Wprowadzenie
Czy w obliczu innowacji technologicznych, zasad dotyczących zachowania dystansu społecznego wprowadzonych w związku z pandemią COVID-19 oraz nakazów pracy z domu filary etykiety biznesowej zaczęły się chwiać? To pytanie rozbrzmiewa w całym internecie i zaprząta umysły użytkowników wirtualnych kalendarzy. Biorąc pod uwagę dziesiątki dostępnych na rynku narzędzi do umawiania spotkań (a kolejne wciąż się pojawiają), niezwykle ważne jest, aby użytkownicy zdawali sobie sprawę z potencjalnych konsekwencji korzystania z takich narzędzi i stosowali najlepsze praktyki podczas ich używania, aby uniknąć urażenia klientów, partnerów biznesowych, współpracowników i przełożonych.
Z jednej strony mamy osoby pracujące w branży medialnej i technologicznej, takie jak analityk i konsultant Benedict Evans, który zauważa: „Wokół spotkań zawsze krąży szereg delikatnych, domyślnych założeń. Gdzie się spotykamy? Kto dojeżdża? Kawiarnia czy sala konferencyjna? To jeden z powodów, dla których próby stworzenia automatycznych agentów kalendarzowych nigdy nie przyniosły dobrych rezultatów”. Z drugiej strony są zwolennicy linków do planowania spotkań, tacy jak Andy Brown, który pisze: „Jestem wielkim fanem procesów. Dzięki temu łatwo mi być wielkim fanem automatyzacji. Wykorzystanie technologii do automatyzacji procesów lub ich części wydaje mi się logiczne i oczywiste. Wiele osób się ze mną zgadza”.
Poniżej przyglądamy się popularności linków do planowania postów, zaletom i wadom ich stosowania oraz najlepszym praktykom w tym zakresie, aby uniknąć sytuacji, w jakiej znalazł się ten użytkownik Twittera:
Czym jest link do harmonogramu?
Link do rezerwacji to link do strony internetowej połączonej z Twoim kalendarzem, która wyświetla Twoją aktualną, zsynchronizowaną dostępność, dzięki czemu inni mogą umówić się z Tobą na spotkanie. Oto jak wygląda strona CalendarBridge :
Chodzi o to, by planowanie spotkań i wizyt stało się szybsze i łatwiejsze. W niedawnym artykule opublikowanym w magazynie „Forbes” John Hall, jeden z czołowych autorów, stwierdza: „Korzystanie z oprogramowania do planowania niemal na pewno poprawi Twoje zarządzanie czasem”.
Co powoduje wzrost popularności narzędzi do planowania i linków?
Według danych Allied Market Research wartość rynku oprogramowania do planowania i umawiania spotkań ma osiągnąć 546,31 mln dolarów do 2026 roku. Dla porównania, w 2018 roku wartość tego rynku wynosiła 205,85 mln dolarów. Jak dotąd liderem boomu na oprogramowanie do planowania jest Ameryka Północna, gdzie na czele tej tendencji stoją usługi z branży zdrowia i wellness, które jako pierwsze wdrożyły te rozwiązania. Do kluczowych czynników wpływających na rosnącą popularność narzędzi do planowania należą:
- Rozwój smartfonów i wynikające z tego upowszechnienie kalendarzy cyfrowych. Większość osób pracujących zawodowo w krajach rozwiniętych korzysta obecnie z wielu kalendarzy cyfrowych.
- Zmiana pokoleniowa. Pokolenie millenialsów na ogół nie lubi rozmawiać przez telefon i woli samodzielnie rezerwować usługi za pomocą technologii. Potwierdza to najnowsze badanie przeprowadzone przez American Express.
- Możliwość ograniczenia nakładu pracy administracyjnej. Oprogramowanie do planowania spotkań oraz powiązane narzędzia pozwalają firmom ograniczyć część obowiązków administracyjnych i kosztów ogólnych; w przypadku spotkań to na kliencie spoczywa obowiązek potwierdzenia terminu, anulowania rezerwacji lub niepojawienia się na spotkaniu.
- Rozproszona kadra i elastyczne harmonogramy pracy. Ponieważ coraz więcej zespołów działa w różnych strefach czasowych, a nawet w obrębie tej samej strefy często pracuje w różnych godzinach, możliwości synchronicznej koordynacji spotkań są coraz mniejsze. Skutkiem tego są niekończące się wątki e-mailowe, w których dogodne terminy mijają się jak statki w nocy. Narzędzia do planowania spotkań pozwalają na asynchroniczną koordynację bez konieczności trafiania w ruchomy cel.
- Wady programów Outlook, Teams i Kalendarza Google. Funkcja „Asystent planowania” w programach Outlook i Teams oraz funkcja „Znajdź termin” w Kalendarzu Google mają umożliwiać sprawdzenie dostępności innych osób w celu ustalenia terminu spotkania. Narzędzia te zawodzą jednak z dwóch powodów:
- Funkcja „Asystent planowania” w programach Outlook i Teams oraz usługa „Znajdź termin” w Google działają wyłącznie w przypadku członków zespołu z tej samej organizacji. W związku z tym w przypadku spotkań z osobami, które nie posiadają adresów e-mail w Twojej organizacji, narzędzia te nie są przydatne bez zewnętrznego narzędzia do synchronizacji kalendarzy, takiego jak CalendarBridge.
- Asystent planowania w programach Outlook i Teams oraz funkcja „Znajdź termin” w Google uwzględniają jedynie główne kalendarze użytkowników. Dlatego dla osób korzystających z wielu kalendarzy narzędzia te nie są przydatne bez zewnętrznego programu do synchronizacji kalendarzy, takiego jak CalendarBridge.
Kto korzysta z linków do harmonogramów?
W przypadku umówionych spotkań (np. wizyt w salonie fryzjerskim, zajęć na siłowni, rezerwacji… a nawet terminów konsultacji) linki do rezerwacji stały się raczej normą niż wyjątkiem. Każdy, kto nadal wymaga od użytkowników dzwonienia lub wielokrotnej wymiany wiadomości e-mail w celu umówienia spotkania, prawdopodobnie traci potencjalnych klientów. Dodatkową zaletą korzystania z narzędzia do rezerwacji terminów jest to, że wiele z nich integruje się obecnie bezpośrednio z systemami płatności, umożliwiając rezerwację i dokonanie płatności w ramach jednej, przyjaznej dla użytkownika operacji.
Jeśli chodzi o spotkania, to choć popularność linków do rezerwacji terminów gwałtownie rośnie (czego dowodem jest niedawna wycena serwisu Calendly na 3 mld dolarów), nadal jest to rozwiązanie raczej niszowe. Z niszowych użytkowników korzystają zazwyczaj osoby, których celem jest umówienie jak największej liczby spotkań (np. specjaliści ds. sprzedaży, rekrutacji itp.). Jednak, jak wspomniano powyżej, w miarę jak coraz więcej osób przechodzi na pracę zdalną, hybrydową i elastyczne harmonogramy pracy, a granica między „wewnętrznymi” a „zewnętrznymi” kontaktami zaciera się wraz z rosnącą liczbą konsultantów i freelancerów, coraz więcej osób sięga po linki do planowania spotkań i zarządzanie kalendarzem wspomagane przez sztuczną inteligencję, a także inne dedykowane narzędzia do planowania, aby przerwać cykl niekończących się wątków e-mailowych służących do koordynowania spotkań.
Kiedy nie należy udostępniać linku do harmonogramu
Linki do harmonogramów są przydatne, ale nie zawsze. Najlepiej ich nie wysyłać, jeśli spełniony jest którykolwiek z poniższych warunków:
- Spotykasz się w nieformalnej atmosferze (np. na kawie z przyjacielem lub rodziną).
- Odbiorca oczekuje najpierw osobistego zaproszenia (np. przełożeni, osoby o szczególnym znaczeniu).
- Normy zawodowe odradzają stosowanie narzędzi do automatycznej rezerwacji.
- Spotkanie dotyczy delikatnych kwestii, które wymagają bardziej osobistego podejścia.
W takich sytuacjach zacznij od krótkiej wiadomości w stylu: „Czy moglibyśmy porozmawiać przez telefon przez 10 minut w przyszłym tygodniu?”, a następnie zaproponuj terminy lub link do kalendarza. Dzięki temu link będzie traktowany jako propozycja, a nie żądanie.
Jakie są najlepsze praktyki dotyczące korzystania z linku do harmonogramu?
To rozróżnienie między umówionymi spotkaniami a zebraniami jest istotne, ponieważ kontrowersje dotyczące niegrzeczności i etykiety w miejscu pracy pojawiają się zazwyczaj tylko w przypadku zebrań. Jeśli chodzi o umówione spotkania, linki do rezerwacji są mile widziane ze względu na wygodę; klienci nie postrzegają tego jako „niegrzecznego”, ponieważ role użytkownika i usługodawcy są jasno określone i mają mniej osobisty charakter. Jednak w przypadku planowania spotkania biznesowego wysłanie linku może zostać odebrane jako „mój czas jest cenniejszy niż twój”, ponieważ odbiorca musi odwiedzić stronę rezerwacji i wykonać „pracę” polegającą na wybraniu terminu. Bardziej zaawansowani dostawcy linków do rezerwacji zmniejszają tę obawę, ułatwiając znalezienie odpowiedniego terminu (np. pokazując tylko te terminy, które pasują zarówno właścicielowi linku, jak i odbiorcy), ale nie jest to jeszcze normą i dlatego wielu nadal uważa, że otrzymanie linku do rezerwacji jest równoznaczne z prośbą o pełnienie roli osobistego asystenta właściciela linku.
Podczas planowania spotkań sposób sformułowania zaproszenia i treść wiadomości towarzyszącej linkowi mają kluczowe znaczenie dla uniknięcia zarzutów o niegrzeczność lub brak osobistego podejścia. Oto kilka typowych wskazówek:
- Unikaj umieszczania linków do umawiania spotkań w „zimnych” mailach sprzedażowych. Jeśli próbujesz nawiązać nową relację, z pewnością chcesz uniknąć wszystkiego, co mogłoby zostać odebrane jako zbyt natarczywe lub nieodpowiednie.
- W kontaktach z przełożonymi warto postawić na bardziej osobiste podejście i samodzielnie zająć się ustalaniem terminów (np. uzgadniając je bezpośrednio z jej asystentką).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
Myślę, że to działa, ponieważ: (1) jest to gest szacunku – druga osoba zyskuje pełną kontrolę nad tym, jak postąpić; (2) jasno pokazuje, że nie czujesz się „ponad” korzystaniem z linku do rezerwacji terminu (jeśli taki istnieje); oraz (3) wzmianka o zaproponowaniu terminów przypomina jej, że i tak będzie musiała sprawdzić swój kalendarz, więc lepiej skorzystać z linku i sprawdzić to tylko raz!
Najważniejsze wnioski
Jak to się mówi, ludzie prowadzą interesy z tymi, których lubią i którym ufają. Sposób, w jaki się komunikujesz – nawet przez e-mail – ma kluczowe znaczenie. Przy odrobinie przemyślenia można osiągnąć pozytywną równowagę między wydajnością a wygodą oraz między etykietą a relacjami międzyludzkimi. Rozsądne i właściwe wykorzystanie oprogramowania do planowania oraz linków do harmonogramów może usprawnić sposób prowadzenia działalności, a także zwiększyć Twoją wydajność.
