Introducción
Con las innovaciones tecnológicas, las políticas de distanciamiento inspiradas en el COVID y las órdenes de trabajar desde casa, ¿se han empezado a desmoronar los pilares de la etiqueta empresarial? Es una pregunta que retumba en Internet y se cuela en la mente de los usuarios de agendas virtuales. Con docenas y docenas de herramientas de programación de enlaces en el mercado (y otras más en camino), es vital que los usuarios reconozcan las implicaciones potenciales del uso de tales herramientas y apliquen las mejores prácticas al aprovecharlas para evitar ofender a clientes, usuarios, compañeros y superiores.
Por un lado, están las personas que trabajan en los medios de comunicación y la industria tecnológica, como el analista y consultor Benedict Evans, que señala: "Siempre hay un delicado conjunto de suposiciones implícitas en torno a las reuniones. ¿Dónde se reúnen? ¿Quién viaja? ¿Cafetería o sala de reuniones? Esta es una de las razones por las que los intentos de crear agentes de calendario automatizados nunca han funcionado bien". En el otro lado están los defensores de los enlaces de agenda, como Andy Brown, que escribe "Soy un gran fan de los procesos. Lo que me facilita ser un gran fan de la automatización. Utilizar la tecnología para automatizar procesos o partes de procesos me parece lógico y obvio. Y mucha gente está de acuerdo conmigo".
A continuación examinamos la popularidad de los enlaces de programación, los pros y los contras de utilizarlos y las mejores prácticas a la hora de utilizarlos para evitar acabar como este usuario de Twitter:
¿Qué es un enlace de programación?
Un enlace de programación de citas es un enlace a un sitio web vinculado a tu calendario que muestra tu disponibilidad en tiempo real y sincronizada, para que otras personas puedan concertar una cita contigo. Así es como se ve una página CalendarBridge :
La idea es agilizar y facilitar la programación de reuniones y citas. De hecho, en un reciente artículo de Forbes , el colaborador principal John Hall afirma que "utilizar un software de programación de citas es casi una garantía de que mejorará tu gestión del tiempo."
¿Qué impulsa el aumento de herramientas de programación y enlaces?
Se prevé que la industria de software de programación y citas alcance los 546,31 millones de dólares en el año 2026, según Allied Market Research. Para tener una perspectiva, en 2018, la industria se valoró en 205,85 millones de dólares. Hasta ahora, América del Norte ha liderado el auge del software de programación, con la adopción temprana por parte de los servicios de salud y bienestar liderando la carga. Los factores clave que juegan en la creciente popularidad de las herramientas de programación incluyen:
- El auge de los smartphones y la consiguiente proliferación de calendarios digitales. La mayoría de los profesionales de los países desarrollados disponen ya de varios calendarios digitales.
- Un cambio generacional. Los millennials, en general, no hablan por teléfono y prefieren hacerse cargo de su experiencia de reserva a través de la tecnología. Esta realidad viene avalada por un reciente estudio de American Express.
- La capacidad de reducir el trabajo administrativo. Los programas de planificación y los enlaces permiten a las empresas reducir parte del trabajo administrativo y los gastos generales; en el caso de las citas, la responsabilidad recae en el cliente a la hora de confirmarlas, cancelarlas o no presentarse.
- Plantillas distribuidas y horarios de trabajo flexibles. A medida que aumenta el número de equipos distribuidos en distintas zonas horarias, y que a menudo trabajan con horarios diferentes incluso dentro de la misma zona horaria, disminuyen las posibilidades de coordinar reuniones de forma sincrónica. El resultado son hilos interminables de correos electrónicos en los que las franjas horarias disponibles pasan como barcos en la noche. Las herramientas de programación son una forma de permitir la coordinación asíncrona sin tener que disparar a un blanco móvil.
- Deficiencias de Outlook, Teams y Google Calendar. Se supone que el Asistente de programación de Outlook/Teams y Google Calendar Encontrar un momento te permiten ver la disponibilidad de los demás para encontrar un momento para reunirse. Estas herramientas fallan de dos maneras:
- El Asistente de programación de Outlook/Teams y la función «Buscar una hora» de Google solo sirven para los miembros internos del equipo. Por lo tanto, para reuniones con personas que no tienen direcciones de correo electrónico en tu organización, estas herramientas no resultan útiles sin una herramienta de sincronización de calendarios de terceros, como CalendarBridge.
- El Asistente de programación de Outlook/Teams y la función «Buscar una hora» de Google solo tienen en cuenta los calendarios principales de los usuarios. Por lo tanto, para quienes tienen varios calendarios, estas herramientas no resultan útiles sin una herramienta de sincronización de calendarios de terceros, como CalendarBridge.
¿Quién utiliza los enlaces de programación?
En el caso de las citas (por ejemplo, citas en salones de belleza, clases de gimnasia, reservas... incluso horarios de consulta), los enlaces de programación se han convertido más en la norma que en la excepción. Cualquiera que todavía requiera que los usuarios llamen o envíen un correo electrónico para programar una cita probablemente esté perdiendo negocio. Una ventaja adicional de utilizar una herramienta de programación de citas es que muchas se integran directamente con los procesadores de pagos para permitir la reserva y el pago en una sola interacción fácil de usar.
En cuanto a las reuniones, aunque el uso de enlaces de programación se está disparando (véase la reciente valoración de 3.000 millones de dólares de Calendly como prueba), sigue siendo un nicho. El nicho tiende a ser aquellos que se centran en reservar tantas reuniones como sea posible (piense en ventas, reclutamiento, etc.). Pero, como se ha comentado anteriormente, a medida que más personas pasan a trabajar de forma remota, híbrida y con horarios flexibles, y la línea entre "interno" y "externo" se difumina con más consultores y autónomos, más personas están recurriendo a los enlaces de programación y a la gestión de calendarios asistida por IA, así como a otras herramientas de programación dedicadas para romper el ciclo de interminables hilos de correo electrónico para coordinar reuniones.
Cuándo no compartir un enlace de programación
Los enlaces de programación son útiles, pero no siempre. Es mejor no enviar uno si se cumple alguna de las siguientes condiciones:
- Te conectas de manera informal (por ejemplo, charla de café con un amigo o un familiar).
- El destinatario espera primero una invitación personal (por ejemplo, jefes, personalidades).
- Las normas profesionales desaconsejan las herramientas de reserva automatizada.
- La reunión trata temas delicados que requieren un toque más personal.
En estos casos, empiece con un mensaje breve como: "¿Podríamos hacer una llamada de 10 minutos la semana que viene?", y luego ofrezca el horario o su programador. Esto posiciona el enlace como una opción, no como una exigencia.
¿Cuáles son las mejores prácticas a la hora de utilizar un enlace de programación?
Esta distinción entre citas y reuniones es importante porque la polémica en torno a la descortesía y la etiqueta en el lugar de trabajo sólo suele surgir con las reuniones. Cuando se trata de citas, los enlaces de programación son bien recibidos por su comodidad; los clientes no consideran "grosero" este uso porque los papeles del usuario y el proveedor de servicios están claros y son menos personales. Sin embargo, cuando se trata de programar una reunión de negocios, el envío de un enlace puede dar la impresión de que "mi tiempo es más valioso que el tuyo", porque el destinatario tiene que visitar la página de reservas y hacer el "trabajo" de seleccionar una hora. Los proveedores de enlaces más avanzados están reduciendo este problema al facilitar la búsqueda de una franja horaria adecuada (por ejemplo, mostrando sólo las horas que funcionan tanto para el propietario del enlace como para el destinatario), pero esto aún no es la norma y, por tanto, muchos siguen pensando que recibir un enlace de programación es como si se les pidiera que actuaran como asistentes personales del propietario del enlace.
A la hora de programar reuniones, el encuadre y los mensajes que rodean el enlace son primordiales para evitar acusaciones de descortesía o comunicación impersonal. Algunos consejos habituales son:
- Evite enviar enlaces de programación en correos electrónicos de ventas "fríos". Si estás tratando de establecer una nueva relación, lo mejor es que evites todo lo que pueda parecer demasiado atrevido o tabú.
- Cuando trabaje con superiores, considere la posibilidad de emplear un toque más personal y ocúpese usted mismo de la programación (por ejemplo, coordinándose directamente con su asistente).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
Creo que esto funciona porque: (1) es deferente - la otra persona tiene el control total de cómo proceder; (2) hace explícito que no estás "por encima" de usar su enlace de programación (si tiene uno); y (3) la mención de sugerir horarios les recuerda que van a tener que comprobar sus calendarios de todos modos, ¡así que mejor usar el enlace y sólo tener que comprobarlo una vez!
Lo último para llevar
Como dice el refrán, la gente hace negocios con gente que le cae bien y en la que confía. La forma de comunicarse, incluso por correo electrónico, es fundamental. Un equilibrio positivo entre eficacia y comodidad y etiqueta y relaciones interpersonales puede lograrse con un poco de consideración. Aprovechar el software de programación y los enlaces de programación de forma considerada y adecuada puede mejorar su forma de hacer negocios, así como aumentar su productividad.
