتوظيف، وما إلى ذلك). ولكن، كما نوقش أعلاه، مع انتقال المزيد من الأشخاص إلى جداول العمل عن بُعد والمختلطة والمرنة، وتلاشي الخط الفاصل بين "الداخلي" و"الخارجي" مع زيادة عدد الاستشاريين والمستقلين، يتجه المزيد من الأشخاص إلى روابط الجدولة وإدارة التقويم بمساعدة الذكاء الاصطناعي، بالإضافة إلى أدوات الجدولة المخصصة الأخرى لكسر حلقة سلاسل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها لتنسيق الاجتماعات.
متى لا ينبغي مشاركة رابط الجدول الزمني
تعد روابط الجدولة مفيدة، ولكن ليس دائمًا. ومن الأفضل عدم إرسالها إذا كان أي من الحالات التالية ينطبق:
- أنت تتواصل بشكل غير رسمي (مثل تناول القهوة مع صديق أو أحد أفراد العائلة).
- يتوقع المتلقي تلقي دعوة شخصية أولاً (مثل الرؤساء وكبار الشخصيات).
- تثني المعايير المهنية عن استخدام أدوات الحجز الآلية.
- يتناول الاجتماع مواضيع حساسة تتطلب أسلوبًا أكثر شخصية.
في هذه الحالات، ابدأ برسالة موجزة مثل: «هل يمكننا إجراء مكالمة مدتها 10 دقائق الأسبوع المقبل؟»، ثم اقترح بعض المواعيد أو أرسل رابط جدول مواعيدك. وهذا يجعل الرابط خيارًا وليس طلبًا.
ما هي أفضل الممارسات عند استخدام رابط الجدولة؟
هذا التمييز بين المواعيد والاجتماعات مهم لأن الجدل الدائر حول الفظاظة وآداب السلوك في مكان العمل لا ينشأ عمومًا إلا في سياق الاجتماعات. أما فيما يتعلق بالمواعيد، فإن روابط الحجز تحظى بالترحيب لما توفره من راحة؛ ولا يرى العملاء أن هذا الاستخدام «فظ» لأن أدوار كل من المستخدم ومقدم الخدمة واضحة وأقل شخصية. ولكن عندما يتعلق الأمر بتحديد موعد اجتماع عمل، فإن إرسال رابط قد يُفهم على أنه "وقتي أكثر قيمة من وقتك" لأن المستلم عليه زيارة صفحة الحجز والقيام بـ"مهمة" اختيار الوقت. يعمل مزودو روابط الجدولة الأكثر تقدمًا على تقليل هذا القلق من خلال تسهيل العثور على فترة زمنية مناسبة (على سبيل المثال، من خلال عرض الأوقات التي تناسب كل من مالك الرابط والمستلم فقط)، ولكن هذا ليس هو المعيار السائد بعد، وبالتالي لا يزال الكثيرون يشعرون أن تلقي رابط الجدولة يشبه أن يُطلب منهم العمل كمساعد شخصي لمالك الرابط.
عند تحديد مواعيد الاجتماعات، يُعد أسلوب صياغة الرسالة والرسائل المصاحبة للرابط أمرًا بالغ الأهمية لتجنب الاتهامات بعدم اللباقة أو التواصل غير الشخصي. ومن بين النصائح الشائعة ما يلي:
- تجنب إرسال روابط تحديد المواعيد في رسائل البريد الإلكتروني التسويقية "الباردة". إذا كنت تسعى إلى إقامة علاقة جديدة، فمن المؤكد أنك تريد تجنب أي شيء قد يُنظر إليه على أنه جريء للغاية أو محظور.
- عند التعامل مع الرؤساء، يُنصح بإضفاء لمسة شخصية على التعامل معهم والاهتمام بنفسك بتنظيم المواعيد (مثل التنسيق مباشرة مع مساعدتها).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
أعتقد أن هذه الطريقة ناجحة للأسباب التالية: (1) إنها تعكس الاحترام – حيث يُمنح الطرف الآخر حرية كاملة في تحديد كيفية المضي قدماً؛ (2) توضح أنك لست «أعلى» من استخدام رابط الجدولة الخاص بهم (إن كان لديهم واحد)؛ و(3) إن الإشارة إلى اقتراح أوقات معينة تذكرهم بأنهم سيضطرون إلى مراجعة تقويماتهم على أي حال، لذا من الأفضل استخدام الرابط ليكتفوا بمراجعة التقويم مرة واحدة فقط!
أهم النقاط
كما يقول المثل، يتعامل الناس مع من يحبونهم ويثقون بهم. لذا، فإن الطريقة التي تتواصل بها، حتى عبر البريد الإلكتروني، تكتسي أهمية بالغة. ويمكن تحقيق التوازن الإيجابي بين الكفاءة والراحة، وبين آداب السلوك والعلاقات الشخصية، من خلال بعض التفكير المتأنّي. كما أن الاستفادة من برامج الجدولة وروابط تحديد المواعيد بطريقة مراعية للآخرين وسليمة يمكن أن تحسّن أسلوبك في إدارة الأعمال، فضلاً عن زيادة إنتاجيتك.
