Giriş
Teknolojik yenilikler, COVID kaynaklı sosyal mesafe kuralları ve evden çalışma zorunlulukları karşısında iş etiğinin temelleri sarsılmaya mı başladı? Bu soru, internetin her köşesinde yankılanıyor ve sanal takvim kullanıcılarının zihnini meşgul ediyor. Piyasada onlarca randevu planlama aracı bulunurken (ve yenileri de yolda), kullanıcıların bu tür araçları kullanmanın olası sonuçlarının farkında olması ve müşterileri, iş arkadaşlarını ve üstlerini rahatsız etmemek için bu araçları kullanırken en iyi uygulamaları hayata geçirmesi hayati önem taşıyor.
Konunun bir tarafında, analist ve danışman Benedict Evans gibi medya ve teknoloji sektörlerinde çalışan kişiler yer alıyor. Evans, “Toplantılarla ilgili her zaman bir dizi hassas ve zımni varsayım vardır. Nerede buluşacaksınız? Kim seyahat edecek? Kahve dükkanı mı, yoksa toplantı odası mı? Otomatik takvim asistanları geliştirme girişimlerinin hiçbir zaman başarılı olmamasının nedenlerinden biri de budur” diyor. Diğer tarafta ise, Andy Brown gibi planlama bağlantılarının savunucuları yer alıyor. Brown, “Süreçlerin büyük bir hayranıyım. Bu da otomasyonun büyük bir hayranı olmamı kolaylaştırıyor. Süreçleri veya süreçlerin bazı kısımlarını otomatikleştirmek için teknolojiyi kullanmak bana mantıklı ve bariz geliyor. Ve birçok kişi benimle aynı fikirde” diye yazıyor.
Aşağıda, zamanlanmış bağlantıların popülerliğini, bunların kullanımının artılarını ve eksilerini ve bu Twitter kullanıcısı gibi bir duruma düşmemek için bunları kullanırken izlenmesi gereken en iyi uygulamaları inceliyoruz:
Zamanlama bağlantısı nedir?
Randevu bağlantısı, takviminize bağlı olan ve diğer kişilerin sizinle görüşme ayarlayabilmesi için gerçek zamanlı, senkronize edilmiş takvim durumunuzu gösteren bir web sitesi bağlantısıdır. İşte bir CalendarBridge sayfasının görünümü:
Buradaki amaç, toplantı ve randevu planlamasını hem daha hızlı hem de daha kolay hale getirmektir. Nitekim, yakın zamanda yayınlanan bir Forbes makalesinde , kıdemli yazar John Hall, “planlama yazılımı kullanmanın zaman yönetiminizi iyileştireceği neredeyse kesindir” diyor.
Planlama araçları ve bağlantılarının sayısındaki artışın ardında yatan neden nedir?
Allied Market Research’e göre, randevu ve planlama yazılımı sektörünün 2026 yılına kadar 546,31 milyon dolara ulaşması öngörülüyor. Karşılaştırma amacıyla belirtmek gerekirse, 2018 yılında sektörün değeri 205,85 milyon dolardı. Şu ana kadar Kuzey Amerika, sağlık ve zindelik hizmetlerinin bu teknolojiyi erken benimsemesinin öncülüğünde, planlama yazılımı sektöründeki bu patlamaya öncülük etti. Planlama araçlarının artan popülaritesinde rol oynayan başlıca faktörler şunlardır:
- Akıllı telefonların yaygınlaşması ve bunun sonucunda dijital takvimlerin sayısında görülen artış. Gelişmiş ülkelerdeki çoğu profesyonel artık birden fazla dijital takvime sahip.
- Bir nesil değişimi. Y kuşağı genel olarak telefonla konuşmayı pek sevmez ve rezervasyon sürecini teknolojiyi kullanarak kendileri yönetmeyi tercih eder. Bu durum, American Express’in yakın zamanda yaptığı bir araştırma ile de doğrulanmaktadır.
- İdari iş yükünü azaltma imkanı. Randevu yönetim yazılımları ve entegrasyonlar, işletmelerin bazı idari iş yüklerini ve genel giderlerini azaltmalarına olanak tanır; randevular söz konusu olduğunda, randevuyu onaylama, iptal etme veya randevuya gelmeme sorumluluğunu müşteriye devreder.
- Dağınık çalışan ekipleri ve esnek çalışma saatleri. Giderek daha fazla ekibin farklı zaman dilimlerine yayılması ve çoğu zaman aynı zaman dilimi içinde bile farklı saatlerde çalışması nedeniyle, toplantıları eşzamanlı olarak koordine etme imkânları azalıyor. Sonuç olarak, uygun zaman aralıklarının birbirini kesişmeden geçip gittiği, bitmek bilmeyen e-posta zincirleri ortaya çıkıyor. Planlama araçları, hareketli bir hedefi yakalamaya çalışmak zorunda kalmadan eşzamansız koordinasyonu mümkün kılan bir yöntemdir.
- Outlook, Teams ve Google Takvim’in eksiklikleri. Outlook /Teams Zamanlama Asistanı ve Google Takvim’deki “Zaman Bul” özelliği, toplantı için uygun bir zaman belirlemek üzere diğer kişilerin uygunluk durumlarını görüntülemenizi sağlamalıdır. Bu araçların iki açıdan yetersiz kaldığı görülmektedir:
- Outlook/Teams Toplantı Planlama Asistanı ve Google Find a Time yalnızca kurum içi ekip üyeleri için geçerlidir. Dolayısıyla, kurumunuzda e-posta adresi olmayan kişilerle yapılacak toplantılar için, CalendarBridge gibi üçüncü taraf bir takvim senkronizasyon aracı kullanılmadıkça bu araçlar işe yaramaz.
- Outlook/Teams Zamanlama Asistanı ve Google Find a Time, yalnızca kullanıcıların ana takvimlerini dikkate alır. Bu nedenle, birden fazla takvimi olan kullanıcılar için bu araçlar, CalendarBridge gibi üçüncü taraf bir takvim senkronizasyon aracı olmadan pek işe yaramaz.
Zamanlama bağlantılarını kimler kullanıyor?
Randevular söz konusu olduğunda (kuaför randevuları, spor salonu dersleri, rezervasyonlar… hatta danışmanlık saatleri gibi), randevu alma bağlantıları artık istisna olmaktan çıkıp norm haline gelmiştir. Hâlâ kullanıcıların randevu almak için telefon etmesini veya e-posta yoluyla defalarca yazışmasını gerektiren işletmeler, muhtemelen iş fırsatlarını kaçırmaktadır. Randevu için bir randevu yönetim aracı kullanmanın bir diğer avantajı da, bu araçların çoğunun artık ödeme sistemleriyle doğrudan entegre olması ve böylece rezervasyon ile ödemenin tek bir kullanıcı dostu işlemde gerçekleştirilebilmesidir.
Toplantılara gelince, randevu bağlantılarının kullanımı hızla artıyor olsa da (bunun kanıtı olarak Calendly’nin son 3 milyar dolarlık değerlemesine bakın), bu alan hâlâ bir nevi niş bir pazar niteliğinde. Bu niş, mümkün olduğunca çok sayıda toplantı ayarlamaya odaklanan kişilerden oluşuyor (satış, işe alım vb. alanları düşünün). Ancak yukarıda da belirtildiği gibi, daha fazla kişi uzaktan, hibrit ve esnek çalışma programlarına geçtikçe ve daha fazla danışman ve serbest çalışanla birlikte "iç" ve "dış" arasındaki sınır bulanıklaştıkça, daha fazla kişi toplantıları koordine etmek için sonsuz e-posta zincirlerinin döngüsünü kırmak amacıyla randevu planlama bağlantılarına, yapay zeka destekli takvim yönetimine ve diğer özel randevu planlama araçlarına yönelmektedir.
Programlama Bağlantısını Ne Zaman Paylaşmamalı
Zamanlama bağlantıları yararlıdır, ancak her zaman değil. Aşağıdakilerden herhangi biri geçerliyse, böyle bir bağlantı göndermemeniz en iyisidir:
- Gayri resmi bir ortamda bir araya geliyorsunuz (örneğin, bir arkadaş veya aile üyesiyle kahve içip sohbet etmek gibi).
- Alıcı öncelikle kişisel bir davet bekler (örneğin, patronlar, VIP'ler).
- Mesleki kurallar, otomatik rezervasyon araçlarının kullanımını teşvik etmemektedir.
- Toplantıda, daha kişisel bir yaklaşım gerektiren hassas konular ele alınacak.
Bu durumlarda, “Haftaya 10 dakikalık bir görüşme yapabilir miyiz?” gibi kısa bir mesajla başlayın, ardından uygun saatleri veya randevu takviminizi belirtin. Böylece bağlantı, bir zorunluluk değil, bir seçenek olarak sunulmuş olur.
Zamanlama bağlantısını kullanırken en iyi uygulamalar nelerdir?
Randevular ile toplantılar arasındaki bu ayrım önemlidir; zira kabalık ve işyeri görgü kuralları konusundaki tartışmalar genellikle sadece toplantılarla ilgili olarak ortaya çıkar. Randevulara gelince, randevu alma bağlantıları sağladıkları kolaylık nedeniyle memnuniyetle karşılanır; müşteriler bu uygulamayı “kaba” bulmazlar çünkü kullanıcı ile hizmet sağlayıcının rolleri nettir ve daha az kişiseldir. Ancak iş toplantısı planlamaya gelince, bağlantı göndermek “benim zamanım seninkinden daha değerli” olarak algılanabilir çünkü alıcının rezervasyon sayfasını ziyaret etmesi ve bir zaman seçme “işini” yapması gerekir. Daha gelişmiş randevu bağlantısı sağlayıcıları, uygun bir zaman aralığını bulmayı kolaylaştırarak (örneğin, yalnızca bağlantı sahibi ve alıcı için uygun olan zamanları göstererek) bu endişeyi azaltmaktadır, ancak bu henüz norm haline gelmemiştir ve bu nedenle birçok kişi, randevu bağlantısı almayı, bağlantı sahibinin kişisel asistanı olarak hareket etmenin istenmesine benzetmektedir.
Toplantı planlarken, kaba davranmak ya da kişisel olmayan bir iletişim kurmakla suçlanmamak için bağlantı adresinin sunumu ve bu konudaki mesajlar son derece önemlidir. İşte bazı genel ipuçları:
- “Soğuk” satış e-postalarında randevu bağlantıları göndermekten kaçının. Yeni bir ilişki kurmaya çalışıyorsanız, kesinlikle fazla cüretkar ya da tabu olarak algılanabilecek her şeyden kaçınmak istersiniz.
- Üstlerinizle çalışırken, daha samimi bir yaklaşım sergilemeyi düşünün ve randevu ayarlamalarını kendiniz halledin (örneğin, asistanıyla doğrudan irtibat kurarak).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
Bence bu yöntem işe yarıyor çünkü: (1) saygılı bir yaklaşım sergiliyor – nasıl ilerleneceği konusunda tam kontrol karşı tarafa bırakılıyor; (2) karşı tarafın randevu bağlantısını (varsa) kullanmaktan çekinmediğinizi açıkça ortaya koyuyor; ve (3) zaman önerilerinden bahsetmek, karşı tarafa takvimlerini zaten kontrol etmek zorunda kalacaklarını hatırlatıyor; bu yüzden bağlantıyı kullanıp sadece bir kez kontrol etmeleri daha iyi olur!
En Önemli Noktalar
Ne demişler, insanlar sevdikleri ve güvendikleri kişilerle iş yaparlar. İletişim kurma şekliniz, e-posta yoluyla bile olsa, son derece önemlidir. Biraz özen göstererek verimlilik ile kolaylık, görgü kuralları ile kişilerarası ilişkiler arasında olumlu bir denge kurulabilir. Randevu yazılımını ve randevu bağlantılarını düşünceli ve uygun bir şekilde kullanmak, iş yapma şeklinizi iyileştirmenin yanı sıra verimliliğinizi de artırabilir.
