서론
기술 혁신과 코로나19로 인한 사회적 거리두기 정책, 재택근무 지침이 확산되면서 비즈니스 에티켓의 근간이 흔들리기 시작한 것일까? 이는 인터넷 곳곳에서 회자되고 있으며, 온라인 일정 관리 도구 사용자들 사이에서도 점차 우려의 목소리가 높아지고 있다. 시중에는 이미 수많은 일정 공유 도구가 출시되어 있고(앞으로도 더 늘어날 전망이다), 사용자들은 이러한 도구를 활용할 때 발생할 수 있는 잠재적 영향을 인지하고, 고객, 동료, 상사를 불쾌하게 하지 않도록 모범 사례를 준수하는 것이 중요하다.
이 문제의 한쪽에는 애널리스트이자 컨설턴트인 베네딕트 에반스(Benedict Evans)와 같이 미디어 및 기술 업계에서 일하는 사람들이 있습니다. 그는 “회의에는 항상 미묘한 암묵적 가정들이 존재합니다. 어디서 만날 것인가? 누가 이동할 것인가? 커피숍인가, 회의실인가? 이것이 바로 자동화된 일정 관리 도구를 만들려는 시도가 결코 제대로 작동하지 않았던 이유 중 하나입니다.” 라고 지적합니다. 반대편에는 일정 공유 링크를 지지하는 앤디 브라운과 같은 사람들이 있습니다. 그는 “저는 프로세스를 매우 중요하게 생각합니다. 그래서 자동화도 자연스럽게 지지하게 됩니다. 기술을 활용해 프로세스 전체나 일부를 자동화하는 것은 저에게 논리적이고 당연한 일로 보입니다. 그리고 많은 사람들이 제 의견에 동의합니다.” 라고 적었습니다.
아래에서는 예약 게시 기능의 인기와 활용 시 장단점, 그리고 이 트위터 사용자와 같은 처지가 되지 않기 위한 모범 사례를 살펴보겠습니다:
예약 링크란 무엇인가요?
일정 예약 링크는 사용자의 캘린더와 연동되어 실시간으로 동기화된 일정 가용 정보를 보여주는 웹사이트 링크로, 다른 사람들이 사용자와의 미팅 일정을 잡을 수 있도록 해줍니다. 다음은 CalendarBridge 페이지의 모습입니다:
이 아이디어의 핵심은 회의와 약속 일정을 더 빠르고 쉽게 잡을 수 있도록 하는 것입니다. 실제로 최근 포브스(Forbes) 기사에서 수석 기고가 존 홀(John Hall)은 “일정 관리 소프트웨어를 사용하면 시간 관리 능력이 향상되는 것은 거의 확실하다”고 주장했습니다.
스케줄링 도구와 링크가 증가하는 이유는 무엇인가요?
Allied Market Research에 따르면, 일정 관리 및 예약 소프트웨어 시장 규모는 2026년까지 5억 4,631만 달러에 달할 것으로 전망됩니다. 참고로 2018년 이 시장의 규모는 2억 585만 달러였습니다. 지금까지 북미 지역이 일정 관리 소프트웨어 붐을 주도해 왔으며, 특히 건강 및 웰니스 서비스 분야의 조기 도입이 그 선두에 섰습니다. 일정 관리 도구의 인기가 높아지는 데 기여한 주요 요인은 다음과 같습니다:
- 스마트폰의 등장과 그에 따른 디지털 캘린더의 확산. 현재 선진국의 대다수 직장인들은 여러 개의 디지털 캘린더를 사용하고 있다.
- 세대적 변화. 밀레니얼 세대는 대체로 전화 통화를 선호하지 않으며, 기술을 통해 직접 예약 과정을 주도하는 것을 더 좋아합니다. 이러한 사실은 최근 아메리칸 익스프레스의 연구 결과로도 입증되었습니다.
- 행정 업무 부담을 줄일 수 있는 능력. 일정 관리 소프트웨어와 관련 기능을 활용하면 기업은 일부 행정 업무와 운영 비용을 절감할 수 있습니다. 특히 예약의 경우, 예약 확인, 취소 또는 무단 불참에 대한 책임은 고객에게 있습니다.
- 분산된 인력과 유연한 근무 일정. 여러 시간대에 걸쳐 팀이 분산되어 있고, 심지어 같은 시간대 내에서도 근무 시간이 제각각인 경우가 많아지면서, 실시간으로 회의를 조율할 기회가 줄어들고 있습니다. 그 결과, 끝없이 이어지는 이메일 스레드 속에서 서로 가능한 시간대가 마치 밤바다를 지나는 배들처럼 엇갈리기 일쑤입니다. 일정 관리 도구는 마치 움직이는 표적을 맞추려 애쓰지 않아도 되는, 비동기적인 조율을 가능하게 해주는 수단입니다.
- Outlook, Teams 및 Google 캘린더의 단점. Outlook/Teams의 일정 조정 도우미와 Google 캘린더의 ‘일정 찾기’ 기능은 회의 시간을 정할 때 상대방의 일정을 확인할 수 있도록 설계되었습니다. 하지만 이러한 도구들은 두 가지 측면에서 한계가 있습니다:
- Outlook/Teams 일정 조정 도우미와 Google Find a Time은 내부 팀원에게만 적용됩니다. 따라서 귀사의 이메일 주소를 사용하지 않는 사람들과 회의를 잡을 때는 CalendarBridge 같은 타사 캘린더 동기화 도구가 없으면 이러한 도구들을 활용하기 어렵습니다.
- Outlook/Teams 일정 조정 도우미와 Google Find a Time은 사용자의 기본 캘린더만 반영합니다. 따라서 캘린더를 여러 개 사용하는 사용자의 경우, CalendarBridge 같은 타사 캘린더 동기화 도구를 사용하지 않으면 이러한 도구가 별 도움이 되지 않습니다.
누가 일정 예약 링크를 사용하고 있나요?
예약(미용실 예약, 헬스장 수업, 식당 예약은 물론 컨설팅 시간 예약까지)의 경우, 예약 링크를 제공하는 것이 이제 예외가 아닌 일반적인 관행이 되었습니다. 여전히 사용자에게 전화나 이메일을 통해 예약을 잡도록 요구하는 업체라면 잠재적인 고객을 놓치고 있을 가능성이 큽니다. 예약 관리 도구를 사용할 때의 또 다른 장점은, 많은 도구가 결제 시스템과 직접 연동되어 예약과 결제를 사용자 친화적인 단일 절차로 처리할 수 있다는 점입니다.
회의의 경우, 일정 예약 링크의 사용이 급증하고 있지만(Calendly의 최근 30억 달러 기업 가치 평가가 그 증거입니다), 여전히 다소 틈새 시장으로 남아 있습니다. 이 틈새 시장은 주로 가능한 한 많은 회의를 잡는 데 주력하는 사람들(영업, 채용 담당자 등)을 중심으로 형성되어 있습니다. 하지만 앞서 논의한 바와 같이, 원격·하이브리드·유연한 근무 형태로 전환하는 사람이 늘어나고, 컨설턴트와 프리랜서 증가로 인해 '내부'와 '외부'의 경계가 모호해짐에 따라, 회의 조율을 위해 끝없이 이어지는 이메일 스레드의 악순환을 끊기 위해 일정 예약 링크와 AI 기반 캘린더 관리, 그리고 기타 전용 일정 관리 도구를 활용하는 사람들이 점점 더 많아지고 있습니다.
일정 공유 링크를 공유하지 말아야 할 때
일정 공유 링크는 유용하지만, 항상 그런 것은 아닙니다. 다음 중 하나라도 해당된다면 링크를 보내지 않는 것이 좋습니다:
- 비공식적인 자리에서 만나는 경우입니다(예: 친구나 가족과 커피 한 잔하며 수다 떨기).
- 수신자는 먼저 개인적인 초대를 받기를 기대합니다(예: 상사, VIP 등).
- 전문직의 관행상 자동 예약 도구의 사용을 권장하지 않습니다.
- 이번 회의에서는 좀 더 세심한 배려가 필요한 민감한 주제들이 다뤄질 예정입니다.
이럴 때는 “다음 주에 10분 정도 통화할 수 있을까요?”와 같은 간결한 메시지로 대화를 시작한 다음, 가능한 시간대를 제안하거나 일정 관리 도구를 안내해 주세요. 이렇게 하면 링크를 강요가 아닌 선택 사항으로 제시할 수 있습니다.
일정 예약 링크를 사용할 때의 모범 사례는 무엇인가요?
약속과 회의의 이러한 구분은 중요합니다. 무례함이나 직장 내 예절과 관련된 논란은 대개 회의 상황에서만 발생하기 때문입니다. 약속의 경우, 일정 예약 링크는 편리함 때문에 환영받습니다. 사용자와 서비스 제공자의 역할이 명확하고 개인적인 성격이 덜하기 때문에, 고객들은 이를 ‘무례하다’고 느끼지 않습니다. 하지만 업무 회의 일정을 잡을 때는, 수신자가 예약 페이지를 방문하여 시간을 선택하는 “수고”를 해야 하기 때문에 링크를 보내는 행위가 “내 시간이 당신 시간보다 더 소중하다”는 인상을 줄 수 있습니다. 고급 예약 링크 제공업체들은 적합한 시간대를 더 쉽게 찾을 수 있도록 함으로써(예: 링크 소유자와 수신자 모두에게 가능한 시간만 표시하는 방식) 이러한 우려를 줄이고 있지만, 이는 아직 보편화되지 않았기 때문에 많은 사람들이 여전히 예약 링크를 받는 것을 마치 링크 소유자의 개인 비서 역할을 하라는 요청을 받는 것과 같다고 느끼고 있습니다.
회의를 예약할 때, 무례하거나 냉담한 태도로 비춰지지 않으려면 링크를 공유할 때의 표현 방식과 전달 내용이 매우 중요합니다. 다음은 몇 가지 유용한 팁입니다:
- “갑작스러운” 영업 이메일에는 일정 예약 링크를 포함하지 마세요. 새로운 관계를 맺으려는 상황이라면, 지나치게 무례하거나 금기시될 수 있는 행동은 반드시 피해야 합니다.
- 상사와 업무를 진행할 때는 좀 더 개인적인 접근 방식을 취하고, 일정 조율도 직접 맡아 처리하는 것이 좋습니다(예: 상사의 비서와 직접 협의하는 방식).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
이 방법이 통하는 이유는 다음과 같습니다. (1) 상대방을 배려하는 태도를 보여주기 때문인데, 진행 방식을 전적으로 상대방에게 맡기기 때문입니다; (2) 상대방이 일정 예약 링크를 제공했다면, 당신이 그 링크를 사용하는 것을 꺼리지 않는다는 점을 분명히 보여주기 때문입니다; (3) 제안할 시간을 언급함으로써, 상대방이 어차피 자신의 일정을 확인해야 한다는 사실을 상기시켜 주므로, 차라리 링크를 이용해 한 번만 확인하는 편이 낫다는 점을 알리기 때문입니다!
핵심 요점
흔히 말하듯이, 사람들은 자신이 좋아하고 신뢰하는 사람과 거래를 합니다. 이메일과 같은 수단을 통해서라도 소통하는 방식은 매우 중요합니다. 약간의 배려만 있다면 효율성과 편의성, 예의와 대인관계 사이에서 긍정적인 균형을 이룰 수 있습니다. 일정 관리 소프트웨어와 일정 예약 링크를 세심하고 적절한 방식으로 활용하면 업무 방식을 개선할 뿐만 아니라 생산성도 높일 수 있습니다.
