Introdução
Com as inovações tecnológicas, as políticas de distanciamento social motivadas pela COVID-19 e as ordens de trabalho remoto, será que os pilares da etiqueta empresarial começaram a ruir? Essa é uma questão que ressoa por toda a Internet e se insinua na mente dos usuários de agendas virtuais. Com dezenas e dezenas de ferramentas de agendamento disponíveis no mercado (e mais por vir), é fundamental que os usuários reconheçam as possíveis implicações do uso dessas ferramentas e adotem as melhores práticas ao utilizá-las, a fim de evitar ofender clientes, colegas e superiores.
De um lado da questão, há pessoas que trabalham nos setores de mídia e tecnologia, como o analista e consultor Benedict Evans, que observa: “Há sempre um conjunto delicado de suposições implícitas em torno das reuniões. Onde se encontram? Quem se desloca? Café ou sala de reuniões? Essa é uma das razões pelas quais as tentativas de criar agentes de agenda automatizados nunca funcionaram bem.” Do outro lado estão os defensores dos links de agendamento, como Andy Brown, que escreve: “Sou um grande fã de processos. O que torna fácil para mim ser um grande fã de automação. Usar tecnologia para automatizar processos ou partes de processos me parece lógico e óbvio. E muitas pessoas concordam comigo.”
A seguir, analisamos a popularidade dos links programáveis, os prós e contras de utilizá-los e as melhores práticas para evitarmos acabar como este usuário do Twitter:
O que é um link de agendamento?
Um link de agendamento é um link para um site conectado ao seu calendário que exibe sua disponibilidade em tempo real e sincronizada, para que outras pessoas possam agendar um horário para se encontrar com você. Veja como é a página CalendarBridge :
A ideia é tornar o agendamento de reuniões e compromissos mais rápido e fácil. De fato, em um artigo recente da Forbes , o colaborador sênior John Hall afirma: “o uso de um software de agendamento praticamente garante uma melhoria na gestão do seu tempo”.
O que está impulsionando o aumento das ferramentas de agendamento e dos links?
De acordo com a Allied Market Research, prevê-se que o setor de software de agendamento e marcação de consultas atinja US$ 546,31 milhões até o ano de 2026. Para se ter uma ideia, em 2018, o setor estava avaliado em US$ 205,85 milhões. Até o momento, a América do Norte tem liderado o boom do software de agendamento, com a adoção precoce por parte dos serviços de saúde e bem-estar impulsionando essa tendência. Os principais fatores que contribuem para a crescente popularidade das ferramentas de agendamento incluem:
- O surgimento dos smartphones e a consequente proliferação de calendários digitais. Atualmente, a maioria dos profissionais nos países desenvolvidos possui vários calendários digitais.
- Uma mudança geracional. A geração Y, em geral, não gosta de falar ao telefone e prefere assumir o controle de sua experiência de reserva por meio da tecnologia. Essa realidade é comprovada por um estudo recente da American Express.
- A capacidade de reduzir o trabalho administrativo. Os softwares de agendamento e os links permitem que as empresas reduzam parte do trabalho administrativo e das despesas gerais; no caso de consultas, transferem para o cliente a responsabilidade de confirmar, cancelar ou simplesmente não comparecer.
- Equipes distribuídas e horários de trabalho flexíveis. Com cada vez mais equipes espalhadas por vários fusos horários — e, muitas vezes, trabalhando em horários diferentes mesmo dentro do mesmo fuso horário —, há menos oportunidades de coordenar reuniões de forma síncrona. O resultado são intermináveis cadeias de e-mails, nas quais os horários disponíveis muitas vezes passam despercebidos, como navios que se cruzam na noite. As ferramentas de agendamento são uma forma de permitir a coordenação assíncrona sem precisar tentar acertar um alvo em movimento.
- Limitações do Outlook, do Teams e do Google Agenda. O Assistente de Agendamento do Outlook/Teams e a função “Encontrar um horário” do Google Agenda deveriam permitir que você visualizasse a disponibilidade de outras pessoas para marcar uma reunião. Essas ferramentas apresentam duas falhas:
- O Assistente de Agendamento do Outlook/Teams e o Google Find a Time funcionam apenas para membros internos da equipe. Portanto, para reuniões com pessoas que não possuem endereços de e-mail na sua organização, essas ferramentas não são úteis sem uma ferramenta de sincronização de calendários de terceiros, como CalendarBridge.
- O Assistente de Agendamento do Outlook/Teams e o Google Find a Time levam em conta apenas os calendários principais dos usuários. Portanto, para quem tem vários calendários, essas ferramentas não são úteis sem uma ferramenta de sincronização de calendários de terceiros, como CalendarBridge.
Quem está usando os links de agendamento?
Quando se trata de agendamentos (seja em salões de beleza, aulas de ginástica, reservas… ou mesmo horários para consultas), os links de agendamento tornaram-se mais a regra do que a exceção. Qualquer empresa que ainda exija que os usuários liguem ou troquem e-mails repetidamente para marcar um horário provavelmente está perdendo oportunidades de negócio. Uma vantagem adicional de usar uma ferramenta de agendamento é que muitas delas agora se integram diretamente a sistemas de processamento de pagamentos, permitindo que a reserva e o pagamento sejam realizados em uma única interação de fácil uso.
Quanto às reuniões, embora o uso de links de agendamento esteja disparando (veja a recente avaliação de US$ 3 bilhões da Calendly como prova), ainda se trata de um nicho. Esse nicho tende a ser composto por aqueles que se concentram em marcar o maior número possível de reuniões (pense em vendas, recrutamento, etc.). Mas, conforme discutido acima, à medida que mais pessoas adotam horários de trabalho remotos, híbridos e flexíveis, e a linha entre “interno” e “externo” se torna mais tênue com o aumento do número de consultores e freelancers, mais pessoas estão recorrendo a links de agendamento e gerenciamento de calendário assistido por IA, bem como a outras ferramentas de agendamento dedicadas, para quebrar o ciclo de intermináveis cadeias de e-mails para coordenar reuniões.
Quando não compartilhar um link de agendamento
Os links de agendamento são úteis, mas nem sempre. É melhor não enviar um se alguma das seguintes situações se aplicar:
- Você está se encontrando de maneira informal (por exemplo, para tomar um café com um amigo ou familiar).
- O destinatário espera receber primeiro um convite pessoal (por exemplo, chefes, pessoas importantes).
- As normas profissionais desaconselham o uso de ferramentas de reserva automatizadas.
- A reunião aborda temas delicados que exigem um tratamento mais personalizado.
Nesses casos, comece com uma mensagem breve como: “Será que poderíamos fazer uma ligação de 10 minutos na próxima semana?”, e depois sugira alguns horários ou envie o link para sua agenda. Isso faz com que o link seja visto como uma opção, e não como uma exigência.
Quais são as melhores práticas ao utilizar um link de agendamento?
Essa distinção entre agendamentos e reuniões é importante porque a controvérsia em torno da falta de educação e da etiqueta no ambiente de trabalho geralmente surge apenas no caso das reuniões. Quando se trata de agendamentos, os links de agendamento são bem-vindos por sua conveniência; os clientes não consideram esse uso “indelicado” porque os papéis do usuário e do prestador de serviços são claros e menos pessoais. No entanto, quando se trata de agendar uma reunião de negócios, enviar um link pode soar como “meu tempo é mais valioso do que o seu”, pois o destinatário precisa acessar a página de agendamento e fazer o “trabalho” de selecionar um horário. Provedores de links de agendamento mais avançados estão reduzindo essa preocupação ao facilitar a localização de um horário adequado (por exemplo, exibindo apenas horários que funcionam tanto para o proprietário do link quanto para o destinatário), mas isso ainda não é a norma e, portanto, muitos ainda sentem que receber um link de agendamento é semelhante a ser solicitado a atuar como assistente pessoal do proprietário do link.
Ao agendar reuniões, a forma como se apresenta o assunto e a mensagem associada ao link são fundamentais para evitar acusações de falta de educação ou de comunicação impessoal. Algumas dicas comuns incluem:
- Evite enviar links para agendamento em e-mails de vendas “não solicitados”. Se você está tentando estabelecer um novo relacionamento, certamente deve evitar qualquer coisa que possa ser vista como excessivamente ousada ou inapropriada.
- Ao lidar com superiores, considere adotar um tom mais pessoal e cuidar você mesmo da agenda (por exemplo, coordenando diretamente com a assistente dela).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
Acho que isso funciona porque: (1) é uma atitude respeitosa – a outra pessoa tem total controle sobre como proceder; (2) deixa claro que você não se considera “acima” de usar o link de agendamento dela (se houver); e (3) a sugestão de horários lembra a ela que, de qualquer forma, terá que verificar a agenda, então é melhor usar o link e só precisar verificar uma vez!
Principais conclusões
Como diz o ditado, as pessoas fazem negócios com quem gostam e em quem confiam. A maneira como você se comunica, mesmo por e-mail, é fundamental. É possível alcançar um equilíbrio positivo entre eficiência e conveniência, por um lado, e etiqueta e relações interpessoais, por outro, com um pouco de consideração. Utilizar softwares de agendamento e links de agendamento de maneira atenciosa e adequada pode aprimorar sua forma de fazer negócios, além de aumentar sua produtividade.
